Ammatillisen koulutuksen opiskelijapalautteessa käytetään vain automaattisesti luotuja ja lähetettyjä vastaajatunnuksia 1.7.2021 alkaen. Koulutuksen järjestäjät eivät luo ja lähetä vastauslinkkejä opiskelijoille manuaalisesti. Osa koulutuksen järjestäjistä on siirtynyt automaattisesti luotujen ja lähetettyjen vastaajatunnusten käyttämiseen jo aiemmin vuonna 2021 tai 2020.

Tätä ohjesivulta löytyvät asiakokonaisuudet:

Vastaajatunnuksen muodostuminen ja vastauslinkin lähettäminen

Opiskelijapalautteen vastauslinkkien muodostamisen ja lähettämisen hetki tunnistetaan koulutuksen järjestäjän eHOKSiin tallentamista tiedoista. Kyselyn keräämisen ajankohdan määrittäviä tietoja kutsutaan herätetiedoiksi. Aloituskyselyn herätetietona käytetään HOKSin ensikertaisen hyväksymisen päivämäärää. Päättökyselyn herätetietoina käytetään ensisijaisesti eHOKSiin tallennettua osaamisen saavuttamisen päivämäärää ja toissijaisesti Koskeen opiskeluoikeuden tietoihin tallennettavaa opiskeluoikeussuorituksen vahvistuspäivämäärää (valmistumispäivä).

Aloituskysely lähetetään, kun eHOKSiin on tallennettu HOKSin hyväksymisen päivämäärä ensimmäisen kerran. Lisäksi tarvitaan tieto osaamisen hankkimisen tarpeesta sekä opiskelijan sähköpostiosoite. Jos opiskelija suorittaa tutkinnon tai tutkinnon osan ilman tutkintokoulutukseen osallistumista, eli opiskelijalla ei ole osaamisen hankkimisen tarvetta, opiskelijapalautetta ei kerätä.

Päättökyselyn lähettämishetki tunnistetaan ensisijaisesti eHOKSiin tallennetun osaamisen saavuttamisen päivämäärän perusteella, ja tarvittaessa Koskeen tallennetun valmistumispäivämäärän mukaan, riippuen siitä miten koulutuksen järjestäjä on näitä tietoja tallentanut:

  • Päättökysely muodostetaan ja lähetetään eHOKSiin tallennetun osaamisen saavuttamisen päivämäärän perusteella opiskelijan valmistumishetkeen saakka.
  • Koskeen tallennettua opiskeluoikeuden vahvistuspäivämäärää (valmistumispäivä) käytetään silloin, jos eHOKSiin ei ole tallennettu osaamisen saavuttamisen päivämäärää valmistumispäivään mennessä, tai osaamisen saavuttamisen päivämäärä tallennetaan eHOKSiin vasta valmistumisen jälkeen.
  • Vastaajatunnus muodostetaan heti, kun osaamisen saavuttamisen päivämäärän tallennetaan eHOKSiin. Varsinainen vastauslinkki lähetetään kuitenkin varsinaisena osaamisen saavuttamisen päivänä. Jos eHOKSiin tallennetaan tulevaisuuteen oleva ajoittuva päivämäärä, vastaajatunnus muodostetaan heti, mutta lähetetään vasta tulevaisuudessa.   

Vastaajatunnus muodostetaan heti, kun niiden muodostamisessa tarvittavat tiedot tallennetaan tallennetaan eHOKSiin tai Koskeen. Opiskelijapalautteen keräämisessä tarvittavat tiedot löytyvät täältä (eHOKS wiki).

Varsinainen vastauslinkki lähetetään opiskelijalle herätetiedon mukaisena päivämääränä. Vastausaika 30 pv lasketaan herätetiedon mukaisesta päivämäärästä. 

Aloituskysely ja päättökysely lähetetään opiskelijalle sähköpostilla. Päättökysely lähetetään opiskelijalle myös tekstiviestitse. Sähköposti ja tekstiviesti lähetetään opiskelijalle klo 8.00-20.00 (talviaika) / klo 9.00-21.00 (kesäaika) välillä.

Linkkiä ei lähetetä, jos vastausaika on päättynyt.

Jos opiskelija yrittää vastata kyselyyn, johon on jo vastannut tai jonka vastausaika on mennyt umpeen, hänelle tulee ilmoitus "Tähän kyselyyn vastaaminen ei ole enää mahdollista". Opiskelijapalautteen vastausaika on 30 päivää vastauslinkin lähettämisestä mutta maksimissaan 60 päivää ensikertaisen hyväksymisen päivämäärästä (aloituskysely) tai osaamisen saavuttamisen päivämäärästä / opiskeluoikeussuorituksen vahvistuspäivämäärästä (päättökysely).

Jos opiskelija ei ole vielä vastannut kyselyyn, hänelle lähetetään kaksi automaattista muistutusviestiä: ensimmäinen viesti lähtee 5 päivää ja toinen 10 päivää viestin alkuperäisen lähettämisen päivämäärästä alkaen. Myös päättökyselyn muistutusviestit lähetetään sähköpostin lisäksi tekstiviestitse eHOKSiin tallennettuun puhelinnumeroon.

Opiskelijapalautteiden viestipohjat

Sähköpostiviestit

Viestien lähettäjä-kentässä lukee: Opetushallitus - Utbildningsstyrelsen - EDUFI (no-reply)
Ja aihe/otsikko-kentässä: Palautetta oppilaitokselle - Respons till läroanstalten - Feedback to educational institution

Vastaaja saa yhden kolmikielisen viestin eli sähköpostin saatetekstin kieltä ei valita vastaajan asiointi-/äidinkielin mukaan. Viestien sisältöihin voi tutustua alla olevista linkeistä (avautuvat haitariksi linkin alle).

Hyvä opiskelija!

Henkilökohtainen osaamisen kehittämissuunnitelmasi (HOKS) on nyt hyväksytty ja opinnot alkamassa. Onnistunut aloitus ja suunnitelma luovat hyvän pohjan tavoitteiden saavuttamiselle. Siksi kokemuksesi ovat tärkeitä. Kerro meille, missä olemme onnistuneet ja mitä voisimme tehdä vielä paremmin. 

Toivomme, että käyttäisit noin 10-15 minuuttia aikaa tähän kyselyyn vastaamiseen. Kysymykset koskevat ammatillisen koulutuksen aloitusvaihetta, HOKSin laadintaa ja opiskeluilmapiiriä.

Palaute annetaan nimettömänä. Vastauksiasi käytetään ammatillisen koulutuksen kehittämiseen.

Kiitos, että vastaat!

[LINKKI]

Jos linkki ei avaudu, kopioi linkki selaimesi osoiteriville.


Terveisin oppilaitoksesi


Bästa studerande!

Din personliga utvecklingsplan för kunnandet (PUK) har nu godkänts och studierna ska snart börja. En lyckad studiestart och god planering skapar en bra grund för att du ska kunna nå dina mål. Därför är det viktigt att vi får höra dina erfarenheter och kommentarer. Vi vill gärna höra dina åsikter om hur vi har lyckats och vad vi kunde göra bättre i fortsättningen.

Vi hoppas att du tar dig tid att svara på den här enkäten. Det tar ungefär 10–15 minuter att svara. Frågorna berör de inledande studierna, uppgörandet av PUK och studieklimatet.

Responsen ges anonymt. Dina svar används för att utveckla yrkesutbildningen.

Tack för att du svarar!

[LINKKI]

Om du kan inte öppna länken, kopiera (och klistra in) länken i webbläsarens adressfält.


Hälsningar
din läroanstalt


Dear student!

Your personal competence development plan has now been approved and you are about to begin your studies. A successful beginning and a sound plan lay a good foundation for achieving your goals. This is why your experiences matter. Tell us what we did well and what we could do even better. 

We ask you to take 10 to 15 minutes to respond to this survey. The questions concern the starting phase of vocational education and training, the preparation of your personal competence plan, and the educational atmosphere.

Your feedback will be collected anonymously. Your responses will be used to improve vocational education and training.

Thank you for responding!

[LINKKI]

If you cannot open the link, copy (and paste) the link onto the address bar of your browser.


With best regards, your educational institution

Hyvä opiskelija!

Olet edennyt hienosti ja saamassa päätökseen tavoitteesi mukaiset ammatilliset opinnot. Kokemuksesi koulutuksesta ovat tärkeitä. Kerro meille, missä olemme onnistuneet ja mitä voisimme tehdä vielä paremmin. Toivomme, että käyttäisit noin 10-15 minuuttia aikaa tähän kyselyyn vastaamiseen. Palaute annetaan nimettömänä. Vastauksiasi käytetään ammatillisen koulutuksen kehittämiseen.

Kiitos, että vastaat!

[LINKKI]

Jos linkki ei avaudu, kopioi linkki selaimesi osoiteriville.

Terveisin, oppilaitoksesi


Bästa studerande!

Du har utvecklats väl och är på väg att slutföra dina yrkesinriktade studier. Dina erfarenheter av utbildningen är viktiga för oss. Vi vill gärna höra dina åsikter om hur vi har lyckats och vad vi kunde göra bättre i fortsättningen. Vi hoppas att du tar dig tid att svara på den här enkäten. Det tar ungefär 10–15 minuter att svara.
Responsen ges anonymt. Dina svar används för att utveckla yrkesutbildningen.

Tack för att du svarar!

[LINKKI]

Om du kan inte öppna länken, kopiera (och klistra in) länken i webbläsarens adressfält.

Hälsningar, din läroanstalt


Dear student!

You have progressed well and are about to complete the vocational studies you set as your goal. Your experiences in education and training matter. Tell us what we did well and what we could do even better. We ask you to take 10 to 15 minutes to respond to this survey. Your feedback will be collected anonymously. Your responses will be used to improve vocational education and training.

Thank you for responding!

[LINKKI]

If you cannot open the link, copy (and paste) the link onto the address bar of your browser.

With best regards, your educational institution


Tekstiviestit

Tekstiviestien lähettäjä-kentässä lukee: OPH
Ja otsikko-kentässä: Palautetta oppilaitokselle - Respons till läroanstalten - Feedback to educational institution

Muistutusviestin otsikkona: Muistutus-påminnelse-reminder: Palautetta oppilaitokselle - Respons till läroanstalten - Feedback to educational institution

Vastaaja saa yhden kolmikielisen tekstiviestin eli tekstiviestin saatetekstin kieltä ei valita vastaajan asiointi-/äidinkielin mukaan.

Lähettäjä: OPH

Otsikko: Palautetta oppilaitokselle - Respons till läroanstalten - Feedback to educational institution

Kokemuksesi koulutuksesta ovat tärkeitä. Vastaa tähän kyselyyn (10-15 min) ja kerro meille, missä olemme onnistuneet ja mitä voisimme tehdä vielä paremmin. Palaute annetaan nimettömänä.

Dina erfarenheter av utbildningen är viktiga för oss. Vi hoppas att du vill svara på den här enkäten (10–15 min) och berätta hur vi har lyckats och vad vi kunde göra bättre. Responsen ges anonymt.

Your experiences in education and training matter. Respond to this survey (10-15 min) and tell us what we did well and what we could do even better. Your feedback is collected anonymously.

[LINKKI]

[oppilaitoksen nimi]

Osoitelähde Opetushallituksen (OPH) eHOKS-rekisteri

Lähettäjä: OPH

Otsikko: Muistutus-påminnelse-reminder: Palautetta oppilaitokselle - Respons till läroanstalten - Feedback to educational institution

Hyvä opiskelija, olethan muistanut antaa palautetta oppilaitokselle - Bästa studerande, kom ihåg att ge respons till läroanstalten - Dear student, please remember to give feedback to the educational institution!

[VASTAUSLINKKI]

Kiitos, että vastaat - Tack för att du svarar – Thank you for responding!

[oppilaitoksen nimi]

Osoitelähde Opetushallituksen (OPH) eHOKS-rekisteri

Mahdollisia syitä miksi opiskelijapalautelinkki ei ole muodostunut

  1. Jokin vastaajatunnuksen muodostamisessa tarvittava tieto on puuttunut sillä hetkellä, kun vastauslinkin muodostaminen on käynnistynyt.

    1. HOKSin ensikertaisen hyväksymisen päivämäärä.
    2. Osaamisen hankkimisen tarve on ollut ”ei” (opinnot, joissa ei ole osaamisen hankkimisen tarvetta ei kuulu palautteiden keruun piiriin).
    3. Osaamisen saavuttamisen päivämäärä ja opiskeluoikeuden vahvistuspäivämäärä puuttuu.
    4. Opiskelijan sähköpostiosoite puuttuu.
  2. eHOKSiin ei ole tallennettu HOKSia niihin opintoihin (opiskeluoikeus), joista palaute pitäisi kerätä.

  3. eHOKSiin tallennettu HOKS on tallennettu eri opiskeluoikeudelle (OID), kuin se mistä palaute pitäisi kerätä.

  4. Opiskeluoikeuden tyyppi on muu ammatillinen koulutus, tutkinnon osaa pienemmistä kokonaisuuksista koostuva suoritus, TUVA tai JOTPA.

  5. Opiskelijalle on jo muodostettu vastaava kyselytyyppi samalla rahoituskaudella samalle koulutuksen järjestäjälle (rajoitus: yksi kysely per rahoituskausi).

  6. Opintohallintojärjestelmä/tiedonsiirto tai häiriö järjestelmässä.

Mahdollisia syitä miksi opiskelija ei ole saanut kyselylinkkiä vaikka se on muodostunut

  1. Opiskelijan eHOKSiin tallennettu sähköpostiosoite on virheellinen. 
  2. Asetuksen mukainen vastausaika on ehtinyt päättyä ennen linkin lähettämisestä.
  3. Opiskelijan sähköpostiohjelma on jostain syystä estänyt Opintopolun lähettämän sähköpostin vastaanottamisen. Joissain sähköpostijärjestelmissä saattaa olla niin tiukka automaattinen roskapostin suodatus, että Opintopolun lähettämä viesti ei päädy edes opiskelijan roskapostiin. 
  4. Opintopolun lähettämä viesti on mennyt opiskelijan sähköpostissa roskapostiin, josta se on poistunut automaattisesti ennen kuin opiskelija on etsinyt viestiä roskapostistaan. Näin saattaa käydä, jos opiskelijalla on omassa sähköpostissaan asetus, joka määrittää roskapostikansion automaattisen tyhjentämisen tietyin väliajoin. 
  5. Viestin lähettämisessä on tapahtunut järjestelmävirhe. Tällaisista tilanteista jää merkintä Opintopolun järjestelmän lokitietoihin. Opintopolun toimintaa seurataan aktiivisesti ja havaittuihin järjestelmähäiriöihin reagoidaan, kun niitä tulee ilmi.

Koulutuksen järjestäjä voi tarvittaessa ohjeistaa opiskelijaa vastaamaan kyselyyn eHOKS-palvelun kautta. Tarkemmat ohjeet eHOKS wikissä kohdassa "Opiskelijapalaute → Opiskelijapalautteeseen vastaaminen eHOKSin kautta"

Vastauslinkin seuranta ja lähettäminen uudelleen opiskelijalle eHOKSin kautta

Koulutuksen järjestäjä voi tarkistaa eHOKSista yksittäiseen HOKSiin liittyvän aloitus- ja päättökyselyn lähetystiedot (HOKSissa kohta "Opiskelijapalaute"). Tarkemmat ohjeet HOKSiin liittyvän aloitus- ja päättökyselyn lähetystietojen tarkistamisesta löytyy eHOKSin wikissä: Opiskelijapalaute → Opiskelijalle lähetetyn vastauslinkin tiedot

Vastauslinkin voi lähettää uudelleen opiskelijalle eHOKSin virkailijakäyttöliittymässä valitsemalla "Lähetä linkki opiskelijapalautekyselyyn uudestaan". Tarkemmat ohjeet uudelleen lähetyksen toiminnallisuudesta löytyy eHOKSin wikissä: Opiskelijapalaute → Opiskelijapalautteen vastauslinkin lähettäminen uudelleen.

Vastaajatunnusten ja vastausten kertymisen seuraaminen

Vastaajatunnusten muodostumista ja vastausten kertymistä voi seurata Arvon vanhasta virkailijakäyttöliittymästä Vastaajatunnukset-näytöltä:

Kyselyt > valitse oikea kysely esim. Opiskelijapalaute - ammatillisen tutkintokoulutuksen aloittaneet > valitse kyselykerta esim. Automaatti-Amispalaute 2020-2021 > Vastaajatunnukset

Vinkkejä vastausaktiivisuuden ylläpitoon

Seuraavassa muutama vinkki vastausaktiivisuuden ylläpitoon.

  • Ajan tarjoaminen vastaamiselle opiskelijaryhmän lähitapaamisen yhteydessä
  • Kyselyyn vastaaminen HOKSaamisen yhteydessä (HUOM! tämä vaatii automaattisen tiedonsiirron opiskelijahallintojärjestelmästä eHOKS:iin/Koskeen)
  • Massamuistutukset aloittaneille ja valmistuneille opiskelijoille
  • Palautteen tärkeydestä tiedottaminen ja kampanjointi → palautteen antaminen luontevaksi osaksi opiskelijoiden arkea
  • Palautteen perusteella tehdyistä toimenpiteistä ja kehitystyöstä/kehitystavoitteista viestiminen

Lisää hyviä käytäntöjä ja kokemuksia täydennetään kun niitä kertyy.

Palautteiden keräämisessä käytetyn järjestelmän keskeisimpiä toiminnallisuuksia

  1. Palautteiden keräämisessä käytetty järjestelmä käynnistää palautteen vastauslinkin luomisen ja lähettämisen määriteltyjen eHOKSiin ja Koskeen tallennettujen tietojen perusteella.
  2. Järjestelmä luo opiskelijakohtaisen vastaajatunnuksen. Koulutuksen järjestäjä näkee luodut vastaajatunnukset Arvo-palvelussa.
    • Vastauslinkki pyydetään luomaan opiskelijalle vain, 1) jos hänelle ei ole luotu vastauslinkkiä samaa koulutuksen järjestäjää koskevaan samaan kyselytyyppiin (aloitusvaiheen kysely, päättövaiheen kysely) saman rahoituskauden aikana, 2) kun koulutus on valtionosuusrahoituksen piiriin kuuluvaa tutkintotavoitteista koulutusta, 3) jos opiskelijalla on tarve hankkia osaamista (HOKSiin tallennettu "Opiskelijalla on osaamisen hankkimisen tarve").
    • Arvo-järjestelmä saa linkkipyynnön yhteydessä vastaajatunnukseen liittyvät pakolliset taustatiedot.
      HUOM! Kysely säilyy anonyyminä, koska Arvo-järjestelmään eikä koulutuksen järjestäjälle välitetä yksilöiviä tunnisteita, joiden avulla vastaajatunnukseen liittyvät taustatiedot, vastaukset tai vastauksen tila olisi mahdollista kohdistaa tiettyyn henkilöön.
  3. Järjestelmä lähettää vastauslinkin opiskelijalle eHOKSiin tallennettuun sähköpostiosoitteeseen (päättökysely myös tekstiviestinä) ja näyttää vastauslinkin eHOKS-palvelun oppijan käyttöliittymässä.

Automatisointiratkaisuun voi teknisemmin tutustua prosessikuvan avulla.

Lisätietoja palautteiden keräämisessä käytetystä järjestelmästä voi lukea täältä (OPH:n confluence-sivu)

Valtakunnallisen opiskelijapalautteen käyttöönoton edellytykset

Automatisoinnin käyttöönoton yhteydessä tarkistetaan vähintään seuraavat valmiudet. Nämä asiat käydään läpi jokaisen koulutuksen järjestäjän kanssa ennen käyttöönottoa.

Koulutuksen järjestäjille toimitetut tiedotteet automatisoinnin käyttöönotosta

Tiedotteet

Lisätietoa

Automatisoinnin tekninen prosessikuva

Webinaarin tallenne ja materiaalit

Kysymyksiä ja vastauksia -sivu

Palveluosoitteet:



  File Modified
PNG File eHOKS-Arvo-Koski-technical.png Feb 04, 2020 by Kaisa Kotomäki
PDF File Automatisoinnin_käyttöönotto_webinaari-090120.pdf Feb 04, 2020 by Kaisa Kotomäki
PNG File Opiskeluoikeuden vahvistustieto Koskessa.png Apr 01, 2021 by Paula Borkowski
PNG File organisaatiosikyselyt_vastaajatunnukset.PNG Aug 05, 2021 by Henna Paananen
PNG File vastaajatunnukset_seuraa.PNG Aug 05, 2021 by Henna Paananen
PNG File image2021-10-12_17-6-41.png Oct 12, 2021 by Joni Leinonen
PNG File image2021-10-12_17-15-2.png Oct 12, 2021 by Joni Leinonen
PNG File image2021-10-12_17-15-13.png Oct 12, 2021 by Joni Leinonen
PNG File image-2023-3-3_13-8-52.png Mar 03, 2023 by Paula Borkowski

Palautteiden keräämiseen liittyvät järjestelmät

Arvo
=
opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu, jolla palautetieto kerätään vastaajilta. Arvon käyttöliittymästä voi tarkastella vastaajatunnusten ja vastausten kertymistä.

eHOKS
= näkymä HOKS-tietoihin Opintopolussa. Opiskelijalle lähetetty vastauslinkki näkyy myös eHOKS:ssa.
Lisätietoja täältä.

Herätepalvelu
= automatisointiratkaisu, joka käynnistää linkin luonnin ja lähettämisen määritellystä herätteestä.
Lisätietoja täältä
.

Koski
= Kansallisten opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty integraatiopalvelu. Toimittaa eHOKS:n ohella herätteitä vastaajalinkkien luomiseksi.
Lisätietoja täältä.

Opiskelijahallintojärjestelmä
= koulutuksen järjestäjän järjestelmä, josta siirretään opintojen suoritustietoa eHOKS- ja Koski-palveluihin.

Muita keskeisiä termejä

Heräte
= tapahtumasarjan laukaiseva tekijä eli tässä päivämäärä-kentän täyttäminen, joka aloittaa prosessin vastauslinkkien luomiseksi ja lähettämiseksi opiskelijalle

Vastaajatunnus
= kyselyjärjestelmässä 6-merkkinen tunnus, jolla on taustatietoja. Vastaajatunnukseen yhdistetään annetut vastaukset. Vastaajatunnus näkyy myös vastauslinkissä.

Vastauslinkki (tai kyselylinkki)
= linkki, jonka avulla vastaaja pääsee vastaamaan kyselyyn. Vastaaja saa linkin sähköpostilla ja löytyy myös eHOKS-palvelun käyttöliittymästä. Automatisoidut linkit ovat henkilökohtaisia ja niihin voi vastata vain kerran.

  • No labels