Ansvaret för att föra in uppgifter då småbarnspedagogiken berör flera kommuner (på svenska)
Yleistä
Seuraavassa on kuvattu tarkemmin järjestämis- ja tallennusvastuita niissä tapauksissa, kun varhaiskasvatus tai muu varhaiskasvatuksessa olevaan lapseen liittyvä palvelu, kuten lastensuojelun tukitoimet, toteutetaan yhteistyössä usean kunnan kanssa tai kunnan henkilöstöhallintoon liittyvät palvelut hankitaan palvelukeskukselta.
1.Yksi kunta järjestää toisen/usean kunnan varhaiskasvatuksen
Jos kunnat ovat keskenään sopineet, että yksi kunta vastaa muiden kuntien varhaiskasvatuksen järjestämisestä, järjestämisvastuussa oleva kunta vastaa myös tietojen tallennuksesta Vardaan. Vaaditut tiedot tulee tallentaa kunkin kunnan alle.*
2.Kunta hankkii ostopalveluna varhaiskasvatusta toiselta kunnalta
Jos kunta hankkii ostopalveluna varhaiskasvatusta toiselta kunnalta, varhaiskasvatuksen järjestämisvastuu on sillä kunnalla, jossa lapsi on Väestötietojärjestelmässä kirjoilla. Tallentaminen tapahtuu siten kuin edellä ostopalvelua koskevassa kohdassa on esitetty.
3.Varhaiskasvatuksessa ollut lapsi muuttaa kunnasta toiseen
Jos lapsi muuttaa kunnasta toiseen ja varhaiskasvatus lapsen entisessä asuinkunnassa lakkaa, entisen asuinkunnan Vardaan tallentamat tiedot lapsesta jäävät tietovarantoon varhaiskasvatuslaissa määritellyksi ajaksi. Jos lapsi aloittaa varhaiskasvatuksen uudessa asuinkunnassaan, uusi varhaiskasvatuksen järjestäjä vastaa näiden varhaiskasvatustietojen tallentamisesta Vardaan.
4.Kunta yhdistyy toisen kunnan kanssa
Jos kunnat yhdistyvät kuntaliitokseksi, kuntien aiemmin Vardaan tallentamat tiedot varhaiskasvatuksessa olevista lapsista jäävät tietovarantoon varhaiskasvatuslaissa määritellyksi ajaksi. Yhdistymisen seurauksena syntynyt uusi varhaiskasvatuksen järjestäjä vastaa jatkossa tietojen tallentamisesta Vardaan.
5.Lastensuojelun tukitoimena toiseen kuntaan sijoitettu lapsi varhaiskasvatuksessa
Jos kunta sijoittaa lastensuojelun tukitoimena lapsen toiseen kuntaan ja lapsi on tässä kunnassa varhaiskasvatuksessa, tietojen tallennusvastuu Vardaan on tämän lapsen varhaiskasvatusta järjestävällä kunnalla, mutta kunnat voivat myös sopia keskenään vastuusta.
Siirtämis-/tallentamistehtävästä sopiminen (ostopalvelu tai palveluseteli)
Järjestämisvastuussa olevan kunnan on mahdollista tehdä sopimus vuodesta 2020 lähtien lasten tietojen siirtämis- tai tallentamistehtävästä Vardaan palveluntuottajana toimivan organisaation kanssa. Sopimuksella poiketaan varhaiskasvatuslain 68 §:n mukaisesta Varda-tietoja koskevasta lasten tietojen siirtämis- tai tallentamistehtävän vastuunjaosta. Tällaisessa tilanteessa kunnalla/kuntayhtymällä on edelleen lasten tietojen siirtämis-/tallennusvastuu Vardaan, mutta siirtämis-/tallentamistehtävän Vardaan voi toteuttaa organisaatio, joka tuottaa kunnan/kuntayhtymän ostopalveluna ja palvelusetelillä toteutetun varhaiskasvatuksen.
Lisätietoja tallentamistehtävän siirrosta ja siihen liittyvästä sopimuksesta:Tallentamistehtävän siirto*
Kunta hankkii henkilöstöhallinnon palvelut palvelukeskukselta
Jos varhaiskasvatuksen järjestämisvastuussa oleva kunta hankkii henkilöstöhallintoon liittyvät palvelut palvelukeskukselta, vastaa kunta edelleen henkilöstötietojen tallentamisesta Vardaan. Kunta voi halutessaan tehdä palvelukeskuksen kanssa sopimuksen siitä, että palvelukeskuksessa kunnan asioita hoitava henkilö saa
- pääsyn kunnan Vardaan tallentamiin henkilöstötietoihin ja
- tarvittaessa sopimuksen pohjalta tekee kunnan puolesta Vardan henkilöstökokonaisuuden tiedon laadun testauksen.
Jos kunta myöntää palvelukeskuksen työntekijälle katseluoikeudet Vardaan tallennettuihin henkilöstötietoihin, käyttöoikeuksien hallinnoimisessa tulee noudattaa Opetushallituksen ohjeistusta Vardan käyttäjähallinnasta. Myös tietosuojalainsäädännön mukaisista velvoitteista on huolehdittava. Lain mukaisen rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, että sen lukuun tietoja käsittelevän (tallentavan) henkilötietojen käsittelijän velvollisuudet on tarkasti määritelty sopimuksella tai muulla laillisella asiakirjalla.
Vastuu henkilöstöä koskevien tietosisältöjen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta on varhaiskasvatusta järjestävällä kunnalla.
Kunta siirtää järjestämisvastuun toiselle kunnalle (erikoistapaus)
Lapsi asuu kunnassa A, jolla on varhaiskasvatuksen järjestämisvastuu. Kunta A ostaa varhaiskasvatusta kunnalta B. A on tehnyt omaan järjestelmäänsä maksupäätöksen, mutta asiakasmaksun määrä on 0 eikä asiakas saa laskua kunnalta A. Kunta B laskuttaa asiakasta ja tekee tähän liittyen maksupäätöksen todellisesta asiakasmaksusta. Kumpi kunta tallentaa maksutiedon Vardaan ja miten varmistutaan, ettei maksutieto siirry molemmista kunnista?
Tietojen tallentamisesta vastaa tässä tapauksessa se kunta, joka määrää lapsen varhaiskasvatuksen asiakasmaksun. Lapsen varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista määrääminen on julkisen vallan käyttöä, jonka voidaan katsoa kuuluvan varhaiskasvatusta järjestävälle toimijalle. Tässä tapauksessa voidaan katsoa, että kunta A on siirtänyt varhaiskasvatuksen järjestämisvastuun kunta B:lle, koska kunta B määrää lapsen varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista. Kunnan A ja B kuuluu yhdessä varmistaa, että lapsen tiedot tallentuvat Vardaan oikeasta kunnasta.
Ansvaret för att föra in uppgifter då småbarnspedagogiken berör flera kommuner
Allmänt
Nedan redogörs närmare för anordnar- och registreringsansvaret i de fall då småbarnspedagogiken eller andra tjänster som berör barnet som deltar i småbarnspedagogik, såsom stödtjänster inom barnskyddet, genomförs i samarbete mellan flera kommuner.
1. En kommun ordnar en kommuns/flera kommuners småbarnspedagogiska verksamhet
Om kommunerna sinsemellan har avtalat att en kommun svarar för att ordna de övriga kommunernas småbarnspedagogik är det kommunen som har anordnaransvaret som svarar för att föra in uppgifterna i Varda.
2. Kommunen skaffar småbarnspedagogiken som en köpt tjänst av en annan kommun
Om en kommun skaffar småbarnspedagogiken som en köpt tjänst av en annan kommun är det den kommun där barnet enligt Befolkningsdatasystemet är skriven som har ansvaret för att föra in uppgifterna i Varda.
3. Barnet som deltar i småbarnspedagogik flyttar till en annan kommun
Om barnet flyttar från en kommun till en annan och småbarnspedagogiken upphör i den tidigare hemkommunen bevaras de uppgifter som den tidigare hemkommunen fört in i Varda för den tid som föreskrivs i lagen om småbarnspedagogik. Om barnet deltar i småbarnspedagogik i den nya hemkommunen är det den nya anordnaren av småbarnspedagogik som svarar för att uppgifterna om småbarnspedagogik förs in i Varda.
4. Kommunen införlivas med en annan kommun
Om flera kommuner slås samman i samband med en kommunfusion bevaras uppgifterna som kommunerna tidigare sparat i Varda för den tid som föreskrivs i lagen om småbarnspedagogik. Det är i fortsättningen den nya anordnaren av småbarnspedagogik som svarar för att föra in uppgifterna i Varda.
5. Barnet deltar i småbarnspedagogik i en annan kommun som en stödåtgärd inom barnskyddet
Om kommunen placerar barnet i en annan kommun som en stödåtgärd inom barnskyddet och barnet deltar i småbarnspedagogik i den kommunen är det kommunen som ordnar småbarnspedagogiken som barnet deltar i som har ansvar för att föra in uppgifterna i Varda. Kommunerna kan även sinsemellan komma överens om ansvarsfördelningen.
Överenskommelse om överföringen/sparandet av uppgifter (köpt tjänst eller servicesedel)
Kommunen som har ansvar för att ordna småbarnspedagogiken kan från och med 2020 avtala med serviceproducenten om vem som överför eller sparar uppgifterna i Varda. Avtalet avviker från ansvarsfördelningen som anges i 68 § i lagen om småbarnspedagogik. I en sådan här situation är det fortfarande kommunen/samkommunen som har ansvaret för att överföra eller spara uppgifterna i Varda men överföringen eller sparandet kan skötas av en organisation som producerar småbarnspedagogik som kommunen/samkommunen ordnar som en köpt tjänst eller servicesedel.
Då en sådan här överenskommelse ingås ska man även vara uppmärksam på dataskyddslagstiftningen. Enligt lagen ska den personuppgiftsansvariga se till att man med ett avtal eller annat lagenligt dokument noggrant fastställt skyldigheterna för den som behandlar personuppgifter i den personuppgiftsansvariges ställe.
Kommunen köper personalförvaltningstjänster av en servicecentral
Om en kommun som har anordnaransvar för småbarnspedagogiken köper tjänster som berör personalförvaltningen av en servicecentral, har kommunen fortfarande ansvaret för att föra in uppgifterna om personalen i Varda. Kommunen kan vid behov ingå ett avtal med servicecentralen om att personen som vid servicecentralen sköter kommunens ärenden
- får tillgång till de uppgifter om personalen som kommunen fört in i Varda och
- vid behov och på basis av ett avtal testar kvaliteten på uppgifterna som förts in i Varda.
Om kommunen ger en anställd vid en servicecentral användarrättigheter som Varda-läsare med tillgång till uppgifterna om personalen, ska man vid beviljandet av användarrättigheter följa Utbildningsstyrelsens anvisningar som gäller Vardas användaradministration. Det är också viktigt att iaktta skyldigheterna som föreskrivs i dataskyddslagstiftningen. Den som i enlighet med lagen är personuppgiftsansvarig ska se till att skyldigheterna som gäller personuppgiftsbiträdet som behandlar (för in) personuppgifter på den personuppgiftsansvarigas vägnar noggrant har definierats genom ett avtal eller ett annat juridiskt dokument.
Det är kommunen som ordnar småbarnspedagogiken som har ansvaret för att uppgifterna om personalen i Varda är korrekta och aktuella.
Kommunen överlåter ansvaret att ordna småbarnspedagogik till en annan kommun (specialfall)
Ett barn bor i kommun A som ansvarar för att anordna småbarnspedagogiken. Kommun A köper småbarnspedagogik som köpt tjänst av kommun B. Kommun A har i sitt eget system fattat ett beslut om klientavgiften, men beloppet är 0 € och kunden faktureras inte av kommun A. Kommun B fakturerar kunden och fattar i anslutning med detta ett beslut om avgiften för den egentliga klientavgiften. Vilken kommun är det som för in uppgifterna om avgiften i Varda i detta fall och hur säkerställer vi att uppgiften om avgiften inte förs in från båda kommunerna?
Det är i detta fall den kommun som fattar beslutet om klientavgiften inom småbarnspedagogiken som ansvarar för att föra in uppgifterna i Varda. Att fatta beslut om klientavgifter inom småbarnspedagogiken är utövning av offentlig makt som kan anses tillhöra anordnaren av småbarnspedagogiken. I detta fall kan man anse att kommun A har överlåtit ansvaret för att ordna småbarnspedagogiken till kommun B eftersom kommun B fattar beslutet om klientavgifterna inom småbarnspedagogiken för barnets del. Kommunerna A och B ska tillsammans säkerställa att barnets uppgifter förs in i Varda från rätt kommun.