Uppgifter om personalen (på svenska)

* lisätty vain suomeksi

HUOM! Varhaiskasvatustoimijaan määräaikaisessa tai toistaiseksi voimassa olevassa palvelussuhteessa olevat sijaiset tallennetaan Vardaan myös henkilötasolla! Sijaisten tallentamisen ohjeistuksen löydät täältä.

Minkä henkilöstöryhmien tiedot tallennetaan Vardaan henkilötasolla?

Vardaan tallennetaan henkilötasolla tiedot kaikista (myös sijaisista) varhaiskasvatustoimijaan (kunta, kuntayhtymä tai yksityinen varhaiskasvatustoimija) vakituisessa tai määräaikaisessa työ- tai virkasuhteessa olevista varhaiskasvatuksen työntekijöistä, kun henkilö työskentelee varhaiskasvatuksessa jollain seuraavista tehtävänimikkeistä:

  • päiväkodin johtajat (myös hallinnolliset päiväkodinjohtajat)
  • kasvatus-, opetus- ja hoitotehtävissä työskentelevä henkilöstö*
    • varhaiskasvatuksen opettajat
    • varhaiskasvatuksen erityisopettajat
    • varhaiskasvatuksen sosionomit
    • varhaiskasvatuksen lastenhoitajat
    • perhepäivähoitajat
    • steinerpedagogiset varhaiskasvattajat
  • kasvatukseen ja hoitoon osallistuvat lapsi- tai lapsiryhmäkohtaiset avustajat

Huom! Varhaiskasvatustoimijalla voi työskennellä henkilöstöä myös muilla kuin edellä mainituilla tehtävänimikkeillä. Tehtävänimikkeiden vastaavuuksia määriteltäessä on tärkeää arvioida, toimiiko nimikkeellä toimiva henkilö Vardan tehtävänimikettä vastaavassa tehtävässä. Tehtävänimike-sivulle on taulukkoon listattu joitakin näistä tehtävänimikkeistä sekä tieto siitä, vastaako nimike Vardan tehtävänimikettä. *

Vardaan tallennettava henkilö voi työskennellä kyseisissä tehtävissä myös TE-toimiston myöntämällä palkkatuella.

Yksityiset perhepäivähoitajat ja muut varhaiskasvatusalan yrittäjät tallentavat omat tietonsa Vardaan työntekijätietoina, jos työskentelevät yrityksessä jossain edellä mainitussa työtehtävässä.*

Minkä henkilöstöryhmien tietoja ei tallenneta Vardaan?

Vardaan ei tallenneta tietoja seuraavista varhaiskasvatuksen parissa työskentelevistä henkilöistä:

  • pelkästään varhaiskasvatuksen hallinnollisissa tehtävissä työskentelevä henkilöstö (huom. päiväkotien hallinnolliset johtajat tallennetaan Vardaan, ks. Tehtävänimike)
  • pelkästään avoimen varhaiskasvatustoiminnan parissa työskentelevä henkilöstö
  • pelkästään esiopetuksessa työskentelevä henkilöstö
  • pelkästään keittiö- ja siivoustehtävissä työskentelevä henkilöstö
  • harjoittelijat ja oppisopimuskoulutuksessa olevat henkilöt  
  • työvoimakoulutuksessa olevat henkilöt
  • työkokeilussa olevat henkilöt
  • siviilipalvelusta suorittavat henkilöt

Minkä henkilöstöryhmien tiedot tallennetaan Vardaan summatasolla?

Vardaan tallennetaan summatason tiedot seuraavista varhaiskasvatuksen parissa työskentelevistä työntekijöistä:

  • varhaiskasvatustoimijan vuokrattu, henkilöstöpalveluyrityksen kautta hankkima kasvatus- opetus- ja hoitotehtävissä työskentelevä henkilöstö (kts. vuokratun henkilöstön tietosisällöt tietoluettelosta ja ohjesivu vuokratusta henkilöstöstä).

Mitä tietoja henkilöstöstä tallennetaan Vardaan henkilötasolla?

Tietovarantoon tallennetaan seuraavat varhaiskasvatuksen henkilöstöä koskevat tietosisällöt:

  1. nimi, henkilötunnus, oppijanumero, äidinkieli, yhteystiedot
  2. toimipaikat ja varhaiskasvatuslaissa tarkoitettu työtehtävä
  3. henkilön työsuhde sekä henkilön työaika
  4. suoritettu varhaiskasvatuslaissa (540/2018) tarkoitetun kelpoisuuden tuova tutkinto
  5. osallistuminen täydennyskoulutukseen

Henkilöstön yhteystietojen tallentaminen Vardaan varhaiskasvatuksen laadunarviointijärjestelmä Valssin käyttöä varten         

Työntekijän työsähköpostiosoitteen tallentaminen Vardaan on vapaaehtoista itsearviointien osalta, sillä varhaiskasvatuksen järjestäjän ja palveluntuottajan ei ole pakollista toteuttaa niitä varhaiskasvatuksen laadunarviointijärjestelmä Valssilla. Itsearvioinnin toteuttaminen Valssilla on jatkossakin vapaaehtoista, mutta kansallisten arviointien osalta laadunarviointijärjestelmän käyttö on pakollista. Valssilla toteutetaan kaksi kansallista tiedonkeruuta 2025-2026. 

1. syksyllä 2025 (loka-marraskuu): Varhaiskasvatuksen laadunhallinnan nykytila
2. syksyllä 2026 (loka-marraskuu): Alle 3-vuotiaiden lasten varhaiskasvatuksen nykytila

Varhaiskasvatuksen järjestäjän ja palveluntuottajan täytyy osallistua järjestelmällä toteutettavaan kansalliseen arviointiin. Tällöin työntekijän työsähköpostiosoitteen tallentaminen Vardaan on pakollista. Laadunarviointijärjestelmän käytöstä säädetään Kansallisesta koulutuksen arviointikeskuksesta annetussa laissa (1295/2013). Kansallisen arvioinnin edellytyksenä on, että Vardaan tietoja siirtävissä henkilöstöjärjestelmissä on toteutettuna toiminnallisuus, jolla voidaan siirtää työntekijän työsähköpostiosoite Vardaan. Integraatiolla tietoja tallentaessa varhaiskasvatustoimijoiden tulee varmistaa omalta järjestelmätoimittajalta, että työntekijän työsähköpostiosoitteen siirtäminen lähdejärjestelmästä Vardaan onnistuu.

Muista Vardaan tallennettavista henkilöistä poiketen Vardaan ei tallenneta työntekijöiden kotikuntatietoja eikä henkilökohtaisia yhteystietoja.

Milloin työntekijän työsähköpostiosoitteen voi jättää tallentamatta Vardaan?

Työsähköpostitieto (esimerkiksi perhepäivähoitajien ja lyhyt- tai väliaikaisten sijaisten osalta) voi jäädä tyhjäksi, mikäli osoitetta ei tosiasiallisesti ole. Mikäli osoite kuitenkin löytyy, se tulisi tallentaa Vardaan kansallisia tiedonkeruita varten. Vardaan tallennetaan työntekijän henkilökohtainen työsähköpostiosoite, mikäli sellainen on käytössä. Jos työnantaja ei tarjoa työsähköpostiosoitetta työntekijöilleen, Vardaan voidaan tallentaa myös henkilökohtainen sähköpostiosoite, jota työntekijä käyttää työssään.  Opetushallitus ei ota kantaa siihen, mitä sähköpostipalvelua käytetään. Esimerkiksi toimipaikka- tai ryhmäkohtaista sähköpostiosoitetta ei tule kuitenkaan tallentaa työntekijän tietoihin. Kansallisten tiedonkeruiden toteuttamisen näkökulmasta lyhytaikaiset sijaiset eivät ole välttämättömiä, mikäli he eivät ole töissä kansallisen arvioinnin aikaan. Olennaista on vakituisen henkilöstön osallistumisen mahdollistaminen. 

Milloin työntekijän työsähköpostiosoitteiden tulee olla Vardassa Valssilla toteutettavia kansallisia arviointeja varten?

Karvi toteuttaa ensimmäisen kansallisen arvioinnin syksyllä 2025 (loka-marraskuu). Karvi ilmoittaa toimijoille, jotka osallistuvat ensimmäisen kansallisen arvioinnin otokseen loka-marraskuun 2024 aikana. Yhdeksän suurinta kuntaa osallistuvat molempiin arviointeihin, jotta otos on mahdollisimman edustava. Tämä tarkoittaa sitä, että työntekijän työsähköpostiosoitteet (ja varmistaa muiden työntekijätietojen ajantasaisuus) tulee tallentaa ensimmäiseen otokseen osuvien varhaiskasvatustoimijoiden osalta viimeistään kevään 2025 aikana. Mieluiten kuitenkin mahdollisimman pian, jotta voidaan varmistua siitä, että tiedot siirtyvät oikein ja säännöllisesti Vardaan eikä ongelmia ilmene sitten, kun kansallisen arviointi on ajankohtainen.

Kysymyksiä ja vastauksia*

Klikkaa auki nähdäksesi henkilöstötietojen tallentamiseen liittyviä kysymyksiä ja vastauksia.

Meillä henkilöstöhallinto on ulkoistettu, siirretäänkö henkilöstötiedot ulkoistetun toimijan järjestelmästä integraatiolla vai tallennammeko tiedot käyttöliittymällä?

Varhaiskasvatustoimija tekee itsenäisesti päätöksen tiedon tallennustavasta Vardaan. Vardan kanssa yhteistyötä tekevät henkilöstöhallinnon järjestelmätoimittajat on listattu sivulla https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613646.

Tallennustehtävän ulkoistamiseen liittyy yleensä henkilötietojen käsittelyyn, toimintatapoihin ja vastuisiin liittyviä asioita, jotka pitää huomioida sopimuksissa. Tietojen tallennustapaa voi muuttaa, ohje löytyy sivulta https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Tallentamistavan+vaihtaminen. Varhaiskasvatustoimija voi tarvittaessa antaa käyttöoikeuksia ulkoistetulle toimijalle.


Millaisia henkilöstön mitoitukseen liittyviä tietoja Vardasta on saatavilla? 

Vardasta saadaan suunniteltu tieto lapsimääristä, varhaiskasvatuspaikoista sekä varhaiskasvatuksen henkilöstöstä sekä varhaiskasvatustoimijan toimipaikkatiedot. Vardaan kerätään pääsääntöisesti vain suunniteltua tietoa, ei toteumatietoa, joten toteumatason suhdelukuja ei saada Vardasta.  


Onko Vardaan mahdollista tallentaa henkilön tiedot ensimmäistä kertaa oppijanumerolla? Emme haluaisi tallentaa tietoja Vardaan henkilötunnuksella.  

Tämä vaatisi oppijanumeron hakua oppijanumerorekisteristä. Tätä varten tarvitaan käyttöoikeudet Oppijanumerorekisteriin. Ne henkilöt, joilla ei ole hetua, tulee ensin yksilöidä Oppijanumerorekisterissä. Tällöin henkilö tallennetaan Oppijanumerorekisteriin Opintopolun virkailija-käyttöliittymän kautta. Lue myös Henkilötunnuksettoman lapsen tai työntekijän lisääminen Vardaan


Onko mahdollista tuoda tietoja useammasta järjestelmästä, esimerkiksi työntekijän tiedot henkilöstöhallinnon järjestelmästä ja täydennyskoulutustiedot täydennyskoulutusjärjestelmästä? 

On mahdollista. Seuraavat tietokokonaisuudet voi tallentaa eri tallennustavoilla: työntekijän tiedot, täydennyskoulutustiedot ja vuokratun henkilöstön tiedot. Ohjeet useamman tallennustavan käytölle löytyvät sivulta Käyttöönottoon valmistautuminen ja palvelukäyttäjätunnusten tekeminen Vardan käyttäjähallinta#Vardanpalveluk%C3%A4ytt%C3%A4jientiedonsiirtotunnukset


Ovatko Vardan käyttämät koodistot Tilastokeskuksen ja Kevan (ent. Kuntien eläkevakuutus) koodeja? 

Vardan tehtävänimikekoodisto hyödyntää Kevan ammattinimike-koodiston koodiarvoja ja Vardan tutkintokoodisto hyödyntää Tilastokeskuksen Koulutusluokituksen koodeja. 

 

Onko poikkeuksia, jolloin oppisopimuskoulutuksessa olevan työntekijän voi tallentaa Vardaan, esim. voiko oppisopimuskoulutuksessa palkkatuella työskentelevän tallentaa Vardaan?

Oppisopimuskoulutuksessa olevia työntekijöitä ei pääsääntöisesti tallenneta Vardaan, sillä Vardaan ei tallenneta tietoja myöskään harjoittelijoista, työvoimakoulutuksessa tai työkokeilussa olevista henkilöistä.
Oppisopimuskoulutuksessa oleva työntekijä tallennetaan kuitenkin Vardaan seuraavassa poikkeustapauksessa:

  • kun oppisopimuskoulutuksessa oleva henkilö työskentelee jossain Vardaan tallennettavassa varhaiskasvatuksen työtehtävässä enintään vuoden kestävässä määräaikaisessa työsuhteessa varhaiskasvatuslain 33 §:n nojalla. Tämä edellyttää, että kyseiseen tehtävään ei ole saatu avoimen rekrytoinnin kautta kelpoisuusvaatimukset täyttäviä henkilöitä.

Palkkatuki ei ole itsessään peruste tietojen tallentamiselle, eli jos oppisopimuskoulutuksessa oleva henkilö saa palkkatukea ja täyttää ylläolevan ehdon, niin henkilö voidaan tallennetaan Vardaan.


Kuinka pitkä työsuhteen tulee olla, että varhaiskasvatuksessa sijaisuutta tekevällä henkilöllä tulisi olla työsähköpostiosoite määritettynä?

Työsähköpostiosoite Vardassa liittyy olennaisesti Karvin ylläpitämään varhaiskasvatuksen laadunarviointijärjestelmään Valssiin. Karvin vastaus tähän on, että mitään tiettyä sijaisuuden vähimmäispituutta ei ole määritelty, mutta alle kuukauden mittaisissa palvelussuhteissa olevien sijaisten tietoihin ei ole välttämättä tarvetta lisätä työsähköpostiosoitetta, sillä lyhytaikaisissa sijaisuuksissa heidän on lähes mahdotonta toteuttaa arviointia, joka liittyy kyseisen toimipaikan varhaiskasvatustoimintaan.


Miten saan tarkistettua keneltä kaikilta työntekijöiltä puuttuu työsähköpostiosoite Vardasta?

Vardan Excel-raporteista löytyy raportti Voimassa olevat työntekijätiedot. Raportille muodostuu omaksi sarakkeekseen Sähköpostiosoite. Tämän Excel-raportin avulla on siis mahdollista löytää ne työntekijät, joilta puuttuu työsähköpostiosoite Vardasta.


Voinko poistaa työntekijän työsähköpostiosoitteen, kun työntekijä lopettaa työskentelyn varhaiskasvatuksessa?

Työntekijän sähköpostiosoitetta ei poisteta Vardasta, kun työskentely päättyy. Sähköpostiosoite säilytetään siis Vardassa samalla tavalla kuin muutkin varhaiskasvatuksen henkilöstön tiedot, jotka säilytetään Vardassa viisi vuotta palvelussuhteen päättymisestä. Tallennetut tiedot säilytetään Vardan säilytysajan päättymisen jälkeen pysyvästi sähköisessä muodossa Kansallisarkistossa.

Lisätietoa

Uppgifter om personalen


OBS! I Varda ska man på personnivå föra in uppgifter om alla arbetstagare inom småbarnspedagogik som har ett anställningsförhållande hos aktören inom småbarnspedagogik (kommunen, samkommunen eller den privata serviceproducenten). Hit hör även uppgifter om vikarier för personer som har ett tidsbundet eller tills vidare gällande anställningsförhållande hos aktören inom småbarnspedagogik! Läs mer här.

Vilka personalgruppers uppgifter ska man föra in i Varda på personnivå?

I Varda ska man föra in uppgifter om följande personer som arbetar inom småbarnspedagogiken och som är anställda hos aktören inom småbarnspedagogik i ett stadigvarande eller tidsbundet tjänste- eller arbetsförhållande.

  • daghemsföreståndare (även som enbart har administrativa uppgifter)
  • personer med fostrings-, undervisnings- och vårduppgifter
  • assistenter som deltar i fostrings- och vårduppgifter som berör enskilda barn eller grupper.

En person införs i Varda också om hen arbetar med förutnämnda uppgifter och är anställd med lönesubvention som beviljas av arbets- och näringsbyrå.

Vilka personalgruppers uppgifter ska man inte föra in i Varda?

Uppgifter om följande personer som arbetar inom småbarnspedagogiken ska inte föras in i Varda:

  • personal som enbart arbetar med administrativa uppgifter inom småbarnspedagogiken (obs. daghemsföreståndare som enbart har administrativa uppgifter läggas in i Varda, kolla Yrkesbenämningar)
  • personal som enbart arbetar inom öppen småbarnspedagogisk verksamhet
  • personal som enbart arbetar inom förskoleundervisning
  • personal som enbart arbetar med köks- och rengöringsuppgifter
  • praktikanter och personer som deltar i läroavtalsutbildning  
  • personer som deltar i arbetskraftsutbildning
  • personer som deltar i arbetsprövning
  • personer som fullgör sin civiltjänstgöring

Vilka personalgruppers uppgifter ska man föra in i Varda på summanivå?

I Varda ska man föra in kvantitativa uppgifter (antal) om följande personer som arbetar inom småbarnspedagogiken:

Vilka uppgifter om personal ska man föra in i Varda på personnivå?

Följande uppgifter ska föras in i Varda om personalen inom småbarnspedagogik:

  1. namn, personbeteckning, studentnummer, modersmål och kontaktuppgifter
  2. verksamhetsställe och i lagen om småbarnspedagogik avsedd arbetsuppgift
  3. anställningsförhållande och arbetstid
  4. avlagd examen som ger behörighet enligt lagen om småbarnspedagogik
  5. deltagande i fortbildning 

Införandet av personalens kontaktuppgifter

Kommunen, samkommunen och den privata serviceproducenten inom småbarnspedagogik kan föra in arbetstagarens e-postadress i Varda ifall man använder sig av det digitala kvalitetsutvärderingssystemet (Valssi) för att fullgöra sin skyldighet enligt 24 § i lagen om småbarnspedagogik. Om användningen av kvalitetsutvärderingssystemet föreskrivs i lagen om Nationella centret för utbildningsutvärdering (1295/2013) vars ändringar (946/2022) träder i kraft 1.1.2023.

Till skillnad från de uppgifter som förs in om andra personer i Varda förs arbetstagarens hemkommun och personliga kontaktuppgifter inte in i Varda.

Ytterligare information


Sivun sisältö

  • No labels