Tälle sivulle on koottu asiakaspalveluun tulleita usein kysyttyjä kysymyksiä sekä kysymys-vastauspareja esim. työelämäpalautteen infotilaisuuksista.

Kysymykset on jaoteltu seuraaviin aihekokonaisuuksiin seuraavasti:

Tiedonkeruille yhteiset kysymykset

Työelämäpalautekyselyiden valmistelu 

Ennen valmistelun käynnistymistä järjestettiin yhteistyössä koulutuksen järjestäjien kanssa viisi alueellista tilaisuutta eri puolilla Suomea, joihin oli kutsuttu työelämän edustajia keskustelemaan työelämäpalautteen liittyvistä asioista. Nämä suorat viestit työelämältä ovat ohjanneet valmistelua. Lisäksi hyödynnettiin valtakunnallisen Parasta palvelua -kehittämishankkeen ja työelämän yhdessä pohtimia kriittisiä pisteitä, joita työelämässä oppimisessa tulisi kehittää. Nämä tulokset ohjasivat erityisesti palautekysymysten valmistelua. Valmistelussa on kuultu myös keskeisiä työelämäjärjestöjä, jotka edustavat laajaa verkostoa työnantajia ja työntekijöitä. Valmistelun aikana on myös kuultu koulutuksen järjestäjien työelämäyhteistyökumppanien palautetta ja näkemyksiä. Lisäksi OKM asetuksen lausuntokierroksella saatiin palautetta myös työelämän näkökulmista. 
Opetushallitus keskustelee säännöllisesti opintohallintojärjestelmien toimittajien kanssa ja näissä tilaisuuksissa informoidaan työelämäpalautteeseen liittyvästä kehittämisestä ja keskustellaan tiedon tuottamiseen liittyvistä tarpeista. 

Palautteiden kerääminen

Työelämäpalaute kerätään siltä organisaatiolta, joka on ollut sopimusosapuoli työpaikkajakson päättymisen hetkellä. Tutustu eHOKSin ohjeistukseen työpaikkajakson tietojen päivittämisestä hyvinvointialueelle 1.1.2023.

Työpaikkaohjaajakysely lähetetään jokaisen tutkinnon osan jälkeen, kun siihen liittyvä työpaikkajakso on suoritettu eli päättynyt. Kysely lähetetään enintään kaksi kertaa kuukaudessa: ajalla 1.- 15. pv päättyneiden työpaikkajaksojen perusteella kysely lähetetään 16. pv, ja ajalla 16.- kuukauden viimeinen päivä päättyneiden työpaikkajaksojen perusteella kysely lähetetään 1. pv. Jos vastuullisella työpaikkaohjaajalla on ollut useampia ohjattavia, joiden työpaikkajaksot ovat päättyneet samalla palautejaksolla ja joilla on sama tutkinto ja sama koulutuksen järjestäjä, kyselyt niputetaan yhdeksi kyselyksi, johon vastataan vain kerran.  

Työpaikkakysely lähetetään enintään kaksi kertaa vuodessa: ajalla 1.1. - 30.6. päättyneiden työpaikkajaksojen perusteella kysely lähetetään 1.7. jälkeen ja ajalla 1.7. - 31.12. päättyneiden työpaikkajaksojen perusteella kysely lähetetään 1.1. jälkeen.  Jos päättyneitä työpaikkajaksoja on ollut useampia, niitä koskevat kyselyt niputetaan vastaajalle yhdeksi kyselyksi, johon vastaaan vain kerran. 

Jos palautejakson aikana ei ole ollut työpaikkajaksoja tai niitä ei ole silloin päättynyt, kyselyä ei lähde lainkaan.

Työelämäpalautetta varten oppisopimusten voimassaoloaikaa ei pidä pätkiä. Oppisopimus tehdään koko sille ajalle, jolle opiskelijan HOKSissa on suunniteltu osaamisen hankkimista oppisopimuskoulutuksena. Oppisopimuksen liitteeksi tuleva HOKS laaditaan tutkinnon osittain, minkä tiedon perusteella eHOKSin kautta tunnistetaan automaattisesti tilanteet, jolloin tutkinnon osakohtaiset työpaikkajaksot on suoritettu ja työpaikkaohjaajakyselyt lähetetään ja työpaikkakyselyjen vastauslinkit muodostetaan.
Kyselyt lähetetään opiskelijan opintojen etenemisen ja niihin liittyvien työpaikkajaksojen suorittamisten perusteella. Työpaikkaohjaajakysely lähetetään jokaisen tutkinnon osan jälkeen, kun siihen tutkinnon osaan liittyvä työpaikkajakso on suoritettu eli päättynyt. Työpaikkakysely lähetetään kaksi kertaa vuodessa 1.1. jälkeen ja 1.7. jälkeen, jos näitä edeltävän puolen vuoden aikana työpaikalla on ollut päättyneitä työpaikkajaksoja.
Palautteen antaminen perustuu vapaaehtoisuuteen. Motivaationa on esimerkiksi tahto vaikuttaa koulutuksen järjestämisen laatuun ja siten osaavan työvoiman saatavuuteen omalle ammattialalle jatkossakin.

Sopimus perustuu opiskelijalle HOKSissa tutkinnon osittain suunniteltuun osaamisen hankkimiseen, jota voidaan järjestää myös eri työpaikoilla. Kyselyyn vastaava työelämän edustaja on eri henkilö eri tutkinnon osissa.  

Vastauslinkkien muodostaminen ja siinä tarvittavat tiedot 

Jos tutkinnon osakohtaista työpaikkajakson kestoa muutetaan myöhemmäksi, muuttunut tieto päivitetään eHOKSiin työpaikkajakson tietoihin ennen alkuperäisen työpaikkajakson päättymispäivämäärää.  Jos tutkinnon osakohtaista työpaikkajakson kestoa muutetaan aikaisemmaksi, muuttunut tieto päivitetään eHOKSiin välittömästi.  
Palaute kerätään HOKSissa suunnitellun mukaisesti suoritetulta eli päättyneeltä työpaikkajaksolta. Jos työpaikkajakso keskeytyy ennen sen suunniteltua suorittamista, palautetta ei kerätä. Palaute kerätään niissäkin tilanteissa, joissa opiskelija keskeyttää opinnot kokonaan työpaikkajakson suorittamisen jälkeen.   
Tätä tietoa ei ole tällä hetkellä eHOKSin tietomallissa. Tieto työpaikkajakson keskeyttämisestä tullaan lisäämään eHOKSiin.
Hankintakoulutustilanteessa tiedot eHOKSiin siirtää koulutusta hankkiva koulutuksen järjestäjä, jonka opiskelija opiskelija on (saa valtionosuusrahoituksen) ja joka vastaa opiskelijan HOKSista kokonaisuutena.  Koulutuksen järjestäjäkohtaiset työelämäpalautekyselyjen vastauslinkit muodostetaan eHOKSissa olevien tietojen perusteella.
Oppi- ja koulutussopimuksessa nimetyn vastuullisen työpaikkaohjaajan nimi- ja yhteystiedot päivitetään HOKSiin ja siirretään eHOKSiin, jonka tiedon perusteella työpaikkaohjaajakysely lähetetään oikealle henkilölle. Työpaikkakyselyn vastaanottajan yhteystietoja ylläpitää koulutuksen järjestäjä itse ja näitä tietoja päivitetään koulutuksen järjestäjän ohjeistamalla tavalla.

Asiaa kannattaa tiedustella omalta opintohallintojärjestelmän toimittajalta. eHOKSiin tallennetaan tieto ammatti- ja erikoisammattitutkintoihin tehdyistä HOKSeista samalla tavalla kuin perustutkinnoistakin.

Niputetut linkit näkyvät Arvon virkailijakäyttöliittymässä Vastaajat-sivulla niputtamisen jälkeen. Ei-niputetut vastaajatunnukset näkyvät puolestaan Vastaajat-sivulta saatavalla CSV:llä (Lataa tunnukset tiedostona) sitä mukaa, kun niitä syntyy.

Työpaikkajaksojen kesto ja osa-aikaisuus

Vuorokausilla.

Vastauslinkkien lähettäminen

Työpaikkaohjaajakyselyn vastaanottajille lähetetään automaattisesti yksi muistutusviesti ellei ole vastattu. Työpaikkakyselyn vastauslinkit lähettää koulutuksen järjestäjä, joka voi myös itse lähettää muistutusviestit. Vastaustilannetta voi seurata Arvo-palvelusta kuten opiskelijapalautteenkin kohdalla. 

Vastausaktiivisuuden seuranta 

Vastausaktiivisuutta (vastausprosentti) voi seurata Arvo-järjestelmässä.

Tiedonkeruiden raportointi

Työpaikkaohjaajakyselyssä on Vipusessa sama julkaisuviive kuin ammatillisen koulutuksen opiskelijapalautteella. Raportit päivittyvät joka kuukauden 3. päivä kahden kuukauden takaisella tiedolla. Raportin sisältämän ajanjakson voi tarkistaa Tilastokausi-suodattimen päivämääristä. 

Työpaikkakysely järjestetään kaksi kertaa vuodessa: tammi-helmikuussa ja heinä-elokuussa. Tulokset päivittyvät Vipuseen joka maaliskuu ja syyskuu. 

Työpaikkakyselyn osalta Arvossa näkyvillä raporteilla ei ole mahdollista tarkastella tuloksia toimipaikoittain, koska työpaikkakysely ei sisällä taustatietona tätä tietoa, vaan tieto tulee työpaikkaohjaajakyselyn taustatiedoista. Tieto siirtyy kuitenkin Vipusen raporteille, eli siinä vaiheessa kun raportit julkaistaan Vipusessa, pystyy tuloksia tarkastelemaan suodattimien ja pivot-taulukon avulla myös erikseen toimipaikoittain.

Työpaikkakyselyn vastauslinkki sisältää tiedon Y-tunnuksesta, jota käytetään valtakunnallisten tulosten anonyymissä, tilastomuotoisessa raportoinnissa, kun halutaan tarkastella saatua palautetta toimialoittain. Lisäksi vastauslinkki sisältää tiedon työpaikan toimipaikasta, jossa työpaikkajakso on suoritettu. Toimipaikkatiedon perusteella koulutuksen järjestäjillä on mahdollisuus raportoida omia palautetuloksiaan toimipaikoittain. Koulutuksen järjestäjä ilmoittaa toimipaikan vapaamuotoisena tekstinä, jonka myös kirjoitusasun päättää itse, koska valtakunnallista rekisteriä työpaikkojen toimipaikoista ei ole olemassa. Toimipaikkakohtainen raportti muodostuu sen perusteella, että nimitieto on kirjoitettu yhdenmukaisessa kirjoitusasussa. Työpaikkakohtaisia tuloksia ei julkaista avoimesti valtakunnallisessa Vipunen.fi -palvelussa. 

Työelämäpalautteen raporteilla työpaikan (toimipaikan) maa, maakunta ja kunta ovat peräisin taustakysymysten vastauksista. Taustakysymyksenä kysytään sijaitseeko toimipaikka Suomessa kyllä/ei, jonka vastauksen perusteella avautuu valintalista joko maista tai kunnista, joista vastaaja valitsee. Ulkomaisilta vastaajilta kysytään vain maatieto. Kotimaisilta vastaajilta kysytään kuntatieto, jonka perusteella tunnistetaan myös maakunta, Tämä taustakysymys on pakollinen vastattava. 

Todennäköisesti syy on siinä, että Arvo ja Vipunen käyttävät eri ajankohtaa perusteena raportoinnille. Arvossa vastanneet raportoidaan vastauspäivän mukaan, ja Vipusessa vastaajatunnuksen alkupäivämäärän mukaan. Näin ollen esimerkiksi jos rajataan tarkasteluajankohdaksi raportille Arvossa 1.7.-31.12.2021, Arvon raportilla näytetään kaikki kyseisen aikavälin aikana vastanneet. Jos samaa rajausta käytetään Vipusen raportilla, raportille voi raportoitua myös sellaisia vastaajia, joiden vastaajatunnus on astunut voimaan aikavälillä 1.7.-31.12.2021, mutta jotka ovat todellisuudessa vastanneet vasta vuoden 2022 puolella esimerkiksi tammikuun alussa.

Rajapinta Arvoon  

Rajapinta kysely- ja vastausdatan lataamiseksi organisaatioiden omiin tietovarastoihin on toteutettu. Sen kautta saa jatkossa sekä opiskelijapalaute- että työelämäpalautedataa. Käyttöönottomahdollisuudesta tiedotetaan myöhemmin. 

Lisätietoa rajapinnasta saa tutustumalla sivuun: https://wiki.eduuni.fi/display/CscArvo/ArvoAPI

Työpaikkaohjaajakysely

Palautteen kerääminen

Työpaikkaohjaajakysely lähetetään ensimmäisen kerran 16.7.2021 niille vastuullisille työpaikkaohjaajille, joiden ohjaamana on suoritettu eli on päättyneitä työpaikkajaksoja ajalla 1.7. - 15.7.2021. 

Kyselyn sisältö

Työelämäpalautteella seurataan työelämän tyytyväisyyttä koulutuksen järjestäjän toimintaan järjestää oppisopimuskoulutusta ja/tai koulutussopimukseen perustuvaa koulutusta. Oppisopimuksen ja koulutussopimuksen tekemisen edellytykset ja työpaikkajaksojen opiskelijakohtainen suunnittelu HOKSissa sekä sopimusten laadinta ovat koulutuksen järjestäjälle toiminnallisina prosesseina vastaavia riippumatta tutkinnosta, jota suoritetaan. Väittämät perustuvat lakiin ammatillisesta koulutuksesta ja siellä määriteltyihin koulutuksen järjestäjän tehtäviin. Työelämäpalautteessa opiskelija ei ole arvioinnin kohteena. 

Suositellaan yhden avoimen kysymyksen lisäämistä, jolla vastaaja voi halutessaan perustella vastauksiaan ja antaa koulutuksen järjestäjälle muuta palautetta vapaana tekstinä. Lisäkysymysten määrää ei ole teknisesti rajoitettu. Koulutuksen järjestäjä päättää itse niiden määrän. Se kannattaa huomioida, että kyselyn pituus voi vaikuttaa vastaamisaktiivisuuteen. Työelämä on toivonut kyselyn olevan lyhyt ja nopea vastata. Koulutuksen järjestäjän omat kysymykset eivät saa olla pakollisia vastata.

Vastauslinkkien muodostaminen ja muodostamiseen käytettävät tiedot

Vaikka linkki lähetetään vasta herätepäivän mukaisena päivänä opiskelijalle, linkin muodostaminen tapahtuu heti kun herätetieto on tallennettu joko Koskeen tai eHOKSiin.

Vastauslinkkien niputus

Osaamisen hankkiminen suunnitellaan HOKSiin ja tieto siirretään eHOKSiin tutkinnon osittain. Tähän perustuen työpaikkaohjaajakysely lähetetään tutkinnon osittain, jos palautejakson (jokaisen kuukauden 1.-15. pv ja 16.- kuukauden viimeinen pv) aikana on päättyneitä työpaikkajaksoja. Saman palautejakson aikana suoritettuja työpaikkajaksoja koskevat kyselyt, joilla on sama vastuullinen työpaikkaohjaaja, sama tutkinto ja sama koulutuksen järjestäjä, niputetaan teknisesti yhdeksi kyselyksi vastaajalle. Kyselyyn vastataan vain kerran riippumatta siitä, onko työpaikalla päättynyt yhden tai useamman opiskelijan työpaikkajaksot. Päättyneiden työpaikkajaksojen rinnalla opiskelija voi hankkia osaamista yhtä aikaa muihinkin tutkinnon osiin.
Työpaikkaohjaajakysely lähetetään jokaisen tutkinnon osan jälkeen, johon on sisältynyt päättyneitä työpaikkajaksoja HOKSiin suunnitellun mukaisesti. Esimerkissä kyselyjä voisi lähteä enimmillään viisi kertaa, jos jokaisen tutkinnon osien työpaikkajaksojen suoritus päättyy eri aikaan ja nämä ajankohdat osuvat eri palautejaksoihin. Jos saman tutkinnon kahden tai useamman tutkinnon osan suoritusten päättyminen osuu samaa palautejaksoon, vastuullinen työpaikkaohjaaja saa sitä koskien vain yhden kyselyn.

Kyllä, vastaus kopioituu raportointia varten.  

Työpaikkaohjaajan yhteystiedot ja vastauslinkkien lähettämisen

Työpaikkaohjaajakysely lähetetään vastuulliselle työpaikkaohjaajalle, joka on nimetty oppisopimuksessa tai koulutussopimuksessa ja joka tieto on ilmoitettu eHOKSiin. Jos työpaikalla opiskelijaa ohjaavat muutkin työntekijät ja jonkun tutkinnon osan työtehtävien osalta opiskelijaa on käytännössä ohjannut toinen työpaikkaohjaaja, kyselyn vastaanottanut voi siirtää kyselyn edelleen opiskelijaa ohjanneelle vastattavaksi.

Vastauslinkki lähetetään sähköpostiosoitteen lisäksi vastuulliselle työpaikkaohjaajalle tekstiviestinä. Viesti lähtee siihen puhelinnumeroon, joka eHOKSiin on hänelle tallennettu. Jos vastuulliselle työpaikkaohjaajalle on tallennettu molemmat yhteystiedot, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, sama vastauslinkki lähetetään yhtä aikaa molempiin. Vastata voi vain kerran. Kun kyselyyn on vastattu, ohjelma sulkee vastauslinkin.  

16.7.2021 alkaen työpaikkaohjaajakysely lähetetään tekstiviestinä ja sähköpostina niihin yhteystietoihin, jotka on eHOKSiin vastuulliselle työpaikkaohjaajalle tallennettu. Vastauslinkki lähetetään yhtä aikaa molemmilla tavoilla, jos molemmat yhteystiedot eli puhelinnumero ja sähköpostiosoite on tallennettu. Jos toinen yhteystieto puuttuu, lähetys tehdään vain siihen yhteystietoon, joka löytyy. Vastauslinkki on molemmissa lähetyksissä sama, joten vastata voi vain kerran, vaikka kyselyn saa eri tavoin. 

eHOKSiin puhelinnumeron voi tallentaa seuraavissa muodoissa: 

käy 358(50)1234566
käy 358501234567
käy +358501234568
käy 050 123 45 69 (myös 050 123 4569 yms., välilyönnit voivat olla missä kohtaa tahansa numerosarjaa)
käy 050-123 45 71
käy 050-1234-572
käy 050 1234573
käy 050-1234574
käy 0501234575
käy 0501234575
käy 0501234575
käy 0501234576
käy 0501234577
käy 0501234578
käy 0501234579
ei käy a0501234575

Tekstiviesti lähetetään myös 010- ja 020- alkuisiin puhelinnumeroihin. 

Lankapuhelinnumeroon ja maksulliseen palvelunumeroon tekstiviestejä ei voi lähettää, vaikka tällainen numero olisi eHOKSiin tallennettu.

Opintohallintojärjestelmätoimittajilla on tiedossa tämä sama lista ja he ohjeistavat tiedon päivitystä omiin järjestelmiinsä.

Vastauslinkki lähetetään vastuulliselle työpaikkaohjaajalle siihen sähköpostiosoitteeseen tai työpuhelinnumeroon, joka on kirjattu oppisopimukseen tai koulutussopimukseen. Jos sopimuksessa on sovittu käytettäväksi yleiskäytössä olevaa organisaatio-osoitetta tai yhteiskäytössä olevaa puhelinnumeroa, kysely lähetetään siihen. Viestin vastaanottaja voi välittää kyselyn vastattavaksi henkilölle, joka opiskelijaa on ohjannut. Oppisopimusta ja koulutussopimusta tehtäessä koulutuksen järjestäjän on hyvä kertoa työpaikalle, että myös työpaikkaohjaajakysely tullaan lähettämään kyseiseen sähköpostiosoitteeseen tai työpuhelinnumeroon.

Kyselyitä ei lähetetä potentiaalisesti maksullisiin palvelunumeroihin, joihin 029-alkuiset numerot kuuluvat. Olemme keskustelleet siitä, olisiko kyseiset numerot syytä sallia mutta toistaiseksi olemme tulleet siihen tulokseen, että estämme lähetyksen numeroihin, joihin viestin lähettämisestä voi koitua odottamattomia lisäkuluja.

Lain valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (9 §) mukaan koulutuksen järjestäjän on tallennettava kansalliseen keskitettyyn tietovarantoon seuraavat opiskelijan vastuullisen työpaikkaohjaajan tarpeelliset yhteystiedot, joita tarvitaan opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain 32 g §:ssä tarkoitetun työelämäpalautteen keräämisessä. Tarpeelliset yhteystiedot ovat sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero. Jos työpaikalla ja työpaikkaohjaajalla ei ole lainkaan sähköpostiosoitetta, vastauslinkki kyselyyn muodostetaan, mutta sitä ei voida lähettää. Parhaillaan selvitetään mahdollisuutta lähettää kysely sähköpostin ohella vastaanottajan puhelinnumeroon esimerkiksi tekstiviestinä. 

Palautteen kerääminen opintojen tai työpaikkajakson keskeytyessä

Työpaikkaohjaajakysely lähetetään, jos työpaikalla on ehditty suorittaa tutkinnon osakohtainen työpaikkajakso loppuun saakka HOKSissa suunnitellun mukaisesti. Jos työpaikkajakso keskeytyy, kyselyä ei lähetetä. Kun opiskelija myöhemmin jatkaa työpaikkajakson suorittamista toisella työpaikalla ja suorittaa sen loppuun asti, sen uuden työpaikan vastuulliselle työpaikkaohjaajalle lähetetään kysely. 
Työpaikkaohjaajakysely lähetetään erikseen molempien työpaikkojen vastuullisille työpaikkaohjaajille, jos työpaikalla on ehditty suorittaa tutkinnon osakohtainen työpaikkajakso tai useampia jaksoja loppuun saakka HOKSissa suunnitellun mukaisesti. Jos työpaikkajakso keskeytyy, kyselyä ei lähetetä. 

Työpaikkakysely 

Palautteen kerääminen ja kyselyn vastausaika

Työpaikat, jotka kuuluvat työpaikkakyselyn kohderyhmään, tunnistetaan automaattisesti kaksi kertaa vuodessa niiden työpaikkajaksojen perusteella, jotka on suoritettu oppisopimuskoulutuksena tai koulutussopimukseen perustuvana koulutuksena ajalla 1.1.-30.6 tai 1.7.- 31.12. Työpaikkakysely lähetetään kaikille samaan aikaan eli 1.7. alkaen tai 1.1. alkaen. Kyselyllä ei ole haluttu kuormittaa työelämää useammin, jonka takia myös kysymysten sisältö koskee laajempaa näkökulmaa ja muutakin yhteistyötä kuin yksittäistä työpaikkajaksoa koskevaa. 

Kyselyn sisältö

Arvon virkailijakäyttöliittymästä voi tarkastella kyselyn esikatselua. Sen kautta näkee hyvin kyselyn kuvaustekstin, kysymykset ja koulutuksen järjestäjän omat lisäkysymykset kolmella kielellä. Esikatselu on geneerinen kyselylomake, jonka avulla voi kokeilla myös vastaamista, mutta siihen ei liity taustatietoja. Esikatselun vastaukset eivät tallennu Arvoon. Työpaikkaohjaajalle näytettäviin taustatietoihin voi tutustua wikiin lisättyjen kuvakaappausten kautta: Ohjeet: vastauslinkit työpaikkakyselyssä (kts. Kyselylomake vastaajan silmin)

Vastauslinkit

Työpaikkakohtaisissa vastauslinkeissä on tieto työpaikasta: työnantajan y-tunnus, työpaikan nimi ja sopimustyyppi (työpaikalla ollut oppisopimuksia ja/tai koulutussopimuksia).

Todennäköisin selitys sille miksi työpaikkakyselyn vastauslinkkejä ei ole syntynyt on, että työpaikkajakso on tallennettu eHOKSiin päättymispäivän jälkeen tai jakson päättymispäivää on kesken jakson aikaistettu siten, että uusi päättymispäivä on aikaisempi kuin kuluva päivä.

Työelämäpalautteen (ohjaajakysely ja työpaikkakysely) vastauslinkit muodostetaan seuraavan prosessin mukaisesti:

eHOKSiin tallennetun työpaikkajakson päättymispäivänä työpaikkajakso käsitellään Herätepalvelussa ja Arvossa. Käsittelyssä työpaikkajakson tiedot ”jäädytetään” ja sille muodostetaan jaksotunnus. Käsittelyn jälkeen (päättymispäivänä tai myöhemmin) eHOKSiin tehdyt muutokset eivät vaikuta käsiteltyyn työpaikkajaksoon. Samoin mikäli työpaikkajakso on tallennettu myöhässä tai työpaikkajakson päättymispäivää on kesken jakson aikaistettu kuluvaa päivää aiempaan ajankohtaan (eli työpaikkajakso onkin päättynyt suunniteltua aiemmin), jaksoa ei käsitellä. Jälkimmäisessä tapauksessa jakso katsotaan myöhässä tallennetuksi, koska sen päättymispäivä on menneisyydessä. Käsittelemättömiä jaksoja ei huomioida työelämäpalautteessa.

Kuukauden 1. ja 15. päivän välillä päättyneet työpaikkajaksot niputetaan ohjaajakyselyä varten kuukauden 16. päivänä. 16. ja kuukauden viimeisen päivän välillä päättyneet työpaikkajaksot puolestaan niputetaan seuraavan kuukauden 1. päivänä ohjaajakyselyä varten.

1.7. - 31.12. päättyneet jaksot niputetaan puolestaan työpaikkakyselyä varten vuoden lopulla. Samoin 1.1. - 30.6. päättyneet jaksot niputetaan työpaikkakyselyä varten kesäkuun lopulla.

Toisin sanoen samoja tietoja hyödynnetään sekä ohjaajakyselyssä että työpaikkakyselyssä hieman eri tavalla järjestellen. Mikäli työpaikkajaksoa ei ole voitu käsitellä sen päättymispäivänä puutteellisten tietojen vuoksi tai mikäli jakso on tallennettu päättymispäivän jälkeen, työpaikkajaksoa ei huomioida kummassakaan kyselyssä.

Mikäli jakso on tallennettu tietoineen ajallaan, eikä sitä tästä huolimatta ole käsitelty, kyse voi olla seuraavasta harmillisesta mutta harvinaisemmasta virhetilanteesta:

Mikäli HOKSiin päivitetään mitä tahansa tietoja työpaikkajakson päättymispäivänä, on mahdollista, että työpaikkajaksoa ei käsitellä. Tämä johtuu siitä, että opintohallintojärjestelmät kirjoittavat yli koko HOKSin tiedot eHOKSissa aina päivityksen yhteydessä, eikä järjestelmässä ole mahdollista yksiselitteisesti tunnistaa, onko kyseessä uusi jakso vai päivitys olemassa olevaan jaksoon. Tästä samasta syystä työpaikkajaksot tulee olla tallennettuna päättymispäivään mennessä, eikä takautuen tallennettuja tietoja voi huomioida.

Työpaikkajaksot käsitellään päättymispäivän yönä heti vuorokauden vaihtumisen jälkeen, mutta jos HOKSiin tulee päivitys ennen kuin jakso on käsitelty (siirrot oppilashallintojärjestelmistä tapahtuvat myös öisin), työpaikkajakso tulkitaan myöhässä tallennetuksi, eikä sitä käsitellä.

Esimerkki:

  1. Työpaikkajakso eHOKSissa siirtyisi käsiteltäväksi päättymispäivän yönä esim. klo 1.30.
  2. Tätä ennen HOKSiin tallennetaankin samana yönä muutos esim. klo 1.00.
  3. Koko HOKS ylikirjoittuu ja työpaikkajaksoa ei voida tunnistaa samaksi jaksoksi.
  4. Järjestelmä tulkitsee kyseessä olevan uusi työpaikkajakso, joka on tallennettu liian myöhässä (päättymispäivänä).
  5. Jakso ei koskaan siirry käsittelyyn.

Meillä on tähän ongelmaan ollut jo pidemmän aikaa suunnitteilla korjaus mutta sen käyttöönotto vaatii vielä hieman koordinointia järjestelmätoimittajien kanssa.

Valitettavasti jo päättyneiden jaksojen kohdalla, joista jaksotunnusta ei ole muodostettu jakson päättymispäivänä, ei ole tehtävissä mitään.

Työpaikkakyselyyn muodostettuja vastauslinkkejä ei ole teknisesti mahdollista yhdistää linkkien muodostamisen jälkeen.

Työpaikkakyselyyn muodostettuja vastauslinkkejä ei ole teknisesti mahdollista yhdistää linkkien muodostamisen jälkeen.

Työpaikkakyselyn vastaajat ja vastauslinkkien lähettäminen

Kyllä. Tieto liittyy koulutuksen järjestäjän työelämäyhteistyön sopimuskumppanien ja asiakkuuksien hallintaan yleisemmin. Opetushallituksella ei ole lainsäädännössä määriteltyä oikeutta kerätä henkilörekisteriä työpaikkojen yhteyshenkilöistä, jonka takia työpaikkakyselyn lähettämisen automatisointi Opetushallituksen toimesta ei ole mahdollista. 

eHOKS:sta ei ole lupa luovuttaa henkilötietoja Arvoon, joten Arvo ei tiedä vastaajien sähköpostiosoitteita missään ammatillisen koulutuksen kyselyissä. Työpaikkakyselyissä myöskään eHOKS ei tiedä aukottomasti vastaajaa tai hänen yhteystietojaan. Vastaaja voi olla ja usein onkin muu kuin työpaikkaohjaaja. 

Ohessa lainaus palautteiden keräämistä säätelevän asetuksen perustelumuistiosta: "Työpaikkakyselyn kohderyhmänä olisivat oppi- ja koulutussopimuksia tekevät, vastuullisessa asemassa olevat työpaikkojen edustajat, joiden yhteystiedot ovat koulutuksen järjestäjien omissa rekistereissä. Opetushallitukseen ei kerättäisi tästä kohderyhmästä henkilörekisteriä, vaan työpaikkakyselyn vastauslinkit luotaisiin automaattisesti ja toimitettaisiin koulutuksen järjestäjille edelleen työpaikoille lähetettäväksi järjestäjien omien asiakasrekisterien perusteella."

Koulutuksen järjestäjä päättää työnantajakohtaisesti tarkoituksenmukaisen työpaikkakyselyn vastaanottajan. Jos saatuja palautteita halutaan raportoida toimipaikkakohtaisesti, toimipaikan nimi tulee tallentaa Koskeen ja eHOKSiin, jolloin kysely lähetetään toimipaikkaan, kysymyksen esimerkissä päiväkotiin. 
Koulutuksen järjestäjä ylläpitää tietoa yhteyshenkilöstä kyselyn lähettämiseen saakka eli työpaikkajaksojen päättymistä seuraavaan 1.1. tai 1.7. hetkeen saakka. Työpaikkakysely ei ole vastaajalle henkilökohtainen, sillä kysytään laajemmin työpaikan kokemuksia yhteistyöstä koulutuksen järjestäjän kanssa.

Näistä ei pitäisi muodostua jaksotunnuksia, mikäli keskeytymistietoa on hyödynnetty tai jakso on poistettu ennen päättymistä eHOKSista.

Arvon kautta on mahdollisuus liittää yksittäinen vastauslinkki käyttäjän omaan sähköpostiin, jonka kautta se lähetetään normaalisti vastaanottajalle siihen osoitteeseen, jonka lähettäjä itse viestiin kirjoittaa.  Arvossa ei tule olemaan mahdollisuutta massapostitukseen suoraan käyttöliittymästä, koska Arvoon ei siirretä eHOKSista vastaanottajien henkilö- eikä yhteystietoja. Arvosta saa ladattua luodut tunnukset tarvittavin taustatiedoin. Tätä csv-muotoista tiedostoa on mahdollista hyödyntää massapostitusten toteuttamiseen omassa organisaatiossa.
Koulutuksen järjestäjä päättää itse tavasta, jolla se lähettää työpaikkakyselyt.

Työpaikkakyselyn näkyminen Arvossa

Kun kyselyn vastausaika on päättynyt, se sulkeutuu automaattisesti eikä näy siinä vaiheessa enää aktiivisena Arvossa "Kyselyt"-sivun yläosassa. Sivun alaosassa on painike "Näytä suljetut", jota painamalla saa näkyviin myös sulkeutuneet kyselyt. 

  • No labels