Tutkimustietovarannon hallintamallin yhteisessä osuudessa (lisäätään linkki yhteiseen osuuteen) on kuvattu OKM:n rooli palvelun omistajana ja hallinnoijana, CSC:n rooli palveluntuottajana sekä Tutkimushallinnon tietovirtojen ja tutkimustietovarannon johto- ja ohjausryhmien roolit toimintaa ohjaavana tahona. Tutkimusrahoittaja vastaa omien rahoituspäätöstietojensa kokoamisesta, niiden tuottamisesta tarvittavaan muotoon (ks. 9.2.2. Tietosisältö) sekä toimittamisesta Tutkimustietovarantoon valitsemanaan ajankohtana. Rahoittaja vastaa luovutettavien tietojen keräämisestä ja niiden luovuttamisesta sen sisältöisinä, joina ne rahoittajalla ovat. Rahoittajalle tutkimustietovaranto on yksi sen omista rekistereistä ja se toimii Tutkimustietovarannossa rekisterinpitäjänä yhdessä OKM:n ja muiden tiedontuottajien kanssa. Kukin tutkimustietovarantoon tietoja toimittava rahoittajaorganisaatio nimeää yhden tai useamman yhteyshenkilön. Yhteyshenkiöistä koostuvan ryhmän kaksi kertaa vuodessa järjestettävissä kokouksissa käsitellään rahoituspäätöstietojen tuottamista ja hyödyntämistä Tutkimustietovarannossa. Ryhmä tekee ehdotuksia Tutkimushallinnon tietovirtojen ja tutkimustietovarannon ohjausryhmälle muun muassa tietosisältöön, tiedon käyttöön ja tiedonsiirtoprosessiin liittyvistä muutostarpeista. Yhteyshenkilöitä tiedotetaan tutkimustietovarannon ja hanketietojen ajankohtaisista asioista sähköpostilistan kautta <osoite>. OKM kutsuu ryhmän koolle ja CSC koordinoi ryhmän toimintaa. Tutkimushallinnon tietovirtojen ja tutkimustietovarannon ohjausryhmä käynnistää tarvittaessa kohdennettuja asiantuntijaryhmiä tiettyjen asiankokonaisuuksien käsittelyyn. Hanketietovarannon yhteiset tietosisältömääritykset takaavat rahoittajien järjestelmien ja Tutkimustietovarannon yhteentoimivuuden ja tietojen yhteismitallisuuden. Niillä pyritään varmistamaan tietojärjestelmien semanttinen ja tekninen yhteentoimivuus. Semanttinen yhteentoimivuus mahdollistaa tiedon vastaanottamisen ja käsittelyn tavalla, jossa tietojen merkitys säilyy. Sen keskeisenä tavoitteena on mahdollistaa sekä ihmis- että koneluettava tietojenvaihto. Teknisellä yhteentoimivuudella tarkoitetaan sopimista avoimista rajapinnoista sekä standardeista tietoformaateista ja protokollista. Hanketietovarannon fyysinen tietomalli on osa Tutkimustietovarannon tietomallia. Hanketietovarannon tietosisältö koostuu pakollisista ja vapaaehtoisista tiedoista. Alla olevassa kuvassa pakolliset tiedot on korostettu alleviivattuna punaisella ja vapaaehtoiset tiedot ovat harmaalla. Osa tiedoista (merkitty vihreällä) on suositeltavia, mutta niiden puuttuminen ei estä tiedonsiirtoa. (tietomalli 5/2019) Hanketietovarantoon koottavat tiedot on määritelty Eduunissa Hanketietovarannon tietomalli -sivulla. Yhteiset koodistot ovat yhteentoimivuuden edellytys ja ydin. Yhteisten koodistojen jakeluun hyödynnetään yhteentoimiva.suomi.fi -alustaa. Lisäksi koodistot on listattu Eduunissa Tutkimustietovaranto - koodistot -sivulla. CSC huolehtii omistamiensa koodistojen päivittämisestä. Tiedonsiirrossa hyödynnetään hanketietovarannon koodistojen arvoja, eivätkä muut koodiarvot ole mahdollisia. Uusista koodistoista sovitaan yhteisesti XXXX. Tiedonsiirtomääritykset koskevat tietojen siirtämistä rahoittajalta tietovarantoon. Tiedonsiirtomääritykset on kuvattu XML-skeemoina esimerkkeineen eduunissa Rahoituspäätösten tiedonsiirtoformaatin XML skeema -sivulla. Tietojen siirtäminen hanketietovarantoon tapahtuu suojatun ja varmennetun yhteyden yli. Hanketietovarantoon tuotavien tietojen laadun osalta kukin rahoittaja huolehtii tuomiensa tietojen yhteentoimivuudesta tietomallin kanssa. Tietojen sisäänlukemisvaiheessa hanketietovaranto tekee teknisen validaation tietojen yhteensopivuudesta tietomallin kanssa (esim. määritysten mukaiset koodiarvot) sekä tarkistaa, että vaaditut minimitiedot on toimitettu. Rahoittaja päättää rahoittajan sisäisten prosessien mukaisesti liittymisestä Tutkimustietovarantoon ja CSC koordinoi rahoittajien liittymistä tietovarantoon. Liittymisprosessiin kuuluvat kokous CSC:n kanssa, henkilötietojen käsittelyperusteiden katselmointi sekä tietosisällöstä ja teknisestä toimituksesta päättäminen. Tarkemmin liittyminen on kuvattu erillisillä wiki-sivulla. Rahoittaja sopii OKM:n kanssa yhteisrekisterinpitäjyyteen liittyvästä vastuunjaosta ennen tietojen siirtämistä Tutkimustietovarantoon. Hanketietovarantoon liittyvät muutokset voivat koskea esim. uusia tai poistettavia tietokokonaisuuksia, tietosisällön muutoksia tai tiedonsiirron määrityksiä. Tietosisällön muutokset voivat olla luonteeltaan esim.: Lisäksi muutokset tiedonsiirtoprosessiin ovat mahdollisia. Hanketietovarannon kehittämiseen liittyvät ehdotuksen esitetään palveluosoitteeseen hanketietovaranto@csc.fi. Ehdotuksen luonne määrittää kehitysehdotusten käsittelyprosessin. Rahoittaja toimittaa rahoituspäätöstensä tiedot valitsemanaan ajankohtana. Rahoittajien yhteyshenkilökokouksia järjestetään kaksi kertaa vuodessa: maalis- ja lokakuussa. Niissä esitettävät muutosehdotukset toimitetaan hyväksyttäväksi Tutkimushallinnon tietovirtojen ja tutkimustietovarannon ohjausryhmälle, joka kokoontuu 6 kertaa vuodessa.
Julkiset ja yksityiset tutkimusrahoittajat luovuttavat myönteisten rahoituspäätöstensä tiedot Tutkimustietovarantoon. Viestinnällisesti puhutaan myös hanketietovarannosta, kun tarkoitetaan vain Tutkimustietovarannossa olevia rahoituspäätösten kuvailutietoja.9.2.1 Toimijaroolit
Rahoittajien rooli tiedontuottajana
Rahoittajien yhteyshenkilökokousten rooli kehittämisessä
Muut asiantuntijaryhmät
9.2.2 Tietosisältö
Tietomalli
Tietosisällön määritykset
Koodistot
Tiedonsiirtomääritykset
Tietojen valvonta- ja tarkistusprosessi
9.2.3 Liittyminen hanketietovarantoon
9.2.4 Muutosten hallinta
A. Uuden tiedon tai koodiston lisäys
B. Olemassaolevan tiedon tai koodiston poistaminen
C. Koodiarvon lisäys olemassaolevaan koodistoon
D. Koodiarvon poistaminen olemassaolevasta koodistosta
E. Muutos olemassaolevaan tietoon tai koodistoon
F. Muutos tiedon pakollisuudessaMuutosehdotusten käsittely
9.2.5 Toiminnan vuosikello