Kun opetus- ja kulttuuriministeriö antaa uudelle koulutustoimijalle koulutuksen järjestämisluvan, tai kun koulutustoimijat yhdistyvät, tai niiden toiminta lakkaa, tai kun koulutustoimija lakkauttaa tai perustaa uusia oppilaitoksia, tai yhdistää jo olemassa olevia oppilaitoksia, tai kun oppilaitoksen nimi muuttuu, koulutustoimijan tulee olla yhteydessä Opetushallitukseen. Koulutustoimijan tulee ilmoittaa muutoksista Opetushallitukseen lomakkeella. Linkki lomakkeeseen Organisaatiotietojen muutosilmoitus
Opetushallituksessa tarkistetaan Opetus- ja kulttuuriministeriön päätökset, haetaan Opintopolkuun YTJ- järjestelmästä uusi koulututustoimija ja ollaan tarvittaessa yhteydessä Tilastokeskukseen. Tilastokeskuksen kanssa sovitaan mm. oppilaitoksen tunnuksesta sekä oppilaitostyypistä Oppilaitostyyppiluokitus
Organisaatiotiedot siirtyvät mm. KELAan, Tilastokeskukseen ja muiden viranomaisten järjestelmiin joten koulutuksen järjestäjän ja oppilaitoksen tunnisteiden tulee olla oikein eri järjestelmien tiedonsiirtojen mahdollistamiseksi. Yhdistäviä tietoja ovat mm. Koulutustoimijan Y-tunnus sekä Oppilaitoksen oppilaitosnumero Oppilaitostunnus