Opiskelijapalautteen kyselyiden vastauslinkit lähetetään opiskelijalle automaattisesti Opetushallituksen järjestelmän kautta. Koulutuksen järjestäjät eivät luo ja lähetä vastauslinkkejä manuaalisesti. Valtakunnallisesti automatisoitu opiskelijapalautteen kerääminen on ollut käytössä 1.7.2021 alkaen. 

Vastauslinkkien lähettämisessä on kaksi vaihetta: vastaajatunnuksen muodostaminen ja vastauslinkin lähettäminen. Tällä sivulla kuvataan näitä vaiheita.

Vastaajatunnusten muodostamisessa ja lähettämisessä hyödynnetään tietoja, jotka koulutuksen järjestäjä on tallentanut opetuksen ja koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon KOSKI- ja eHOKS-palveluissa. Opiskelijapalautteen keräämisessä tarvittavat tiedot on listattu eHOKS-palvelun wikissä.

Vastauslinkkien lähettämiseen liittyvissä kysymyksissä neuvoo Opetushallituksen eHOKS-palvelun tiimi: ehoks@opintopolku.fi. 

Tätä ohjesivulta löytyvät asiakokonaisuudet:

Vastaajatunnuksen muodostaminen

Vastaajatunnus yksilöi yksittäisen kyselytapauksen eli tietyn opiskelijan tiettyihin opintoihin liittyvän aloitus- tai päättökyselyn. Vastaajatunnukset kuuluvat tiettyyn rahoituskauteen. Rahoituskauteen kuulumisen määrittävät HOKSin ensikertaisen hyväksymisen päivämääärä (aloituskysely) ja osaamisen saavuttamisen päivämäärä tai opiskeluoikeussuorituksen vahvistuspäivämäärä (päättökysely). Kunkin rahoituskauden vastaajatunnuksia muodostetaan vain rahoituskauden aikana. Vastaajatunnuksista muodostuu kunkin kyselyn kohderyhmän koko rahoituskaudelle. Kohderyhmän koko on pohja kyselyn vastausprosentin laskemiselle. 

Aloituskyselyn vastaajatunnuksen muodostaminen käynnistyy, kun opiskelijan henkilökohtainen osaamisen kehittämissuunnitelma (HOKS) on hyväksytty ja koulutuksen järjestäjä on tallentanut sen eHOKS-palveluun. Aloituskyselyn herätetieto on HOKSin ensikertaisen hyväksymisen päivämäärä.

Päättökyselyn vastaajatunnuksen muodostaminen käynnistyy, kun opiskelija on osoittanut henkilökohtaisessa osaamisen kehittämissuunnitelmassa tavoitteenaan olevan osaamisen ja koulutuksen järjestäjä on tallentanut tästä tiedon eHOKS-palveluun. Päättökyselyn herätietona on eHOKSiin tallennettu osaamisen saavuttamisen päivämäärä. Jos koulutuksen järjestäjä ei ole tallentanut eHOKS-palveluun tietoa osaamisen saavuttamisesta opiskelijan valmistumispäivään mennessä, päättökyselyn muodostamisessa käytetään KOSKI-palveluun tallennettua tietoa opiskeluoikeuden päätason suorituksen vahvistuspäivämäärästä (valmistumispäivä).

Vastaajatunnus muodostetaan vain, jos opiskelijan opinnot kuuluvat opiskelijapalautteen kohderyhmään. Kohderyhmään kuulumisen edellytyksistä kerrotaan tarkemmin sivulla Ammatillisen opiskelijapalaute.

Koulutuksen järjestäjä näkee järjestelmän muodostamat vastaajatunnukset Arvo-palvelussa. Lisää tietoa vastaajatunnusten seurannasta löytyy sivulta Linkkien ja vastausaktiivisuuden seuranta.

Vastauslinkin lähettäminen

Järjestelmä muodostaa ja lähettää vastauslinkin välittömästi vastaajatunnuksen muodostamisen jälkeen. Vastauslinkki on selaimessa avautuva URL-osoite, jolla vastaaja pääsee kyselylomakkeelle vastaamaan kysymyksiin. Vastauslinkki liitetään opiskelijalle lähetettävään saateviestiin, jossa opiskelijaa pyydetään vastaamaan kyselyyn.

Aloituskyselyn saateviesti lähetetään opiskelijalle sähköpostilla. Päättökyselyn saateviesti lähetetään sähköpostilla ja tekstiviestillä. Lisäksi opiskelijalle lähetetään tarvittaessa muistutusviestejä (katso tarkemmin alla). Viestit lähetetään yhteystietoihin, jotka koulutuksen järjestäjä on tallentanut opiskelijan HOKS-tietoihin eHOKS-palveluun.

Sähköposteja ja tekstiviestejä lähetetään opiskelijalle talviajan voimassaollessa klo 8.00-20.00 välisenä aikana ja kesäajan voimassaollessa klo 9.00-21.00 välisenä aikana.

Pyyntö vastata kyselyyn lähetetään opiskelijalle, kun vastauslinkin voimassaoloaika (vastausaika) alkaa. Viestejä ei lähetetä, jos vastauslinkki ei ole enää voimassa (vastausaika on päättynyt tai opiskelija on jo vastannut kyselyyn).             

Opiskelijalle lähetetään kaksi muistutusviestiä kyselyyn vastaamisesta. Ensimmäinen muistutusviesti lähetetään 5 päivän ja toinen 10 päivän kuluttua alkuperäisen viestin lähettämisestä. Muistutusviesti lähetetään vain, jos opiskelija ei ole vastannut kyselyyn. Muistutusviestit lähetetään sähköpostilla.

Koulutuksen järjestäjä voi tarkistaa vastauslinkin lähetystiedot opiskelijan HOKSiin liittyvästä aloitus- ja päättökyselystä eHOKS-palvelussa. eHOKS-palvelussa koulutuksen järjestäjä voi myös lähettää vastauslinkin opiskelijalle uudelleen. Ohjeet näihin toimintoihin löytyvät eHOKS-palvelun wikisivustolta:

Vastauslinkin voimassaoloaika

Vastauslinkin voimassaolo päättyy joko kyselyyn vastaamiseen tai vastausajan päättymiseen.

Vastausaikaa on 30 päivää vastaajatunnuksen muodostamisen jälkeen tehdystä linkin ensimmäisestä lähettämiskerrasta. Opiskelijapalautteen keräämistä säätelevän asetuksen mukaan vastausaika ei voi kuitenkaan ulottua 60 vuorokautta pidemmälle HOKSin hyväksymisestä (aloituskysely) tai tavoitteena olevan osaamisen osoittamisesta (päättökysely) (OKM asetus ammatillisen koulutuksen rahoituksen laskentaperusteista 1244/2020 16 § 3 momentti). Tämän rajoitteen takia vastauslinkin vastausaika voi tietyissä tapauksissa olla alle 30 päivää. Näin tapahtuu esimerkiksi silloin, jos koulutuksen järjestäjä tallentaa HOKSin eHOKS-palveluun ensimmäisen kerran yli 30 päivää HOKSin hyväksymisen jälkeen. Tällöin 60 päivän ”aikaikkunasta” on jäljellä alle 30 päivää.

Vastauslinkin voimassaolon päättymisen jälkeen kyselylomake ei enää avaudu vastauslinkistä.

Vastauslinkin lähettäminen uudelleen eHOKS-palvelussa olevalla toiminnolla ei muuta alkuperäistä vastausaikaa. Uudelleenlähettäminen ei jatka vastausaikaa.

Opiskelijapalautteen kyselyissä käytetyt saateviestit

Kaikki opiskelijapalautteen kohderyhmään kuuluvat vastaajat saavat valtakunnallisesti samansisältöisen saateviestin. Kyselyissä käytössä olevat saateviestit näet alla. Niiden sisältöjä ylläpitää Opetushallitus yhteistyössä koulutuksen järjestäjien kanssa. 

Sähköpostiviestit

Viestit lähetetään osoitteesta no-reply@opintopolku.fi

Viestien lähettäjä-kentässä lukee: Opetushallitus - Utbildningsstyrelsen - EDUFI (no-reply)
Ja aihe/otsikko-kentässä: Palautetta oppilaitokselle - Respons till läroanstalten - Feedback to educational institution

Vastaaja saa yhden kolmikielisen viestin eli sähköpostin saatetekstin kieltä ei valita vastaajan asiointi-/äidinkielin mukaan. Viestien sisältöihin voi tutustua alla olevista linkeistä (avautuvat haitariksi linkin alle).

Hyvä opiskelija!

Henkilökohtainen osaamisen kehittämissuunnitelmasi (HOKS) on nyt hyväksytty ja opinnot alkamassa. Onnistunut aloitus ja suunnitelma luovat hyvän pohjan tavoitteiden saavuttamiselle. Siksi kokemuksesi ovat tärkeitä. Kerro meille, missä olemme onnistuneet ja mitä voisimme tehdä vielä paremmin. 

Toivomme, että käyttäisit noin 10-15 minuuttia aikaa tähän kyselyyn vastaamiseen. Kysymykset koskevat ammatillisen koulutuksen aloitusvaihetta, HOKSin laadintaa ja opiskeluilmapiiriä.

Palaute annetaan nimettömänä. Vastauksiasi käytetään ammatillisen koulutuksen kehittämiseen.

Kiitos, että vastaat!

[LINKKI]

Jos linkki ei avaudu, kopioi linkki selaimesi osoiteriville.


Terveisin oppilaitoksesi


Bästa studerande!

Din personliga utvecklingsplan för kunnandet (PUK) har nu godkänts och studierna ska snart börja. En lyckad studiestart och god planering skapar en bra grund för att du ska kunna nå dina mål. Därför är det viktigt att vi får höra dina erfarenheter och kommentarer. Vi vill gärna höra dina åsikter om hur vi har lyckats och vad vi kunde göra bättre i fortsättningen.

Vi hoppas att du tar dig tid att svara på den här enkäten. Det tar ungefär 10–15 minuter att svara. Frågorna berör de inledande studierna, uppgörandet av PUK och studieklimatet.

Responsen ges anonymt. Dina svar används för att utveckla yrkesutbildningen.

Tack för att du svarar!

[LINKKI]

Om du kan inte öppna länken, kopiera (och klistra in) länken i webbläsarens adressfält.


Hälsningar
din läroanstalt


Dear student!

Your personal competence development plan has now been approved and you are about to begin your studies. A successful beginning and a sound plan lay a good foundation for achieving your goals. This is why your experiences matter. Tell us what we did well and what we could do even better. 

We ask you to take 10 to 15 minutes to respond to this survey. The questions concern the starting phase of vocational education and training, the preparation of your personal competence plan, and the educational atmosphere.

Your feedback will be collected anonymously. Your responses will be used to improve vocational education and training.

Thank you for responding!

[LINKKI]

If you cannot open the link, copy (and paste) the link onto the address bar of your browser.


With best regards, your educational institution

Hyvä opiskelija!

Olet edennyt hienosti ja saamassa päätökseen tavoitteesi mukaiset ammatilliset opinnot. Kokemuksesi koulutuksesta ovat tärkeitä. Kerro meille, missä olemme onnistuneet ja mitä voisimme tehdä vielä paremmin. Toivomme, että käyttäisit noin 10-15 minuuttia aikaa tähän kyselyyn vastaamiseen. Palaute annetaan nimettömänä. Vastauksiasi käytetään ammatillisen koulutuksen kehittämiseen.

Kiitos, että vastaat!

[LINKKI]

Jos linkki ei avaudu, kopioi linkki selaimesi osoiteriville.

Terveisin, oppilaitoksesi


Bästa studerande!

Du har utvecklats väl och är på väg att slutföra dina yrkesinriktade studier. Dina erfarenheter av utbildningen är viktiga för oss. Vi vill gärna höra dina åsikter om hur vi har lyckats och vad vi kunde göra bättre i fortsättningen. Vi hoppas att du tar dig tid att svara på den här enkäten. Det tar ungefär 10–15 minuter att svara.
Responsen ges anonymt. Dina svar används för att utveckla yrkesutbildningen.

Tack för att du svarar!

[LINKKI]

Om du kan inte öppna länken, kopiera (och klistra in) länken i webbläsarens adressfält.

Hälsningar, din läroanstalt


Dear student!

You have progressed well and are about to complete the vocational studies you set as your goal. Your experiences in education and training matter. Tell us what we did well and what we could do even better. We ask you to take 10 to 15 minutes to respond to this survey. Your feedback will be collected anonymously. Your responses will be used to improve vocational education and training.

Thank you for responding!

[LINKKI]

If you cannot open the link, copy (and paste) the link onto the address bar of your browser.

With best regards, your educational institution


Tekstiviestit ja opiskelijapalautteen sähköpostimuistutusviesti 

Tekstiviestien lähettäjä-kentässä lukee: OPH

Vastaaja saa yhden kolmikielisen tekstiviestin eli tekstiviestin saatetekstin kieltä ei valita vastaajan asiointi-/äidinkielin mukaan.


Tekstiviesti:

Lähettäjä: OPH

[Oppilaitoksen nimi]: Palautetta oppilaitokselle - Respons till läroanstalten - Feedback to educational institution.

Arvostamme näkemyksiäsi. Kerro, missä onnistuimme ja mitä voisimme tehdä paremmin. Palaute annetaan nimettömänä.

Vi uppskattar dina synpunkter. Berätta gärna för oss vad vi gjorde bra och vad vi skulle kunna göra bättre. Responsen samlas in anonymt.

We appreciate your opinions. Please tell us, where did we do well, and what could we do better. Your feedback is collected anonymously.

Vastauslinkki: [LINKKI]

Osoitelähde Opetushallituksen (OPH) eHOKS-rekisteri

Päättökyselyn muistutusviesti lähetetään vain sähköpostilla. Viestin sisältö: 

Viestit lähetetään osoitteesta no-reply@opintopolku.fi

Viestien lähettäjä-kentässä lukee: Opetushallitus - Utbildningsstyrelsen - EDUFI (no-reply)
Ja aihe/otsikko-kentässä: Palautetta oppilaitokselle - Respons till läroanstalten - Feedback to educational institution

[Oppilaitoksen nimi]: Muistutus: palautetta oppilaitokselle – Påminnelse: respons till läroanstalten – Reminder: feedback to institution

Hei, annathan palautetta oppilaitokselle. Kiitos, että vastaat! - Hej, ge gärna din respons till läroanstalten. Tack för att du svarar! - Hello, please give your feedback to the institution. Thank you for responding!

Vastauslinkki: [VASTAUSLINKKI]

Osoitelähde Opetushallituksen (OPH) eHOKS-rekisteri

Lisätietoa

Palveluosoitteet



  File Modified
PNG File Aloituskysely - vastaajatunnus ja linkin lähettäminen.png Aug 05, 2024 by Paula Borkowski
PDF File Automatisoinnin_käyttöönotto_webinaari-090120.pdf Feb 04, 2020 by Kaisa Kotomäki
PNG File eHOKS-Arvo-Koski-technical.png Feb 04, 2020 by Kaisa Kotomäki
PNG File image2021-10-12_17-15-13.png Oct 12, 2021 by Joni Leinonen
PNG File image2021-10-12_17-15-2.png Oct 12, 2021 by Joni Leinonen
PNG File image2021-10-12_17-6-41.png Oct 12, 2021 by Joni Leinonen
PNG File image-2023-3-3_13-8-52.png Mar 03, 2023 by Paula Borkowski
PNG File image-2024-4-5_14-45-34-1.png Apr 05, 2024 by Satu Huotari
PNG File Opiskeluoikeuden vahvistustieto Koskessa.png Apr 01, 2021 by Paula Borkowski
PNG File organisaatiosikyselyt_vastaajatunnukset.PNG Aug 05, 2021 by Henna Paananen
PNG File Päättökysely - vastaajatunnus ja linkin lähettäminen.png Aug 05, 2024 by Paula Borkowski
PNG File Screenshot (568)1.png Dec 20, 2023 by Hanna Partio
PNG File vastaajatunnukset_seuraa.PNG Aug 05, 2021 by Henna Paananen

Vastaajatunnuksen muodostamisen ja linkin lähettämisen vaiheet


Kuva avautuu näytöllä isommaksi, kun klikkaat kuvaa.

Aloituskysely

Päättökysely

Palautteiden keräämiseen liittyvät järjestelmät

Arvo
= opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu, jolla palautetieto kerätään vastaajilta. Arvon käyttöliittymästä voi tarkastella vastaajatunnusten ja vastausten kertymistä.

eHOKS
= näkymä HOKS-tietoihin Opintopolussa. Opiskelijalle lähetetty vastauslinkki näkyy myös eHOKS:ssa.
Lisätietoja täältä.

Herätepalvelu
= automatisointiratkaisu, joka käynnistää linkin luonnin ja lähettämisen määritellystä herätteestä.
Lisätietoja täältä.

Koski
= Kansallisten opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty integraatiopalvelu. Toimittaa eHOKS:n ohella herätteitä vastaajalinkkien luomiseksi.
Lisätietoja täältä.

Opiskelijahallintojärjestelmä
= koulutuksen järjestäjän järjestelmä, josta siirretään opintojen suoritustietoa eHOKS- ja Koski-palveluihin.

Muita keskeisiä termejä

Heräte
= tapahtumasarjan laukaiseva tekijä eli tässä päivämäärä-kentän täyttäminen, joka aloittaa prosessin vastauslinkkien luomiseksi ja lähettämiseksi opiskelijalle

Vastaajatunnus
= kyselyjärjestelmässä 6-merkkinen tunnus, jolla on taustatietoja. Vastaajatunnukseen yhdistetään annetut vastaukset. Vastaajatunnus näkyy myös vastauslinkissä.

Vastauslinkki (tai kyselylinkki)
= linkki, jonka avulla vastaaja pääsee vastaamaan kyselyyn. Vastaaja saa linkin sähköpostilla ja löytyy myös eHOKS-palvelun käyttöliittymästä. Automatisoidut linkit ovat henkilökohtaisia ja niihin voi vastata vain kerran.

  • No labels