Kaikki henkilöt, jotka rekisteröityvät ja luovat käyttäjätunnuksen virkailijan Opintopolkuun (virkailija.opintopolku.fi) perustetaan oppijoina Oppijanumerorekisteriin elleivät he jo ole siellä. Henkilöiden henkilötiedot saadaan Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämästä väestötietojärjestelmästä (VTJ). Tutustu Oppijanumerorekisterin tietosuojaselosteeseen. Mikäli olet virkailija ja haluat piilottaa tiedoistasi VTJ-yhteystietosi, ole yhteydessä osoitteeseen yhteisetpalvelut@opintopolku.fi.

Yhdellä tunnuksella kaikkiin palvelukokonaisuuden palveluihin

Virkailijan Opintopolkuun kuuluvilla oppijan palvelukokonaisuuden palveluilla on yhteinen käyttäjähallinta ja ne sijaitsevat pääsääntöisesti osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi. Kirjaudut palvelukokonaisuuteen yhdellä käyttäjätunnuksella, mutta sinulla voi olla

  • yksi tai useampi käyttöoikeus/rooli (esim. pääkäyttäjä, tallentaja)
  • yhdessä tai useammassa palvelussa (esim. Koski, Opiskelijavalinnat, Varda)
  • yhdessä tai useammassa organisaatiossa (esim. koulutustoimija, oppilaitos, varhaiskasvatuksen toimipaikka) ja/tai ryhmässä (esim. ePerusteet Ahvenanmaa). 

Palvelukokonaisuuteen kuuluu mm. seuraavat virkailijapalvelut: Arvo - opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu, Auktorisoitujen kielenkääntäjien rekisteri, eHOKS, ePerusteet, KOSKI, Oikeustulkkirekisteri, Oiva, Opetushallinnon tutkintoon ilmoittautumispalvelu, Opintopolun tarjonta-, hakeutumis- ja valintapalvelut, Valpas, Valtionavustukset, Valtionhallinnon kielitutkintorekisteri, Valssi, Varda, Yleisen kielitutkinnon ilmoittautumispalvelu. 

Organisaatio vastaa oman organisaationsa käyttäjien käyttöoikeuksien hallinnoinnista

Käyttäjäroolit/käyttöoikeusryhmät ovat sisällöltään erilaisia mutta pääsääntöisesti palvelun pääkäyttäjällä on palvelussa laajimmat käyttöoikeudet.

Organisaation vastuulla on se, kenelle palvelun käyttöoikeuksia myönnetään ja millä perusteella. Käyttöoikeudet tulee myöntää vain, jos se on työtehtävien kannalta tarpeellista. Käyttöoikeudet tulee rajata työtehtävien tekemisen kannalta välttämättömimmälle tasolle. Organisaatio on vastuussa organisaatiossa myönnetyistä käyttöoikeuksista ja tarpeettomien käyttöoikeuksien sulkemisesta. Palvelun käyttäjähallintaa hoitaa käytännön tasolla yleensä palvelun pääkäyttäjä (peruskäyttäjien käyttöoikeudet) tai Opintopolun vastuukäyttäjä (pääkäyttäjien käyttöoikeudet). Opetushallitus myöntää ja sulkee Opintopolun vastuukäyttäjien ja korkeakoulujen pääkäyttäjien käyttöoikeudet sekä joidenkin viranomaisten käyttöoikeudet.

Huom! Pelkkä Haka-tunnuksen deaktivointi ei riitä estämään pääsyä Opintopolun virkailijapalveluihin. Pääkäyttäjän (kk) tulee aina poistaa käyttöoikeudet ja tarvittaessa pyytää OPH:ta poistamaan myös paikallinen Opintopolku-tunnus silloin, kun virkailija ei enää tarvitse pääsyä Opintopolun virkailijapalveluihin (esim. siirtyessään muihin tehtäviin).

Pikaohje uudelle virkailijalle

1. Pyydä vastuu-/pääkäyttäjältä kutsulinkki 

2. Rekisteröidy palvelun käyttäjäksi sähköpostiin tulevan kutsulinkin kautta (tunnistaudu vahvasti, luo tunnus ja salasana)

3. Kirjaudu jatkossa osoitteessa virkailija.opintopolku.fi 

4. Ano tarvittaessa uusia käyttöoikeuksia tai jatkoaikaa vanhoille omista tiedoistasi 

Pikaohje vastuu-/pääkäyttäjälle

1. Varmista, että organisaatiosi on nimennyt vastuu- ja pääkäyttäjät

2. Myönnä vain sellaisia käyttöoikeuksia, jotka ovat työtehtävien kannalta tarpeellisia

3. Lähetä kutsulinkki uusille virkailijoille

4. Myönnä jatkoaikaa vanhoille virkailijoille anomuksesta, hylkää tarpeettomat anomukset

5. Sulje tarpeettomat käyttöoikeudet. Pyydä OPH:ta poistamaan tarpeettomat tunnukset (yhteisetpalvelut(a)opintopolku.fi)

Kutsu Opintopolun käyttäjäksi

Opintopolun vastuu- tai yksittäisen palvelun pääkäyttäjä lähettää kutsun tunnusten luontia varten osoitteesta noreply@opintopolku.fi. Tarkista roskapostit, jos viestiä ei näy saapuneissa viesteissä.

Uudet virkailijat lisätään vain kutsun kautta kirjautumistavasta (Haka tai Opintopolun oma kirjautuminen) riippumatta.

Vaikka tunnusten tarvitsijalla olisi jo ennestään tunnus virkailijan Opintopolkuun, esimerkiksi hän siirtyy toisesta organisaatiosta ja on siellä käyttänyt virkailijan Opintopolkua, on suositeltavaa lähettää uusi kutsu, jolle lisätään myönnettävät käyttöoikeudet uuteen organisaatioon. Virkailija voi myös kirjautua vanhoilla tunnuksillaan ja anoa omien tietojensa kautta käyttöoikeudet uuteen organisaatioon. Kun virkailija rekisteröityy "uutena virkailijana", rekisteröitymistiedot tallennetaan vanhaan tunnukseen, jossa on sama henkilötunnus. 

Rekisteröityminen

Tunnusten saanti palvelukokonaisuuteen edellyttää rekisteröitymistä palvelun käyttäjäksi. Rekisteröityminen tapahtuu rekisteröitymislinkin kautta, jonka saat sähköpostiisi, kun organisaatiosi vastuu- tai pääkäyttäjä kutsuu sinut virkailijaksi. Lue lisää rekisteröitymisestä.

Rekisteröitymisessä tunnistaudutaan vahvasti julkishallinnon asiointipalveluiden yhteisen tunnistuksenvälityspalvelun suomi.fi:n kautta. Voit tunnistautua suomalaisilla pankkitunnuksilla, varmennekortilla ja mobiilivarmenteella. Lue lisää tunnistuksesta. Mikäli et voi tai halua käyttää pankkitunnuksia kirjautumisessa, voit selvittää työnantajaltasi mahdollisuutta ottaa käyttöön mobiilivarmenne työpuhelimesi liittymään. Mikäli sinulta puuttuu sähköisen tunnistautumisen väline, ole yhteydessä osoitteeseen yhteisetpalvelut@opintopolku.fi. 

Kirjautuminen palveluun

Rekisteröitymisen jälkeen palveluun kirjaudutaan tunnuksella ja salasanalla tai Hakalla (edellyttää, että Haka-tunnus on lisätty tunnukselle). Voit myös kirjautua suomi.fi-tunnistuksen kautta. Kirjautuminen tapahtuu osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi.  Lue lisää kirjautumisesta. 

Tunnusten hallinta

Säilytä tunnusta ja salasanaa tietoturvallisesti. Tunnus on henkilökohtainen eikä sitä saa luovuttaa eteenpäin. Sinulla on oikeus käsitellä tietoa, johon sinulla on organisaation myöntämät käyttöoikeudet ja joita tarvitset työtehtäviesi hoitamiseen. Opetushallitus voi pyytää selvitystä tietojen luvattomasta käsittelystä.

Käyttöoikeuden anominen

  • Tutustu käyttäjäroolien kuvauksiin: Käyttäjäroolien kuvaukset
  • Käyttöoikeusanomuksessa tulee ilmoittaa organisaatio, johon käyttöoikeus anotaan, käyttöoikeus (käyttäjärooli) ja käyttötarkoitus (viesti-kenttään) jota anomus koskee
    • Käyttöoikeutta tulee anoa vain siihen organisaatiotasoon (toimija, oppilaitos tai toimipiste) ja toimintoon, johon se on työtehtävien kannalta välttämätöntä
  • Ano käyttöoikeutta sähköisesti omien tietojen kautta, jos sinulla on tunnukset palvelukokonaisuuteen
    • jos sinulla ei ole tunnuksia virkailijan Opintopolkuun, ole yhteydessä organisaatiosi pääkäyttäjään tai Opintopolun vastuukäyttäjään, joka lähettää ensin kutsun tunnusten luontia varten. Kutsussa määritellään organisaatio ja käyttöoikeus/-oikeudet.
    • jos olet epävarma tarvittavista käyttöoikeuksista, ole yhteydessä organisaatiosi vastuu- tai pääkäyttäjään.
  • Käyttöoikeus on voimassa korkeintaan vuoden kerralla. Saat muistutuksen käyttöoikeuden vanhenemisesta hyvissä ajoin ennen käyttöoikeuden sulkeutumista ja ohjeet jatkoajan anomiseen. Muista anoa jatkoaikaa ennen kuin käyttöoikeus sulkeutuu! Lue lisää anomusten teosta. 

Käyttöoikeuden myöntäminen

  • Pääkäyttäjä tai Opintopolun vastuukäyttäjä sai sähköpostiinsa ilmoitukset uusista käyttöoikeusanomuksista
  • Pääkäyttäjä tai Opintopolun vastuukäyttäjä arvioi anomuksessa olevan käyttötarkoituskuvauksen pohjalta, minkä käyttöoikeuden hän myöntää anojalle. Käyttöoikeudet tulee rajata työtehtävien tekemisen kannalta välttämättömimmälle tasolle
  • Käyttöoikeuksia voi myöntää omassa organisaatiossa henkilölle, joka tarvitsee palvelun toiminnallisuuksia ja/tai palveluun tallennettuja tietoja työtehtäviensä hoitamiseen
  • Mikäli organisaatio myöntää käyttöoikeuksia muille kuin oman organisaation henkilöille (esim. järjestelmätoimittajille), osapuolten tulee tehdä sopimus henkilötietojen käsittelystä

Käyttöoikeuden sulkeminen

Pääkäyttäjän tai Opintopolun vastuukäyttäjän vastuulla on sulkea käyttöoikeudet, kun henkilö ei enää tarvitse työtehtäviensä hoitamiseen käyttöoikeuksia palveluun tai kun henkilö siirtyy pois organisaation palveluksesta. Käyttöoikeudet ovat voimassa korkeintaan yhden vuoden kerralla. Mikäli virkailija ei enää tarvitse lainkaan tunnusta virkailijan Opintopolkuun, Opetushallitus voi poistaa koko käyttäjätunnuksen jäjestelmästä. Ole yhteydessä osoitteeseen yhteisetpalvelut@opintopolku.fi.

SIVUN SISÄLTÖ:

  • No labels