Pääkäyttäjän ohjeet: yhteiskäyttötenttitilan asetukset

1. Jokainen korkeakoulu päättää itse ottaako tenttivierailun käyttöön omassa EXAMissaan ja kuinka monta tenttikonetta haluaa antaa vierailijoille varattavaksi.
2. Kun kaikki yhteiskäytön tekniset vaatimukset on CSC:n kanssa säädetty kuntoon, määritellään yhteiskäyttöinen tenttila omaan EXAMiin.
3. Luo EXAMiin uusi tenttitila ja laita ruksi kohtaan Yhteiskäytössä (tai ruksaa olemassa oleva tenttitila yhteiskäyttöön). Tenttitila kannattaa nimetä niin selkeästi, että vieraskäyttäjä tietää minkä kaupungin ja minkä korkeakoulun tilasta on kyse. 
4. Tenttivierailuasetus on tenttitilakohtainen. Jos siis yhden fyysisen tenttitilan koneista vain osa otetaan mukaan tenttivierailuun, se voidaan toteuttaa tekemällä saman fyysisen tenttitilan koneista EXAMiin kaksi erillistä tenttitilaa, joista toinen vain omille opiskelijoille ja toinen laitettu yhteiskäyttöön eli sitä voi käyttää omat opiskelijat ja tenttivierailijat. Omille opiskelijoille näkyy molempien tilojen varauskalenterit mutta vierailijoille vai sen tilan kalenteri, joka on merkattu yhteiskäyttöön.
   
   
   
   KUVA 1: Pääkäyttäjän käyttöliittymä: yhteiskäytössä olevan tenttitilan asetukset
   
5. Lisää tenttitilan muut tiedot:
   1. Oletusaukioloaika: HUOM! Yhteiskäytössä olevan tenttitilan aukioloaika kannattaa määritellä niin, että myös vieraskäyttäjä pääsee ongelmitta tilaan sisään. Jos korkeakoulusi tenttitila on esim. kirjaston tiloissa ja kaikkien käyttäjien saavutettavissa kirjaston aukioloaikojen mukaan, mutta oman korkeakoulun opiskelijat pääsevät sisään myös ns. omatoimiaikoina (kirjaston aukioloaikojen ulkopuolella) esim. opiskelijakortilla, kannattaa yhteiskäyttötilan aukioloajat määritellä sellaisiksi, että vierastenttijä pääse tilaan.
   2. Tenttien alkamisajankohdat normaalisti.
   3. Lisää mahdolliset poikkeusaukioloajat.
   4. Lisää mahd. esteettömyystiedot, tilaohjeet ja tilan osoitetiedot. (HUOM! yhteisiä esteettömyys/saavutettavuuskriteereitä tai yhteisiä ohjelmistoresurssivalikkoja ei ole käytössä).
6. Nyt korkeakoulusi tenttitila näkyy vierasopiskelijalle tenttitilavalikossa, kun hän tekee ajanvarausta ja valitsee "Tenttiajanvaraus ulkopuolisesta oppilaitoksesta" ja valitsee pudotusvalikosta sinun korkeakoulusi.

KUVA 2: Opiskelijan käyttöliittymä: ajanvaraus toisen korkeakoulun tenttitilaan

Miten tenttivierailuvaraus näkyy pääkäyttäjän työpöydällä

1. Vierasopiskelijan varaus meidän tenttitilaan: varausvaiheessa näkyy vain varaajan sähköpostiosoite, nimi tulee näkyviin tenttitilanteessa, kun vierasopiskelija kirjautuu suorittamaan tenttiä. 
2. Oman korkeakoulun opiskelijan varaus toisen korkeakoulun tenttitilaan.
   
   KUVA 3: Pääkäyttäjän käyttöliittymä: varausten hallinta -näkymä
   
   

Ohjeiden laatiminen tenttivierailua varten

• Kun tenttivierailu otetaan käyttöön, jokainen korkeakoulu huolehtii siitä, että tenttitiloja koskevat korkeakoulukohtaiset ohjeet ovat saatavilla julkisilla nettisivuilla.
• Vierasopiskelijaa varten pitää ohjeista löytyä mm. tenttitilan tarkka katuosoite, ajo-ohjeet ja tieto pysäköinnistä, miten tenttitilaan pääsee sisään (tarvitaanko esim. erillinen kulkukortti tmv. ja mistä se hankitaan ja voiko sen saada etukäteen). 
• Ohjeissa (ja tenttitilan tilaohjeissa EXAMissa) on myös hyvä mainita, jos korkeakoulun tenttikoneilla on rajalliset ohjelmistoresurssit (esim. vain Adobe reader, Notepad), näin opiskelija osaa ottaa tämän huomioon varatessaan tenttiaikaa esim. sellaiselle tentille, jossa tarvitaan jotakin muuta ohjelmistoa. 
• Kerrotaan selkeästi, että tentti-ilmoittautuminen ja ajanvaraus tehdään aina kotiorganisaation Examin kautta!

Tentaattorin ja opiskelijan ohjeet

• Opettaja käyttää aina VAIN omaa EXAMiaan: luo tentin normaalisti ja kun opiskelija on suorittanut tentin, se palautuu tentaattorille arvioitavaksi omaan EXAMiin.
• Opiskelija käyttää varauksen tekoon omaa EXAMia: kirjautuu normaalisti kotikorkeakoulun EXAMiin omilla tunntuksilla ja hakee tentin, johon haluaa varata ajan. Kohdassa Valitse tenttitila opiskelija klikkaa "Tenttiajanvaraus ulkopuolisesta oppilaitoksesta" ja valitsee pudotusvalikosta haluamansa organisaation ja haluamansa tenttitilan ym. organisaatiosta. (ks. ylempää kuva 2).
• Kun opiskelija menee suorittamaan tenttiään, hän kirjautuu vierailukorkeakoulun EXAMiin valitsemalla HAKA-valikosta oman korkeakoulunsa ja syöttämällä kotikorkeakoulun käyttäjätunnuksen ja salasanan. Opiskelijalle näytetään vierailukorkeakoulun EXAM-käyttösäännöt ja hänelle kerrotaan, että kirjautumalla ko. korkeakoulun EXAMiin hän samalla hyväksyy nuo säännöt (mm. tallentavan videovalvonnan ja sen, että ko. korkeakoulun valvonnasta vastaavalla henkilöstöllä on pääsy videotallenteisiin). 

Huomioita

• Tenttivierailuvaraus ei ota huomioon tenttiin vastaamisessa tarvittavia ohjelmistoja. Tenttikoneeksi voi arpoutua siis mikä tahansa vierailukorkeakoulun tenttivierailuun merkityistä koneista huolimatta siitä onko koneella tentissä tarvittavaa ohjelmistoa vai ei. Tämän takia on tärkeää, että kotikorkeakoulussa merkitään selkeästi opiskelijalle näkyviin, jos tentissä pitää olla käytössä jokun ohjelmisto JA vierailukorkeakoulun tenttitilan tilatietoihin merkitään mitä ohjelmia vierailukoneilla on käytettävissä tentin aikana.