Uppgifter om hyrd personal (på svenska)

Vardaan tallennetaan summatason tiedot seuraavista varhaiskasvatuksen parissa työskentelevistä työntekijöistä:

• varhaiskasvatustoimijan vuokrattu henkilöstöpalveluyrityksen kautta hankkima kasvatus- opetus- ja hoitotehtävissä työskentelevä henkilöstö (ks. tietoluettelo)
• yksityisen perhepäivähoitajan sijaiset

Vuokratuksi henkilöstöksi kutsutaan kaikkea varhaiskasvatustoimijan henkilöstöpalveluyrityksestä hankkimaa henkilöstöä riippumatta ko. työntekijän työntekojakson pituudesta varhaiskasvatustoimijalla.

Yksityisten perhepäivähoitajien sijaiset

Yksityinen perhepäivähoitaja tallentaa tiedon sijaisesta vuokratun henkilöstön tietoihin. Näin toimitaan esimerkiksi silloin, jos yksityinen perhepäivähoitaja sopii sijaisjärjestelyistä toisen perhepäivähoitajan kanssa tai hankkii sijaiseksi hoitajan muuta kautta, kuten MLL:n tai kunnan kautta. Tässä tapauksessa sijaisen hankkinut yksityinen perhepäivähoitaja tallentaa tiedot Vardassa oman organisaationsa vuokratun henkilöstön tietoihin.

Vuokratun henkilöstön tietojen tallentaminen

Vuokratusta henkilöstöstä tallennetaan Vardaan henkilöiden lukumäärätieto kuukaudessa (ns. nuppiluku) sekä tehty yhteenlaskettu tuntimäärä kuukaudessa. Esimerkiksi kun sama henkilö työskentelee vuokrattuna työntekijänä samalla varhaiskasvatustoimijalla kolme eri jaksoa yhden kuukauden aikana, tallennetaan henkilöiden lukumäärä -kohtaan yksi (1). Ks. myös käyttöliittymän käyttöohje.

Tehtyjen tuntien summa tallennetaan Vardaan tuntipohjaisesti. Esimerkiksi 30 minuuttia tallennetaan Vardaan muodossa 0,5. Minuutit saa muutettua tunneiksi seuraavan kaavan avulla: minuuttimäärä / 60.

Tehdyt tunnit ja henkilömäärät voi tallentaa Vardaan aikaisintaan kuluvan kuukauden osalta.

Varhaiskasvatustoimija voi tehdä sopimuksen henkilöstöpalveluyrityksen kanssa tallentamistehtävän siirrosta niin, että yritys tallentaa vuokratun henkilöstön tiedot Vardaan. Tutustu tallentamistehtävän siirtoon.

Mikäli varhaiskasvatustoimijalla ei työskentele vuokrattua henkilöstöä, tulee varhaiskasvatustoimijan kuitenkin tallentaa tiedot vuokratusta henkilöstöstä Vardaan. Integraatiolla tietoja siirrettäessä varhaiskasvatustoimija tallentaa kuukausittain nollan (0) henkilöiden määrä ja tehdyt tunnit -kohtiin. Jos varhaiskasvatustoimija tallentaa vuokratun henkilöstön tiedot käyttöliittymän kautta, tallennetaan ”Toimijalla ei ole vuokrattua henkilöstöä”. Tutustu tarvittaessa henkilöstötietojen kuvalliseen käyttöliittymätallentamisen ohjeistukseen. Nollat voi tallentaa kuluvan kauden osalta ennakkoon.

Jos toimija on aloittanut toiminnan esimerkiksi vuonna 2022, vuokrattu henkilöstö raportoidaan siitä ajankohdasta, josta on ollut toimintaa. Edelliselle kaudelle tallennetaan ei vuokrattua henkilöstöä/tai nollat.

Vuokratun henkilöstön tietoja käytetään toimintavuoden 2022 tietojen vuosiraportista alkaen varhaiskasvatuksen tilastoinnissa antamaan kokonaiskuvan varhaiskasvatustoimijalla työskentelevästä henkilöstöstä.

Tietojen tallentamisen aikataulu

Tiedot vuokratusta kasvatus, -opetus, -ja hoitohenkilöstöstä tulee tallentaa Vardaan toteutuneen mukaan mahdollisimman ajantasaisesti, kuitenkin vähintään kaksi kertaa vuodessa seuraavasti:

• Tilanne 1.1.-30.6. tallennetaan 31.8. mennessä. 
• Tilanne 1.7.-31.12. tallennetaan 31.1. mennessä. 

Uppgifter om hyrd personal (tidigare tillfällig personal)

I Varda ska man föra in kvantitativa uppgifter om följande personer som arbetar inom småbarnspedagogiken:

• hyrd personal som arbetar med fostrings-, undervisnings- och vårduppgifter och som aktören inom småbarnspedagogik anlitar från ett personaluthyrningsföretag (se uppgiftsförteckningen)

• Vikarier för privata familjedagvårdare

Med hyrda arbetstagare avses all personal som aktören inom småbarnspedagogik anlitar från ett personaluthyrningsföretag, oberoende av hur länge arbetstagaren arbetar hos aktören inom småbarnspedagogik.

Vikarier för privata familjedagvårdare

Dessutom en privat familjedagvårdare för in uppgifterna om en vikarie under den hyrda personalen. Så här ska man gå till väga till exempel om en privat familjedagvårdare kommer överens om vikariearrangemang med en annan familjedagvårdare eller skaffar en vikarie på något annat sätt, till exempel via Mannerheims barnskyddsförbund eller via kommunen. I sådana fall ska den privata familjedagvårdaren som skaffat en vikarie föra in uppgifterna i Varda under den egna organisationens uppgifter om hyrd personal. 

Att föra in uppgifter om hyrd personal

Den hyrda personalen ska anges i Varda som antalet anställda per månad. I Varda ska man också föra in det totala antalet arbetstimmar som den hyrda personalen utfört per månad. Om till exempel en och samma person arbetar som hyrd arbetstagare hos en och samma aktör inom småbarnspedagogiken i tre olika perioder under en månad, ska man som antal anställda i Varda ange en (1). Se också anvisningarna för användningen av användargränssnittet.

I Varda ska man ange summan av antalet utförda timmar. Till exempel anges 30 minuter i Varda som 0,5. Minuter kan omvandlas till timmar med följande formel: antalet minuter / 60.

Antalet utförda timmar och antalet anställda kan föras in tidigast under den pågående månaden.

Aktören inom småbarnspedagogik kan avtala med personaluthyrningsföretaget om att företaget för in uppgifterna om hyrd personal i Varda. Läs mer om att överlåta införandet av uppgifter.

Om aktören inom småbarnspedagogik inte har hyrd personal, ska aktören inom småbarnspedagogik ändå föra in dessa uppgifter i Varda. Då uppgifterna överförs med en integration ska aktören inom småbarnspedagogik varje månad föra in summan noll (0) under antalet personer och antalet utförda timmar. Om aktören inom småbarnspedagogik sparar uppgifter om hyrd personal via användargränssnittet, för man in uppgiften ”Aktören har ingen hyrd personal”. Läs vid behov mera i de illustrerade anvisningarna om hur personaluppgifterna förs in med användargränssnittet. Uppgifter där summan är noll kan föras in på förhand för den pågående perioden.

Om aktören inom småbarnspedagogik har påbörjat sin verksamhet till exempel år 2020, ska uppgifterna om hyrd personal rapporteras från den tidpunkt då verksamheten har bedrivits. För de föregående perioderna ska aktören ange uppgiften ingen hyrd personal eller föra in summan noll (0) för antalet anställda och utförda timmar.

Uppgifter om hyrd personal kommer i fortsättningen att användas i insamlingen av statistik om småbarnspedagogiken för att få en helhetsbild av personalen som arbetar hos aktören inom småbarnspedagogik.

Tidtabell för att föra in uppgifter

Uppgifter om hyrd personal med fostrings-, undervisnings- och vårduppgifter ska föras in i Varda så att uppgifterna motsvarar den faktiska situationen och är så aktuella som möjligt. Uppgifterna ska föras in minst två gånger per år enligt följande:

• Situationen 1.1–30.6 sparas senast 31.8. 
• Situationen 1.7–31.12 sparas senast 31.8.