Tällä sivulla on kuvattuna:
- mitä eri käyttäjärooleja Valpas- palveluun on saatavilla
- mitä eri käyttöoikeuksilla voi palvelussa tehdä
- miten palveluun saa käyttöoikeudet
- miten Valpas-palveluun kirjaudutaan
- Valpas- palveluun liittyvää tietosuojaa
Valpas-käyttäjärooleihin liittyvissä kysymyksissä ja Valpas-käyttöoikeusasioihin liittyvissä kysymyksissä ole yhteydessä Valpas-palvelun tekniseen tukeen osoitteessa valpas-tekninen-tuki(at)oph.fi.
Sivun sisältö:
Oppivelvollisuusrekisterin yhteisrekisterinpitäjät
Valpas- palvelu koostaa tietoja eri rekistereistä ja tietovarannoista ja näyttää nämä käyttäjälleen. Lisäksi palvelun avulla voidaan tallentaa tietoa oppivelvollisuusrekisteriin. Opetuksen ja koulutuksen järjestäjät, oppilaitosten ylläpitäjät, kunnat ovat oppivelvollisuusrekisterin yhteisrekisterinpitäjiä yhdessä OPH:n kanssa. "Rekisterin yhteisrekisterinpitäjiä ovat opetuksen ja koulutuksen järjestäjät, oppilaitosten ylläpitäjät, kunnat sekä Opetushallitus. Opetushallitus vastaa rekisterin yleisestä toiminnasta sekä teknisistä edellytyksistä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten. Opetuksen ja koulutuksen järjestäjät, oppilaitosten ylläpitäjät ja kunnat vastaavat tallentamiensa tietojen yleisen tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan d alakohdassa tarkoitetusta täsmällisyydestä sekä 16 artiklan mukaisesta rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen. Opetushallitus vastaa muista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista ja muiden rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta. Jos opetuksen tai koulutuksen järjestäjän taikka oppilaitoksen ylläpitäjän toiminta lakkaa eivätkä kyseisen rekisterinpitäjän tehtävät siirry toiselle oikeushenkilölle, kyseisten rekisteriin tallennettujen tietojen osalta rekisterinpitäjänä toimii Opetushallitus." |
Tietosuoja Valpas-palvelussa
Opetuksen ja koulutuksen järjestäjällä ja kunnilla on velvollisuus järjestää toimintansa niin, että rekisteriin tallennettavia tietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Käyttäjäoikeuksia Valpas-palveluun tulee myöntää vain sellaisille virkailijoille, joiden työtehtävien hoitamisen kannalta on tarpeellista käsitellä rekisteriin tallennettavia tietoja rekisterinpitäjän tehtävien hoitamiseksi: tietojen tallentamiseksi ja tietojen oikeellisuuden tarkastamiseksi ja ylläpitämiseksi. Oppivelvollisuusrekisterin tietosuojaseloste:
Kaksivaiheinen tunnistautuminenKaksivaiheinen tunnistautuminen tarkoittaa sitä, että kirjautuessasi palveluun sinulta kysytään muiden kirjautumistietojen lisäksi vaihtuva vahvistuskoodi, jonka haet puhelimen todentajasovelluksesta (Authenticator) ja jonka syötät sille varattuun kenttään kirjautuessasi Virkailijan Opintopolkuun. Kaksivaiheinen tunnistautuminen aktivoidaan omien tietojen kautta. Valpas-palvelua käyttäessäsi käsittelet myös henkilötietoja ja suosittelemme, että otat käyttöösi kaksivaiheisen tunnistautumisen Virkailijan Opintopolussa. Löydät lisätietoa alla olevasta linkistä. Ohjeet kaksivaiheisen tunnistautumisen käyttöönottoon löytyvät täältä: |
Opintopolun Organisaatiopalvelu
Valpas-palvelu käyttää taustapalvelunaan Virkailijan Opintopolun Organisaatiopalvelua. Jotta organisaatioon on mahdollista myöntää käyttöoikeuksia, on koulutustoimijan ja sen ylläpitämän oppilaitoksen organisaatiotietojen oltava ajan tasalla Opintopolun Organisaatiopalvelussa, jotta organisaatioon on ylipäätään mahdollista myöntää eri tasoisia Valpas-palvelun käyttöoikeuksia. |
Organisaatiohierarkian tasot käyttöoikeuksien hallinnassa
Opintopolun Organisaatiopalvelun organisaatiohierarkia on kolmitasoinen. Valpas-palvelun käyttöoikeuksia voidaan myöntää organisaatiohierarkian tasoille 1) Koulutustoimija ja 2) Oppilaitos.
2. Oppilaitokset, oppisopimustoimistot ja varhaiskasvatuksen toimipaikat 3. Toimipisteet |
Käyttäjähallinta Virkailijan Opintopolussa ja Valpas-palvelussa
Käyttäjähallinnan pääperiaatteet / Käyttöoikeuksien myöntämisen järjestys
Opetushallitus ei myönnä uusille koulutuksen järjestäjien virkailijoille Valpas-palvelun käyttöoikeuksia, hyväksy koulutuksen järjestäjien virkailijoiden Valpas- käyttöoikeuksien uusinta-anomuksia eikä sulje koulutuksen järjestäjien tai kunnan virkailijoilleen myöntämiä Valpas-käyttöoikeuksia. Koulutuksen järjestäjä ja kunta vastaa siitä, että se nimeää organisaation virkailijan tai virkailijat ja toimii annettujen ohjeiden mukaisesti, jotta käyttäjähallinnan prosessia varten organisaation virkailijalla tai virkailijoilla on tarvittavat oikeudet Virkailijan Opintopolkuun ja Valpas-palvelun käyttäjähallintaan.
Opintopolun vastuukäyttäjät myöntävät Valpas-pääkäyttäjäoikeudet organisaatiossaan niille henkilöille, jotka ovat organisaation päävastuullisia Valpas-palvelun hallinnoijia. Ohjekuva: Käyttäjähallinnan hierarkia on kuvattu alla olevassa kuviossa. Kun koulutuksen järjestäjä on ensin nimennyt ja hakenut omassa organisaatiossaan käyttöoikeudet Opintopolun vastuukäyttäjälle, voi Opintopolun vastuukäyttäjä jälleen myöntää Valpas-pääkäyttäjän käyttöoikeuden toiselle käyttäjälle. Opintopolun vastuukäyttäjän käyttöoikeuteen ei sisällu oikeuksia Valpas-palveluun. Valpas-pääkäyttäjäoikeuden voi myöntää joko koko koulutustoimijan tai oppilaitoksen tasolle. Valpas-pääkäyttäjä voi myöntää Valpas-pääkäyttäjäoikeuksia sekä erilaisia Valpas-palvelu peruskäyttöoikeuksia omien käyttöoikeuksiensa mukaiselle, samalle organisaatiohierarkian tasolle (koulutustoimija tai oppilaitos). Itselleen ei ole mahdollista myöntää käyttöoikeuksia. |
Käyttöoikeuksien hallinta Virkailijan opintopolussa
Valpas-palvelun käyttöoikeuksia ei hallinnoida itse Valpas-palvelussa, vaan kuten kaikkien muidenkin Opintopolun palveluissa käyttöoikeuksia hallinnoidaan Opintopolun yhteisessä käyttäjähallinnassa. Käyttäjähallinnan yleiset ohjeet löytyvät sivulta: Käyttäjä- ja henkilöhallintapalvelun käyttöohjeet Kuten muissakin Opintopolun palveluissa koulutuksen järjestäjä/kunta vastaa Valpas-palveluun liittyvästä käyttäjähallinnasta. Opintopolun vastuukäyttäjät myöntävät pääkäyttäjäoikeudet palveluun ja kun pääkäyttäjäoikeudet on myönnetty, Valpas-pääkäyttäjät hoitavat jatkossa käyttäjäoikeuksien hallinnan. Valpas-käyttöoikeuksien myöntämisen tulee perustua siihen, että henkilön, jolle oikeuksia myönnetään, tarvitsee työtehtävissään (Oppivelvollisuuslain 1214/2020 11§, 13§, 14§ ja 16§ mukaiset tehtävät) käyttää oikeuksien mukana tulevia toiminnallisuuksia ja oikeudet tulee rajata työtehtävien kannalta välttämättömälle organisaatiotasolle. Tutustukaa tarkasti eri Valpas-käyttöoikeuksien kuvauksiin ennen käyttöoikeuksien myöntämistä ja tehkää organisaatiossanne selkeä vastuunjako/suunnitelma ketkä ovat organisaation Valpas-pääkäyttäjiä sekä ketkä vastaavat oppivelvollisuuslain mukaisista valvontatehtävistä ja sitä myöten tarvitsevat käyttöoikeuksia Valpas-palveluun. Valpas-käyttäjärooleihin liittyvissä kysymyksissä ja Valpas-käyttöoikeusasioihin liittyvissä kysymyksissä ole yhteydessä Valpas-palvelun tekniseen tukeen osoitteessa valpas-tekninen-tuki(at)oph.fi. Opintopolun vastuukäyttäjän liittyvissä kysymyksissä ja tukipyynnöissä sekä Opintopolun yleiseen käyttäjähallintaan liittyvissä kysymyksissä ole yhteydessä osoitteeseen yhteisetpalvelut(at)opintopolku.fi. Miten pääkäyttäjänä hallinnoin käyttöoikeuksia?Uusi virkailija jolla ei ole vielä tunnuksia virkailijan Opintopolkuun: Käyttöoikeuksien myöntäminen virkailijalle, jolla on jo tunnukset virkailijan Opintopolkuun käyttöoikeuksien lisääminen / uusiminen:
Virkailijan käyttöoikeuksien sulkeminen kun virkailija ei tarvitse enää oikeuksia Valpas-palveluun: |
Miten hallinnoin omia käyttöoikeuksiani?
|
Valpas-palvelun toiminnallisuudet ja käyttäjäroolit
Käyttäjäryhmät, oikeudet ja toiminnallisuudet Valpas-palvelussa
Valpas- palvelussa on saatavilla erilaisia käyttäjärooleja koulutuksen järjestäjille sekä asuinkunnan oppivelvollisuuden valvonnasta vastaaville tahoille. Tämän vuoksi palveluun on saatavilla kaksi eri pääkäyttäjäroolia:
- Valpas- koulutuksen järjestäjä-pääkäyttäjä
- Valpas- kuntapääkäyttäjä
Koulutuksen-järjestäjä-pääkäyttäjä myöntää oikeuksia oppilaitosvalvojille ja kuntapääkäyttäjä myöntää oikeuksia kuntavalvojille. Alla on avattu tarkemmin sekä kunnan ja koulutuksen järjestäjän käyttöoikeuksia.
Koulutuksen järjestäjän käyttöoikeudet ja toiminnallisuudet
Koulutuksen järjestäjän käyttöoikeudet taulukossa
Koulutuksen-järjestäjä-pääkäyttäjällä on samat toiminnallisuudet saatavilla Valpas-palvelussa kuin oppilaitosvalvojalla, mutta lisäksi hänellä on oikeus hallinnoida sekä myöntää käyttöoikeuksia Valpas-palveluun. Mikäli sama henkilö toimii sekä koulutuksen järjestäjä-pääkäyttäjänä ja oppilaitosvalvojana, riittää hänelle pelkät Valpas- koulutuksen järjestäjä-pääkäyttäjäoikeudet.
Käyttäjäryhmä | Oikeudet Valpas-palvelussa | Toiminnallisuudet Valpas-palvelussa ja siihen liittyen |
---|---|---|
Valpas- koulutuksen järjestäjä-pääkäyttäjä |
|
|
Oppilaitosvalvoja: perusopetuksen hakeutumisen seuranta |
|
|
Oppilaitosvalvoja: nivelvaiheen valvonta |
|
|
Oppilaitosvalvoja: toisen asteen valvonta |
| 2. Oppivelvollisuuden suorittamisen valvonta |
Mitä tarkoitetaan koulutuksen järjestäjän eri toiminnallisuuksilla?
Hakeutumisen valvonta:
Oppivelvollisuuden suorittamisen valvonta:
Koulutuksen maksuttomuuteen vaikuttavien taustatietojen tarkistus:
Myönnetäänkö koulutuksen järjestäjälle koulutustoimija- vai oppilaitostasoinen käyttöoikeus?Kaikkia koulutuksen järjestäjälle tarkoitettuja käyttöoikeuksia voidaan myöntää joko koulutustoimija- tai oppilaitostasolle. Koulutustoimijatasolle myönnetyllä käyttöoikeudella virkailija näkee kaikkiin koulutustoimijan alaisiin oppilaitoksiin liittyvät tiedot Valpas-palvelussa. Jos käyttöoikeus myönnetään oppilaitoskohtaisesti, valvoja näkee vain kyseisen oppilaitoksen tiedot. Koulutuksen järjestäjän tulee valvontatehtäviänsä organisoidessa harkita, mikä on tarpeellinen organisaatiotaso kullekin Valpas-käyttäjälle. Henkilötietorekistereihin pääsyä myönnettäessä lähtökohtana tulee olla tietojen minimointiperiaate, eli virkailijalla tulee olla pääsy vain sille organisaatiotasolle ja siihen tietokokonaisuuteen, joka on välttämätön työtehtävien suorittamiseksi. Koulutuksen järjestäjän käyttöoikeudetValpas-koulutuksen- järjestäjä- pääkäyttäjä
Valpas- oppilaitos- perusasteen hakeutumisen valvonta
Valpas-oppilaitos- nivelvaiheen valvonta
Valpas- oppilaitos toisen asteen valvonta
|
Asuinkunnan käyttöoikeudet ja toiminnallisuudet
Asuinkunnan virkailijan käyttöoikeudet taulukossa
Kuntapääkäyttäjällä on samat toiminnallisuudet saatavilla Valpas-palvelussa kuin kuntavalvojalla, mutta lisäksi hänellä on oikeus hallinnoida sekä myöntää käyttöoikeuksia Valpas-palveluun. Mikäli sama henkilö toimii sekä kuntapääkäyttäjänä ja kuntavalvojana, riittää hänelle pelkät Valpas- kuntapääkäyttäjä-oikeudet.
Käyttäjäryhmä | Oikeudet Valpas-palvelussa | Toiminnallisuudet Valpas-palvelussa ja siihen liittyen |
---|---|---|
Valpas- kuntapääkäyttäjä | Pääsy Valpas-palvelun kunnan valvontatoiminnallisuuksiin |
|
Kunta-valvoja | Pääsy Valpas-palvelun kunnan valvontatoiminnallisuuksiin |
|
Mitä tarkoitetaan kuntakäyttäjän eri toiminnallisuuksilla?
Asuinkunnan Valpas- palvelun käyttäjällä on kokonaisvaltainen näkymä oppilaitoksen ilmoittaman, kotiopetusoppilaan, Valpas-palvelun löytämän tai asuinkunnan itsensä hakeman, ilman opiskelupaikkaa olevan oppivelvollisen hakeutumiseen, opiskeluoikeuksiin ja oppivelvollisuuden keskeytymisiin liittyviin tietoihin oppivelvollisuuslain 1214/2020 14 §:n mukaisesti. Lisäksi kuntakäyttäjällä on oikeus tallentaa tieto oppivelvollisuuslain 1214/2020 7 §:n mukaisesta oppivelvollisuuden suorittamisen keskeyttämisestä ja tieto oppivelvollisuuslain 1214/2020 2 §:n mukaisesta oppivelvollisuudesta vapauttamisesta. |
Minkä tasoinen käyttöoikeus kuntakäyttäjälle myönnetään?Kunta-käyttäjälle ainoa organisaatiotaso on ”kunta”. Käyttäjärooleja voi myöntää ainoastaan organisaatioon, jonka organisaatiotyyppinä on kunta. Asuinkunnan käyttöoikeudetValpas- kuntapääkäyttäjä
Valpas-kunta-valvoja
|
Kirjautuminen Valpas-palveluun
Valpas-palveluun kirjautuminen edellyttää Valpas-palveluun annettuja käyttöoikeuksia. Käyttöoikeudet myöntää pääkäyttäjille Opintopolun vastuukäyttäjä ja muille Valpas-käyttäjille Valpas-pääkäyttäjä. Valpas-palvelu on osa Opintopolku-palvelukokonaisuutta, eli Valpas-palvelun käyttöliittymään kirjaudutaan Opintopolun virkailijatunnuksella osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi. Ohjeet jos salasana tai käyttäjätunnus on unohtunut: Unohtunut tunnus tai salasana HUOM! Jos sinulla ei ole Opintopolun virkailijatunnusta, ole yhteydessä Valpas-pääkäyttäjään tai Opintopolun vastuukäyttäjään. Jos et tiedä kuka on Valpas-pääkäyttäjä tai Opintopolun vastuukäyttäjä, ota yhteyttä Valpas-palvelun tekniseen tukeen (valpas-tekninen-tuki(at)oph.fi) Jos sinulla on voimassaoleva Valpas-käyttöoikeus, linkki Valpas-palvelun käyttöliittymään löytyy Opintopolun virkailijasovelluksen yläpalkista kohdasta "Rekisterit ja tiedonsiirrot" → "Valpas". Jos linkkiä ei näy, sinulla ei ole voimassa olevia Valpas-käyttöoikeuksia. Voit anoa tarvittavia Valpas-käyttöoikeuksia tämän ohjeen mukaan. Klikattuasi linkkiä saavut Valpas-palvelun etusivulle. |