1.Johdanto
Korkeakoulujen yhteinen VIRTA-opintotietopalvelu otettiin käyttöön 2014. Palvelun rakentamisen ajurina olivat muutokset korkeakoulujen yhteishaussa ja yhteisen sähköisen haku- ja valintajärjestelmän Opintopolku.fi-palvelun käyttöönotto. Tuolloin voimassa olleen lain xxx 6 d §:n mukaan VIRTA-opintotietopalvelusta on luovutettu tietoja lakisääteisiin käyttötarkoituksiin ja Opetus- ja kulttuuriministeriö on tuottanut tietovarannosta koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin sekä muun seurannan ja ohjauksen edellyttämiä tietoaineistoja. Lisäksi tietoja on luovutettu rekisterinpitäjän luvalla tai toimeksiannosta käytettäväksi erilaisissa oppijan palveluissa sekä tutkimuskäytössä.
VIRTA-opintotietopalvelun tietoja voi hyödyntää suoraan rajapintojen kautta teknisellä käyttöyhteydellä tai VIRTAsta tehtävinä tietopoimintoina. VIRTA-opintotietopalveluun on mahdollista integroitua käyttämällä joko VIRTAn ulkoista ws-rajapintaa tai Kansallisen Palveluväylän kautta.
Vuoden 2018 alussa otettiin KOSKI-palvelukokonaisuus. KOSKI-palvelun yhteydessä toimii opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelu, jonka kautta voidaan yhdistää ja luovuttaa tietoja ylioppilastutkinnoista alkaen vuodesta 1990, korkeakoulututkintoja ja -opintosuorituksia sekä opiskeluoikeuksia pääsääntöisesti alkaen vuodesta 1995 sekä ammatillisen koulutuksen, lukiokoulutuksen ja korkeakoulutuksen haku- ja valintatietoja. VIRTA-tietovaranto toimii KOSKI-palvelun tietolähteenä. Kansalaiset voivat katsella ja jakaa KOSKI-palvelussa olevia opintotietojaan Oma Opintopolku -palvelun kautta.
Opetushallitus vastaa tietovarannon ja luovutuspalvelun ylläpidosta ja tietojen luovuttamisesta.
Tällä hetkellä voimassa olevassa laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (2017/884) säädetään tietojen luovuttamisesta korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta ja opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelusta seuraavasti:
- 26 § Tietovarannosta luovutetaan opiskelijavalintarekisterin käyttöön ne tietovarantoon tallennetut 25 §:ssä tarkoitetut tiedot, jotka 19 §:n mukaan voidaan tallentaa opiskelijavalintarekisteriin. (26.4.2019/568)
Korkeakoulu päättää muusta tietojen luovuttamisesta tietovarannon kautta ja vastaa luovutuksen lainmukaisuudesta. (26.4.2019/568)
Opetus- ja kulttuuriministeriö voi tuottaa tietovarannosta koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin sekä muun seurannan ja ohjauksen edellyttämiä tietoaineistoja.
- 28§ Opetushallitus ylläpitää opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelua, jolla tässä laissa mainituissa rekistereissä ja tietovarannoissa olevia henkilön tietoja yhdistetään ja tarjotaan keskitetysti hänen itsensä nähtäväksi ja käytettäväksi sekä luovutetaan tietojen saamiseen oikeutetuille.
Opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelun avulla luovutetaan:
1) perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon sisältyviä 7–9 §:ssä tarkoitettuja tietoja, lukuun ottamatta 9 §:n 2–5 momentissa tarkoitettuja tietoja;
2) ylioppilastutkintorekisteriin sisältyviä 14 §:n 2 momentissa tarkoitettuja tietoja;
3) opiskelijavalintarekisteriin sisältyviä 19 §:ssä tarkoitettuja tietoja; sekä
4) korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon sisältyviä 25 §:ssä tarkoitettuja tietoja.
- 29§ ...Tässä laissa tarkoitettuihin rekistereihin ja tietovarantoihin sisältyviä tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelun avulla viranomaisen lakiin tai laissa säädettyyn tehtävään perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla.
Viranomaiset saavat palvelusta tietoja teknisen käyttöyhteyden avulla. Opetushallitus voi avata teknisen käyttöyhteyden sellaiselle viranomaiselle, jolla tämän tai muun lain nojalla on oikeus käsitellä tietoja. Viranomaisen on tietoja pyytäessään ilmoitettava Opetushallitukselle tietojen käyttötarkoitus ja muut tiedon luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat sekä selvitys siitä, että tietojen suojauksesta huolehditaan asianmukaisesti....
Lainsäädännössä tapahtuneet muutokset ja OPH:n ylläpitämän KOSKI-palvelun käyttöönotto ovat luoneet tilanteen, jossa korkeakoulujen tietoja tällä hetkellä luovutetaan sekä VIRTA-opintotietopalvelun että Kosken opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelun kautta. Lainsäädännössä tietojen luovuttaminen on annettu Kosken luovutuspalvelun tehtäväksi. Tämän selvityksen tarkoituksena on kuvata nykyinen, suoraan VIRTAsta tehtävä tietojen käyttö ja tuottaa eri palvelujen ja tietopoimintojen osalta informaatiota jatkotoimenpiteitä ja etenemisaikataulua koskeva päätöksenteon pohjaksi.
2. Nykytilan kuvaus
- VIRTA-tietojen käyttö
- CSC
- Lyhyt yleisesittely
- kuvaus rajapintakäytöstä ja erillisistä poiminnoista
- Viranomaiskäyttö ja ei viralliset omaiset
- Lupa-/toimeksiantoprosessit
- OPH
- Palvelukohtaisia huomioita sisällöllisesti, teknisesti ja aikataulullisesti
- KELA (lyhyt kuvaus)
- Tietopoiminnat
- Lyhyt kuvaus ja kypsyystaso
- Rajapinnat
- Lyhyt kuvaus ja kypsyystaso
- Huomioita
- Tietopoiminnat
- VALVIRA
- Tietopoiminnat
- Rajapinnat
- Opintopolku
- KOSKI
- Operatiiviset palvelut: ARVO, OILI, JOOPAS / PURO
- HY
- Kaupalliset toimijat: Caleidon Oy / Tuudo ja OP PIVO
- Ei-viranomaiskäyttäjät
- Kansalaisen näkymä tietoihin
- KELA (lyhyt kuvaus)
3. Palvelukohtaisia huomoita sisällöllisesti, teknisesti ja aikataulullisesti
Kela
Kansaneläkelaitoksella (KELA) on lakisääteinen oikeus saada salassapitosäännösten ja muiden tiedon saantia koskevien rajoitusten estämättä maksutta opintotuen täytäntöönpanoa varten. Näitä tietoja ovat muun muassa opetus-ja kulttuuriministeriön tietovarannosta opiskelijoiden tunnistamista ja yksilöintiä koskevat tiedot sekä opiskelijoiden opintoja ja opintojen seurantaa varten koskevat tiedot.
Kela saa korkeakouluopiskelijoiden opiskelutiedot korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-Opintotietopalvelusta kerran kuukaudessa. Kyseiset tiedot sisältävät opiskelijoiden läsnä- ja poissaolotiedot, valmistumistiedot ja opiskelun keskeyttämistiedot. Kerran vuodessa toimitetaan myös korkeakouluopiskelijoiden opintosuoritustiedot Kelaan opintojen edistymisen seurantaa varten. Tietopoimintojen lisäksi KELA tarkastelee opiskelijoiden tietoja rajapinnan kautta etuuksien käsittelyä varten.
Tietopoiminnat
Kuukausipoiminnat
Kelalle on tehty tietopoimintoja VIRTA-Opintotietopalvelusta vuodesta 2017 (tarkistettava) lähtien. CSC toimittaa yliopistoista ja ammattikorkeakouluista saatavat opintotiedot kerran kuukaudessa Kelaan. Tietojen perusteella Kelassa tehdään opintotuen lakkautusratkaisuja tai muodostetaan maksuesteitä. Lisäksi tietoja käytetään opintolainavähennyksen ja -hyvityksen ratkaisuissa. Alkuun tietopoiminnat toteutettiin manuaalisesti, mutta on nykyisellään automatisoitu.
Edistymisen seuranta
Edistymisen seurannan poiminta tehdään vuosittain syksyisin. Edistymisen seurannan poiminnan avulla KELAssa seurataan opintojen edistymistä ja sitä, että opintotuen maksamista voidaan jatkossakin jatkaa. Kelalle toteutetaan ennakkopoiminta muutama viikko ennen varsinaista edistymisen seurannan poimintaa, jotta voidaan tarkistaa että kaikki tiedot ovat kunnossa varsinaista poimintaa varten. Tarvittaessa CSC:llä tehdään myös erilaisia testitapauksia Kelan käyttöön.
Edistymisen seurannan prosessi CSC:n ja Kelan välillä on jo vakiintunut prosessi, eikä tällä hetkellä ole muutostarpeita näkyvissä kyseisten poimintojen osalta. Mahdollisia lisätarpeita ei ole tällä hetkellä tiedossa, mutta muun muassa korkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuollon järjestämisvastuu ja terveydenhoitomaksun kerääminen on siirtymässä Kelalle 1.1.2021 alkaen, joten keskustelua seurataan onko tällä muutoksella vaikutuksia VIRTA-Opintotietopalveluun.
Rajapinnat ja käyttöliittymä
Kela on käyttänyt VIRTA-tietoja virkailijakäyttöliittymän kautta tarkastellakseen opiskelijoiden opiskelutietoja 1.1.2018 lähtien. Etuuksien käsittelyä varten Kelan kyseltävissä ovat soveltuvin osin korkeakouluopiskelijoiden läsnä- ja poissaolotiedot, opintosuoritukset, opiskeluoikeudet, tutkinnot ja ulkomaan opiskelujaksot. Kelan tarkasteltavana ovat kaikkien Suomen yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen opintotiedot lukuun ottamatta Högskolan på Ålandia. Kela on tehnyt vuonna 2018 yhteensä noin 170 000 kyselyä VIRTA-Opintotietopalvelusta. Yhdellä kyselyllä tarkoitetaan yhtä hakua rajapinnan kautta joko henkilötunnuksella tai oppijanumerolla.
Valvira
Laki ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä mukaan laillistettu, luvan saanut tai nimikesuojattu terveydenhuoltoalan ammattihenkilö on oikeutettu toimimaan asianomaisessa ammatissa ja käyttämään asianomaista ammattinimikettä. Laillistetun ammattihenkilön tehtävissä voi toimia tilapäisesti myös kyseiseen ammattiin opiskeleva kyseistä ammattia itsenäisesti harjoittamaan oikeutetun laillistetun ammattihenkilön johdon ja valvonnan alaisena. Terveydenhuollon ammatillisten pätevyyksien vahvistamisen tavoitteena on edistää potilasturvallisuutta sekä terveydenhuollon laatua varmistamalla, että terveydenhuollon ammattihenkilöllä on ammattitoiminnan edellyttämä koulutus, muu riittävä ammatillinen pätevyys ja ammattitoiminnan edellyttämät muut valmiudet. Valvira myöntää hakemuksesta oikeuden harjoittaa terveydenhuollon ammattia Suomessa sekä Suomessa että ulkomailla koulutetuille terveydenhuollon ammattihenkilöille ja ylläpitää valtakunnallista terveydenhuollon ammattihenkilörekisteriä.
Korkeakoulut toimittavat lainsäädännön velvoittamana Valviralle pätevyyksien vahvistamiseen liittyviä opintosuoritustietoja. Valvira tarvitsee tietoa suoritetuista tutkinnoista, keskeytyneistä opinnoista ja opinto-oikeuksien menetyksistä kaikista Valviran valvonnan piiriin kuuluvista ammattiryhmistä.
Valviran tietotarpeet on edellyttänyt VIRTA-opintotietopalvelun pätevyyskoodiston laajentamista terveydenhuollon ja sosiaalihuollon pätevyyksillä ks. Tietovarannon koodistot#P%C3%A4tevyys,Beh%C3%B6righet
Pätevyyskoodiston käyttöönotto on edellyttänyt yhteisistä kirjaamistavoista sopimista korkeakoulujen kesken. Pätevyystieto viedään tietovarantoon opiskelijalle jonkun opintosuorituksen ominaisuutena. Pätevyyskoodiston käyttöönotto on osin vielä kesken.
Tietopoiminnat
Valvirallle muodostetaan päivittäin siirtotiedosto lääketieteen ja farmasian opintojen aikaisista pätevyystiedoista.
Rajapinnat ja käyttöliittymä
Valvira tarkastelee VIRTA-tietoja rajapinnan kautta omasta käyttöliittymästään. Valvira tarvitsee tiedon sekä suoritetuista tutkinnoista ja saavutetuista pätevyyksistä sekä tiedon tiettyjen terveydenhuollon koulutusten opiskelunaikaisista pätevyyksistä. Valviran tietotarpeena on lisäksi ko. koulutuksiin liittyen tiedot opintojen keskeytyksestä, läsnä- ja poissaoloista sekä opiskeluoikeusajan päättymisestä. Valvira myöntää muun muassa ammattioikeuden ammattiin johtavan koulutuksen/tutkinnon perusteella. Valviralle toteutetaan tarvittaessa testitapauksia käyttöliittymän toiminnan varmistamiseen. Valvira on tehnyt vuonna 2018 yhteensä noin 70 000 kyselyä VIRTA-Opintotietopalvelusta.
Opintopolku
Opintopolku -portaali on Opetushallituksen ylläpitämä haku - ja valintapalvelu. Suomalaiset oppilaitokset, mukaan lukien korkeakoulut, ylläpitävät Opintopolussa omien koulutustensa tietoja. Opintopolku palvelulla on lakisääteinen oikeus VIRTA-Opintotietopalvelun tietojen käyttöön.
Tietopoiminnat
Opintopolku -palvelulle ei tehdä erillisiä tietopoimintoja VIRTA-opintotietopalvelusta.
Rajapinnat ja käyttöliittymä
Opintopolku -palvelusta on tehty yli 1 000 000 kyselyä sekä vuonna 2018 että 2019.
Koski
Koski-palvelu on otettu käyttöön 1.1.2018 alkaen. Koski-palvelulla on lakisääteinen oikeus VIRTA-opintotietopalvelun tietojen käyttöön.
Tietopoiminnat
Koski-palvelulle ei tehdä erillisiä tietopoimintoja VIRTA -opintotietopalvelusta.
Rajapinnat ja käyttöliittymä
Koski-palvelussa käytetään VIRTA-Opintotietopalvelun tietoja rajapinnan kautta. Tietoa haetaan muun muassa tutkinnoista, opiskeluoikeuksista ja opintosuorituksista. Koski-palvelua käyttävät eri viranomaiset kuten Eläketurvakeskus, Kela ja Maahanmuuttovirasto. Myös kansalaiset voivat kirjautua palveluun tarkastelemaan omia opintotietojaan ja jakaa tietoa esimerkiksi työnantajille. Koski-palvelusta on tehty vuoden 2019 aikana yli 3 000 000 kyselyä VIRTA-opintotietopalvelusta.
Operatiiviset palvelut
VIRTA-tietoja käytetään myös oppijalle tarkoitetuissa erilaisissa operatiivisissa palveluissa kuten lukuvuosi-ilmoittautumispalvelu OILIssa, opetushallinnon vaikuttavuuspalvelu ARVOssa, suoritustietojen tarkasteluun tarkoitetussa Puro palvelussa, opiskelijaliikkuvuutta tukevassa JOOPAS -palvelussa sekä kansainvälisesti opintoja siirtävässä EMREX palvelussa. ARVO -palvelulla on lakisääteinen oikeus tietojen käyttöön.
Tietopoiminnat
Puro -palvelulle ja EMREXille tehdään tietopoimintoja VIRTA-opintotietopalvelusta. Molemmille palveluille poimitaan siirtotiedosto opiskelijoiden suoritustiedoista.
Rajapinnat ja käyttöliittymä
Operatiiviset palvelut tarkastelevat VIRTAn tietoja rajapinnan kautta. Varsinaista omaa käyttöliittymää VIRTA-tietojen tarkasteluun ei ole vaan VIRTA-tietoja luetaan palveluissa osana toimintaa. OILI-palvelu tarkastelee muun muassa opiskelijoiden opiskeluoikeuksia, lukukausi-ilmoittautumisia ja mahdollisesti jo maksettua ylioppilaskunnan jäsenmaksua. ARVO-palvelun osalta opiskelijan HAKA-kirjautumisen avulla haetaan henkilön opiskeluoikeuteen liittyviä tietoja VIRTA-opintotietopalvelusta taustatiedoksi opiskelijapalautekyselyjen (AVOP-kyselyn ja kandipalautteen) vastaajatunnuksen luomiseksi ja sähköisen palautteen antamisen mahdollistamiseksi. Puro palvelussa tarkasteltavana ovat VIRTA-Opintotietopalvelusta saatavat opiskelijoiden omat suoritus-ja tutkintotiedot. JOOPAS-palvelu käyttää VIRTAn tiedoista muun muassa opiskeluoikeuksia. EMREX palvelu hyödyntää VIRTA-tiedoista erityisesti henkilötietoja, suoritustietoja, opiskeluoikeuksia, lukukausi-ilmoittautumisia ja kv-liikkuvuustietoja. Erilaista testidataa tuotetaan etenkin muun muassa OILI-palvelulle korkeakoulujen virkailijoiden testatessa ilmoittautumisen toimivuutta opiskelijan näkökulmasta sekä uusien toiminnallisuuksien käyttöönottovaiheissa. Kyselyjen määrästä kertoo, että esimerkiksi OILI-palvelu on tehnyt 330 000 kyselyä VIRTA-opintotietopalvelusta vuoden 2018 aikana.
Kaupalliset toimijat: Caleidon Oy / Tuudo ja OP Pivo
TUUDO on suomalaisen Caleidon Oy:n kehittämä mobiilisovellus ja siihen liittyvä www-selaimella käytettävä palvelu, jonka avulla oppijat voivat mm. tarkastella omia opintosuorituksiaan, ilmoittautua opetukseen ja hallita henkilökohtaisia lukujärjestyksiään. TUUDOn toiminta-ajatus on tarjota moderni sähköinen asiointikanava sekä viestintäväline oppijoiden ja korkeakoulujen välistä yhteydenpitoa varten. TUUDOn käyttö oppijan omien tietojen tarkastelemiseksi perustuu sekä oppijan että korkeakoulun osalta vapaaehtoisuuteen.
Pivon digitaalinen opiskelijakortti on osa Pivo-sovellusta, joka on saatavilla ilmaiseksi kaikkien pankkien asiakkaille.
Tietopoiminnat
Kaupallisille toimijoille ei ole tehty erillisiä tietopoimintoja VIRTA-Opintotietopalvelusta.
Rajapinnat ja käyttöliittymä
Oppija näkee TUUDO-palvelussa VIRTA-opintotietopalveluun tallennetut, itseään koskevat tietonsa (kiinnostuksen kohteena erityisesti opintosuoritukset). Oppija päättää itse, käyttääkö hän TUUDOa tietojensa katseluun. Tiedonsaanti edellyttää oppijan henkilöllisyyden varmentamista esimerkiksi pankkitunnuksilla tai HAKA-tunnistautumisella. Palvelussa käytetään pääasiallisesti VIRTA-opintotietopalvelun osalta henkilötietoja, suoritustietoja, opiskeluoikeus-tietoja ja lukukausi-ilmoittautumisen tietoja. TUUDO-palvelu on vuoden 2018 tehnyt noin 110 000 kyselyä VIRTA-opintotietopalvelusta.
Opiskelija voi hyödyntää Pivo-palvelun mobiilisovelluksessa VIRTA-opintotietopalveluun tallennettuja, itseään koskevia opiskeluoikeus- ja ilmoittautumistietojaan sekä tietoa opiskelijajärjestön jäsenmaksun maksamisesta. Pivo-sovelluksessa opiskelija voi tarkastella omia tietojaan ja näyttää asiakaspalvelutilanteissa mobiililaitteestaan digitaalisen opiskelijakorttinsa todentaakseen oikeutensa opiskelijaetuihin. Pivo on aloittanut VIRTA-tietojen käytön vasta helmikuussa 2019, mutta kyselyitä aloitusvuonna on tehty jo noin 380 000 kappaletta.
4. Yhteenveto
VIRTA-tietovarannon tietojen luovutuksia tapahtuu sekä ws-rajapintaa pitkin, että manuaalisin tietopoiminnonnoin. VIRTA-tietovarannosta tehdään tietopoimintoja säännöllisen aikataulun mukaan sekä enemmän tai vähemmän satunnaisemman aikataulun mukaan. Mikäli kaikki tietojen luovutuksen haluttaisiin tehdä ns. KOSKI-luovutuspalvelun kautta, olisi se järkevää vaiheistaa. Tarkoituksenmukaisinta olisi tuottaa kaikki uudet VIRTA-tietoja koskeva tietojen luovutukset KOSKI-luovutuspalvelun kautta. Tällöin myös tietojen luovuttamiseen liittyvä lupahallinto helpottuisi sekä korkeakoulujen että viranomaisten näkökulmasta.
Olemassa olevien tietojenluovutusten osalta tulisi laatia realistinen aikataulu yhdessä tietoja hyödyntävän viranomaisen kanssa. Tähän muutokseen vaikuttaa toisaalta tekninen toiminnallisuuden muutos ja rajapintaan liittyvät toimet sekä sopimuksellinen näkökulma, jossa viranomaisen ja Opetushallituksen välille tulee laatia tietopalvelusopimus. Näihin molempiin tulee varata aikaa.
KOSKI-luovutuspalvelun kautta tapahtuvien tietojen luovutusten näkökulmasta toteutusvaihtoehtoja on kaksi. Nykyisen sisäistä VIRTA-rajapintaa KOSKI-palvelun suuntaan laajennetaan mahdollistamaan monipuolisempia hakutoimintoja. Toinen vaihtoehto voisi olla VIRTA-tietovarannon tietosisällön päivittäinen kopiointi osaksi KOSKI-palvelun tietovarantoa. Tässä vaihtoehdossa päivittäisen kopioinnin yhteyteen voitaisiin rakentaa samantyyppinen tiedon versiointi kuin millainen KOSKI-tietovarannossa on tällä hetkellä käytössä. Lähtökohta molemmissa tapauksissa on vähentää manuaalista tiedonprosessointia VIRTA-KOSKI väliltä.