Kun opetus- ja kulttuuriministeriö antaa uudelle koulutustoimijalle koulutuksen järjestämisluvan, tai kun koulutustoimijat yhdistyvät, tai niiden toiminta lakkaa, tai kun koulutustoimija lakkauttaa tai perustaa uusia oppilaitoksia, tai yhdistää jo olemassa olevia oppilaitoksia, tai kun oppilaitoksen nimi muuttuu, koulutustoimijan tulee olla yhteydessä Opetushallitukseen. Koulutustoimijan tulee ilmoittaa muutoksista Opetushallitukseen lomakkeella. Linkki lomakkeeseen Organisaatiotietojen muutosilmoitus
Opetushallituksessa tarkistetaan Opetus- ja kulttuuriministeriön päätökset, haetaan Opintopolkuun YTJ- järjestelmästä uusi koulututustoimija ja ollaan tarvittaessa yhteydessä Tilastokeskukseen. Tilastokeskuksen kanssa sovitaan mm. oppilaitoksen tunnuksesta sekä oppilaitostyypistä Oppilaitostyyppiluokitus
Organisaatiotiedot siirtyvät mm. KELAan, Tilastokeskukseen ja muiden viranomaisten järjestelmiin joten koulutuksen järjestäjän ja oppilaitoksen tunnisteiden tulee olla oikein eri järjestelmien tiedonsiirtojen mahdollistamiseksi. Yhdistäviä tietoja ovat mm. Koulutustoimijan Y-tunnus sekä Oppilaitoksen oppilaitostunnus Oppilaitostunnus
Lukiokoulutus
Koulutuksen järjestämislupa
Opetus- ja kulttuuriministeriö voi myöntää hakemuksesta kunnalle, kuntayhtymälle, rekisteröidylle yhteisölle, säätiölle tai valtion oppilaitokselle luvan koulutuksen järjestämiseen (Lukiolaki 714/2018, 3 §). Luvassa määrätään kunnat, joissa koulutusta järjestetään, opetuskielet, mahdollinen erityinen koulutustehtävä, koulutuksen järjestäjän oikeus järjestää sisäoppilaitosmuotoista koulutusta sekä muut tarpeelliset koulutuksen järjestämiseen liittyvät ehdot. Koulutuksen järjestäjä päättää lukioista, joissa koulutusta järjestetään, jollei luvassa toisin määrätä. (4 §) Opetus- ja kulttuuriministeriö päättää koulutuksen järjestäjän hakemuksesta koulutuksen järjestämisluvan muuttamisesta ja peruuttamisesta (5 §). Lukiokoulutuksen järjestämislupaa ja muutosta siihen haetaan opetus- ja kulttuuriministeriöltä lähettämällä ministeriön kirjaamoon vapaamuotoinen hakemus, josta ilmenevät tiedot hakijasta, koulutuksen tarpeellisuus sekä hakijan ammatilliset ja taloudelliset edellytykset.
Muutokset koulutuksen järjestäjässä
Jos koulutuksen järjestäjä muuttuu (uusi Y-tunnus), tulee uudelle järjestäjälle hakea uutta koulutuksen järjestämislupaa ja vanhan järjestäjän luvan peruuttamista opetus- ja kulttuuriministeriöltä. Koulutuksen järjestäjän muuttaessa nimeään koulutuksen järjestämislupaa ei ole tarpeen muuttaa.
Muutokset oppilaitoksissa
Ilmoita oppilaitoksen perustamisesta, lakkauttamisesta, yhdistämisestä toiseen oppilaitokseen, oppilaitoksen nimenmuutoksesta tai oppilaitoksen siirtymisestä toisen kunnan ylläpidettäväksi Tilastokeskukselle ja Opetushallitukselle. Liitä ilmoitukseen kunnan päätös, josta käy ilmi muutokset. LOMAKE (muista joka kohtaan)
Oppilaitoksen perustaminen
Pyydä Tilastokeskuksesta uudelle perustettavalle oppilaitokselle numerotunniste ja oppilaitostyyppi. Ilmoita tunniste, perustamispäivämäärä, oppilaitostyyppi sekä oppilaitoksen nimi ja yhteystiedot Opetushallitukselle. Liitä ilmoitukseen kunnan päätös, josta käy ilmi muutokset.
Opintopolku
Huolehdi, että uuden oppilaitoksen opiskelijoiden tiedot siirtyvät KOSKI tietovarantoon.
Opintopolussa oleva yhteishaussa oleva koulutustarjonta on tallennettu oppilaitosten yhdistymistapauksessa jäljelle jäävään oppilaitokseen.
Oppilaitoksen virkailijoilla on tarvittavat käyttöoikeudet Opintopolun palveluihin.
Ammatillinen koulutus
Ammatillisten tutkintojen ja koulutuksen järjestämislupa
Laissa ammatillisesta koulutuksesta (531/2017) tarkoitettujen ammatillisten tutkintojen ja koulutuksen järjestäminen edellyttää opetus- ja kulttuuriministeriön myöntämää tutkintojen ja koulutuksen järjestämislupaa (järjestämislupa). Järjestämislupa voidaan myöntää hakemuksesta kunnalle, kuntayhtymälle, rekisteröidylle yhteisölle tai säätiölle (22 §). Järjestämisluvassa määrätään tutkinnot ja koulutus, opetus- ja tutkintokieli, toiminta-alue, opiskelijavuodet sekä muut koulutuksen järjestäjän oikeudet, velvollisuudet, ehdot ja tehtävät (23-27 §). Opetus- ja kulttuuriministeriö päättää hakemuksesta järjestämisluvan muuttamisesta ja peruuttamisesta (29 §). Ammatillisen koulutuksen järjestämislupaa ja muutosta siihen haetaan opetus- ja kulttuuriministeriöltä lähettämällä vapaamuotoinen hakemus ministeriön kirjaamoon. Järjestämislupahakemuksessa tulee kuitenkin käydä ilmi seikat, joista on säädetty lain ammatillisen koulutuksen 28 §:ssä järjestämisluvan myöntämisedellytyksistä sekä asetuksen ammatillisesta koulutuksesta (673/2017) 2. luvussa tutkintojen ja koulutusten järjestämisestä mm. hakemukseen liitettävistä asiakirjoista ja selvityksistä. Lisäksi on huomioitava myös OKM:n ja OPH:n laatima ohje Osaamisen arvioinnin toteuttamissuunnitelman tietosisällöstä sekä hakijan toimivaltaisen elimen? lainvoimainen päätös järjestämisluvan hakemisesta. Järjestämisluvan hakijalla tulee olla Y-tunnus. Päätös järjestämisluvaksi ja sen muutos ovat maksullisia päätöksiä (Opetus- ja kulttuuriministeriön maksullisista suoritteista annettu asetuksen (398/2018) liitteen 2 mukaisesti)
Muutokset koulutuksen järjestäjässä
Jos koulutuksen järjestäjä muuttuu (uusi Y-tunnus), tulee uudelle järjestäjälle hakea uutta koulutuksen järjestämislupaa ja vanhan järjestäjän luvan peruuttamista opetus- ja kulttuuriministeriöltä. Kumpikin osapuoli/juridinen henkilö jättää oman hakemuksensa. Asetuksen ammatillisesta koulutuksesta (673/2017) 6 §:n mukaisesti ammatillisen koulutuksen järjestämislupahakemus on toimitettava opetus- ja kultturiministeriöön viimeistään kuusi kuukautta ennen koulutuksen suunniteltua aloittamisajankohtaa. Koulutuksen järjestäjän muuttaessa nimeään koulutuksen järjestämislupaa ei ole tarpeen muuttaa, mutta järjestäjän tulee tehdä ilmoitus nimen muutoksesta OKM:lle ja Opetushallitukselle. Ilmoitus tulee tehdä viipymättä nimen rekisteröimisen jälkeen. Ilmoitukseen tulee sisältyä koulutuksen järjestäjän päätös nimen muuttamisesta sekä yhteisön, säätiön tai osakeyhtiön nimen muutosta koskeva rekisteriote tai kuntayhtymän osalta perustamissopimus. (Pitäisikö tähän lisätä jotain tekstiä YTJ:stä?) Mikäli koulutuksen järjestäjä ei fuusioidu, vaan toiminta lakkautuu kokonaan, järjestäjä toimittaa siitä hakemuksen ministeriölle.
Muutokset oppilaitoksissa
Ilmoita oppilaitoksen perustamisesta, lakkauttamisesta, yhdistämisestä toiseen oppilaitokseen, oppilaitoksen nimenmuutoksesta tai oppilaitoksen siirtymisestä toisen koulutuksen järjestäjän ylläpidettäväksi Tilastokeskukselle ja Opetushallitukselle. Liitä ilmoitukseen sekä koulutuksenjärjestäjän päätös, josta käy ilmi oppilaitoksiin kohdistuvat muutokset.
Oppilaitoksen perustaminen
Pyydä Tilastokeskuksesta uudelle perustettavalle oppilaitokselle numerotunniste ja oppilaitostyyppi. Ilmoita tunniste, oppilaitostyyppi sekä oppilaitoksen nimi ja yhteystiedot Opetushallitukselle. Liitä ilmoitukseen kunnan päätös, josta käy ilmi muutokset.
Opintopolku
Huolehdi, että uuden oppilaitoksen opiskelijoiden tiedot siirtyvät KOSKI tietovarantoon.
Opintopolussa oleva yhteishaussa oleva koulutustarjonta on tallennettu oppilaitosten yhdistymistapauksessa jäljelle jäävään oppilaitokseen.
Oppilaitoksen virkailijoilla on tarvittavat käyttöoikeudet Opintopolun palveluihin.