Käyttöoikeusanomukset

På svenska

Avoimet käyttöoikeusanomukset

Käyttöoikeusanomukset sijaitsevat kohdassa Käytönhallinta > Henkilötietojen ja käyttöoikeuksien hallinta > Avoimet käyttöoikeusanomukset. Suora linkki.

Käyttöoikeuksia käsitellään käyttöoikeusryhmä kerrallaan. Käyttäjän näkymä riippuu käyttäjän käyttöoikeuksista ja organisaatiosta. Kuvan näkymä on rekisterinpitäjän näkymä. Muiden näkymässä voi suodattaa vain organisaation ja/tai henkilön nimellä. 

Organisaation vastuu-/pääkäyttäjän näkymä:

Opetushallituksen näkymä:

Suodata nimellä

Mikäli listalla on useita anomuksia, voit suodattaa listaa nimellä. Kirjoita nimi tai nimen osa sille varattuun hakukenttään. Voit poistaa rajauksen tyhjentämällä hakukentän.

Suodata organisaatiolla

Mikäli listalla on useita anomuksia, voit suodattaa listaa organisaatiolla. Klikkaa Valitse organisaatio -painiketta ja hae organisaatio listalta. Voit tyhjentää organisaatiorajauksen ruksilla.

Katsele anomuksen perusteluja

Näet mahdolliset perustelut klikkaamalla "Avaa"-linkkiä. "Uusiminen" tarkoittaa yleensä sitä, että henkilöllä on ollut sama käyttöoikeus ennenkin, ja hän hakee sille jatkoaikaa ennen kuin käyttöoikeus umpeutuu.

Tarkastele voimassaolevia käyttöoikeuksia

Ennen kuin myönnät tai hylkäät anomuksen, voit tarkastella, mitä muita käyttöoikeuksia virkailijalla jo on. Päällekkäisiä käyttöoikeuksia ei tule myöntää. Arviointi tulee tehdä tapauskohtaisesti eikä kattavaa listaa kaikista tilanteista ole mahdollista antaa. Yleisesti voi kuitenkin pitää mielessä, että jos virkailijalla on sama käyttöoikeus esimerkiksi koko koulutustoimijan tasolla, sitä ei tarvitse myöntää erikseen kaikkiin oppilaitoksiin tai toimipisteisiin, jotka kuuluvat kyseiselle koulutustoimijalle. Vastaavasti, jos virkailijalla on kyseinen käyttöoikeus oppilaitostasolla, sitä ei enää tarvitse myöntää oppilaitoksen alla oleviin toimpisteisiin.

Esimerkki:

Virkailijalla on entuudestaan KOSKI-katselija (sis. erityiset henkilötiedot) -käyttöoikeudet Vantaan kaupungin -tasolla

• Virkailija anoo KOSKI-katselija (sis. erityiset henkilötidot) -käyttöoikeutta Tikkurilan lukio -tasolla. Tämä on päällekkäinen käyttöoikeus jota ei pidä myöntää. Hänellähän on jo katseluoikeudet koko koulutustoimijan tasolla.
• Virkailija anoo KOSKI-katselija (ei sisällä erityisiä henkilötietoja) -käyttöoikeuksia Vantaan kaupungin -tasolla. Tämä on päällekkäinen käyttöoikeus jota ei pidä myöntää. Hänellähän jo jo katseluoikeudet kaikkiin henkilötietoihin.

Myönnä käyttöoikeus

Jos virkailija tarvitsee anomansa käyttöoikeuden kyseiseen organisaatioon, voit myöntää käyttöoikeuden klikkaamalla Myönnä-painiketta. Vahvista valinta klikkaamalla Vahvista myöntö -painiketta. Organisaatio vastaa myöntämistään käyttöoikeuksista ja on tärkeää arvioida tapauskohtaisesti, mitä käyttöoikeuksia myönnetään, ja löytyykö niille käyttötarve. Anomuksen tehnyt virkailija saa sähköpostitse tiedon, kun anomus on hyväksytty.

Hylkää käyttöoikeus

Mikäli virkailija ei arviosi mukana tarvitsee anomaansa käyttöoikeutta, voit hylätä anomuksen Hylkää-painikkeella. Kirjoita myös perustelu sille, miksi anomus hylättiin. Perustelu näkyy anojan sähköpostissa, jonka hän saa käsittelyn jälkeen.

Kun virkailija on käsitellyt anomuksen, se poistuu listalta.

Användarrättighetsanhållanden

Användarrättigheter handläggs en användarrättighetsgrupp i taget. Vyn som handläggaren ser beror på de egna anvädarrättigheterna och organisationen. Vyn på bilden nedan är vyn som Utbildningsstyrelsens personuppgiftsansvariga ser. Övriga användare kan filtrera vyn endast med organisationen och/eller med personens namn.  Handläggaren får ett automatiskt e-postmeddelande då nya anhållanden kommit in, förutsatt att e-postadressen i de egna uppgifterna är aktuell. 

Filtrera sökresultat

Du kan filtrera sökresultaten med

• namnet eller en del av namnet 
• med organisation: t.ex. en enskild läroanstalt

Granska resonemnag och tidigare användarrättigheter

• Granska anhållandets resonemang genom att klicka på "Öppna". 

Bevilja användarrättighetsanhållan

Bevilja rättigheten om personen i fråga behöver rättigheten i sitt arbete. Personen får en bekräftelse per e-post då användarrättigheten har beviljats. Anhållan försvinner från listan då den behandlats.

Avslå användarrättighetsanhållan

Avslå och skriv vid behov en motivering. Personen som anhållit om användarrättigheten ser motiveringen i meddelandet som hen får då anhållandet avslås. Anhållan försvinner från listan då den behandlats.