KOSKI- palvelun tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, joilla on omassa lainsäädännössään tähän oikeutus sekä kolmansille osapuolille perustuen henkilön itsensä antamaan eksplisiittiseen suostumukseen. Tiedonluovutuksen käytännöistä ja tietopyynnöistä on avattu tarkemmin Opetushallituksen sivuilla.

Tietojen luovutuksen prosessi:

  1. Viranomainen ilmoittaa tietotarpeestaan Opetushallitukselle. Valmiin tietopyyntölomakkeen saa sähköpostiosoitteesta: aineistopyynnot(at)oph.fi
    • Tietotarpeesta ilmoitettaessa on toimitettava:
      • selvitys tietojen suojaamisesta kohdejärjestelmässä
      • säädökset, joihin tiedonsaantioikeus perustuu.
    • Erityisiä henkilötietoja voidaan luovuttaa jos pyytävällä viranomaisella on omaa toimintaansa säätelevissä säädöksissä mainittu erillisoikeudet saada kyseisiä tietoja.

  2. Tietotarve analysoidaan yhdessä viranomaisen ja Opetushallituksen kanssa

  3. Tietojen luovutuksen lainmukaiset edellytyksen arvioidaan Opetushallituksessa
    • Mikäli toisella viranomaisella ei ole tähän omassa lainsäädännössään oikeutusta, ei tietojen luovuttamista voida tehdä.

  4. Jos tietojen luovuttamisen lainmukaiset edellytykset täyttyvät, voidaan viranomaisen kanssa tehdä tietopalvelusopimus. Sopimuksessa on seuraavat osiot:
    • osapuolet
    • tietojen saantioikeuden säädökset
    • menettely
    • palvelukäyttötapa ja -tiheys
    • tietosisältö
    • tietojen luovutusehdot
    • Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus
    • Luovutettujen tietojen käsittely ja käytön rajoitukset
    • Luovutettujen tietojen hävittäminen tai arkistoiminen
    • liitteenä osapuolet yhteystiedot
    • liitteenä tarkka tietosisältökuvaus
    • sopimus käydään läpi kerran vuodessa

  5. Kun sopimus on tehty, Opetushallitus ilmoittaa tietojen luovuttamisesta siitä rekisterinpitäjille (=koulutuksen järjestäjille) virkailijan työpöydän kautta.

  6. Opetushallitus luo viranomaisen tietotarvetta vastaavan rajapinnan, jonka kautta välitetään ainoastaan niitä tietoja joihin viranomainen on oikeutettu ja jotka on listattu tietopalvelusopimuksessa. Viranomaiselta voidaan laskuttaa rajapinnan rakentamisesta syntyvät kustannukset. Asiasta sovitaan tietopalvelusopimuksessa.
    • viranomaisen käyttötarpeen mukaan, voidaan myös tarjota pääsy tietoihin käyttöliittymän kautta. Tällöin viranomaiselle luodaan omien käyttöoikeuksien hallinnointiin pääkäyttäjätunnus.

  7. . Rajapinta avataan viranomaisen käyttöön.
    • Kun KOSKI-palvelun käyttö on avattu viranomaiselle, käynnistyy Opetushallituksen ja viranomaisen välillä jatkuva palvelu. Jatkuvalle palvelulle on ylläpitohinta.
    • Tietopalvelusopimus käydään läpi kerran vuodessa ja tarvittaessa sisältö päivitetään tai sitä muutetaan. Mikäli viranomaisen tiedonsaantiedellytyksen muuttuvat, rajapintaa muutetaan niiden mukaisesti. Mikäli viranomaisen tiedonsaantiedellytykset poistuvat kokonaan, Opetushallitus sulkee rajapinnan viipymättä.
  • No labels