Käsikirjan status
- Tiedonkeruun käsikirja 2019 on lukittu.
Seuraavassa esitellään joitakin käsitteitä, joita käytetään julkaisutiedonkeruun ohjeistuksessa ja julkaisutyyppiluokituksessa (7.5). Käytetyt käsitteet ja määritykset ovat yhdenmukaisia julkaisufoorumihankkeessa käytettyjen käsitteiden kanssa.
3.2.2.1 Julkaisu
Julkaisut voidaan niiden käyttötarkoituksen mukaan karkeasti erottaa kuuteen ryhmään:
1. julkaisut, jotka on tarkoitettu edistämään tiedettä sekä tuottamaan uutta tietoa (julkaisutyypit A–C)
2. julkaisut, jotka ovat tarkoitettu levittämään tutkimukseen perustuvaa tietoa ammattiyhteisön käyttöön (julkaisutyyppi D)
3. taiteellisen toiminnan tuloksena syntyvät esitykset tai vastaavat tapahtumaluontoiset julkiset tulokset (julkaisutyyppi F)
4. julkaisut jotka levittävät tieteellistä ja ammatillista tietoa ympäröivään yhteiskuntaan (julkaisutyyppi E)
5. muut korkeakoulujen tutkimustoiminnasta kertovat julkaisut, jotka poikkeavat muodoltaan edellisistä ryhmistä (julkaisutyypit H–I)
6. Opinnäytteet (julkaisutyyppi G)
Julkaisut luokitellaan em. ryhmiin julkaisukanavien ja julkaisukanavien kohdeyleisön perusteella. Varsinkin tieteellisten julkaisujen ja ammatillisten julkaisujen osalta kohdeyleisöt saattavat olla osin samoja, lisäksi kummassakin ryhmässä julkaistut yksittäiset artikkelit saattavat olla hyvinkin samantyyppisiä. Myös ammattiyhteisölle suunnatuissa lehdissä voi olla käytössä artikkelien vertaisarviointi. Selkeyden vuoksi ammatillisen julkaisun määritelmän yhteydessä on lueteltu muutama esimerkki ammattiyhteisölle suunnatusta julkaisusta. Poikkeuksen yllä mainittuun muodostavat ammattilehdet, joissa julkaistaan myös vertaisarvioituja tieteellisiä artikkeleita. Mikäli ko. lehdet ovat luokiteltu julkaisufoorumin tasoille 1–3, niissä julkaistut vertaisarvioidut tieteelliset artikkelit merkitään julkaisutyyppeihin A1 tai A2, huolimatta siitä, että ko. lehdet on ensisijaisesti suunnattu ammattiyhteisölle (esim. Duodecim, Suomen lääkärilehti, Liikunta ja tiede). Muuten ko. lehtien vertaisarvioimattomat artikkelit merkitään julkaisutyyppiin D1 (artikkeli ammattilehdessä).
Julkaisufoorumi luokittelee tasoille 1–3 kaikkien tutkimusalojen keskeisimmät tieteelliset julkaisukanavat (lisätietoja luokituksesta: http://www.tsv.fi/julkaisufoorumi/). Julkaisufoorumin tieteellisen julkaisukanavan määritelmä on yhdenmukainen OKM:n tiedonkeruun kanssa. Julkaisukanavan tieteellisyyden lisäksi julkaisufoorumissa arvioidaan myös julkaisukanavan paikallisuutta ja merkityksellisyyttä suomalaisen tutkimuksen näkökulmasta, joten tasot 1–3 eivät kata kaikkia ko. määritelmän täyttäviä tieteellisiä julkaisukanavia.
Tämän mukaisesti julkaisufoorumin tasoille 1–3 sijoitetut lehdet, sarjat ja kirjakustantajat ovat yllä mainittuja tieteelliselle yhteisölle suunnattuja julkaisukanavia (ks. myös yllä mainitut poikkeustapaukset), mutta julkaisukanava voi olla tieteellinen, vaikkei se olisikaan sijoitettu julkaisufoorumihankkeen tasoille 1–3. Julkaisufoorumihankkeessa tasoille 1–3 luokiteltujen tieteellisten julkaisukanavien lista on nähtävillä ja ladattavissa osoitteessa http://www.tsv.fi/julkaisufoorumi/haku.php.
Mikäli tutkijan/korkeakoulun julkaisu on ilmestynyt/on ilmestymässä tieteellisellä julkaisukanavalla, jota ei ole luokiteltu julkaisufoorumissa, ko. julkaisukanavaa voidaan ehdottaa arvioitavaksi Julkaisufoorumin ehdotussivun kautta: http://www.tsv.fi/julkaisufoorumi/ehdota.php.
Alla on määritelty tarkemmin tieteellinen julkaisu, ammatillinen julkaisu, taiteellinen julkaisu ja yleistajuinen julkaisu (em. ryhmät 1–4).
3.2.2.2 Tieteellisen julkaisun määritelmä
Julkaisutyyppiluokittelussa on käytetty termiä tieteellinen julkaisu, jolla tarkoitetaan em. ryhmään 1 kuuluvia julkaisuja. Tieteellisiä julkaisuja yhdistää seuraavien kolmen ehdon täyttyminen.
- Julkaisun täytyy tuottaa uutta tietoa suhteessa muuhun aiempaan tutkimustietoon samasta asiasta.
- Julkaisu täytyy olla esitettynä muodossa joka antaa mahdollisuuden tutkimustulosten todentamiseen ja/tai niiden käyttöön uudessa tutkimuksessa ja jonka avulla toiset tutkijat voivat arvioida tutkimustuloksia ja käyttää niitä omassa työssään.
- Julkaisun julkaisukanava on erikoistunut tieteellisten tutkimustulosten julkaisuun, ja sillä on tieteenalan asiantuntijoista koostuva toimituskunta sekä vertaisarviointikäytäntö. (Huom. Tieteellisillä julkaisukanavilla voidaan julkaista myös vertaisarvioimattomia julkaisuja).
Kaikkia kriteerejä sovelletaan kullekin tieteenalalle muodostuneiden vakiintuneiden käytäntöjen mukaan.
Tieteellisiä monografioita varten julkaisutyyppiluokituksessa on ainoastaan luokka C1, vertaisarvioitu tieteellinen monografia. Monografiamuotoisissa julkaisuissa kohdeyleisö on usein laajempi ja heterogeenisempi kuin artikkelityyppisissä julkaisuissa. Julkaisutyyppien määrittely perustuu tulkintaan, jonka mukaan erityisesti tieteelliselle yleisölle suunnatut monografiat ovat vertaisarvioituja. Mikäli monografiamuotoista julkaisua ei ole vertaisarvioitu, merkitään julkaisu OKM:n tiedonkeruussa joko ammatilliseksi tai yleistajuiseksi julkaisuksi vaikka sen kohdejoukko ulottuisikin myös tieteelliseen yhteisöön.
3.2.2.3 Ammatillisen julkaisun määritelmä
Tutkimus- ja kehitystyön pohjalta nousevan tiedon levittäminen ympäröivään yhteiskuntaan muodostaa osan korkeakoulujen lakisääteisistä tehtävistä. Ammatillisella julkaisulla tarkoitetaan julkaisuja, jotka levittävät tutkimukseen ja kehitystyöhön perustuvaa tietoa ammattiyhteisön käyttöön. Ammatillisten julkaisujen pääasiallinen lukijakunta on alalle koulutettua ja soveltaa tietoa käytännön työssään. Tieteellisten julkaisujen ja ammatillisten julkaisujen kohdeyleisöt saattavat olla osin samoja, ja lisäksi kummassakin ryhmässä julkaistut yksittäiset artikkelit saattavat olla hyvinkin saman tyyppisiä. Ammatillisen julkaisun määrittelemiseksi ei ole olemassa vakiintuneita tapoja. Alla on kolme ohjeellista ehtoa, joiden täyttyminen yhdistää ammatillisia julkaisuja:
- Julkaisu tuottaa uutta tietoa ammatillisen yhteisön käyttöön. Julkaisun tuottamia tietoja ei ole aikaisemmin julkaistu vastaavassa muodossa.
- Julkaisu on julkisesti saatavilla
- Julkaisukanavalla on olemassa toimituskunta / julkaisija, joka päättää julkaisukanavalla julkaistavista julkaisuista
Myös ammatillisissa julkaisuissa saattaa olla käytössä vertaisarviointikäytänteitä.
Ammatillisia julkaisukanavia ovat esimerkiksi seuraavat ammattilehdet:
Metsälehti, Käytännön maamies, Sosiaalitieto, Kehittyvä elintarvike, Acatiimi, Journalisti, Arkkitehti, Sairaanhoitaja, Puutarha & kauppa, Ulkopolitiikka ja Opettaja.
Ammatillisiksi julkaisuiksi raportoidaan myös erilaiset poliittisen tai ammatillisen päätöksenteon tueksi tuotetut tieteelliseen tutkimus- ja kehitystyöhön perustuvat selvitykset ja raportit, joiden tilaaja ja kustantaja on tyypillisesti julkinen taho, kuten ministeriö, virasto tai valtion tutkimuslaitos. Ne merkitään julkaisutyyppiin D4.
3.2.2.4 Taiteellisen julkaisun määritelmä
Taiteellinen toiminta muodostaa osan korkeakoulujen lakisääteisistä tehtävistä. Taiteellinen julkaisu tässä tarkoittaa myös taiteellisen toiminnan tuloksena syntyviä esityksiä tai vastaavia tapahtumaluontoisia julkisia tuloksia.
Taidealan julkaisujen määrittelylle ei ole olemassa vakiintuneita tapoja. Alla on kolme ohjeellista ehtoa, joiden täyttyessä korkeakoulu voi kirjata taidealan julkaisun toimintansa tuloksena.
1. Julkaisu on syntynyt tekijän tai tekijöiden tarkoituksellisen, taiteelliselle näkemykselle perustuvan toiminnan myötä ja vähintään yhdellä tekijällä tulee olla yhteys korkeakouluun.
2. Tulosten kirjauksessa julkisuutta käytetään kirjaamisen yhtenä kriteerinä. Taidealalla julkisuus tarkoittaa pääsääntöisesti sitä, että julkaisemisesta on päättänyt lähinnä taiteellisin perustein jokin muu kuin tekijä itse, esim. tilaaja, kuraattori, tuottaja tai kustantaja. Tuloksen julkisuus pitää voida todentaa jälkeenpäin. Näin ollen, täyttääkseen julkisuuskriteerin taidealan julkaisun täytyy pääsääntöisesti olla:
A) jonkun muun kuin tekijän tai tekijöiden ainakin rajatuksi ajaksi yleisesti tavoitettavaksi toimittama, tai
B) riippumattomasti vertaisarvioitu ja ainakin rajatuksi ajaksi yleisesti saataville toimitettu, tai
C) korkeakoulun ulkopuolisen organisaation tilaama, vastaanottama ja taiteellisessa tarkoituksessa hyödyntämä.
Mikäli julkaisun julkisuutta on vaikea tulkita ed. kriteerien mukaan, täytyy julkaisun kuitenkin ylittää tekijänoikeuslainsäädännön mukaisen teoskynnyksen.
3. Taidealan julkaisu kirjataan korkeakoulun tuloksena vain yhden kerran siitä riippumatta, onko julkaisun syntyyn vaikuttanut yksi tai useampi korkeakoulun toimija. Kuitenkin, jos julkaistu teos koostuu useammista, itsenäistä taiteellista toimintaa edellyttävistä taiteellisista osasuorituksista, osasuoritukset kirjataan erikseen taiteellisen toiminnan tuloksina. Saman julkaisun peräkkäisiä julkistamisia ei kirjata erillisinä tuloksina. Samaksi julkaisuksi tulkitaan produktio tai esityskokonaisuus, joka tai jonka osat eivät ole edellyttäneet merkittävää uudelleenvalmistelua tai harjoittelua. Omaksi, erikseen kirjattavaksi tulokseksi katsotaan kuitenkin julkaisun myöhäisempi versio, mikäli sen toteuttaminen on edellyttänyt oleellisesti uutta ja merkittävää taiteellista muokkausta sekä muuta erillistä resursointia tai jos uudelleen julkistaminen perustuu oleellisesti aiempaa korkeamman julkaisukynnyksen ylittämiselle.
Kirjaus suoritetaan ensimmäisen tai muuten merkittävimmän julkisen esilläolon mukaisesti tai saman julkaisun peräkkäisistä julkistamisista muodostuvana kokonaisuutena (kuten produktiona, kiertueena tai projektina). Taidealan julkaisun kirjaamisessa on kiinnitettävä erityistä huomiota ehtoon, joka määrittää kuinka monta kertaa se voidaan kirjata.
Yhteys korkeakouluun tarkoittaa taiteellisten julkaisujen osalta sitä, että tekijä on korkeakouluun palvelussuhteessa julkaisun valmistelun, harjoittelun ja/tai tekemisen aikana ja että taiteellinen toiminta liittyy henkilön toimenkuvaan tai asiantuntijuuden alueeseen korkeakoulussa. Myös sivutoimisissa palvelussuhteissa olevien taiteelliset julkaisut lasketaan mukaan, mikäli julkaisun valmistelu kuuluu henkilön työtehtäviin ja julkaisu liittyy korkeakoulun toimintaan. Yliopistojen jatko-opiskelijoiden kohdalla julkaisut kirjataan niiltä jatko-opiskelijoilta, jotka A) osallistuvat aktiivisesti jatkotutkinto-opetukseen ja B) ovat saaneet julkaisun valmistelun aikana säännöllistä apurahaa vähintään 6 yhtäjaksoista kuukautta.
Taiteellisen opetus- ja ohjaustyön tuloksena syntyneitä julkaisuja ei raportoida, paitsi siltä osin kuin kyse on opettajan henkilökohtaisesta taiteellisesta toiminnasta, joka täyttää edeltävät 3 kohtaa. Vaikka produktion teossa on mukana opiskelijoita, voidaan julkaisu merkitä opettajan panoksen mukaan.
Julkaisun esiintymismuototyyppien määrittelyssä voidaan soveltaa taidealan julkaisun tyyppikategoriaa.
3.2.2.5 Yleistajuisen julkaisun määritelmä
Yleistajuisilla julkaisuilla tarkoitetaan julkaisuja, jotka levittävät tutkimus- ja kehitystyöhön perustuvaa tietoa suurelle yleisölle ja joiden sisällön ymmärtäminen ei edellytä erityistä perehtyneisyyttä alaan. Esimerkkejä yleistajuisista julkaisuista ovat yleistajuiset kirjat, julkiseen keskusteluun osallistuvat kirjoitukset sanomalehdissä, yleistajuisissa aikakauslehdissä ja verkkoalustoilla. Yleistajuisiksi luokitellaan pääosin myös juhlakirjat, joiden kohderyhmä on yksittäinen henkilö ja kirjoittajat kohdehenkilön yksityistä tai ammatillista uraa muistelevia ystäviä tai kollegoita.
Joissakin tapauksissa yleistajuisen ja ammatillisen julkaisukanavan välinen ero on vakiintumaton. Lähtökohtaisesti yleistajuisen ja ammatillisen julkaisun erottaa toisistaan julkaisukanavan kohdeyleisö tai vaihtoehtoisesti julkaisukanavaa/lehteä julkaisevan järjestön jäsenistö. Mikäli julkaisukanavan kohdeyleisö tai julkaisevan järjestön jäsenistö ei ole rajattu tiettyyn ammattiryhmään, julkaisukanavan julkaisut luokitellaan lähtökohtaisesti yleistajuisiksi julkaisuiksi.
3.2.2.6 Audiovisuaalisten aineistojen ja tieto- ja viestintäteknisten sovellusten määritelmä
Audiovisuaalinen aineisto ja tieto- ja viestintätekninen ohjelma tarkoittavat korkeakoulujen omaehtoisen tutkimus- ja kehitystyön tuloksena syntyneitä julkiseksi saatettuja aineistoja ja ohjelmia. Omaehtoinen tutkimus- ja kehitystyö voi pitää sisällään myös kolmannen osapuolen kanssa tehtävän yhteistyöprojektin.
Alla on kolme ohjeellista ehtoa, joiden täyttyessä korkeakoulu voi kirjata julkaisun toimintansa tuloksena.
- Vähintään yhdellä tekijällä tulee olla yhteys korkeakouluun ja työn pitää liittyä henkilöiden tutkimus- tai asiantuntijatyöhön korkeakoulussa.
- Aineistoa tai ohjelmaa ei ole aikaisemmin julkaistu vastaavassa muodossa.
- Aineiston tai ohjelman, tai siihen perustuvan sovelluksen pitää olla julkisesti saatavilla ja arvioitavissa. Julkaisemisesta päättää pääsääntöisesti jokin muu kuin tekijä tai tekijät itse, esim. julkaisukanavan toimituskunta. Vaihtoehtoisesti aineiston tai ohjelman täytyy olla korkeakoulun ulkopuolisen organisaation tilaama ja hyödyntämä.
Julkaisu kirjataan korkeakoulun tuloksena vain yhden kerran siitä riippumatta, onko julkaisun syntyyn vaikuttanut yksi tai useampi korkeakoulun toimija. Saman julkaisun peräkkäisiä julkistamisia ei kirjata erillisinä tuloksina. Ohjelmistoversioista kirjataan vain ensimmäinen versio, mikäli ohjelmisto ei ole merkittävästi muuttunut jälkimmäisissä versioissa.
Yhteys korkeakouluun tarkoittaa audiovisuaalisten aineistojen ja tieto- ja viestintäteknisten ohjelmien osalta sitä, että tekijä on korkeakouluun palvelussuhteessa aineiston tai ohjelman tekemisen aikana. Yliopistojen jatko-opiskelijoiden kohdalla julkaisut kirjataan niiltä jatko-opiskelijoilta, jotka A) osallistuvat aktiivisesti jatkotutkinto-opetukseen ja B) ovat saaneet säännöllistä apurahaa julkaisun valmistelun aikana vähintään 6 yhtäjaksoista kuukautta.
Opetus- ja ohjaustyön tuloksena syntyneitä julkaisuja (esim. kurssi- ja harjoitustyöt) ei raportoida, paitsi siltä osin kuin kyse on opettajan henkilökohtaisesta asiantuntijatoiminnasta, joka täyttää edeltävät kolme kohtaa. Vaikka aineiston tai ohjelmiston teossa on mukana opiskelijoita, voidaan julkaisu merkitä opettajan panoksen mukaan
3.2.2.7 Julkaisun tekijyys
Julkaisutietojen keräämisellä halutaan saada tietoa korkeakoulujen tutkimustoiminnasta ja yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta. Täten;
A) tiedonkeruun kohteena olevien julkaisujen tulee pohjautua tekijöiden tutkimus- ja asiantuntijatyöhön, ja
B) julkaisujen tekijöillä ja tutkimus- ja asiantuntijatyöllä tulee olla yhteys korkeakouluun.
Esimerkiksi pelkästään harrastus-, järjestö- tai liiketoimintaan liittyviä julkaisuja, jotka eivät perustu tutkimustoimintaan, ei raportoida. Myöskään niitä julkaisuja ei raportoida, joiden taustalla oleva tutkimus ei ole liittynyt henkilön työhön korkeakoulussa. Pelkästään markkinointiviestintään tarkoitettuja julkaisuja ei raportoida. Julkaisun tulee sisältää uutta tieteellistä, ammatillista tai taiteellista sisältöä siten, ettei sitä aikaisemmin ole julkaistu tiedonkeruussa raportoitavassa muodossa. Näin ollen esimerkiksi julkaisuarkistoon (esim. arXiv.org) tallennettu julkaisu voidaan raportoida sen ilmestyttyä lehdessä tai muussa raportoitavassa muodossa.
Yhteys korkeakouluun edellyttää, että tekijä on korkeakouluun palvelussuhteessa julkaisua koskevan tutkimus- ja kirjoitustyön aikana, tai että korkeakoulu on voimavarojen ja työympäristön (laitteet, aineistot, tutkimusryhmä) tai ohjauksen kautta olennaisesti mahdollistanut julkaisun teon (esim. jatko-opiskelijat tai apurahatutkijat). Käytännössä yhteys korkeakouluun voidaan useimmiten todeta tekijän julkaisussa mainitseman affiliaation perusteella (eli tekijä mainitsee julkaisussa korkeakoulun nimen). On kuitenkin tapauksia, joissa tekijälle ei ole em. yhteyttä korkeakouluun, vaikka affiliaatiotieto onkin mainittu julkaisussa tai tekijällä on yhteys korkeakouluun vaikka affiliaatiotietoa ei ole mainittu julkaisussa. Korkeakoululla on vastuu tunnistaa julkaisuihin merkityistä affiliaatioista oikeat affiliaatiot. Mikäli julkaisu ei sisällä tekijöiden affiliaatiotietoja, kirjoittajan tulee todeta kirjallisesti olevansa palvelussuhteessa tai jatko-opiskelijana korkeakoulussa, taikka yhteys korkeakouluun tulee todeta henkilöstöjohtajan toimesta tai palvelussuhderekisteristä. Julkaisut kirjataan sille korkeakoululle jossa julkaisuun liittyvä tutkimustoiminta on pääasiallisesti tehty, vaikka tutkija olisi siirtynyt toiseen organisaatioon ennen julkaisun ilmestymistä.
Julkaisun teon olennainen mahdollistaminen muuten kuin palvelussuhteen kautta vaihtelee tieteenaloittain, mutta yleisesti ottaen pelkkä työhuoneen luovuttaminen tutkijan käyttöön ei vielä tarkoita olennaista mahdollistamista. Opiskelijoiden julkaisuja ei oteta huomioon julkaisutiedonkeruussa.
Mikäli tekijän nimeä ei ole varsinaisessa tekijälistassa, mutta tekijä on osa julkaisuun merkittyä konsortiota (consortium) tai ryhmää (study group), julkaisu voidaan raportoida, mikäli konsortio tai tutkimusryhmä esiintyy kirjoittajanimenä ja sen osallistujaluettelo ja kunkin osallistujan affliaatiot on julkaisussa purettu auki. Mikäli tutkijan nimi esiintyy esimerkiksi ainoastaan acknowledgements -osiossa, julkaisua ei raportoida.
Dosentti on vuodesta 2010 lähtien ollut arvonimi, jonka yliopisto voi myöntää hakemuksesta henkilölle. Dosentuuri ei itsessään tarkoita julkaisutiedonkeruun kannalta riittävää kytköstä korkeakouluun.
Yhteisjulkaisuissa raportoidaan sen kaikki kirjoittajat, mutta julkaisutietojen vertailukelpoisuuden vuoksi yhteisjulkaisut kirjataan opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruissa vain kertaalleen korkeakoulua kohden. (Esim. mikäli korkeakoululla x on 3 kirjoittajaa yhdessä julkaisussa ja korkeakoululla y on 1 kirjoittaja samassa julkaisussa, julkaisu kirjataan tiedonkeruissa kertaalleen kumpaakin korkeakoulua kohti).
Julkaisulla täytyy olla aina ulkopuolinen julkaisija, eli tekijän itsensä kustantamia omakustanteita tai omilla kotisivuilla julkaistuja dokumentteja ei raportoida. Myöskään esimerkiksi yksittäisen kirjaston julkaisuarkiston kautta tekijän itse julkiseksi saattamia julkaisuja ei raportoida, mikäli julkaisemisesta ei ole päättänyt tutkijasta riippumaton ulkopuolinen taho.
--------------
3.2.2.8 Vertaisarviointi
Tieteellisten julkaisujen vertaisarvioinnilla tarkoitetaan menettelyä, jossa tutkimustuloksia julkaiseva lehti, konferenssi tai kirjakustantaja pyytää tieteenalan asiantuntijoita suorittamaan ennakkoarvion julkaistavaksi tarjottujen käsikirjoitusten tieteellisestä julkaisukelpoisuudesta. Julkaisutiedonkeruussa edellytetään, että vertaisarviointi täyttää seuraavat kriteerit:
- Julkaisun arvioijat ovat olleet riippumattomia suhteessa arvioitavaan käsikirjoitukseen. Riippumattomalla arvioijalla tarkoitetaan ansioituneita tutkijoita tai muita asiantuntijoita, jotka eivät ole julkaisusarjan (lehti tai kirjasarja) tai julkaisun (kokoomateos, lehden erikoisnumero, konferenssijulkaisu) toimittajia.
- Prosessissa on arvioitu aineiston kattavuutta ja teoreettisen viitekehyksen hallintaa, tutkimuksen toteutuksen luotettavuutta ja tarkkuutta sekä tulosten omaperäisyyttä ja uutuusarvoa suhteessa aiempaan tutkimukseen tieteenalalle ominaisella tavalla.
- Arvioitavana on ollut koko julkaistavaksi tarjottu käsikirjoitus, ei pelkästään abstrakti tai ote.
- Kirjoittaja on saanut vertaisarvioinnista kirjallisen refereelausunnon (alkuperäinen lausunto tai toimituskunnan/päätoimittajan tiivistelmä).
Vertaisarviointi tulee voida epäselvissä tapauksissa todistaa kirjallisen lausunnon perusteella. Vertaisarviointia edellytetään julkaisutyyppeihin A1, A2, A3, A4, C1 ja C2 raportoitavilta julkaisuilta. Jos kotimainen tiedekustantaja käyttää TSV:n vertaisarviointitunnusta, tunnuksen käyttöönottoajankohdan jälkeen edellä mainittuihin julkaisutyyppeihin raportoidaan ainoastaan tunnuksella merkityt artikkelit ja erillisteokset (http://www.tsv.fi/tunnus/listaus.php).
Myös vertaisarvioiduilta kokoomateosartikkeleilta (A3) edellytetään, että arvioitsija on ulkopuolinen ja kirjoittajasta riippumaton (ei kirjan toimittaja eikä toimituskunta). Lisäksi myös tieteellisiltä erillisteoksilta (C1) edellytetään vertaisarviointia. Riippumattomien asiantuntijoiden suorittamaa vertaisarviointia (peer review) ei pidä sekoittaa toimitukselliseen arviointiin (editorial review), jossa arvioidaan tekstin sopivuutta mm. kokoomateoksen muuhun sisältöön. Myöskään toisen samaan kirjaan kirjoittaneen tekemää arviota ei voida pitää riippumattomana arviointina, ellei kyseessä ole molempiin suuntiin anonyymi, ns. double-blind-review -arviointi.
3.2.2.9 Konferenssijulkaisu
Säännöllisesti toistuvat tieteelliset konferenssit ovat erityisesti tekniikan aloilla ja tietojenkäsittelytieteissä journaaleihin rinnastettavia tärkeitä tieteellisiä julkaisufoorumeita. Osalla näistä on oma julkaisusarja, osa julkaisee konferenssijulkaisun vuosittain eri kustantajilla. On myös konferenssijulkaisusarjoja, kuten Springerin Lecture Notes in Computer Science, joissa julkaistaan satojen, tasoltaan vaihtelevien konferenssien ”proceedingseja”.
Julkaisufoorumissa luokitellaan erikseen omalla nimellään vain ne konferenssit, joiden JUFO-taso poikkeaa konferenssin julkaisukanavana toimivan sarjan (esim. Lecture Notes in Computer Science tai CEUR workshop proceedings) tai kustantajan (esim. IEEE tai ACM) saamasta JUFO-tasosta. Näissäkin tapauksissa konferensseja luokitellaan vakiintuneella nimellä vain tietojenkäsittely- ja informaatiotieteiden (arviointipaneeli 2) sekä sähkö-, automaatio-, tieto- ja tietoliikennetekniikan (arviointipaneeli 9) aloilla. Vertaisarvioitujen konferenssiartikkelien (A4) tasoluokka määritetään tapahtuman nimellä luetteloidun konferenssin perusteella, jos konferenssi on luokiteltu erikseen. Konferenssia ei luokitella erikseen, mikäli sen taso on sama kuin julkaisukanavana toimivalla sarjalla tai kustantajalla, tai yksittäistä julkaisukanavaa ei pystytä määrittelemään. Tällöin tasoluokka artikkeleille määräytyy ensisijaisesti julkaisukanavana toimivan julkaisusarjan perusteella (ISSN-tunnus), tai jos sarjaa ei ole luokiteltu, kirjakustantajan perusteella (ISBN-juuri).
Tieteelliset konferenssiartikkelit ovat tyypillisiä lähinnä tietojenkäsittelytieteessä ja teknillisissä tieteissä. Useimmilla muilla aloilla konferenssijulkaisu on välivaihe ennen julkaisemista muussa julkaisukanavassa. Kertaluontoisen tapahtuman esityksistä laaditun kokoomateoksen artikkelit merkitään kokoomateosartikkeleiksi (A3). Tieteellisissä lehdissä julkaistut artikkelit, vaikka ne perustuisivat konferenssissa pidettyyn esitykseen, merkitään lehtiartikkeleiksi (A1, A2). Edellä mainituissa tapauksissa myös julkaisufoorumitaso määräytyy ko. julkaisutyypin käytännön mukaisesti.
Konferenssijulkaisun julkisuus määritetään samoin kuin muidenkin julkaisujen, eli julkaisun täytyy olla julkisesti saatavilla. Pelkästään yksittäisen kirjaston aineistoissa (esim. julkaisuarkisto) tai tutkijan kotisivuilla julkisena oleva julkaisu ei ole julkisesti saatavilla. Myöskään pelkästään konferenssin osallistujille jaettu julkaisu taikka ainoastaan verkossa rajoitetusti saatavilla olevat julkaisut eivät ole julkisesti saatavilla. CD-rom tai usb-muistitikku -muodossa jaettavilla julkaisuilla ISBN-tunnuksen olemassaolo tarkoittaa julkaisun julkisuutta.
Konferenssijulkaisuissa julkaistaan erilaajuisia julkaisuja. Opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruissa otetaan huomioon vain täydelliset kirjalliset versiot konferenssiesitelmistä (full paper) ja ns. Short paper/Work‐in‐Progress ‐tyyppiset paperit. Artikkeleiden tyypit määritellään konferenssi oman käytännön mukaan, sivumäärä ei ole ainoa ratkaiseva tekijä. Konferenssiesitelmien abstrakteja, laajennettuja abstrakteja (extended abstract), postereita tai Powerpoint- esityksiä ei oteta huomioon. Luokkaan A4 kuuluvat vain sellaiset artikkelit, joiden vertaisarviointi on suoritettu koko käsikirjoituksen, ei vain tiivistelmän perusteella.
3.2.2.10 Sähköinen julkaisu
Vain sähköisessä muodossa jaetuista dokumenteista (esim. verkkolehdet, -alustat) raportoidaan ainoastaan ne, jotka täyttävät muille julkaisuille asetetut yleiskriteerit sekä julkaisutyyppikohtaiset kriteerit (esim. ISSN-tunnuksen ja ISBN-numeron suhteen). Kukin julkaisu merkitään vain kerran, vaikka sillä olisikin useampi ilmestymismuoto (esim. sähköinen ja painettu).
Sähköisissä julkaisuissa on tärkeää huomioida, että julkaisemisesta on päättänyt jokin muu kuin tekijä tai tekijät itse, esim. julkaisukanavan/alustan toimituskunta. Tieto tekijästä, kanavan toimituskunnasta ja kirjoituksen ilmestymisajankohdan pitää olla näkyvissä. Omalla tai oman tutkimusryhmän verkkosivulla julkaistavaa kirjoitusta ei huomioida, sillä tällöin kriteeri "julkaisukanavalla on tekijästä riippumaton toimituskunta tai julkaisija, joka päättää julkaisukanavalla julkaistavista julkaisuista” ei täyty.
3.2.2.11 Käännökset, uudet painokset ja tiivistelmät
Omien tai muiden tekstien käännöksiä ei pääsääntöisesti oteta huomioon julkaisutiedonkeruussa. Ainoan poikkeuksen muodostaa käännös, jonka yhteydessä toimittajalla/kääntäjällä on laaja johdanto tai esipuhe, tällöin johdanto merkitään luokkaan A3, B2, D2 tai E1. Myöskään julkaisujen uusia painoksia tai verkkojulkaisujen päivityksiä ei huomioida, mikäli julkaisua ei ole merkittävästi muokattu edelliseen painokseen nähden.
Julkaisusta tai raportista tehtyjä tiivistelmiä ei oteta huomioon tiedonkeruussa, mikäli julkaisun yhteydessä on selkeästi tuotu esille että kyseessä on tiivistelmä toisesta julkaisusta.
3.2.2.12 Julkaisuvuosi
Julkaisuvuosi tarkoittaa pääsääntöisesti vuotta, jolloin julkaisu on julkaistu ensimmäistä kertaa versiona, jossa on täydelliset viitetiedot. Erityisesti tieteellisten aikakauslehtiartikkeleiden osalta julkaisuvuosi voidaan määritellä kahdella eri tavalla, ks. seuraava kappale. Julkaisuvuosi on yleisesti näkyvissä julkaisussa. Jos näin ei ole, julkaisijan täytyy voida todentaa julkaisuvuosi. Julkaisuvuosi tarkoittaa julkaisuun merkittyä julkaisuvuotta, joka saattaa olla eri kuin vuosi jona julkaisu on fyysisesti tai sähköisesti saatavilla.
Julkaisu voidaan julkaista A) vain elektronisessa muodossa (online only), B) elektronisessa ja painetussa muodossa sekä C) vain painetussa muodossa. Tieteelliset aikakauslehdet julkaisevat usein hyväksyttyjä ja vertaisarvioituja artikkeleita sähköisessä muodossa (online first, publish ahead of print, jne) ennen artikkelin sisältävän lehden julkaisua. Usein näillä versioilla on eri julkaisuvuosi. Eri korkeakouluissa on erilaisia käytäntöjä sen suhteen, missä vaiheessa ja miten julkaisut merkitään korkeakoulun julkaisurekisteriin. OKM:n tiedonkeruussa julkaisuvuosi määritetään korkeakoulun oman käytännön mukaisesti, julkaisuvuosi voi täten olla joko ns. online first version julkaisuvuosi tai painetun version julkaisuvuosi. Ns. online first –artikkeleiden osalta täydelliset viittaustiedot tarkoittavat DOI-tunnistetta ja ISSN-tunnusta. HUOM. Korkeakoulujen vastuulla on, että julkaisu raportoidaan vain yhden kerran, ts. jo kertaalleen raportoidun elektronisen artikkelin painettua versiota ei enää raportoida uudelleen.
Julkaisutietojen tilastoinnissa käytetään pääsääntöisesti julkaisuvuotta. OKM:n julkaisutiedonkeruun poiminnassa huomioidaan aina kaksi poiminta-ajankohtaa edeltävää täyttä vuotta. Esim. jos julkaisutiedonkeruun poiminta Virta-julkaisutietopalvelusta tapahtuu maaliskuussa 2020, poimitaan tiedonkeruuseen mukaan kaikki vuonna 2019 julkaistut julkaisut sekä ne vuonna 2018 julkaistut julkaisut joita ei ole poimittu edellisenä vuotena. Virta-julkaisutietopalveluun voidaan tuoda myös aiempien vuosien julkaisutietoja, mutta niitä ei huomioida OKM:n vuositilastoinnissa.
3.2.2.13 Avoin saatavuus
Julkaisun avoimesta saatavuuden osalta julkaisutiedonkeruussa kerätään erikseen tieto julkaisun julkaisukanavan avoimesta saatavuudesta sekä tieto julkaisun rinnakkaistallennuksesta. Näiden tietojen pohjalta on mahdollista määrittää julkaisun avoin saatavuus. Julkaisukanavan avoimuuden tasosta riippumatta kaikki julkaisut on tärkeää rinnakkaistallentaa niiden pitkäaikaissaatavuuden varmistamiseksi. Julkaisun avoin saatavuus tarkoittaa, että se on saatavilla 1) välittömästi kustantajan palvelussa ja/tai 2) rinnakkaistallennettuna organisaatio- tai tieteenalakohtaisessa julkaisuarkistossa joko välittömästi tai kustantajan määrittelemän embargoajan jälkeen. Molemmissa tapauksissa julkaisun avoin saatavuus tarkoittaa seuraavien ehtojen täyttymistä:
- Julkaisu on Internetin kautta kokonaisuudessaan ilmaiseksi ja esteettömästi luettavissa, tulostettavissa ja kopioitavissa vähintään ei-kaupalliseen käyttöön.
- Julkaisu on vapaasti saatavilla pysyvästi sellaisessa joko kustantajan tai tutkimusorganisaatioiden tarjoamassa palvelussa, joka mahdollistaa julkaisujen kuvailutietojen haravoinnin ja sisällön indeksoinnin muihin hakupalveluihin sekä tukee julkaisuihin viittaamista ja linkittämistä pysyviin tunnisteisiin (DOI, URN, Handle) pohjautuvilla verkko-osoitteilla.
- Julkaisun vapaasti saatavilla oleva versio on julkaisusopimuksesta tai kustantajan politiikasta riippuen joko tekijän viimeinen oma rinnakkaistallennettu versio tai kustantajan palvelussa ilmestynyt lopullinen versio. Jos kyseessä on vertaisarvioitu julkaisu, myös vapaasti saatavilla olevan version pitää olla vertaisarvioitu.
Erityisesti 2. ehtoa tulkittaessa on huomioitava teknisten järjestelmien erilaiset kehitysvaiheet ja järjestelmien mahdollisuudet käyttää pysyviin tunnisteisiin pohjautuvia osoitteita. Jos avoimelle julkaisulle ei ole kustantajan palvelussa annettu pysyvää osoitetta, sille tulee kuitenkin ilmoittaa muu verkko-osoite. Kotimaisten tutkimusorganisaatioiden ylläpitämien rinnakkaistallennuspalveluiden osalta 2. ehdon täyttyminen ei ole toistaiseksi välttämätöntä.