Syftet med Varda

Vem administrerar Varda?

• Utbildningsstyrelsen ansvarar för den tekniska administrationen av informationsresursen inom småbarnspedagogiken.
• Utbildningsstyrelsen ansvarar för tillståndsförfaranden som gäller överföring av uppgifter till informationsresursen inom småbarnspedagogiken.
• Datainnehållet i informationsresursen inom småbarnspedagogiken definieras i 70 § i den nya lagen om småbarnspedagogik (540/2018). Vardas specifikationer såsom datamodellen, uppgiftsförteckningen och kodsystemet definieras utifrån 70 §.

Vilka skyldigheter för Varda med sig?

Enligt lagen om småbarnspedagogik ska aktören inom småbarnspedagogik föra in de uppgifter som krävs i Varda. Utbildningsstyrelsen föreskriver och ger anvisningar om införandet av uppgifter. 

Tidtabeller

Läs mer: Förberedelser inför ibruktagandet av Varda samt Förordningar och anvisningar

Införs uppgifter via användargränssnittet i Varda en eller två gånger i månaden?

Enligt Utbildningsstyrelsens föreskrift införs uppgifter i Varda senast månadens 15:e och månadens sista dag. Aktörer inom småbarnspedagogik kan om de så vill även föra in uppgifter i Varda via användargränssnittet oftare än två gånger i månaden. Om det under en månad inte sker ändringar i uppgifterna behöver man naturligtvis inte införa/uppdatera uppgifter i Varda.

Vid vilken tidpunkt på dygnet överförs uppgifterna till Varda dagligen?

Systemleverantörerna svarar för den automatiska överföringen av uppgifter till Varda. Aktören inom småbarnspedagogik kan därmed avtala om detta med systemleverantören. 

Överför man dagligen till Varda endast uppgifter för dagen i fråga eller överför man uppgifter retroaktivt för flera dagar?

Systemleverantörerna har blivit anvisade att till Varda endast överföra ändrade uppgifter och efter att uppgiftsöverföringarna inletts överförs ändrade uppgifter till Varda dagligen. Överföring av uppgifter retroaktivt för flera dagar kan emellertid bli aktuellt, om överföringen av kommunens uppgifter inleds till exempel 1.4.2019. Enligt lagen om småbarnspedagogik ska uppgifter överföras till Varda från och med 1.1.2019, så i detta fall skickas uppgifter vid den inledande överföringen retroaktivt för tiden 1.1.–31.3.2019.

Överförs uppgifterna som förs in i Varda genom en systemintegration också under veckosluten?

Enligt Utbildningsstyrelsens föreskrift ska uppgifterna som överförs via en integration föras in i Varda en gång per dygn.

Vardas andvändaradministration och användandet av Varda

Läs mer: Vardas användaradministration

Hur loggar jag in i Vardas användargränssnitt?

Du loggar in i Vardas användargränssnitt på sidan https://virkailija.opintopolku.fi/varda. Efter inloggningen ser du de tjänster som du har användarrättigheter till (till exempel Varda, Koski, användaradministration). Före du kan logga in i Varda ska du skapa ett användarnamn och lösenord till tjänsten. Notera att du kan skapa användarnamnet endast genom en inbjudan som du får till din e-post. Obs! Webbläsare som kan användas är Chrome, Firefox och Edge. Internet Explorer fungerar inte.

Jag har gömt mitt lösenord, hur kan jag logga in i Varda?

Om du glömt ditt lösenord kan du på inloggningssidan (virkailija.opintopolku.fi/varda) klicka på suomi.fi-identifikationslänken och logga in med exempelvis bankkoder. Efter att du loggat in kan du byta lösenord i dina egna uppgifter.

Hur får jag användarnamn och användarrättigheter till Varda?

Om organisationen har en Varda-administratör kan hen skicka en inbjudan till att skapa användarnamn till din e-post. Om organisationen inte har en Varda-administratör, är det i kommunen den ansvariga användaren för Studieinfo som bjuder in nya Varda-administratörer och hos den privata serviceproducenten meddelas organisationens (första) Varda-administratör i samband med registreringen inför ibruktagandet av Varda.

Vilka olika användarrättigheter eller roller kan man ha i Varda?

Användarrättigheterna eller rollerna beskrivs på sidan om Vardas användaradministration: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190611944#Vardank%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4hallinta-svenska

Ska jag rensa webbläsarens cacheminne då jag har använt klart Vardas användargränssnitt?

Rensa webbläsarens cacheminne då du loggar ut ur Varda, i synnerhet om du har använt en dator med internetförbindelse som är i flera personers användning, till exempel på verksamhetsstället för småbarnspedagogik. Genom att tömma cacheminnet försäkrar du att du har använt tjänsten på ett tryggt sätt. Om du har webbläsaren öppen kan du pröva använda tangentkombinationen Ctrl + Shift + Delete för att tömma cacheminnet.

Kan vi ge användarrättigheter till Varda till vår systemleverantör?

Ifall anordnaren av småbarnspedagogik beviljar användarrättigheter till någon utanför sin egen organisation (t.ex. systemleverantören) ska hanteringen regleras genom ett avtal om behandling av personuppgifter. Anordnaren ansvarar för de användarrättigheter man beviljat och för att stänga de användarrättigheter som inte längre behövs.

Kan Varda användas på en mobil enhet?

Ja, Varda kan användas med till exempel en smarttelefon eller läsplatta (tablet).

Att registrera sig inför ibruktagandet Varda

Läs mer: Anvisning för registrering av privata serviceproducenter

Vi har registrerat vår organisation inför ibruktagandet av Varda, varför kan kommunen inte föra in barnen till vårt verksamhetsställe?

Utöver registreringen inför ibruktagandet av Varda ska den privata serviceproducenten skapa användarrättigheter och föra in uppgifter om aktören och verksamhetsstället samt, beroende av formen för anordnande, uppgifter om barn i Varda. Därtill ska serviceproducenten lägga till de kommuner för vilka den producerar småbarnspedagogik som köpt tjänst eller med servicesedel på administrationssidan för köptjänster och servicesedelverksamhet. Bekanta dig med Ansvaret för införande av uppgifter enligt uppgiftshelhet samt införandet av uppgifter i Varda (på finska).

Vad händer om kommunen avslår registreringen som den privata serviceproducenten gjort inför Varda?

Om kommunen avslår registreringen ska kommunen och organisationen som registrerat sig utreda situationen. Vid behov kan man registrera sig på nytt.

Om en privat aktör inom småbarnspedagogik har verksamhetsställen i flera kommuner, vilken kommun godkänner den privata aktörens registrering inför ibruktagandet av Varda?

Om den privata serviceproducenten vid registreringen inför Varda anger flera än en kommun i vilken den har verksamhet, får alla kommuner information om att serviceproducenten registrerat sig, men endast en kommun kan handlägga (godkänna/avslå) registreringen.

Vår privata aktör inom småbarnspedagogik är en koncern. Till koncernen hör 5 organisationer, av vilka 3 ordnar småbarnspedagogisk verksamhet. Ska varje organisation göra registreringen inför Varda och spara sina uppgifter i Varda?

De aktörer inom småbarnspedagogik som ordnar/producerar småbarnspedagogisk verksamhet ska registrera sig inför användningen av Varda och därefter föra in sina uppgifter i Varda. Administrativa organisationer ska inte göra registreringen och inte heller föra in uppgifter i Varda. Varje aktör som har ett FO-nummer (Y-tunnus) ska registrera sig inför Varda.

Ska en privat familjedagvårdare själv göra registreringen inför ibruktagandet av Varda och föra in uppgifter i Varda?

En privat familjedagvårdare ska göra registreringen och föra in de uppgifter som förutsätts i Varda.

Vem ska göra registreringen inför ibruktagandet av Varda?

Registreringen av en privat aktör i Varda ska göras av en person som har rätt att uträtta ärenden elektroniskt å organisationens vägnar. Rätten att uträtta ärenden å organisationens vägnar har fastställts i Företags- och organisationsdatasystemet (YTJ) eller i Handelsregistret. Det handlar till exempel om en verkställande direktör, styrelsens ordförande och privata näringsidkare.

Den privata aktörens uppgifter i organisationstjänsten är felaktiga. Hur kan man korrigera dem?

Alla uppgifter om organisationen som finns i Handelsregistret eller YTJ ska om de ändras uppdateras i dessa register. Uppdaterade uppgifter överförs automatiskt från YTJ till Utbildningsstyrelsens Organisationstjänst. Uppgifter om verksamhetsställen upprätthålls i Varda.

Meddelas i registreringen inför ibruktagandet av Varda som organisation firman, bifirman eller det egna namnet?

Om organisationens namn finns i YTJ hämtas namnet automatiskt på blanketten med vilken man registrerar sig. Om organisationen inte har ett namn i YTJ anges ett sådant namn som är tillräckligt beskrivande för att kommunen ska kunna handlägga registreringen. 

Ansvaret att föra in uppgifter samt servicesedelverksamhet och köptjänster

Läs mer: Ansvaret för införande av uppgifter hos aktörerna inom småbarnspedagogiken

Kan en privat aktör inom småbarnspedagogik avtala om införandet av barnets uppgifter med kommunen?

Kommunen kan vid behov göra ett avtal med en privat aktör inom småbarnspedagogik om införandet av barnets uppgifter från år 2020 framåt. Då för den privata serviceproducenten in uppgifterna om barnet (personuppgifter, uppgifter om beslut om småbarnspedagogik och deltaganden i småbarnspedagogisk verksamhet) men anordnare har fortfarande ansvaret över uppgifterna.  Läs mer på sidan om Ansvar för att föra in uppgifter https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatustoimijoiden+tallennusvastuut).

Ska en privat aktör inom småbarnspedagogik separat komma överens med varje kommun, åt vilken man tillhandahåller småbarnspedagogik, om vem som för in barnens uppgifter i Varda i fråga om verksamhet som produceras med servicesedel och som köpt tjänst?

Då det är fråga om småbarnspedagogik som ordnas som köpt tjänst eller med servicesedel är det alltid anordnaren av småbarnspedagogik som för in uppgifterna om inget annat avtalas. Kommunen ska vid behov komma överens med den privata aktören inom småbarnspedagogik om införandet av barnens uppgifter.

Hur vet kommunen att den privata serviceproducenten fört in uppgifterna om barnet? Informeras kommunen med något slags meddelande och till vem skickas i så fall meddelandet?

Den privata serviceproducenten för in uppgifterna om barnet ifall kommunen avtalat om detta med serviceproducenten. Utöver detta ska både serviceproducenten och kommunen lägga till uppgifterna om servicesedelverksamhet och köpta tjänster i en separat vy i Varda (virkailija-opintopolku.fi/varda/paos-hallinta) och kommunen ska överlåta rättigheten att föra in uppgifterna om sina barn till serviceproducenten. Då detta gjorts kan kommunen se uppgifterna om sina egna barn som förts in i Varda under ett privat verksamhetsställe. Det finns ingen skild meddelandefunktion i Varda.

Hur får den privata serviceproducenten uppgifterna om inlednings- och avslutningsdatum inom småbarnspedagogiken då småbarnspedagogiken ordnas som köpt tjänst eller med servicesedel?

Den privata serviceproducenten kan läsa uppgifterna om barnen som deltar i småbarnspedagogik som ordnas som köpt tjänst eller med servicesedel då barnet förts in i hens verksamhetsställe. För att läsa uppgifterna om barn krävs en av följande användarrättigheter: Varda-administratör, Varda-registrerare (uppgifter om småbarnspedagogik) eller Varda-läsare (uppgifter om småbarnspedagogik).

Hur vet kommunen att den privata serviceproducenten fört in uppgifterna om sitt verksamhetsställe i Varda varefter kommunen kan föra in uppgifterna om barnen till verksamhetsstället?

Då den privata serviceproducenten fört in uppgifterna om sitt verksamhetsställe i Varda kan kommunen söka och lägga till verksamhetsstället administreringsvyn för servicesedelverksamhet och köpta tjänster. Utöver detta kan kommunen och den privata serviceproducenten hålla varandra uppdaterade om situationen t.ex. per e-post.

I kommunen använder vi servicepeng med privata aktörer. Behandlas servicepeng som servicesedel och gäller samma tidtabell för servicepeng som för servicesedel?

Om skillnaden mellan servicesedel och servicepeng endast är en termfråga, gäller samma tidtabell för småbarnspedagogik som produceras med servicepeng och servicesedel.

I vår kommun finns inte de uppgifter som Varda förutsätter om barnen som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet som ordnas som köpt tjänst och/eller med servicesedel. Kan en organisation som tillhandahåller småbarspedagogik som köpt tjänst och/eller med servicesedel föra in uppgifterna i Varda i kommunens/samkommunens ställe?

År 2020, då också privata aktörer inom småbarnspedagogik för in uppgifter i Varda, är det möjligt att ingå ett avtal om ansvaret för att föra in uppgifter i Varda med den organisation av vilken kommunen köper småbarnspedagogik som köpt tjänst eller med servicesedel. I en sådan situation har kommunen fortfarande ansvaret för att föra in uppgifter i Varda, men uppgifter kan föras in av organisationen som ordnar kommunens småbarnspedagogik som en köpt tjänst eller med servicesedel. Kommunen har skyldighet att i Varda föra in alla uppgifter om barn som deltar i småbarnspedagogik som ordnas som köpt tjänst och med servicesedel under år 2019. Om kommunen/samkommunen inte har uppgifter om dessa barn, är kommunen förpliktad att begära dessa uppgifter av organisationen som ordnar småbarnspedagogik som köpt tjänst eller med servicesedel. Uppgifterna om barn som deltar i småbarnspedagogik som ordnas som köpt tjänst eller med servicesedel förs under 2019 in i Varda under verksamhetsstället som namngetts enligt följande: ”Servicesedel och köpt tjänst, Kommunens namn”.

Ett barn bor i kommun A som ansvarar för att anordna småbarnspedagogiken. Kommun A köper småbarnspedagogik som köpt tjänst av kommun B. Kommun A har i sitt eget system fattat ett beslut om klientavgiften, men beloppet är 0 € och kunden faktureras inte av kommun A. Kommun B fakturerar kunden och fattar i anslutning med detta ett beslut om avgiften för den egentliga klientavgiften. Vilken kommun är det som för in uppgifterna om avgiften i Varda i detta fall och hur säkerställer vi att uppgiften om avgiften inte förs in från båda kommunerna?

Det är i detta fall den kommun som fattar beslutet om klientavgiften inom småbarnspedagogiken som ansvarar för att föra in uppgifterna i Varda. Att fatta beslut om klientavgifter inom småbarnspedagogiken är utövning av offentlig makt som kan anses tillhöra anordnaren av småbarnspedagogiken. I detta fall kan man anse att kommun A har överlåtit ansvaret för att ordna småbarnspedagogiken till kommun B eftersom kommun B fattar beslutet om klientavgifterna inom småbarnspedagogiken för barnets del. Kommunerna A och B ska tillsammans säkerställa att barnets uppgifter förs in i Varda från rätt kommun.

Införande av uppgifter i Varda

Läs mer: Införande av uppgifter i Varda

Kan vi införa vissa uppgifter via användargränssnittet, även om vi använder ett datasystem som integreras i Varda?

Då det är fråga om uppgifter om aktören, verksamhetsställen, barn och vårdnadshavare ska uppgifterna införas antingen via användargränssnittet eller med dataöverföring. Då det är fråga om personalhelheten kan aktören inom småbarnspedagogik välja att införa uppgifter i Varda antingen via användargränssnittet eller med dataöverföring för följande uppgiftshelheters del:

1. uppgifter om arbetstagare (personuppgifter, examen, arbetstagarens anställningsförhållande, huvudsakliga arbetsplatser, längre frånvaroperioder)
2. arbetstagarens fortbildning, 
3. hyrd personal med fostrings-, undervisnings- och vårduppgifter

Det innebär att man kan t.ex. införa uppgifter om arbetstagare med dataöverföring men införa uppgifter om fortbildning och hyrd personal via användargränssnittet.

Hur får jag information om en lyckad automatisk överföring (som sker mellan system) av uppgifter om småbarnspedagogik till Varda?

Aktören inom småbarnspedagogik svara som personuppgiftsansvarig för att uppgifterna är felfria och aktuella. Således är det på aktörens ansvar att se till att överföringen av uppgifter lyckas. I Vardas användargränssnitt finns en vy för att granska uppgifterna där uppgifterna som överförts i Varda visas. Om det förekommer tekniska problem med överföringen av uppgifter är det på aktörens ansvar att rapportera om felen till systemleverantören.

Hur aktören inom småbarnspedagogik som för in uppgifter via integrationen rätta till en felaktig uppgift i Varda, om aktören i detta fall endast har behörighet att se uppgifter i Varda?

Uppgiften korrigeras i det operativa systemet för småbarnspedagogik, varifrån den korrigerade uppgiften överförs till Varda. En aktör inom småbarnspedagogik som för in uppgifterna med hjälp av en systemintegration korrigerar därmed inte uppgifterna direkt i Vardas användargränssnitt.

Kan aktören inom småbarnspedagogik själv välja om den för in uppgifter i Varda genom systemintegrationer eller användargränssnittet?

Ja. Vid val av sättet att föra in uppgifter lönar det sig att beakta volymen på de uppgifter som ska överföras, dvs. det lönar sig att överföra stora uppgiftsvolymer genom en systemintegration, om det är möjligt. Man kan använda användargränssnittet för att föra in och uppdatera små volymer. Vid överföring/införande används systematiskt det sätt som valts (integration eller användargränssnitt). Det är bra att meddela Utbildningsstyrelsen (varda@opintopolku.fi) vilket sätt man valt, så att Utbildningsstyrelsen vid behov kan skicka information och anvisningar om sättet att överföra/föra in uppgifter till de aktörer de berör.

Vad gör vi om det inte går att överföra uppgifter till Varda?

Aktören inom småbarnspedagogik svarar för att uppgifterna är felfria och aktuella. Aktörens Varda-systemansvariga svara för att följa upp fel i den tekniska överföringen av uppgifter och för att rapportera dem vidare. I felsituationer ska den systemansvariga utreda vilka uppgifter som inte överförs till Varda och när problemen började. Den systemansvarigas uppgift är att kontakta leverantören för det informationssystem som man använder för småbarnspedagogik. Om felet beror på en felaktigt införd uppgift ska den systemansvariga kontakta den Varda-uppgiftsansvariga, vars uppgift är att se till att förfaringssätten för att spara uppgifter i Varda förankras i organisationen. Bekanta dig med vanliga felsituationer: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612456.

Hur ser processen ut i fråga om att hämta uppgifterna (barnets uppgifter, vårdnadshavarens uppgifter, uppgifterna om personalen)? Vilka uppgifter ska finnas först och vilka därefter?

Uppgifter om verksamhetsställen och barn som överförs via en systemintegration kan hämtas samtidigt. Därefter lägger man till barnets beslut om småbarnspedagogik och därefter uppgiften om deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet. Vi rekommenderar att ni lägger till barnets personuppgifter, beslutet om småbarnspedagogik och uppgiften om deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet samtidigt. Uppgifter om avgiften kan läggas till efter att beslutet om småbarnspedagogik finns i Varda, men tidigast ett dygn efter att beslutet om småbarnspedagogik överförts.

Om uppgifterna införs via användargränssnittet, införs först verksamhetsstället och efter det uppgifterna om barnet (personuppgifter, beslut om småbarnspedagogik och deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet). Uppgifter om avgiften kan läggas till efter att beslutet om småbarnspedagogik finns i Varda, men tidigast ett dygn efter att beslutet om småbarnspedagogik överförts.

Uppgifterna om personalen inom småbarnspedagogiken kan hämtas efter att aktören inom småbarnspedagogik har registrerats och personalen vid ett verksamhetsställe kan läggas till efter att verksamhetsstället finns i Varda.

Sparas uppgifter i informationsresursen inom småbarnspedagogiken retroaktivt?

I Varda införs alla uppgifter som varit i kraft då skyldigheten att föra in uppgiftshelheten i fråga har börjat. Läs mer under Tidtabeller -avsnittet ovan.

Uppgifter som förs in i Varda

Läs mer: Föreskrift och Uppgiftsförteckning

Vilka uppgifter förs in i informationsresursen inom småbarnspedagogiken?

I informationsresursen inom småbarnspedagogiken kan man spara de uppgifter som definieras i 70 § i lagen om småbarnspedagogik (540/2018). Uppgifterna beskrivs noggrannare i uppgiftsförteckningarna som finns på följande sida på svenska och finska: Määräykset ja ohjeet.

Hur införs personens grunduppgifter i Varda?

Aktören inom småbarnspedagogiken för in i Varda personens förnamn, tilltalsnamn och efternamn samt personbeteckningen eller studentnumret. Övriga personuppgifter fås från Utbildningsstyrelsens Studentnummerregister och Befolkningsdatasystemet.

Hur införs uppgifter om personer som saknar personbeteckning i Varda?

Om en person inte har en finländsk personbeteckning kan hen föras in med studentnumret. Anvisningarna om hur man skapar ett studentnummer för barnen finns här: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612142#Henkil%C3%B6tunnuksettomanlapsenyksil%C3%B6inti-svenska

Kan man i Varda föra in en person med en tillfällig personbeteckning?

Nej, det kan man inte. Om en person inte har en finländsk personbeteckning införs uppgifterna om hen i Varda med ett Studentnummer efter att man först fört in uppgifterna om barnet i Studentnummerregistret. Läs mer: (https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612142#Henkil%C3%B6tunnuksettomanlapsenyksil%C3%B6inti-svenska)

Vem kan föra in uppgifterna om ett barn som saknar personbeteckning i Varda?

Kommunens Varda-administratör kan föra in personuppgifterna om ett barn som saknar personbeteckning i Utbildningsstyrelsens Studentnummerregister, där ett studentnummer bildas till barnet. En privat serviceproducent ska ta kontakt med Vardas kundtjänst som identifierar barnet och meddelar barnets studentnummer till serviceproducenten. Uppgifterna om barn utan personbeteckning kan i Varda föras in med samma användarrättigheter som man för in barn med personbeteckning, men i dessa fall införs barnet med ett studentnummer. Läs mer: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612142#Henkil%C3%B6tunnuksettomanlapsenyksil%C3%B6inti-svenska.

Var får jag mer information om de termer och den terminologi som används i Varda?

De uppgifter som ska föras in i Varda beskrivs i Vardas uppgiftsförteckningar som hittas här https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613098 . Dessutom håller en terminologiarbetsgrupp som leds av undervisnings- och kulturministeriet på att utarbeta terminologi för småbarnspedagogik i samband med Undervisnings- och utbildningsordlistan (OKSA). Arbetsgruppens dokument hittas här: https://wiki.eduuni.fi/display/CSCTIES/OKSA-VAKA+Sanastoluonnokset

Är det möjligt att föra in uppgifter i Varda som inte ännu är i kraft, dvs. sker i framtiden?

Uppgifter som ligger i framtiden får inte föras in/sparas i Varda. Om t.ex. antalet platser inom småbarnspedagogiken inom ett verksamhetsställe ändrar i augusti, får uppgiften uppdateras i augusti, inte i t.ex. maj. Det lönar sig inte heller att föra in ett nytt verksamhetsställe innan verksamheten inletts eftersom en eventuell makulering av ett verksamhetsställe och uppgifter om småbarnspedagogik och personal som redan förts in orsakar extra arbete.

Är det möjligt att i Varda föra in sådana uppgifter som saknar ett slutdatum?

Det är för det mesta inte obligatoriskt att ange ett slutdatum i Varda. Slutdatumet ska ändå anges så fort man känner till det. I personalhelheten krävs ett slutdatum för längre frånvaron och för tidsbundna anställningsförhållanden.

Vad ska vi göra om vi i vår organisation inte har alla uppgifter som krävs i Varda?

Det lönar sig att börja föra in uppgifter som krävs i Varda i de egna registren/systemen för småbarnspedagogik i god tid före Varda tas i bruk. Datainnehållen definieras i lagen om småbarnspedagogik (540/2018) och noggrannare i uppgiftsförteckningarna för Varda. Lagen om småbarnspedagogik är för aktören inom småbarnspedagogik en grund att samla uppgifter. Personer vars uppgifter förs in i Varda ska informeras om att uppgifterna om dem förs in.

Då den privata aktören nom småbarnspedagogiken produceras uppgifterna i Varda själv, hur gör den privata familjedagvårdaren det?

Uppgifterna produceras alltid av en aktör inom småbarnspedagogik som har ett FO-nummer (y-tunnus). Om den privata familjedagvårdaren har ett FO-nummer ska hen föra in uppgifterna i Varda. Uppgifterna förs in antingen via dataintegration eller via användargränssnittet. Em kort anvisning om hur uppgifterna förs in finns här: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Tietojen+tallentaminen+Vardaan.

Ska man i Varda föra in uppgifter om verksamhetsställen och barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet som ordnas med hjälp av stödet för privat vård av barn?

Ja, dessa uppgifter ska sparas i Varda. Uppgifter om barn som deltar i småbarnspedagogik som ordnas med hjälp av stödet för privat vård av barn förs in i Varda från och med 1.1.2020.

Varför ska uppgifter om formen för anordnandet av småbarnspedagogik föras in två gånger i Varda?

Formen för anordnandet av småbarnspedagogiken efterfrågas i samband med uppgifterna om verksamhetsstället och uppgifterna om barnet. I Varda finns fem olika former för hur småbarnspedagogiken ordnas: av en kommun eller samkommun, som en köpt tjänst, med servicesedel, med stöd för privat vård eller privat småbarnspedagogik utan stödet för privat vård. Med uppgifterna i Varda vill man följa upp hur småbarnspedagogiken som respektive barn deltar i ordnas. Därtill vill man följa upp formen för anordnandet per verksamhetsställe, eftersom det på ett verksamhetsställe är möjligt att ordna småbarnspedagogik på flera sätt. Utifrån uppgifterna får man statistik bland annat om de olika sätten att ordna småbarnspedagogik.

Uppgifter om aktören och verksamhetsställena

Läs mer:  Uppgifter om verksamhetsställe

Vad gör man om en aktör inom småbarnspedagogik slås samman med en annan aktör?

Om det sker förändringar i organisationsstrukturen ska man alltid kontakta Utbildningsstyrelsens kundtjänst på adressen varda@opintopolku.fi.  

Hur förs uppgifterna om verksamhetsställen in i Varda?

Uppgifterna om verksamhetsställen inom småbarnspedagogik förs in i Varda från aktörerna (kommuner, samkommuner, privata aktörer) operativa informationssystem via en systemintegration. De aktörer som inte överför uppgifter med hjälp av en systemintegration för manuellt in uppgifterna i Vardas användargränssnitt.

Om verksamheten på ett verksamhetsställe (daghem) upphör, hur går man till väga om verksamhetsstället inte får raderas ur Varda?

Om verksamheten vid ett verksamhetsställe upphör, ska aktören inom småbarnspedagogik föra in ett slutdatum för alla gällande uppgifter (barnets deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet och vid behov beslutet om småbarnspedagogik och uppgiften om avgifter).  Läs mer: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612933.

Varifrån får verksamhetsstället en OID-kod?

Verksamhetsstället får sitt OID-nummer i det skede då uppgifterna om verksamhetsstället överförs/sparas i Varda. Studieinfos organisationstjänst skapar en egen OID-kod för varje verksamhetsställe. Verksamhetsställets OID visas i samband med uppgifterna om verksamhetsstället i Varda.

Vi har två verksamhetsställen på samma adress? Hur ska vi gå till väga?

Om verksamhetsställena har olika namn men samma adress ska uppgifterna föras in helt normalt i Varda.

Uppgifter om barn

Se: Uppgifter om barnet

Uppgifter om vårdnadshavare och avgifter

Läs här: Uppgifter om vårdnadshavare

Uppgifter om personalen

en del av frågorna och svaren finns tillsvidare endast på finska, se även: Usein kysytyt kysymykset -> Henkilöstötiedot

Läs mer: Uppgifter om personalen

Ska endast uppgifter om ordinarie personal föras in i Varda?

I informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda sparas uppgifter om ordinarie och visstidsanställd personal samt hyrd arbetskraft. Uppgifterna ska sparas från och med 1.9.2019.

Meddelas fortbildning som gäller personalen retroaktivt?

Uppgifter om personalen sparas i Varda från och med 1.9.2019, inte retroaktivt.

Via vilket system sparas uppgifter om personal i Varda?

Uppgifter om personalen produceras från de system i vilka aktören inom småbarnspedagogik i första hand upprätthåller dem. I huvudsak är det fråga om HR-system. Behövliga ändringar görs i dssa system under våren 2020 i samarbete med systemleverantörerna för dessa system.  Uppgifterna kan också föras in via användargränssnittet. De systemleverantörer som deltar i planeringen av integrationen av personalhelheten finns uppräknade här: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613646. Utbildningsstyrelsen informerar kommunerna om införandet av uppgifter om personalen.

Hur exakta uppgifter om fortbildning ska föras in i Varda?

Om fortbildningar förs i Varda in uppgifter om datum då fortbildningen avlagts, antalet fortbildningsdagar samt fortbildningens namn. Läs mer: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=191345202#T%C3%A4ydennyskoulutustiedot-svenska.

Testning och kvalitetssäkring

Läs mer: Testning

Vilken roll har aktören inom småbarnspedagogik i testningen av Varda?

Aktören inom småbarnspedagogik svarar för att uppgifterna är felfria, aktuella samt för innehållet i Varda. Varje aktör inom småbarnspedagogiken utför en testning av kvaliteten på uppgifterna efter att en ny uppgiftshelhet införts för första gången enligt Utbildningsstyrelsens anvisningar och rapporterar om resultatet till Utbildningsstyrelsen, anvisningar och formulär för att rapportera om testningen: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Testaus.

Hur utförs en testning av kvaliteten?

Testningen av kvaliteten görs genom att jämföra uppgifterna som finns i det egna systemet/registret med de uppgifter som finns i Varda. Aktören inom småbarnspedagogik rapporterar om resultatet av testningen via en Webropol-blankett som finns under testsidan för respektive uppgiftshelhet: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Testaus.

Hur får aktörer inom småbarnspedagogiken information om ett fel i överföringen av uppgifter eller felaktigt införda uppgifter?

Då man överför uppgifter via systemintegration i Varda skickas information om felsituationer direkt till systemleverantören. Det är på systemleverantörens ansvar att informera aktörerna inom småbarnspedagogik om felsituationer. I Vardas användargränssnitt kan man med Varda-administartörens och Varda-läsarens användarrättigheter granska uppgifter som överförts i Varda genom dataöverföringar.

Är det möjligt att testa integrationen till exempel med någon testresurs innan Varda tas i bruk?

Ni kan testa överföringen av uppgifter till Varda i Studieinfo-tjänstens testmiljö (https://virkailija.testiopintopolku.fi/). Var i behov i kontakt med Vardas kundtjänst på varda@opintopolku.fi för mera information.  

Kan man göra en testöverföring med uppgifter om endast ett barn?

Överföringen av uppgifter via en systemintegration testas med uppgifter om ett eller flera barn. Vi rekommenderar ändå att ni testar överföra uppgifter om flera barn och verksamhetsställen. Anvisningarna för att testa uppgifternas kvalitet finns här: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Testaus

Vem svarar för uppgifterna i 67 § i lagen om småbarnspedagogik dvs för att uppgifterna är korrekta, för innehållet samt  för att uppgifterna är aktuella och felfria, om en privat serviceproducent för in uppgifterna i Varda för kommunens/samkommunens del? Vem svarar t.ex. för testningen av uppgifternas kvalitet?

Det är i sista hand anordnaren av småbarnspedagogik som i egenskap av personuppgiftsansvarig ansvarar för att uppgifterna som förs in är korrekta och aktuella, även om man har avtalat att serviceproducenten för in uppgifterna. I avtalet ska man på en tillräckligt noggrann nivå komma överens om hur och hur ofta serviceproducenten för egen del följer upp och kontrollerar att uppgifterna som serviceproducenten fört in är korrekta och aktuella. Därtill ska man i avtalet komma överens om hur serviceproducenten rapporterar till anordnaren av småbarnspedagogik om resultaten av uppföljningen och om eventuella felaktiga eller föråldrade uppgifter samt om korrigerade uppgifter. I avtalet ska man även komma överens om sanktioner för eventuella fel i tjänsten eller för dröjsmål som gäller införandet av uppgifter. Avtalet ska göras på tillräckligt noggrann nivå så att skyldigheterna uppfylls. Läs mer: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=191345063#Tallentamisteht%C3%A4v%C3%A4nsiirto-svenska.

Datats livscykel i Varda

Hur länge förvaras uppgifterna i Varda?

Uppgifter förvaras i informationsresursen i fem års tid efter utgången av det kalenderår under vilket respektive barns rätt till småbarnspedagogik upphört eller arbetstagarens anställningsförfarande upphört. Om tiden för förvarande av uppgifter i informationsresursen förskrivs i 72§ i lagen om småbarnspedagogik.

Om en person upphör att vara vårdnadshavare för ett barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet, hur länge förvaras då uppgifterna om vårdnadshavaren i Varda?

Uppgifterna förvaras i fem års tid efter utgången av det kalenderår, då barnets rätt till småbarnspedagogik upphört.

När kan man radera dvs. makulera uppgifter som förts in i Varda?

I Varda raderas uppgifter endast om de förts in fel. Om man t.ex. i misstag för in uppgifter om ett barn vars beslut om småbarnspedagogik inte är i kraft ska uppgiften raderas. I en situation då uppgifterna förts in korrekt men barnet börjar t.ex. i förskoleundervisning raderas uppgifterna inte eftersom uppgifterna ska förvaras i Varda så länge som lagen om småbarnspedagogik föreskriver.

Hur behandlar man i Varda gamla uppgifter som inte längre är aktiva?

Om uppgiften i Varda inte längre gäller, kan man ange ett slutdatum för den föråldrade uppgiften.

• Exempel 1: om verksamhetsstället har en engelskspråkig grupp som läggs ner, ska man ange ett slutdatum för uppgiften om språk som betonas vid verksamhetsstället.
• Exempel 2: om ett barn inte längre deltar i småbarnspedagogik vid daghemmet, ska man ange ett slutdatum för barnets deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet vid verksamhetsstället. Uppgifterna får inte raderas eftersom barnets uppgifter ska förvaras i Varda i fem års tid.
• Exempel 3: om barnet inte längre deltar i småbarnspedagogisk verksamhet i kommunen ska man ange ett slutdatum för barnets beslut om småbarnspedagogik. Ett slutdatum kan endast anges om barnet inte har ett gällande beslut om småbarnspedagogik. Efter slutdatumet är uppgifterna om barnet inte längre aktiva i Varda men de förvaras där i fem års tid. Uppgifterna får inte raderas.
• Exempel 4: om daghemmets verksamhet upphör, ska man ange ett slutdatum för daghemmet. Efter datumet då verksamheten upphör är uppgifterna om verksamhetsstället inte längre aktiva i Varda och barn kan inte sparas under verksamhetsstället, men verksamhetsstället kan tas i bruk på nytt i Varda genom att radera slutdatumet från dess uppgifter.

Kan man radera uppgifter i Varda, dvs. hur har man tagit hänsyn till makulering av felaktiga uppgifter vid överföring av uppgifter via gränssnittet?

Om man för in en felaktig uppgift som man inte kan korrigera på något annat sätt än genom att radera den, kan man makulera uppgiften i Varda. Det går inte att återställa en uppgift som tagits bort, så om man tar bort en uppgift felaktigt, måste uppgiften överföras/föras in på nytt i Varda.

Förskoleundervisning

Läs mer: KOSKI

Om ett barn deltar både i förskoleundervisning inom den grundläggande utbildningen och i småbarnspedagogisk verksamhet t.ex. på eftermiddagarna, i vilken informationsresurs förs uppgifterna om barnet, Varda eller KOSKI-tjänsten?

Uppgifter om förskoleundervisning införs i KOSKI-tjänsten och uppgifter om kompletterande småbarnspedagogik införs i Varda.

Om förskoleundervisning ordnas i samma lokaler som småbarnspedagogiken och anordnaren av förskoleundervisning för in uppgifterna om förskoleundervisning i aktörens eget datasystem, förs uppgifterna i enlighet med lagen (884/2017) in i Koski-informationsresursen. De uppgifter som förs in i Koski definieras i 7 § i lagen (884/2017). Ytterligare information om införandet av uppgifter om förskoleundervisning i Koski fås av Koski-teamet per e-post på adressen koski@opintopolku.fi. 

I vår kommun finns det barn, vilkas förskoleundervisning ordnas i daghemmets lokaler. Hur gör man med uppgifterna om förskoleundervisning för dessa barn?

I lagen om småbarnspedagogik finns inga bestämmelser om förskoleundervisning. Enligt lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017) ska uppgifter om förskoleundervisning som ordnas i samband med småbarnspedagogik från och med 1.1.2019 sparas i den nationella KOSKI-informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen. Kommunen ansvarar för överföring av uppgifter om förskoleundervisning enligt lagen (884/2017), såsom det anges i 2 kap. i lagen.

Hur gör vi om kommunens uppgifter om förskoleundervisning finns i både den grundläggande utbildningens och småbarnspedagogikens informationssystem? Hur säkerställer vi till exempel att samma barns uppgifter eller uppgifter om barnets förskoleundervisning inte uppdateras från två olika system?

Kommunen ska se till att korrekta uppgifter förs in i både Varda och KOSKI-tjänsten samt att samma uppgifter inte förs in flera gånger. Till KOSKI-tjänsten överförs redan uppgifter om barn som deltar i förskoleundervisning som ordnas i samband med den grundläggande utbildningen. Om uppgifter om barn som deltar i förskoleundervisning på ett verksamhetsställe för småbarnspedagogik finns i samma system som uppgifterna om grundläggande utbildning, kan man i fortsättningen överföra dem via samma integration till Varda, då man via Varda först har fått kommunensverksamhetsställen för småbarnspedagogik.

Om uppgifter om de barn som får förskoleundervisning i ett småbarnspedagogiskt verksamhetsställe sparas i ett system för småbarnspedagogik, ska de överföras separat till KOSKI-tjänsten.

Vi rekommenderar att om det finns en risk att kommunen överför förskoleundervisningsuppgifter två gånger till KOSKI-tjänsten, ska kommunen föra ett internt samtal med de Varda-uppgiftsansvariga och -systemansvariga samt kommunens KOSKI-administratörer om vilket system förskoleundervisningsuppgifterna ska överföras från till KOSKI-tjänsten.

Utnyttjande och överlåtande av uppgifter

Läs mer: Utnyttjande och överlåtande av uppgifter

Hur kan vi utnyttja de uppgifter som förts in i Varda?

Vid utvecklingen av Varda är undervisnings- och kulturministeriet huvudansvarig i fråga om rapportering av uppgifter. Uppgifter i Varda kommer att bli tillgängliga i Utbildningsstyrelsens Vipunen-tjänst under 2021. Dessutom får vissa myndigheter tillgång till rapporteringsvyn som gäller skötsel av deras egna uppgifter och aktörerna inom småbarnspedagogik får tillgång till uppgifter från sin egen organisation.

Vem kan få tillgång till uppgifter i Varda?

• Olika myndigheter, såsom undervisnings- och kulturministeriet, Utbildningsstyrelsen, regionförvaltningsverken, kommunerna, FPA och Statistikcentralen, kan använda uppgifterna i informationsresursen inom småbarnspedagogiken inom ramen för sina egna uppgiftsbehov som utgår från lagstiftningen. Uppgifter kan också överlåtas för vetenskaplig forskning. Uppgifter som överlåts via gränssnitt och/eller överlåtelse av uppgifter i forskningssyfte förutsätter ett avtal med Utbildningsstyrelsen. 
• De registrerade (vårdnadshavare, vårdnadshavarens barn och personal) har rätt att se uppgifterna som sparats om dem i Varda. Möjligheten att se uppgifterna om barnet ordnas via Utbildningsstyrelsens Studieinfo-tjänst. Vårdnadshavarens läsarvy kommer att tas i bruk under året 2020. Alla registrerade har rätt att kontrollera vilka uppgifter som sparats om dem i Varda. Man kan be att få kontrollera uppgifterna genom att returnera till Utbildningsstyrelsen en ifylld blankett för kontroll av registeruppgifterna som finns i Vardas dataskyddsbeskrivning:  https://studieinfo.fi/wp/dataskyddsbeskrivning/dataskyddsbeskrivning-av-varda-tjansten/.

Hur kommer Varda i framtiden att minska behovet av att svara på olika enkäter och statistikförfrågningar?

Målet med Varda är att minska behovet av att svara på olika enkäter från myndigheternas sida. I det första skedet är målet att Varda ska ersätta en del av FPA:s informationsbehov samt det behov av information Institutet för hälsa och välfärd (THL) har för sin rapport om småbarnspedagogik. Varda kommer emellertid inte att eliminera allt behov av separata enkäter, men då enkäter genomförs av myndigheter eller i fråga om vetenskaplig forskning är det möjligt att använda de uppgifter som samlats in i Varda som basuppgifter.

Dataskydd och information till de registrerade

Läs mer: Ohjeet järjestelmätoimittajille (på finska)

Utarbetar Utbildningsstyrelsen ett kundmeddelande om Varda med vilket kommunerna kan informera familjerna?

Dataskyddsbeskrivningen för Varda finns på adressen: https://studieinfo.fi/wp/dataskyddsbeskrivning/dataskyddsbeskrivning-av-varda-tjansten/. För att aktörerna inom småbarnspedagogik sa ska kunna informera familjerna har Utbildningsstyrelsen gjort upp ett exempelmeddelande och modellfraser i anslutning till Varda. Läs mer: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=80905226.

Kan ett barn, en vårdnadshavare eller en arbetstagare vägra att deras uppgifter förs in i Varda?

Nej, den registrerade (ett barn, en vårdnadshavare eller en arbetstagare) kan inte förbjuda att uppgifter om de förs in i Varda eftersom det i Varda är fråga om lagstadgad myndighetsverksamhet. 

Vad betyder det i praktiken att en anordnare av småbarnspedagogik (kommun, samkommun eller privat anordnare av småbarnspedagogik) är en personuppgiftsansvarig enligt EU:s dataskyddsförordning?

En aktör inom småbarnspedagogik är en personuppgiftsansvarig som avses i artikel 4 punkt 7 i dataskyddsförordningen då denna behandlar personuppgifter i syfte att anordna småbarnspedagogik. Den personuppgiftsansvarige ansvarar för att personuppgifterna behandlas enligt dataskyddsförordningen samt att denna kan visa att personuppgifterna behandlas lagenligt. Enligt lagen om småbarnspedagogik ansvarar aktörer inom småbarnspedagogik även för de uppgifter som sparas i informationsresursen inom småbarnspedagogiken som avses i lagen.

Varje aktör inom småbarnspedagogik (kommun, samkommun, privat serviceproducent) är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som enligt lagen förts in samt för att de enligt gemensam registreringspraxis alltid för in aktuella och korrekta uppgifter i informationsresursen inom småbarnspedagogiken. Den gemensamma registreringspraxisen definieras i anvisningar och uppgiftsförteckningar som givits ut som bilaga till Utbildningsstyrelsens föreskrift.

Måste aktörerna inom småbarnspedagogik ändra de egna dataskyddsbeskrivningarna på grund av Varda?

Aktörerna inom småbarnspedagogik ska själva se till att behövliga ändringar görs i dataskyddsbeskrivningarna. Utbildningsstyrelsen tar fram stödmaterial åt aktörerna för att de ska kunna informera de registrerade.

Vem svarar för de registrerades rättigheter om en aktör upphör helt eller säljs till en annan organisation?

Om aktören inom småbarnspedagogik upphör att vara personuppgiftsansvarig så som det i 67 § 1 mom. i lagen om småbarnspedagogik avses, och denna personuppgiftsansvarigas uppgifter inte överförs på en annan juridisk person, är Utbildningsstyrelsen personuppgiftsansvarig för de uppgifter som förts in i Varda. Om aktören upphör på grund av ett företagsförvärv, är den nya organisationen personuppgiftsansvarig och svarar för uppgifterna i samband med detta.

Aktörernas informationssytem

Har systemleverantörer som integreras i Varda information om vilka uppgifter som kommer att införas i Varda?

Ja. Utbildningsstyrelsen har gett ut en uppgiftsförteckning med de uppgifter som ska föras in från och med 1.1.2019. Dessutom har de systemleverantörer som integreras i Varda i god tid fått information om det informationsinnehåll som ska föras i Varda. Man har även gått igenom uppgifterna i integrationstestningen mellan systemleverantörerna och Varda. Systemleverantörerna har i uppgift att för sina kundkretsar berätta hur och i vilket skede den systemversion som stöder Varda-integrationen tas i bruk hos aktören inom småbarnspedagogik.

Vem ansvarar för finansieringen av förändringar i informationssystemen som används inom småbarnspedagogiken?

Kostnader uppstår för aktörerna inom småbarnspedagogik beroende på systemleverantörens praxis. I fortsättningen borde aktörerna inom småbarnspedagogik vid konkurrensutsättning förutsätta att systemet ska vara kompatibelt med Varda. I konkurrensutsättningen kan man utnyttja den dokumentering som finns på adressen oph.fi/varda.

Vilka systemleverantörer är med i Varda?

En förteckning över systemleverantörer som integrerats med Varda för småbarnspedagogikens del samt över systemleverantörer som deltar i planeringen av integrationen för personalhelhetens del finns här: Ohjeet järjestelmätoimittajille

Vad ska vi göra om vi vill byta ut vårt informationssytem till ett annat?

Utbildningsstyrelsen har gjort en anvisning som stöd för dem som vill byta system eller övergå från ett sätt att föra in uppgifter till ett annat (användargränssnitt/dataöverföring). Aktören inom småbarnspedagogik ska alltid ta kontakt med Utbildningsstyrelsen om det blir aktuellt att byta sättet att föra in uppgifter. Läs mer:  https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Tallentamistavan+vaihtaminen#Tallentamistavanvaihtaminen-25221. 

Jag ser inte barnets ansökan om småbarnspedagogik i det system som min kommun använder efter att beslutet om småbarnspedagogisk verksamhet fattats. Hur kan jag i sådana fall spara uppgiften om datum då ansökan lämnats in i Varda?

Även om den som använder organisationens småbarnspedagogiksystem inte nödvändigtvis ser det datum då ansökan lämnats in, finns uppgiften fortfarande i systemet för småbarnspedagogik. Systemleverantören levererar uppgiften via integrationen till Varda. Varda-användaren som har behörighet till Varda kan se de uppgifter som förts in i Varda även i vyn i Vardas användargränssnitt.