Ohje kunnille yksityisten perhepäivähoitajien ja ryhmäperhepäiväkotien rekisteröitymisten käsittelyyn

Anvisning till kommunerna (på svenska)

Yleistä

Yksityisten varhaiskasvatuksen palveluntuottajien (yksityiset päiväkodit, perhepäivähoitajat ja ryhmäperhepäiväkodit) täytyy rekisteröityä Vardaa varten ennen kuin se voi tallentaa vaadittuja tietoja Vardaan. Lue lisää yksityisten palveluntuottajien rekisteröitymisestä Vardaan täällä. Yksityisten perhepäivähoitajien ja ryhmäperhepäiväkotien osalta tietojen tallennus Vardaan edellyttää, että kunta hyväksyy yksityisten perhepäivähoitajien ja ryhmäperhepäiväkotien rekisteröitymisen Vardaa varten.

HUOM! Yksityiset päiväkodit rekisteröityvät Vardaa varten Soteri-palvelussa, joten kunnan tai kuntayhtymän erillistä hyväksyntää Opetushallituksen palveluissa ei tarvita yksityisten päiväkotien kohdalla.

Kunnan valmistautuminen yksityisten perhepäivähoitajien ja ryhmäperhepäivähoitajien rekisteröitymiseen Vardaa varten

Yksityisten perhepäivähoitajien ja ryhmäperhepäiväkotien rekisteröitymisiä voi käsitellä kunnan Varda-pääkäyttäjä tai käyttäjä, jolla on Varda-yksityisten toimijoiden käsittelijä käyttöoikeus. Kunnan tulee huolehtia, että sillä on yksi tai useampi käyttäjä, jolla on tarvittavat käyttöoikeudet Varda-rekisteröitymisten käsittelyyn. Automaattiset sähköpostiviestit uusista rekisteröitymisistä Vardaa varten lähetetään sähköpostitse kuntien Varda-yksityisten toimijoiden käsittelijöille ja Varda-pääkäyttäjille.

Kunta käsittelee yksityisen perhepäivähoitajan/ryhmäperhepäiväkodin rekisteröitymisen 

Kunnan Varda-pääkäyttäjä tai Varda-yksityisten toimijoiden käsittelijä käsittelee yksityisten perhepäivähoitajien ja ryhmäperhepäiväkotien rekisteröimät toimijatiedot Opintopolun Organisaatioiden tiedot -otsikon alta löytyvässä osiossa Organisaatioiden rekisteröitymiset. Suora linkki sivulle: https://virkailija.opintopolku.fi/varda-rekisterointi/virkailija

Rekisteröityminen käsitellään kerran. Yksityinen perhepäivähoitaja/ryhmäperhepäiväkoti valitsee rekisteröitymisen yhteydessä kunnan, jonka alueella se tuottaa varhaiskasvatuspalveluja. Jos palveluntuottaja valitsee rekisteröitymisessä useita kuntia, riittää, että yksi kunta käsittelee rekisteröitymisen.

Rekisteröitymisen yhteydessä valitun kunnan Varda-pääkäyttäjät ja Varda-yksityisten toimijoiden käsittelijät saavat sähköpostiinsa ilmoituksen, kun yksityinen varhaiskasvatuksen palveluntuottaja on tehnyt rekisteröitymisen Vardaa varten. Kunnan tulee hyväksyä tai hylätä yksityisen palveluntuottajan rekisteröimät tiedot mahdollisimman pian. Yksityinen perhepäivähoitaja/ryhmäperhepäiväkoti voi aloittaa tietojen tallentamiseen Vardaan vasta, kun kunta on hyväksynyt rekisteröitymisen Vardaa varten.

Huomaa, että kunta saa rekisteröitymisen käsittelyssä tiedon yksityisen palveluntuottajan virallisesta nimestä, joka on tallennettu Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ). Myös muut YTJ:ssä olevat tiedot tallentuvat rekisteröitymislomakkeelle eikä niitä voi muokata Vardan rekisteröitymispalvelun kautta. Mikäli palveluntuottaja tuottaa varhaiskasvatusta aputoiminimellä, ei tieto aputoiminimestä välity kunnan rekisteröitymisen käsittelijälle. Mikäli rekisteröityneen palveluntuottajan nimi vaikuttaa vieraalta tai nimi on puutteellinen, on hyvä ottaa palveluntuottajaan yhteys ja varmistaa varhaiskasvatuksen tuottaminen. Mikäli palveluntuottajalta puuttuu kuvaava nimi, on se peruste hylätä rekisteröityminen. Esimerkiksi perhepäivähoitajan organisaation nimi ei saa olla pelkkä "Perhepäivähoitaja". Palveluntuottajaa voi ohjeistaa päivittämään nimitiedot Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään ja rekisteröitymään tämän jälkeen uudelleen Vardaa varten.

Rekisteröitymislomake tarkistaa, että yhteystiedot ovat vaaditussa muodossa. Esimerkiksi puhelinnumero voidaan rekisteröitymisessä antaa muodossa 040 xxx xxxx tai +358 40 xx xxxx. 

Kunta hyväksyy rekisteröitymisen

• Mikäli tiedot ovat kunnossa, kunnan Varda-yksityisten toimijoiden käsittelijä hyväksyy rekisteröitymisen 
• Tieto hyväksymisestä lähtee automaattiviestillä niille henkilöille, joiden yhteystiedot yksityinen palveluntuottaja on ilmoittanut rekisteröitymisen yhteydessä 
• Kun kunta hyväksyy rekisteröitymisen, yksityisen palveluntuottajan Varda-pääkäyttäjä saa kutsun rekisteröityä Vardan käyttäjäksi ja voi luoda tunnuksen Opintopolkuun/Vardaan. Kun käyttäjätunnus ja käyttöoikeudet ovat kunnossa, palveluntuottaja voi aloittaa tietojen tallennuksen Vardaan
• Yksityisen palveluntuottajan rekisteröityminen siirtyy käsittelijän käyttöliittymässä käsittelyä odottavista hyväksyttyjen organisaatioiden listalle

Kunta hylkää rekisteröitymisen

• Mikäli tiedoissa on virheitä tai puutteita, kunnan Varda-yksityisten toimijoiden käsittelijä hylkää rekisteröitymisen. Mikäli palveluntuottajalta puuttuu kuvaava nimi, on se peruste hylätä rekisteröityminen. Palveluntuottajaa voi ohjeistaa päivittämään nimitiedot Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään ja rekisteröitymään tämän jälkeen uudelleen Vardaa varten. 
• Hylkäämisen yhteydessä käsittelijän tulee kuvata vapaaseen tekstikenttään, miksi rekisteröityminen hylätään sekä, mikäli mahdollista, kertoa, mitä yksityisen palveuntuottajan tulee tehdä, jotta rekisteröityminen voidaan hyväksyä sekä yhteystiedot, josta hylättävä organisaato voi kysyä lisätietoja.
• Tieto hylkäämisestä lähtee automaattiviestillä niille henkilöille, joiden yhteystiedot yksityinen varhaiskasvatuksen palveluntuottaja on ilmoittanut rekisteröitymisen yhteydessä
• Yksityisen palveluntuottajan rekisteröityminen siirtyy käsittelijän käyttöliittymässä käsittelyä odottavista hylättyjen organisaatioiden listalle
• Yksityinen varhaiskasvatuksen palveluntuottaja voi rekisteröidä toimijatiedot tarvittaessa uudelleen