Tässä osiossa kuvataan KOSKI-palveluun tallennettavat tiedot ja tietojen eri tallennustavat. Alaosioon "Usein kysytyt kysymykset" kootaan koulutuksen järjestäjiltä tulleita, tiedonsiirtoon ja tietojen tallentamiseen liittyviä kysymyksiä.

Ongelmatilanteissa ja kysymyksissä ole yhteydessä mahdolliseen opintohallintojärjestelmätoimittajaan ja/tai KOSKI-palvelun palveluosoitteeseen (koski(at)opintopolku.fi). Ennen yhteydenottoa katso myös usein kysytyt kysymykset sekä tyypilliset tiedonsiirtovirheet.

1. KOSKI-palveluun tallennettavat tiedot

KOSKI-palveluun tallennetaan perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen opiskelua, suorituksia ja tutkintoja, läsnäoloa sekä opetuksen ja koulutuksen järjestämistä koskevia tietoja (HE 72/2017 7§, 8§, 9§) 1.1.2018 alkaen. Lainsäädäntö velvoittaa että KOSKI-palveluun tallennetaan tiedot henkilöistä, jotka lain voimaan tullessa ovat oppilaana tai opiskelijana opetuksen tai koulutuksen järjestäjän oppilaitoksessa, mukaan lukien kyseisissä opinnoissa tai koulutuksessa ennen lain voimaantuloa suoritetut opinnot ja koulutuksen tai tutkinnon osat ja osa-alueet.

Koulutuksen järjestäjä voi halutessaan tallentaa perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen tietoja myös aiemmin suoritetuista suorituksista, ja on suositeltavaa että näin toimittaisiin, mutta lainsäädäntö ei tähän velvoita.

KOSKI-palvelun koko tietomalli on kuvattu erillisessä dokumentissaan. Siitä löytyy koulutusmuodoittain opiskeluoikeuksien ja suoritustietojen rakenne, hierarkia, sekä pakolliset kentät ja käytettävät koodistot arvoineen. Dokumentti on luettavissa osoitteessa https://koski.opintopolku.fi/koski/documentation/koski-oppija-schema.html. Saman tietomallin hierarkkinen puumalli löytyy osoitteesta https://koski.opintopolku.fi/koski/json-schema-viewer/#koski-oppija-schema.json. On suositeltavaa, että vähintään koulutuksen järjestäjän organisaatiossa vähintään KOSKI-pääkäyttäjät pyrkisivät omaksumaan KOSKI-tietomallin omien siirrettävien/tallennettavien koulutusmuotojensa osalta.

KOSKI-palveluun välitetyt opiskeluoikeus- ja suoritustiedot tallennetaan aina sellaisenaan, eikä palvelussa ole sellaista päättelylogiikkaa, joka muuttaisi sille välitetyn tiedon sisältöä tai rakennetta. Aina kun yksittäisen oppijan opiskeluoikeus- tai suoritustiedoissa tapahtuu jokin muutos, muutoksesta tulee välittää tieto KOSKI-palveluun viipymättä ja ajantasaisesti. Mikäli tiedoissa ei ole tapahtunut muutoksia, tietoja ei siirretä/tallenneta.

Perusopetuksen tietojen osalta tarkoitetaan perusopetuslain mukaista esiopetusta, oppivelvollisten perusopetusta, perusopetuksen oppimäärän suorittaneille annettavaa lisäopetusta, maahanmuuttajille järjestettävää perusopetukseen valmistavaa opetusta sekä oppivelvollisuusiän ylittäneille järjestettävää perusopetusta, mukaan lukien yhden tai useamman perusopetuksen oppimäärään kuuluvan oppiaineen suorittamista (aineopiskelu). Mikäli esiopetusta järjestetään varhaiskasvatuslain (36/1973) 1 §:n 2 tai 3 momentissa tarkoitetussa paikassa (päiväkoti, yksityiskoti, kodinomainen hoitopaikka), tiedot tallennetaan palveluun 1.1.2019 lukien. Tietovarantoon ei kuitenkaan tallenneta ennen lain voimaantuloa suoritettujen perusopetuksen vuosiluokkien opintoja koskevia tietoja. 

Aikuisten perusopetuksen osalta KOSKI-palveluun tallennetaan sekä alkuvaiheen että varsinaisen päättövaiheen aikuisten perusopetuksen tiedot. Palveluun voidaan tallentaa sekä vanhan (19/011/2015) että uuden (OPH-1280-2017) opetussuunnitelman mukaisia suorituksia. Suoritustietojen yhteydessä tulee välittää viittaus käytetyn opetussuunnitelman perusteesta.

Lukiokoulutuksen tiedoilla tarkoitetaan nuorille ja aikuisille annettavaa lukiokoulutusta, maahanmuuttajille ja vieraskielisille järjestettävää lukiokoulutukseen valmistavaa koulutusta sekä yhden tai useamman lukion oppimäärään kuuluvan oppiaineen suorittamista (aineopiskelu). Palvelun ensimmäisessä vaiheessa tallennetaan myös tiedot International Baccalaureate (IB)-tutkintoon johtavista opinnoista. Reifeprüfung-tutkinnon suorittamista koskevat tiedot on tallennettava palveluun 1.1.2019 alkaen.

Ammatillisen koulutuksen tietojen osalta tarkoitetaan ammatillisia tutkintoja, joita ovat ammatilliset perustutkinnot, ammattitutkinnot ja erikoisammattitutkinnot tutkinnon osineen. Palveluun tallennetaan suoritustiedot myös silloin, kun opiskelija suorittaa vain tutkinnon osaa tai osia tai tutkinnon osaa pienempiä kokonaisuuksia. Lisäksi palveluun tallennetaan tiedot ammatilliseen koulutukseen valmentavasta koulutuksesta (VALMA) sekä työhön ja itsenäiseen elämään valmentavasta koulutuksesta (TELMA), jotka muodostuvat koulutuksen osista, sekä tiedot näyttötutkintoon valmistavasta koulutuksesta osineen.

Ammatillista tutkintoa syventävää tai täydentävää muu ammatillinen koulutus sekä ammatilliseen tehtävään valmistavat koulutukset tallennetaan KOSKI-palveluun 1.5.2019 alkaen.

Tietovarantoon tallennetaan lisäksi tiedot vuonna 2017 ammatillisesta peruskoulutuksesta annetussa laissa (630/1998) tarkoitetuista suoritetuista ammatillisista perustutkinnoista.  

KOSKI-palveluun tallennetaan 1.8.2021 alkaen opiskeluoikeus- ja opintosuoritustiedot niistä vapaan sivistystyön opiskelijoista, jotka suorittavat oppivelvollisuuttaan kansanopistojen järjestämissä koulutuksissa, joissa noudatetaan kansanopistojen oppivelvollisille suunnatun vapaan sivistystyön koulutuksen opetussuunnitelman perusteita (esimerkiksi Opistovuosi oppivelvollisille-koulutus), aikuisten maahanmuuttajien kotoutumiskoulutuksen opetussuunnitelman perusteita taikka vapaan sivistystyön lukutaitokoulutuksen opetussuunnitelmasuositusta. 

Lisäki Vapaan sivistystyön koulutuksen järjestäjillä on 1.8.2021 alkaen mahdollisuus tallentaa tietovarantoon vapaatavaoitteisen vapaan sivistystyön opiskeluoikeudet, edellyttäen että oppija on antanut suostumuksensa opiskeluoikeustietojen tallentamiseen.


2. Tiedonsiirrot tai tietojen manuaalinen tallentaminen KOSKI-palveluun

Opiskeluoikeus- ja suoritustiedot voidaan viedä KOSKI-palveluun kahdella eri tavalla, joko automaattisina rajapintasiirtoina opintohallintojärjestelmästä tai kirjaamalla suoritustiedot käyttöliittymän kautta suoraan KOSKI-palveluun. HUOM! Tietojen tallennuksessa voidaan käyttää vain toista näistä menetelmistä, eli esimerkiksi rajapintasiirtoina tehtyjä tallennuksia ei voi muokata manuaalisesti.

Mikäli oppilaitoksen käyttämässä opintohallintojärjestelmässä on käytössä automaattinen tietojensiirto, se tunnistaa tilanteen jolloin suoritustiedoissa on tapahtunut muutos. Tällöin järjestelmä välittää tiedot automaattisesti käyttäen KOSKI-palvelun tiedonsiirtoprotokollaa, eikä oppilaitoksen virkailijoiden erikseen tarvitse päivittää tietoja palveluun. Rajapinnan yli tapahtuvissa tiedonsiirroissa käytetään aina KOSKI-palvelukäyttäjä käyttäjätunnusta tunnusta. 

Yksittäisen oppijan opiskeluoikeuden tiedot tulee viedä aina täydellisenä. Syynä tähän on tiedon eheys: KOSKI tunnistaa muutokset aikaisempaan versioon nähden, tekee tiedon versioinnin ja tietää mitkä tiedot muuttuivat ja milloin. KOSKI-palveluun ei siirretä opintohallintojärjestelmän kaikkia tietoja, vaan tiedot siirretään täydellisesti ainoastaan niiden oppijoiden osalta, joiden tiedoissa on tapahtunut jokin muutos. Lähdejärjestelmän vastuulla on tunnistaa ne oppijat joiden tietoihin on tullut muutoksia, ja päivittää näiden osalta kaikki opiskeluoikeus- ja suoritustiedot KOSKI-palveluun.

Käytetystä opintohallintojärjestelmästä riippuen automaattisen tietojen siirron mahdollistaminen KOSKI-palveluun edellyttää erillisiä toimenpiteitä (esimerkiksi tiedonsiirtotunnuksen asettaminen järjestelmään). Näiltä osin koulutuksen järjestäjien tiedonsiirroista vastaavien henkilöiden tulee tutustua opintohallintojärjestelmätoimittajan ohjeistukseen.

Mikäli automaattista tietojensiirtoa ei ole käytettävissä, KOSKI-palveluun voidaan syöttää opiskeluoikeus- ja suoritustiedot myös erillisen syöttökäyttöliittymän kautta. Tällöin virkailijalla tulee olla omassa organisaatiossaan "KOSKI-tallentaja"-käyttäjärooli, joka mahdollistaa tietojen manuaalisen syötön palveluun.

Uuden oppijan ja opiskeluoikeuden lisääminen palveluun sekä suoritustietojen syöttö koulutusmuodoittain manuaalisesti on kuvattu alaosiossa Opiskeluoikeus- ja suoritustietojen syöttö käyttöliittymässä.