Koulutuksen järjestäjä käyttää eHOKS-palvelua Virkailijan Opintopolussa (www.virkailija.opintopolku.fi).

Koulutuksen järjestäjä tarvitsee eHOKS-palvelun käyttöä varten kahdenlaisia käyttöoikeuksia: tietojen tallentamiseen tarvittavia oikeuksia ja tietojen katseluun tarvittavia oikeuksia. 

Oppija ei tarvitse eHOKS-palveluun erillistä käyttöoikeutta. Oppija kirjautuu eHOKS-palveluun osoitteessa www.opintopolku.fi/ehoks suomi.fi-tunnistautumisen avulla (esimerkiksi pankkitunnukset tai mobiilivarmenne).

Käyttöoikeusroolit ja käyttöoikeuksien hallinnointi 

Käyttöoikeuksien hallinnoinnista vastaa koulutuksen järjestäjä. Koulutuksen järjestäjä päättää, kenelle ja mille organisaatiotasolle käyttöoikeudet myönnetään (koulutustoimija, oppilaitos vai toimipiste). Koulutuksen järjestäjän tehtävänä on huolehtia siitä, että käyttöoikeuksia myönnetään niitä tarvitseville ja käyttöoikeudet poistetaan, kun tarvetta niille ei enää ole.

KÄYTTÖOIKEUSROOLIT

Opintopolun vastuukäyttäjä (koulutustoimijan vastuukäyttäjä):

  • myöntää eHOKS-pääkäyttäjän oikeudet organisaatiossaan
  • luo tiedonsiirtoon tarvittavan palvelunkäyttäjän tunnuksen (rajapinnalla tietoa siirtävä koulutuksen järjestäjä)
  • anoo eHOKS-tallentajan pääkäyttäjän oikeuden Opetushallitukselta (syöttökäyttöliittymällä HOKS-tietoja tallentava koulutuksen järjestäjä).

eHOKS-pääkäyttäjä:

eHOKS-käyttäjä:

eHOKS-tallentajan pääkäyttäjä

  • myöntää eHOKS-tallentajan käyttöoikeuksia
  • tallentaa HOKS-tietoja eHOKSiin syöttökäyttöliittymällä
  • katsoo opiskelijan HOKS-tietoja eHOKS-palvelussa
  • käyttää muita eHOKS-palvelun toiminnallisuuksia.

eHOKS-tallentaja 


Käyttöoikeudet HOKS-tietojen tallentamiseen eHOKS-palveluun

Tietojen tallentamiseen tarvittava käyttöoikeus määrittyy sen mukaan, mitä tapaa koulutuksen järjestäjä käyttää tietojen tallentamiseen. Rajapinnan kautta tehtäviin tiedonsiirtoihin tarvitaan palvelukäyttäjätunnus. Manuaalisesti eHOKS-palvelun syöttökäyttöliittymällä tietojen tallentamiseen tarvitaan eHOKS-tallentajan käyttöoikeus. Koulutuksen järjestäjän tulisi käyttää vain yhtä tapaa tietojen tallentamiseen. Rajapinnan avulla eHOKSiin tallennetun HOKSin muokkaaminen manuaalisesti eHOKS-palvelun syöttökäyttöliittymässä on estetty. Molempia käyttöoikeuksia koulutuksen järjestäjä saattaa tarvita väliaikaisesti, jos koulutuksen järjestäjä on siirtymässä HOKS-tietojen manuaalisesta tallentamisesta rajapinnan kautta tehtäviin tiedonsiirtoihin. 

Tiedonsiirto opintohallintojärjestelmästä rajapinnan kautta

Rajapinnan kautta tehtäviin tiedonsiirtoihin koulutuksen järjestäjä tarvitsee eHOKS-palvelun palvelukäyttäjätunnuksen. 

  • Palvelukäyttäjätunnuksen luo koulutuksen järjestäjän Opintopolun vastuukäyttäjä Opintopolun käyttöoikeuspalvelussa. Ohje palvelukäyttäjätunnuksen luomiseen löytyy Opintopolun Käyttöoikeuspalvelun wikisivustolta.
  • eHOKSiin tehtäviä tiedonsiirtoja varten palvelukäyttäjätunnukseen liitetään käyttöoikeus "eHOKS-palvelukäyttäjä".
    • Palvelukäyttäjätunnukseen liitettävä käyttöoikeus voidaan liittää joko koulutustoimija-organisaatioon tai oppilaitos-organisaatioon.
    • Jos käyttöoikeus on liitetty oppilaitos-organisaatioon, sillä voi siirtää tietoja vain niistä HOKSeista, joiden opiskeluoikeus on kyseisessä oppilaitoksessa.
    • Jos käyttöoikeus on liitetty koulutustoimija-organisaatioon, sillä voi siirtää tietoja kaikista kyseisen koulutuksen järjestäjän myöntämiin opiskeluoikeuksiin liittyvistä HOKSeista.
  • Palvelukäyttäjätunnus tallennetaan opintohallintojärjestelmään järjestelmätoimittajan ohjeiden mukaisesti. 
  • Huom! Kyseessä on tiedonsiirtotunnus, joka tehdään järjestelmälle, eikä sitä voi myöntää virkailijalle.

Tietojen tallentaminen manuaalisesti eHOKS-palvelun syöttökäyttöliittymällä

eHOKS-palvelun syöttökäyttöliittymällä tehtäviin tietojen tallennuksiin koulutuksen järjestäjä tarvitsee eHOKS-tallentajan pääkäyttäjän ja eHOKS-tallentajan oikeuksia.

Huom. Tallentaja-oikeudet annetaan oppilaitostasolle. HOKSin päivittäminen syöttökäyttöliittymällä ei ole mahdollista koulutustoimija-tasoon liitetyllä käyttöoikeudella.

eHOKS-tallentajan pääkäyttäjän oikeudet myöntää Opetushallitus. Oikeudet myönnetään ainoastaan niille koulutuksen järjestäjille, joilla ei ole mahdollisuutta siirtää tietoa suoraan rajapinnan kautta. 

eHOKS-pääkäyttäjän oikeuksien anominen Opetushallitukselta: lähetä viesti eHOKS-palvelun neuvontaan ehoks@opintopolku.fi tai tee käyttöoikeusanomus Virkailijan Opintopolussa.

Käyttöoikeudet eHOKSiin tallennettujen tietojen katseluun ja muiden toiminnallisuuksien käyttöön

eHOKSissa olevien tietojen katseluun ja muiden toiminnallisuuksien käyttämiseen koulutuksen järjestäjän toimija tarvitsee eHOKS-käyttäjän tai eHOKS-tallentajan oikeuden. eHOKS-käyttäjän oikeudet sisältyvät eHOKS-pääkäyttäjän oikeuteen ja vastaavasti eHOKS-tallentajan oikeudet sisältyvät eHOKS-tallentajan pääkäyttäjän oikeuteen. eHOKS-pääkäyttäjä ja eHOKS-tallentajan pääkäyttäjä eivät tarvitse erikseen eHOKS-käyttäjän tai eHOKS-tallentajan oikeutta.

eHOKS-käyttäjän ja eHOKS-tallentajan pääkäyttäjän oikeuden myöntää oman organisaation eHOKS-pääkäyttäjä tai eHOKS-tallentajan pääkäyttäjä.

eHOKS-käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta Virkailijan Opintopolkuun. Tämän jälkeen koulutuksen järjestäjä voi lisätä henkilön käyttöoikeuksiin eHOKS-palvelun käyttöön tarvittavan oikeuden.

  • Jos henkilöllä ei vielä ole Virkailijan Opintopolun käyttäjätunnusta, koulutuksen järjestäjä kutsuu uuden virkailijan palvelukokonaisuuden käyttäjäksi. Käyttöliittymän kautta uusia virkailijoita kutsutaan yksitellen. Jos koulutuksen järjestäjällä on paljon sellaisia eHOKS-käyttöoikeutta tarvitsevia henkilöitä, joilla ei ennestään ole käyttäjätunnusta Oppijan palvelukokonaisuuteen, koulutuksen järjestäjä voi halutessaan hyödyntää useiden käyttäjien kutsumiseen tarkoitettua ratkaisua. Ratkaisun kuvaus ja dokumentaatio löytyy Opetushallituksen Käyttöoikeuspalvelun wikisivulta.



  • No labels