Tässä osiossa kuvataan KOSKI-palveluun tallennettavien tietojen eri tallennustavat.

Ongelmatilanteissa ja kysymyksissä ole yhteydessä mahdolliseen opintohallintojärjestelmätoimittajaan ja/tai KOSKI-palvelun palveluosoitteeseen (koski(at)opintopolku.fi). Jos ongelma koskettaa tiedonsiirtoa, katso ennen yhteydenottoa tyypilliset tiedonsiirtovirheet ja niiden korjaukset.

Sivun sisältö:

KOSKI-palveluun tallennettavat tiedot

KOSKI-palveluun tallennettavia tietoja sääntelee laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (2017/884).

  • Katso tallennettavat tiedot koulutusmuodoittain tältä sivulta. Koulutuksen järjestäjä voi halutessaan tallentaa perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen tietoja myös annettuja määräaikoja aiemmin suoritetuista suorituksista, mutta lainsäädäntö ei tähän velvoita. Jos näin halutaan toimia, pitää varmistaa että tiedot siirtyvät oikein.
  • KOSKI-palvelun koko tietomalli on kuvattu erillisessä dokumentissaan. Siitä löytyy koulutusmuodoittain opiskeluoikeuksien ja suoritustietojen rakenne, hierarkia, sekä pakolliset kentät ja käytettävät koodistot arvoineen: https://koski.opintopolku.fi/koski/documentation/koski-oppija-schema.html
  • Saman tietomallin hierarkkinen puumalli löytyy osoitteesta: https://koski.opintopolku.fi/koski/json-schema-viewer/#koski-oppija-schema.json
  • On suositeltavaa, että koulutuksen järjestäjän organisaatiossa vähintään KOSKI-pääkäyttäjät pyrkisivät omaksumaan KOSKI-tietomallin omien siirrettävien/tallennettavien koulutusmuotojensa osalta.

Tiedonsiirrot tai tietojen manuaalinen tallentaminen KOSKI-palveluun

Opiskeluoikeus- ja suoritustiedot voidaan viedä KOSKI-palveluun kahdella eri tavalla, joko automaattisina rajapintasiirtoina opintohallintojärjestelmästä tai kirjaamalla suoritustiedot käyttöliittymän kautta suoraan KOSKI-palveluun.

 Automaattinen rajapintasiirto opintohallintojärjestelmän ja KOSKI-palvelun välillä

Mikäli oppilaitoksen käyttämässä opintohallintojärjestelmässä on käytössä automaattinen tietojensiirto, se tunnistaa tilanteen jolloin suoritustiedoissa on tapahtunut muutos. Tällöin järjestelmä välittää tiedot automaattisesti käyttäen KOSKI-palvelun tiedonsiirtoprotokollaa, eikä oppilaitoksen virkailijoiden erikseen tarvitse päivittää tietoja palveluun. Rajapinnan yli tapahtuvissa tiedonsiirroissa käytetään aina KOSKI-palvelukäyttäjän käyttäjätunnusta. 

Yksittäisen oppijan opiskeluoikeuden tiedot tulee viedä aina täydellisenä. Syynä tähän on tiedon eheys: KOSKI tunnistaa muutokset aikaisempaan versioon nähden, tekee tiedon versioinnin ja tietää mitkä tiedot muuttuivat ja milloin. KOSKI-palveluun ei siirretä opintohallintojärjestelmän kaikkia tietoja, vaan tiedot siirretään täydellisesti ainoastaan niiden oppijoiden osalta, joiden tiedoissa on tapahtunut jokin muutos. Lähdejärjestelmän vastuulla on tunnistaa ne oppijat joiden tietoihin on tullut muutoksia, ja päivittää näiden osalta kaikki opiskeluoikeus- ja suoritustiedot KOSKI-palveluun.

Käytetystä opintohallintojärjestelmästä riippuen automaattisen tietojen siirron mahdollistaminen KOSKI-palveluun edellyttää erillisiä toimenpiteitä (esimerkiksi tiedonsiirtotunnuksen asettaminen järjestelmään). Näiltä osin koulutuksen järjestäjien tiedonsiirroista vastaavien henkilöiden tulee tutustua opintohallintojärjestelmätoimittajan ohjeistukseen.

 Suoritustietojen kirjaaminen käyttöliittymän avulla suoraan KOSKI-palveluun

Mikäli automaattista tietojensiirtoa ei ole käytettävissä, KOSKI-palveluun voidaan syöttää opiskeluoikeus- ja suoritustiedot myös erillisen syöttökäyttöliittymän kautta. Tällöin virkailijalla tulee olla omassa organisaatiossaan "KOSKI-tallentaja"-käyttäjärooli, joka mahdollistaa tietojen manuaalisen syötön palveluun.

Uuden oppijan ja opiskeluoikeuden lisääminen palveluun sekä suoritustietojen syöttö koulutusmuodoittain manuaalisesti on kuvattu alaosiossa Opiskeluoikeus- ja suoritustietojen syöttö käyttöliittymässä.