Byte av sätt att föra in uppgifter om personalen (på svenska)

Yleistä tietojen synkronoinnista muutostilanteissa

Henkilöstötietojen osalta Vardaan voidaan tallentaa tietokokonaisuuksittain joko käyttöliittymän taikka järjestelmäintegraation kautta. Kaikki kolme eri tietokokonaisuutta voidaan tallentaa Vardaan samasta järjestelmästä tai maksimissaan kolmesta eri lähdejärjestelmästä. Kaikissa tallennustavan muutostilanteissa on varhaiskasvatusjärjestäjän arvioitava tietokokonaisuuksittain, miten tallennustapa muuttuu ja tehtävä tarvittavat tässä ohjeessa kerrotut toimenpiteet. Varhaiskasvatuksen järjestäjän tulee järjestelmävaihdoksessa selvittää, mitkä tietokokonaisuudet on mahdollista siirtää järjestelmäintegraation kautta Vardaan.

Tietokokonaisuudet:

• Työntekijän tiedot (tutkinnot, palvelussuhteet, työskentelypaikat ja pidemmät poissaolot)
• Täydennyskoulutustiedot
• Vuokrattu henkilöstö

Uudella integroituvalla järjestelmällä ei ole tietoa siitä, mitä tietoja Vardaan on jo tallennettu. Tämän voi ratkaista Vardassa kahdella vaihtoehtoisella tavalla:

1.Vaihtoehto (suositeltava)

Vardaan integroitavaan järjestelmään tallennetaan vanhasta järjestelmästä Vardaan tallennetut olemassa olevat tiedot sekä tietoihin liittyvät Vardan yksilölliset tunnisteet (Varda-IDt ja organisaatio-OIDit) eli tietojen linkitysavaimet.

• Tämä tarkoittaa sitä että, varhaiskasvatuksen järjestäjä pystyy yksillöllisten tunnisteiden avulla ylläpitämään uuden järjestelmän kautta Vardaan aiemmin tallennettuja tietoja.
• Varhaiskasvatustoimijan tallentamat tiedot, voidaan myös hakea Vardasta uuteen integroitavaan järjestelmään Vardan teknisten rajapintojen avulla ja tietosisältöön oikeuttavalla palvelukäyttäjätunnuksella.
  • Tämä edellyttää, että järjestelmän toimittaja on toteuttanut teknisen ominaisuuden hakea rajapintojen kautta Vardan tietoja.
  • Vardan tietojen hakemiseen liittyvät toiminnallisuudet on eritelty tämän sivun alla Vardan teknisten rajapintojen mukaan kohdassa Vardan tekniset toiminnallisuudet
• Varhaiskasvatustoimijalle näytetään tietojen yksilölliset linkitysavaimet Vardan käyttöliittymässä Katsele tietoja -osiossa.
  
  

Vaihtoehto 1: tarvittavat linkitysavaimet

2.Vaihtoehto

Poistuvan järjestelmän kautta päätetään voimassa olevien työntekijöiden henkilöstötiedot ja uudesta järjestelmästä siirretään uudet vastaavat tiedot.

• Tämä tarkoittaa, että varhaiskasvatustoimija päättää poistuvan järjestelmän kautta voimassa olevat työntekijöiden tiedot:
  • Palvelussuhteet
  • Työskentelypaikat

Mikäli työntekijän tiedoissa on pidempi poissaolo, poissaolon päättymispäivämäärää ei muokata, vaan sama poissaolo tallennetaan myös uudelle palvelussuhteelle.

• Esimerkki: Vardassa olevat palvelussuhteet päätetään päivämäärällä 31.3.2022 ja uudesta järjestelmästä siirretään uudet palvelussuhdetiedot 1.4.2022 alkaen. Jos päätetyn palvelussuhteen tiedoissa on ollut pidempi poissaolo ajalla 1.3.2022-1.6.2022, pidemmän poissaolon päättymispäivämääräksi ei aseteta 31.3.2022. Sen sijaan uudesta järjestelmästä 1.4.2022 siirretylle palvelussuhteelle tallennetaan sama pidempi poissaolo 1.3.2022-1.6.2022. Poissaolon alkamispäivämäärä voi olla ajallisesti ennen palvelussuhteen alkamispäivämäärää.

Uudesta järjestelmästä luodaan varhaiskasvatuksessa jatkaville työntekijöille uudet palvelussuhteet, työskentelypaikat päättymispäivää seuraavasta päivästä.

• Uusien palvelussuhteiden, työskentelypaikkojen ja maksutietojen luomisessa voidaan toimia kahdella tavalla:*
  1. Uuteen järjestelmään tallennetaan ennakkoon työntekijöiden ja toimipaikkojen linkitysavaimet. Tämän jälkeen linkitysavaimilla pystytään luomaan työntekijöille uudet palvelussuhteet ja työskentelypaikat.
  2. Uuteen järjestelmään tallennetaan ennakkoon vain toimipaikkojen linkitysavaimet.
     • Uudesta järjestelmästä luodaan henkilö ja työntekijä uudestaan, jolloin luonnissa palautuu lähdejärjestelmään työntekijän linkitysavain. 
     • Työntekijän ID otetaan talteen lähdejärjestelmään, jolloin linkitysavaimella pystytään luomaan palvelussuhde, työskentelypaikka sekä mahdollinen pidempi poissaolo uudesta järjestelmästä.

Vaihtoehto 2: linkitysavaimet

Vardan tekniset toiminnallisuudet tietojen hakemiseksi lähdejärjestelmään

Varhaiskasvatustoimijan tallentamat tiedot, voidaan myös hakea Vardasta palvelukäyttäjätunnuksen ja Vardan teknisten rajapintojen toiminnallisuuksien kautta.

• Tietojen hakeminen edellyttää, että järjestelmän toimittaja on toteuttanut tiedonhakuun tarkoitetut toiminnallisuudet lähdejärjestelmään. 

• Varhaiskasvatuksen järjestäjän kannattaa kysyä näiden toiminnallisuuksien käyttämisestä aina uudelta järjestelmäntoimittajalta.
  
  

  Tietojen hakuun tarkoitettu ominaisuus	Tekninen rajapinta
  Vardaan tallennettujen työntekijöiden tunnisteiden hakeminen (oppijanumero-OIDit ja Varda-IDt)	/henkilosto/v1/tyontekijat/
  Vardaan tallennetun työntekijän kaikkien tietojen hakeminen	​/henkilosto​/v1​/tyontekijat​/{tyontekija_pk}​/kooste​/henkilosto_v1_tyontekijat_kooste_list
  Vardaan tallennettujen täydennyskoulutusten hakeminen (täydennyskoulutusten IDt)	/henkilosto/v1/taydennyskoulutukset/
  Vardaan tallennettujen toimipaikkojen hakeminen (orgnisaatio-OIDt/Varda-IDt)	/api/ui/toimipaikat/

Vardaan integroidun järjestelmän vaihtaminen

• Varhaiskasvatustoimija vastaa järjestelmävaihdostilanteessa tietojen oikeellisuudesta ja oikaisemisesta.
• Järjestelmien vaihtojen yhteydessä tyypillisesti tehdään tietojen siirto vanhasta järjestelmästä uuteen. 
• Uuteen järjestelmään tulee tallentaa Vardaan siirrettyjen tietojen linkitysavaimet (Vardan yksilölliset tunnisteet). 
• Kun integroituvan järjestelmän vaihto on tehty ja testattu toimivaksi, varhaiskasvatustoimijan tulee vaihtaa palvelukäyttäjätunnuksen salasana tietoturvasyistä sekä tallentaa uusi salasana Vardaan tietoja siirtävään järjestelmään järjestelmätoimittajan ohjeistuksen mukaan. Tutustu Olemassa olevan palvelukäyttäjän tietojen muokkaaminen -ohjeeseen.
• Kuntien Varda-pääkäyttäjä tai -käyttöoikeusvastaava päivittävät palvelukäyttäjätunnukseen liitetyt käyttöoikeudet vastaamaan uudesta järjestelmästä tallennettavia tietokokonaisuuksia. Ota yhteyttä Vardan asiakaspalveluun, jotta asiakaspalvelu sulkee yksityisten palveluntuottajien käyttöoikeuden. 
• Kunnissa salasanan voi vaihtaa Opintopolun vastuukäyttäjä tai Varda-pääkäyttäjä. Yksityisten palveluntuottajien tulee ottaa yhteyttä Vardan asiakaspalveluun.

Käyttöliittymästä järjestelmäintegraatioon 

Uuteen Vardaan integroitavaan järjestelmään on saatava Vardaan tallennetut ja olemassa olevat tiedot. Tämä tarkoittaa, että uuteen järjestelmään haetaan Vardaan tallennettujen tietojen linkitysavaimet eli yksilölliset tunnisteet, joiden avulla Vardaan tallennettuja olemassa olevia tietoja pystytään ylläpitämään myös uuden järjestelmän kautta. Kun varhaiskasvatustoimija siirtyy käyttöliittymän kautta tallentamisesta järjestelmäintegraation käyttöön, tulee toimijan luoda palvelukäyttäjätunnus.

• Vardan pääkäyttäjä luo Varda-palvelukäyttäjätunnuksen niihin liittyvät salasanat, joiden osalta tiedot tallennetaan integraation kautta. Yksityinen palveluntuottaja saa pyynnöstä Varda palvelukäyttäjätunnukset Vardan asiakaspalvelusta. 
• Tee palvelukäyttäjätunnus. Ohje palvelukäyttäjätunnuksen luomiseen.
• Varhaiskasvatustoimija tallentaa palvelukäyttäjätunnuksen ja salasanan järjestelmätoimittajan ohjeistuksen mukaan varhaiskasvatustietojen järjestelmään, josta tietoja Vardaan ryhdytään siirtämään. 
• Varda-pääkäyttäjä sulkee käyttäjien Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja- ja Varda-huoltajatietojen tallentaja-oikeudet. 
  
  

Järjestelmäintegraatiosta käyttöliittymään 

• Varda-palvelukäyttäjätunnuksella oleva Varda-palvelukäyttäjä-käyttöoikeus tulee sulkea kyseisen tietokokonaisuuden osalta, jonka osalta siirrytään käyttöliittällä tallentamiseen.
• Kuntien Varda-pääkäyttäjä tai -käyttöoikeusvastaava sulkevat käyttöoikeuden kunnissa osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi/. Ota yhteyttä Vardan asiakaspalveluun, jotta asiakaspalvelu sulkee yksityisten palveluntuottajien käyttöoikeuden. 
• Mikäli tunnuksella ei ole muita käyttöoikeuksia, koko palvelukäyttäjätunnuksen voi myös passivoida.  
• Anna käyttöoikeudet henkilöille, jotka organisaatiossasi tulevat tallentamaan tietoja Vardan käyttöliittymässä. Tutustu käyttöoikeuksien ohjeistukseen: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612679#Vardank%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4hallinta-Vardank%C3%A4ytt%C3%B6oikeudet.  
• Ilmoita Vardan asiakaspalveluun, että vaihto järjestelmäintegraatiosta käyttöliittymään on tapahtumassa. Ilmoita myös vaihdon ajankohta. Odota kuittausta siitä, että tietoja voi alkaa tallentaa Vardan käyttöliittymän kautta.  
• Tutustu Vardan käyttöliittymän käyttöohjeeseen osoitteessa https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613595.  
• Jos integraatiolla tai käyttöliittymällä Vardaan tallennetuissa tiedoissa on virheitä, ne voi korjata suoraan käyttöliittymästä. Huomioi, että tieto, joka on tallennettu käyttöliittymän kautta Vardaan, ei päivity varhaiskasvatustoimijan käytössä olevaan järjestelmään, joka oli integroitunut Vardaan. 

Byte av sätt att föra in uppgifter om personalen

• Allmänt om att synkronisera uppgifterna vid förändringar som gäller införandet av uppgifter

• Vardas tekniska funktioner då uppgifter hämtas till källsystemet

• Byte av informationssystem som integrerats med Varda

• Från användargränssnitt till systemintegration

• Från systemintegration till användargränssnitt

Allmänt om att synkronisera uppgifterna vid förändringar som gäller införandet av uppgifter

När det gäller uppgifterna om personalen kan man i Varda föra in dessa uppgifter per uppgiftshelhet antingen med användargränssnittet eller via en systemintegration. Alla tre uppgiftshelheter kan föras in i Varda från samma källsystem eller från högst tre olika källsystem. Vid alla förändringar som gäller införandet av uppgifterna ska aktören inom småbarnspedagogik för respektive uppgiftshelhet bedöma på vilka sätt införandet av uppgifterna förändras och vidta de åtgärder som beskrivs i denna anvisning. Aktören inom småbarnspedagogik ska vid byte av källsystem ta reda på vilka uppgiftshelheter det är möjligt att överföra med en systemintegration till Varda.

Uppgiftshelheter:

• Uppgifter om arbetstagaren (examina, anställningsförhållanden, arbetsplatser och längre frånvaro)
• Uppgifter om fortbildning
• Uppgifter om hyrd personal

Det nya systemet som integreras med Varda känner inte till vilka uppgifter som redan har sparats i Varda. Det här kan lösas på två alternativa sätt:

Alternativ 1 (rekommenderas)

I det nya systemet som ska integreras med Varda ska man från det gamla systemet spara de befintliga uppgifter som överförts till Varda samt uppgifternas identifikationsuppgifter (Varda-ID och organisations-OID), det vill säga uppgifternas länkningskoder.

• Det här innebär att aktören inom småbarnspedagogik med hjälp av identifikationsuppgifterna via det nya systemet kan administrera de uppgifter som tidigare överförts till Varda.
• Uppgifterna som aktören inom småbarnspedagogik har sparat i Varda kan hämtas från Varda till det nya systemet via Vardas tekniska gränssnitt och med användartjänstenamnet som ger tillgång till uppgiftsinnehållet.
  • Det här förutsätter att systemleverantören har tagit i bruk den tekniska funktion som behövs för att hämta uppgifter från Varda via gränssnittet.
  • Funktionerna i anslutning till att hämta uppgifter från Varda specificeras nere på denna sida, indelat enligt Vardas tekniska gränssnitt under rubriken Vardas tekniska funktioner
• Aktören inom småbarnspedagogik ser länkningskoderna för uppgifterna under rubriken ”Granska uppgifter” i Vardas användargränssnitt.

Alternativ 1: länkningskoder som behövs

Alternativ 2

Via systemet som tas ur bruk avslutar man de gällande uppgifterna om arbetstagarna och via det nya systemet för man in nya, motsvarande uppgifter om personalen.

• Det här innebär att aktören inom småbarnspedagogik avslutar följande uppgifter om arbetstagarna via det källsystem som ska tas ur bruk:

• Anställningsförhållandena
• Arbetsplatserna

• Via det nya källsystemet som tas i bruk skapar man därefter nya anställningsförhållanden och arbetsplatser vars begynnelsedatum ska vara datumet som följer efter slutdatumet.

Innan man kan föra in nya anställningsförhållanden och arbetsplatser i Varda ska aktören inom småbarnspedagogik spara länkningskoderna, det vill säga identifikationsuppgifterna för personerna och arbetstagarna i det nya källsystemet.

• Aktören inom småbarnspedagogik ser länkningskoderna för uppgifterna under rubriken ”Granska uppgifter” i Vardas användargränssnitt.

Alternativ 2: länkningskoder som behövs

Vardas tekniska funktioner då uppgifter hämtas till källsystemet

Uppgifterna som aktören inom småbarnspedagogik har sparat i Varda kan också hämtas från Varda med hjälp av användartjänstenamnet och funktionerna i Vardas tekniska gränssnitt.

• För att kunna hämta uppgifterna från Varda krävs att systemleverantören har verkställt de funktioner som behövs i källsystemet för att kunna utföra hämtningen av uppgifterna. 
• Det lönar sig för aktören inom småbarnspedagogik att alltid kontrollera dessa funktioner och användningen av dem med en ny systemleverantör.

Byte av informationssystem som integrerats med Varda

• Vid byte av informationssystem som integrerats med Varda ansvarar aktören inom småbarnspedagogik för att uppgifterna är korrekta och för att vid behov rätta till uppgifterna.
• I samband med att man byter informationssystem är det vanligt att även överföra uppgifterna från det gamla systemet till det nya. 
• I det nya systemet ska man spara länkningskoderna (identifikationsuppgifterna i Varda) för uppgifterna som tidigare överförts till Varda. 
• Då man har tagit i bruk det nya systemet som integreras med Varda och allt fungerar, ska aktören inom småbarnspedagogik av datasäkerhetsskäl byta användartjänstenamnets lösenord och i enlighet med systemleverantörens anvisningar spara det nya lösenordet i systemet som överför uppgifter till Varda.
• Kommunens Varda-huvudanvändare eller användarrättighetsansvariga i Varda ska uppdatera användarrättigheterna som är kopplade till användartjänstenamnet så att de motsvarar uppgiftshelheterna som överförts från det nya systemet. Ta kontakt med Vardas kundtjänst för att avsluta en privat serviceproducents användarrättighet. 
• I kommunerna kan lösenordet bytas av kommunens ansvariga användare av Studieinfo eller av Varda-huvudanvändaren. Privata serviceproducenter ska kontakta Vardas kundtjänst för att byta lösenord.

Från användargränssnitt till systemintegration 

Det nya systemet som integreras med Varda behöver de uppgifter som redan tidigare sparats i Varda. Det här innebär att man från det nya systemet ska hämta länkningskoderna till uppgifterna som sparats i Varda, alltså uppgifternas identifikationsuppgifter, med vilka det är möjligt att via det nya systemet administrera uppgifterna som tidigare förts in i Varda med användargränssnittet. Då aktören inom småbarnspedagogik övergår från att föra in uppgifter med användargränssnittet till att använda en systemintegration ska aktören skapa ett användartjänstenamn.

• Varda-huvudanvändaren skapar ett Varda-användartjänstenamn och därtill hörande lösenord för de uppgiftshelheter som ska överföras till Varda med systemintegrationen. En privat serviceproducent får på begäran ett användartjänstenamn till Varda från Vardas kundtjänst. 
• Skapa ett användartjänstenamn. Anvisningar för hur man skapar ett användartjänstenamn: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612679&preview=/190612679/190617185/20200709%20Varda%20palveluk%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4n%20luonti%20Opintopolkuun.pdf#Vardank%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4hallinta-Mitentiedonsiirtoihintarvittavapalveluk%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4tunnusluodaan?
• Aktören inom småbarnspedagogik ska i enlighet med anvisningarna spara användartjänstenamnet och lösenordet i det system från vilket uppgifterna ska överföras till Varda. 
• Varda-huvudanvändaren stänger användarnas rättigheter som Varda-registrerare med rätt att föra in uppgifter om småbarnspedagogiken och vårdnadshavarna. 

Från systemintegration till användargränssnitt 

• Användarrättigheten som Varda-tjänsteanvändare ska avslutas för den uppgiftshelhet som i fortsättningen kommer att föras in med användargränssnittet.
• Kommunens Varda-huvudanvändare eller ansvariga användare i Studieinfo avslutar användarrättigheten i kommunen på adressen https://virkailija.opintopolku.fi/. Ta kontakt med Vardas kundtjänst för att avsluta en privat serviceproducents användarrättighet. 
• Om inga andra användarrättigheter är kopplade till användartjänstenamnet är det också möjligt att passivera hela användartjänstenamnet.  
• Bevilja användarrättigheter åt de personer som i din organisation kommer att föra in uppgifter med Vardas användargränssnitt. Läs anvisningarna om användarrättigheterna på adressen https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612679#Vardank%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4hallinta-Vardank%C3%A4ytt%C3%B6oikeudet.  
• Meddela Vardas kundtjänst att organisationen har för avsikt att börja föra in uppgifter med användargränssnittet istället för genom en systemintegration. Informera också när det här kommer att ske. Utbildningsstyrelsen vidarebefordrar informationen till aktören som ansvarar för det tekniska upprätthållandet av Varda. Vänta på att du får en bekräftelse om att uppgifterna kan börja föras in med Vardas användargränssnitt.  
• Ta del av användaranvisningarna för Vardas användargränssnitt på adressen https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613595.  
• Om det finns felaktigheter i uppgifterna som förts in antingen med en systemintegration eller med användargränssnittet, kan dessa korrigeras direkt i användargränssnittet. Observera att uppgifter som förs in i Varda via användargränssnittet inte uppdateras i aktörens eget informationssystem som tidigare var integrerat med Varda.