Tällä sivulla on kuvattuna:

  • mitä eri käyttäjärooleja Valpas- palveluun on saatavilla
  • mitä eri käyttöoikeuksilla voi palvelussa tehdä
  • miten palveluun saa käyttöoikeudet
  • miten Valpas-palveluun kirjaudutaan
  • Valpas- palveluun liittyvää tietosuojaa

Valpas-käyttäjärooleihin liittyvissä kysymyksissä ja Valpas-käyttöoikeusasioihin liittyvissä kysymyksissä ole yhteydessä Valpas-palvelun tekniseen tukeen osoitteessa valpas-tekninen-tuki(at)oph.fi.


Sivun sisältö:

Oppivelvollisuusrekisterin yhteisrekisterinpitäjät

Valpas- palvelu koostaa tietoja eri rekistereistä ja tietovarannoista ja näyttää nämä käyttäjälleen. Lisäksi palvelun avulla voidaan tallentaa tietoa oppivelvollisuusrekisteriin. Opetuksen ja koulutuksen järjestäjät, oppilaitosten ylläpitäjät, kunnat ovat oppivelvollisuusrekisterin yhteisrekisterinpitäjiä yhdessä OPH:n kanssa.

Tietovarannon yhteisrekisterinpitäjien vastuut ja velvollisuudet on määritelty valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain (884/2017) 11b §:ssä:

"Rekisterin yhteisrekisterinpitäjiä ovat opetuksen ja koulutuksen järjestäjät, oppilaitosten ylläpitäjät, kunnat sekä Opetushallitus. Opetushallitus vastaa rekisterin yleisestä toiminnasta sekä teknisistä edellytyksistä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten.

Opetuksen ja koulutuksen järjestäjät, oppilaitosten ylläpitäjät ja kunnat vastaavat tallentamiensa tietojen yleisen tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan d alakohdassa tarkoitetusta täsmällisyydestä sekä 16 artiklan mukaisesta rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen. Opetushallitus vastaa muista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista ja muiden rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta.

Jos opetuksen tai koulutuksen järjestäjän taikka oppilaitoksen ylläpitäjän toiminta lakkaa eivätkä kyseisen rekisterinpitäjän tehtävät siirry toiselle oikeushenkilölle, kyseisten rekisteriin tallennettujen tietojen osalta rekisterinpitäjänä toimii Opetushallitus."

Tietosuoja Valpas-palvelussa

Opetuksen ja koulutuksen järjestäjällä ja kunnilla on velvollisuus järjestää toimintansa niin, että rekisteriin tallennettavia tietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Käyttäjäoikeuksia Valpas-palveluun tulee myöntää vain sellaisille virkailijoille, joiden työtehtävien hoitamisen kannalta on tarpeellista käsitellä rekisteriin tallennettavia tietoja rekisterinpitäjän tehtävien hoitamiseksi: tietojen tallentamiseksi ja tietojen oikeellisuuden tarkastamiseksi ja ylläpitämiseksi.

Opetushallitus on julkaissut sivuillaan yleisen tietosuojaoppaan, johon kaikkien oppivelvollisuusrekisteriin tietoja tallentavien ja palvelun toiminnallisuuksia käyttävien henkilöiden, joille käyttöoikeuksia myönnetään, suositellaan tutustuvan:
https://www.oph.fi/fi/tietosuojaopas

Oppivelvollisuusrekisterin tietosuojaseloste:
https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/oppivelvollisuusrekisterin-tietosuojaseloste

Tietoturva ja tietosuoja Valpas-palvelussa:
Tietoturva ja tietosuoja Valpas- palvelussa


HUOM! Käyttöoikeuksien myöntämisessä tulee pyrkiä rajaamaan käyttöoikeudet aina vain sille tasolle, kun se on tietoja käsittelevän henkilön työtehtävien hoitamisen kannalta on tarpeellista. Tutustu ohjeisiin käyttöoikeuksien myöntämisestä organisaatiohierarkian eri tasoille alempaa tämän sivun ohjeissa.

Kaksivaiheinen tunnistautuminen

Kaksivaiheinen tunnistautuminen tarkoittaa sitä, että kirjautuessasi palveluun sinulta kysytään muiden kirjautumistietojen lisäksi vaihtuva vahvistuskoodi, jonka haet puhelimen todentajasovelluksesta (Authenticator) ja jonka syötät sille varattuun kenttään kirjautuessasi Virkailijan Opintopolkuun. Kaksivaiheinen tunnistautuminen aktivoidaan omien tietojen kautta. Valpas-palvelua käyttäessäsi käsittelet myös henkilötietoja ja suosittelemme, että otat käyttöösi kaksivaiheisen tunnistautumisen Virkailijan Opintopolussa. Löydät lisätietoa alla olevasta linkistä. 

Ohjeet kaksivaiheisen tunnistautumisen käyttöönottoon löytyvät täältä:
Kaksivaiheinen tunnistautuminen

Opintopolun Organisaatiopalvelu

Valpas-palvelu käyttää taustapalvelunaan Virkailijan Opintopolun Organisaatiopalvelua. Jotta organisaatioon on mahdollista myöntää käyttöoikeuksia, on koulutustoimijan ja sen ylläpitämän oppilaitoksen organisaatiotietojen oltava ajan tasalla Opintopolun Organisaatiopalvelussa, jotta organisaatioon on ylipäätään mahdollista myöntää eri tasoisia Valpas-palvelun käyttöoikeuksia.

Opintopolun Organisaatiopalvelusta löytyvät Opintopolun Organisaatiopalvelusta oletuksena esi- ja perusopetuksen järjestäjien, nivelvaiheen ja toisen asteen koulutuksen järjestäjien, vapaan sivistystyön oppilaitosten ylläpitäjien sekä kuntien ja valtion ylläpitämien ja opetus- ja kulttuuriministeriön järjestämisluvalla taiteen perusopetusta järjestävien organisaatioiden ja oppilaitosten tiedot sekä yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen organisaatiotiedot.

Organisaatiohierarkian tasot käyttöoikeuksien hallinnassa

Opintopolun Organisaatiopalvelun organisaatiohierarkia on kolmitasoinen. Valpas-palvelun käyttöoikeuksia voidaan myöntää organisaatiohierarkian tasoille 1) Koulutustoimija ja 2) Oppilaitos.

 

  1. Koulutustoimija
    Kunta tai kuntayhtymä, yliopisto, yksityinen yritys, säätiö tai yhteisö, joka järjestää opetusta tai koulutusta ja jolla on yritys- tai yhteisötunnus tai valtion virastotunnus, tai varhaiskasvatuksen järjestäjä: kunta, kuntayhtymä tai yksityinen palveluntuottaja

2. Oppilaitokset, oppisopimustoimistot ja varhaiskasvatuksen toimipaikat
Hallinnollinen yksikkö, kuten koulu, ammattikorkeakoulu, yliopisto, opisto, oppilaitos, opinto- tai koulutuskeskus, neuvontajärjestö, tutkimusyksikkö tai avoin yliopisto, oppisopimusasioita hoitava hallinnollinen toimija.

3. Toimipisteet
Konkreettiset opetuksenjärjestämispaikat, opetuspiste, viipalekoulu, toimipiste, kampus, yksikkö, laitos tai osasto. Oppilaitoksella ei välttämättä ole toimipisteitä, jos opetus järjestetään vain yhdessä paikassa. Varhaiskasvatuksen toimipaikalla ei voi olla toimipistettä.

Käyttäjähallinta Virkailijan Opintopolussa ja Valpas-palvelussa

Käyttäjähallinnan pääperiaatteet / Käyttöoikeuksien myöntämisen järjestys


Kuten muissakin Virkailijan Opintopolun palveluissa, koulutuksen järjestäjä vastaa Valpas-palveluun liittyvästä käyttäjähallinnasta. Valpas-käyttöoikeuksien myöntämisen tulee perustua siihen, että henkilön, jolle oikeuksia myönnetään, tarvitsee työtehtävissään käyttää oikeuksien mukana tulevia toiminnallisuuksia ja/tai koulutuksen järjestäjän Valpas-palveluun tallentamia tietoja, ja oikeudet tulee rajata työtehtävien kannalta välttämättömälle organisaatiotasolle. Käyttäjähallintaa Valpas-palveluun liittyen hoitavat ensisijassa Valpas-pääkäyttäjät, jotka vastaavat palvelusta ja palvelun tiedonlaadusta kokonaisvaltaisesti. Jokaisella Valpas-palvelua käyttävällä koulutuksen järjestäjällä/kunnalla tulee olla vähintään kaksi Valpas-pääkäyttäjä. Käyttöoikeuksia ei ole mahdollista myöntää eikä uusia itselleen, joten koulutuksen järjestäjille suositellaan vähintään kahden tai tarvittaessa useamman Valpas-pääkäyttäjän nimeämistä. Valpas-pääkäyttäjät hallinnoivat organisaatiossaan muiden Valpas-käyttöoikeuksien myöntämistä.

Opetushallitus ei myönnä uusille koulutuksen järjestäjien virkailijoille Valpas-palvelun käyttöoikeuksia, hyväksy koulutuksen järjestäjien virkailijoiden Valpas- käyttöoikeuksien uusinta-anomuksia eikä sulje koulutuksen järjestäjien tai kunnan virkailijoilleen myöntämiä Valpas-käyttöoikeuksia. Koulutuksen järjestäjä ja kunta vastaa siitä, että se nimeää organisaation virkailijan tai virkailijat ja toimii annettujen ohjeiden mukaisesti, jotta käyttäjähallinnan prosessia varten organisaation virkailijalla tai virkailijoilla on tarvittavat oikeudet Virkailijan Opintopolkuun ja Valpas-palvelun käyttäjähallintaan.


Näin pääset alkuun Virkailijan Opintopolun palveluiden käyttäjähallinnan prosessissa:

Käyttöoikeuksien hallinnan prosessi Virkailijan Opintopolun palveluihin alkaa pääsääntöisesti Opintopolun vastuukäyttäjän nimeämisellä, mikäli koulutustoimijalla ei ennestään ole nimettyä virkailijaa tai virkailijoita, jolla olisi Opintopolun vastuukäyttäjän käyttöoikeus. Opetushallitus myöntää kirjallisen nimeämismenettelyn kautta Opintopolun vastuukäyttäjän oikeudet koulutuksen järjestäjän nimeämille vastuuhenkilöille. Löydät ohjeet Opintopolun vastuukäyttäjän nimeämiseen alempaa tältä sivulta.

Opintopolun vastuukäyttäjä ei ole Valpas-palvelun käyttöoikeusrooli eikä käyttöoikeuteen sisälly käyttöoikeuksia Valpas-palveluun, vaan vastuukäyttäjät myöntävät, uusivat ja sulkevat Virkailijan Opintopolun palvelukokonaisuudessa olevien eri palveluiden (mm. Valpas) pääkäyttäjätasoisia käyttöoikeuksia sekä huolehtivat muista Opintopolun vastuukäyttäjälle kuuluvista tehtävistä Virkailijan Opintopolussa. Samalla virkailijalla voi olla useampi kuin yksi käyttöoikeus, esimerkiksi Opintopolun vastuukäyttäjä ja Valpas-pääkäyttäjä, jos se on tarpeen työtehtävien hoitamiseksi. 

Opintopolun vastuukäyttäjät myöntävät Valpas-pääkäyttäjäoikeudet organisaatiossaan niille henkilöille, jotka ovat organisaation päävastuullisia Valpas-palvelun hallinnoijia.

Kun ensimmäiset Valpas-pääkäyttäjäoikeudet on myönnetty, voivat Valpas-pääkäyttäjät jatkossa myöntää sekä alemman tason Valpas-käyttöoikeuksia sekä myös muiden saman organisaatiotason virkailijoiden Valpas-pääkäyttäjäoikeuksia. Valpas-palvelun peruskäyttäjillä ei ole oikeutta myöntää käyttöoikeuksia.

Ohjekuva: Käyttäjähallinnan hierarkia on kuvattu alla olevassa kuviossa. Kun koulutuksen järjestäjä on ensin nimennyt ja hakenut omassa organisaatiossaan käyttöoikeudet Opintopolun vastuukäyttäjälle, voi Opintopolun vastuukäyttäjä jälleen myöntää Valpas-pääkäyttäjän käyttöoikeuden toiselle käyttäjälle. Opintopolun vastuukäyttäjän käyttöoikeuteen ei sisällu oikeuksia Valpas-palveluun. Valpas-pääkäyttäjäoikeuden voi myöntää joko koko koulutustoimijan tai oppilaitoksen tasolle. Valpas-pääkäyttäjä voi myöntää Valpas-pääkäyttäjäoikeuksia sekä erilaisia Valpas-palvelu peruskäyttöoikeuksia omien käyttöoikeuksiensa mukaiselle, samalle organisaatiohierarkian tasolle (koulutustoimija tai oppilaitos). Itselleen ei ole mahdollista myöntää käyttöoikeuksia.


Käyttöoikeuksien hallinta Virkailijan opintopolussa

Valpas-palvelun käyttöoikeuksia ei hallinnoida itse Valpas-palvelussa, vaan kuten kaikkien muidenkin Opintopolun palveluissa käyttöoikeuksia hallinnoidaan Opintopolun yhteisessä käyttäjähallinnassa. Käyttäjähallinnan yleiset ohjeet löytyvät sivulta: Käyttäjä- ja henkilöhallintapalvelun käyttöohjeet


Kuten muissakin Opintopolun palveluissa koulutuksen järjestäjä/kunta vastaa Valpas-palveluun liittyvästä käyttäjähallinnasta. Opintopolun vastuukäyttäjät myöntävät pääkäyttäjäoikeudet palveluun ja kun pääkäyttäjäoikeudet on myönnetty, Valpas-pääkäyttäjät hoitavat jatkossa käyttäjäoikeuksien hallinnan.

Valpas-käyttöoikeuksien myöntämisen tulee perustua siihen, että henkilön, jolle oikeuksia myönnetään, tarvitsee työtehtävissään (Oppivelvollisuuslain 1214/2020 11§, 13§, 14§ ja 16§ mukaiset tehtävät) käyttää oikeuksien mukana tulevia toiminnallisuuksia ja oikeudet tulee rajata työtehtävien kannalta välttämättömälle organisaatiotasolle.

Tutustukaa tarkasti eri Valpas-käyttöoikeuksien kuvauksiin ennen käyttöoikeuksien myöntämistä ja tehkää organisaatiossanne selkeä vastuunjako/suunnitelma ketkä ovat organisaation Valpas-pääkäyttäjiä sekä ketkä vastaavat oppivelvollisuuslain mukaisista valvontatehtävistä ja sitä myöten tarvitsevat käyttöoikeuksia Valpas-palveluun.

Valpas-käyttäjärooleihin liittyvissä kysymyksissä ja Valpas-käyttöoikeusasioihin liittyvissä kysymyksissä ole yhteydessä Valpas-palvelun tekniseen tukeen osoitteessa valpas-tekninen-tuki(at)oph.fi. Opintopolun vastuukäyttäjän liittyvissä kysymyksissä ja tukipyynnöissä sekä Opintopolun yleiseen käyttäjähallintaan liittyvissä kysymyksissä ole yhteydessä osoitteeseen yhteisetpalvelut(at)opintopolku.fi.  


Miten pääkäyttäjänä hallinnoin käyttöoikeuksia?

Uusi virkailija jolla ei ole vielä tunnuksia virkailijan Opintopolkuun:

Käyttöoikeuksien myöntäminen virkailijalle, jolla on jo tunnukset virkailijan Opintopolkuun käyttöoikeuksien lisääminen / uusiminen:

Virkailijan käyttöoikeuksien sulkeminen kun virkailija ei tarvitse enää oikeuksia Valpas-palveluun:

Miten hallinnoin omia käyttöoikeuksiani?

  • Ohjeet virkailijan Opintopolkuun kirjautumiseen, ensirekisteröintiin ja omien tietojen hallintaan löytyvät sivulta: Kirjautuminen, itserekisteröinti ja omien tietojen hallinta
  • Ohje käyttöoikeuden anomiseen virkailijalle, jolla on jo virkailijatunnukset Opintopolkuun: Omien tietojen hallinta ja käyttöoikeuksien anominen
  • Jos sinulla ei ole vielä virkailijatunnusta, et voi kirjautua palveluun etkä anoa käyttäjätunnusta. Opintopolun vastuukäyttäjän (jos tarvitset pääkäyttäjäoikeudet) tai Valpas-pääkäyttäjän tulee ensin kutsua sinut virkailijan opintopolkuun.

Valpas-palvelun toiminnallisuudet ja käyttäjäroolit

Käyttäjäryhmät, oikeudet ja toiminnallisuudet Valpas-palvelussa

Valpas- palvelussa on saatavilla erilaisia käyttäjärooleja koulutuksen järjestäjille sekä asuinkunnan oppivelvollisuuden valvonnasta vastaaville tahoille. Tämän vuoksi palveluun on saatavilla kaksi eri pääkäyttäjäroolia:

  • Valpas- koulutuksen järjestäjä-pääkäyttäjä
  • Valpas- kuntapääkäyttäjä

Koulutuksen-järjestäjä-pääkäyttäjä myöntää oikeuksia oppilaitosvalvojille ja kuntapääkäyttäjä myöntää oikeuksia kuntavalvojille. Alla on avattu tarkemmin sekä kunnan ja koulutuksen järjestäjän käyttöoikeuksia.


Koulutuksen järjestäjän käyttöoikeudet ja toiminnallisuudet

Koulutuksen järjestäjän käyttöoikeudet taulukossa

Koulutuksen-järjestäjä-pääkäyttäjällä on samat toiminnallisuudet saatavilla Valpas-palvelussa kuin oppilaitosvalvojalla, mutta lisäksi hänellä on oikeus hallinnoida sekä myöntää käyttöoikeuksia Valpas-palveluun. Mikäli sama henkilö toimii sekä koulutuksen järjestäjä-pääkäyttäjänä ja oppilaitosvalvojana, riittää hänelle pelkät Valpas- koulutuksen järjestäjä-pääkäyttäjäoikeudet.

KäyttäjäryhmäOikeudet Valpas-palvelussaToiminnallisuudet Valpas-palvelussa ja siihen liittyen
Valpas- koulutuksen järjestäjä-pääkäyttäjä
  • lähtökohtaisesti koulutustoimijatasoinen käyttöoikeus
  • pääsy kaikkiin oppilaitosten toiminnallisuuksiin
  1. Hakeutumisen valvonta
  2. Oppivelvollisuuden suorittamisen valvonta
  3. Koulutuksen maksuttomuuteen vaikuttavien taustatietojen tarkistus
  4. Hallinnoi Valpas-palvelun käyttöoikeuksia; myöntää virkailijoille oppilaitosvalvojan käyttäjärooleja ja toisia koulutuksen järjestäjä- pääkäyttäjärooleja. 

Oppilaitosvalvoja: perusopetuksen hakeutumisen seuranta

  • Koulutustoimija- tai oppilaitostasoiset käyttöoikeudet
  • Vain perusopetuksen oppilaitoksen/oppilaitosten näkymä
  1. Hakeutumisen valvonta
Oppilaitosvalvoja: nivelvaiheen valvonta
  • Koulutustoimija- tai oppilaitostasoiset käyttöoikeudet
→ Mikäli samassa oppilaitoksessa perusasteen tai toisen asteen oppijoita, näkee myös heidän tietonsa tällä oikeudella
  1. Hakeutumisen valvonta
  2. Oppivelvollisuuden suorittamisen valvonta
  3. Koulutuksen maksuttomuuteen vaikuttavien taustatietojen tarkistus
Oppilaitosvalvoja: toisen asteen valvonta
  • Koulutustoimija- tai oppilaitostasoiset käyttöoikeudet
→ Mikäli samassa organisaatiossa nivelvaiheen opiskelijoita, näkee samalla oikeudella myös heidät (pois lukien nivelvaiheen hakeutumisen valvonta)

2. Oppivelvollisuuden suorittamisen valvonta
3. Koulutuksen maksuttomuuteen vaikuttavien taustatietojen tarkistus

Mitä tarkoitetaan koulutuksen järjestäjän eri toiminnallisuuksilla?

Hakeutumisen valvonta: 

  • perusopetuksen ja nivelvaiheen koulutuksen järjestäjälle
  • oppivelvollisuuslain (1214/2020) 11§ mukainen perusopetuksen päättävien oppilaiden ja nivelvaiheen[1] opiskelijoiden hakeutumisen, paikan vastaanottamisen ja koulutuksen aloittamisen seuranta palvelussa sekä ilmoitustoiminnallisuus kunnalle oppilaista/opiskelijoista, joilla ei ohjaus- ja valvontavelvollisuuden päättyessä ole opiskelupaikkaa.

Oppivelvollisuuden suorittamisen valvonta:

  • nivelvaiheen ja toisen asteen koulutuksen järjestäjälle
  • oppivelvollisuuslain 1214/2020 13§ mukainen arviointi rekisteritietojen perusteella siitä, onko eroavalla tai eronneeksi katsottavalla oppivelvollisuusikäisellä opiskelijalla toista opiskelupaikkaa, sekä mahdollisuus ilmoittaa ilman opiskelupaikkaa oleva oppivelvollinen  asuinkunnalle.

Koulutuksen maksuttomuuteen vaikuttavien taustatietojen tarkistus:

  • nivelvaiheen ja toisen asteen koulutuksen järjestäjälle
  • koulutuksen järjestäjä tarvitsee Oppivelvollisuuslain 1214/2020 16§ tehtävään tietoa nivelvaiheen ja toisen asteen opiskelupaikan vastaanottaneen oppijan aiemmista opiskeluoikeuksista sekä oppivelvollisuusrekisteriin tallennetuista tiedoista, jotta koulutuksen järjestäjä voi määrittää onko koulutukseen hyväksytyllä oppijalla oikeus oppivelvollisuuslain mukaiseen maksuttomaan koulutukseen. Valpas-palvelu tarjoaa mahdollisuuden tarkistaa opiskelijan koulutuksen maksuttomuuteen/maksullisuuteen vaikuttavia tietoja siten kuin ne on tallennettu kansallisiin tietovarantoihin ja rekistereihin.

Myönnetäänkö koulutuksen järjestäjälle koulutustoimija- vai oppilaitostasoinen käyttöoikeus?

Kaikkia koulutuksen järjestäjälle tarkoitettuja käyttöoikeuksia voidaan myöntää joko koulutustoimija- tai oppilaitostasolle. Koulutustoimijatasolle myönnetyllä käyttöoikeudella virkailija näkee kaikkiin koulutustoimijan alaisiin oppilaitoksiin liittyvät tiedot Valpas-palvelussa. Jos käyttöoikeus myönnetään oppilaitoskohtaisesti, valvoja näkee vain kyseisen oppilaitoksen tiedot. Koulutuksen järjestäjän tulee valvontatehtäviänsä organisoidessa harkita, mikä on tarpeellinen organisaatiotaso kullekin Valpas-käyttäjälle. Henkilötietorekistereihin pääsyä myönnettäessä lähtökohtana tulee olla tietojen minimointiperiaate, eli virkailijalla tulee olla pääsy vain sille organisaatiotasolle ja siihen tietokokonaisuuteen, joka on välttämätön työtehtävien suorittamiseksi.

Koulutuksen järjestäjän käyttöoikeudet 

Valpas-koulutuksen- järjestäjä- pääkäyttäjä

Käyttäjärooli annetaan henkilölle, joka toimii oppivelvollisuuden valvonnasta yleisesti vastuussa olevana henkilönä koulutuksen järjestäjän organisaatiossa. Valpas-palvelun osalta olennainen käyttöoikeus on organisaation Valpas-koulutuksen-järjestäjä-pääkäyttäjä:

  • Valpas-koulutuksen-järjestäjä-pääkäyttäjä on organisaation käyttäjähallinnan lisäksi organisaation yhteyshenkilö, jonka sähköpostiin lähetetään Valpas-palveluun liittyvät viestit ja tiedotteet.
  • Koulutuksen järjestäjän pääkäyttäjällä on pääsy Valpas-palveluun eli Valpas-pääkäyttäjä ei siis tarvitse erikseen valvontatehtäviin liittyviä oikeuksia.
  • Opintopolun vastuukäyttäjä tai toinen Valpas-koulutuksen-järjestäjä-pääkäyttäjä voi myöntää Valpas-koulutuksen-järjestäjä-pääkäyttäjäkäyttöoikeuden.
  • Jos koulutuksen järjestäjän organisaatiossa työtehtävät on organisoitu niin, että pääkäyttäjien lisäksi oppivelvollisuutta valvoo useampi virkailija, koulutuksen järjestäjän pääkäyttäjä hallinnoi Valpas-palvelun käyttöoikeuksia ja myöntää virkailijoille alla lueteltuja käyttäjärooleja

Jokaisella Valpas-palvelua käyttävällä koulutuksen järjestäjällä tulee olla vähintään kaksi Valpas koulutuksen järjestäjä-pääkäyttäjää. Käyttöoikeuksia ei ole mahdollista myöntää eikä uusia itselleen, joten koulutuksen järjestäjille suositellaan vähintään kahden tai tarvittaessa useamman Valpas-pääkäyttäjän nimeämistä.

Jos jossakin kunnassa sama virkailija suorittaa sekä oppivelvollisuuslaissa (1214/2020) koulutuksen järjestäjälle kuuluvia velvollisuuksia, että asuinkunnalle kuuluvia velvollisuuksia, kyseiselle virkailijalle tulee erikseen myöntää sekä Valpas-kunta-käyttöoikeudet että Valpas-koulutuksen-järjestäjä-käyttöoikeudet.


Valpas- oppilaitos- perusasteen hakeutumisen valvonta

Tämä käyttäjärooli myönnetään henkilöille, jotka valvovat Oppivelvollisuuslain 1214/2020 11§ mukaisesti perusopetuksen päättävien oppilaitten hakeutumista, paikan vastaanottamista ja opiskelun aloittamista toisen asteen ja nivelvaiheen koulutuksiin Valpas-palvelussa (toiminnallisuus 1). Käyttöoikeudella ei pääse muihin nivelvaiheen tai toisen asteen valvontatoiminnallisuuksiin.

HUOM! Jos virkailijalla on samassa oppilaitoksessa valvottavana sekä perusasteen päättävien että nivelvaiheen opiskelijoita, käyttäjä ei tarvitse kahta erillistä käyttöoikeutta, vaan pelkkä nivelvaiheen käyttöoikeus riittää myös perusasteen päättävien tietojen näkemiseen.

Valpas-oppilaitos- nivelvaiheen valvonta

Tämä käyttäjärooli myönnetään nivelvaiheen oppivelvollisten opiskelijoiden valvonnasta vastaaville henkilöille. Virkailijalla on pääsy Valpas-palvelussa kaikkiin yllä lueteltuihin toiminnallisuuksiin (1.-3.).


HUOM! Jos virkailijalla on samassa oppilaitoksessa valvottavana sekä perusasteen päättävien että nivelvaiheen opiskelijoita tai nivelvaiheen ja toisen asteen opiskelija, käyttäjä ei tarvitse kahta erillistä käyttöoikeutta, vaan pelkkä nivelvaiheen käyttöoikeus riittää myös muiden oppilaiden/opiskelijoiden oppivelvollisuuden suorittamisen seuraamiseen.


Valpas- oppilaitos toisen asteen valvonta

Tämä käyttäjärooli myönnetään toisen asteen opiskelijoiden valvonnasta vastaaville henkilöille. Virkailijalla on pääsy Valpas-palvelussa seuraaviin toiminnallisuuksiin: Oppivelvollisuuslain 1214/2020 13§ valvontatehtävän mukaisesti tarkistaa, voidaanko oppivelvollisen toisen asteen opiskelijan antaa erota tai katsoa hänet eronneeksi sekä ilmoitustoiminnallisuus kunnalle oppivelvollisista opiskelijoista, jotka on katsottu eronneeksi. Oppivelvollisuuslain 1214/2020 16§ mukaisen oikeuden koulutuksen maksuttomuuteen päättämiseen vaikuttavien taustatekijöiden tarkistamiseen muista rekistereistä.


HUOM! Jos henkilöllä on samassa organisaatiossaan valvottavana sekä toisen asteen että nivelvaiheen opiskelijoita, käyttäjä ei tarvitse kahta erillistä käyttöoikeutta, vaan pelkkä nivelvaiheen käyttöoikeus riittää myös toisen asteen opiskelijoiden tietojen näkemiseen.


Asuinkunnan käyttöoikeudet ja toiminnallisuudet

Asuinkunnan virkailijan käyttöoikeudet taulukossa

Kuntapääkäyttäjällä on samat toiminnallisuudet saatavilla Valpas-palvelussa kuin kuntavalvojalla, mutta lisäksi hänellä on oikeus hallinnoida sekä myöntää käyttöoikeuksia Valpas-palveluun. Mikäli sama henkilö toimii sekä kuntapääkäyttäjänä ja kuntavalvojana, riittää hänelle pelkät Valpas- kuntapääkäyttäjä-oikeudet.

KäyttäjäryhmäOikeudet Valpas-palvelussaToiminnallisuudet Valpas-palvelussa ja siihen liittyen
Valpas- kuntapääkäyttäjäPääsy Valpas-palvelun kunnan valvontatoiminnallisuuksiin
  1. Kokonaisvaltainen näkymä:
  • oppilaitoksen ilmoittaman,
  • kotiopetusoppilaan,
  • Valpas-palvelun löytämän,
  • asuinkunnan itsensä hakeman, ilman opiskelupaikkaa olevan oppivelvollisen hakeutumiseen, opiskeluoikeuksiin, maksuttomuuksiin vaikuttaviin ja oppivelvollisuuden keskeytymisiin liittyviin tietoihin.
  • lisäksi oikeus tallentaa tietoja oppivelvollisuuden suorittamisen keskeyttämisestä sekä oppivelvollisuudesta vapauttamisesta


2. Hallinnoi Valpas-palvelun käyttöoikeuksia myöntää virkailijoille kuntavalvojan käyttäjärooleja sekä toisia kuntapääkäyttäjärooleja.

Kunta-valvoja

Pääsy Valpas-palvelun kunnan valvontatoiminnallisuuksiin
  1. Kokonaisvaltainen näkymä:
  • oppilaitoksen ilmoittaman,
  • kotiopetusoppilaan,
  • Valpas-palvelun löytämän,
  • asuinkunnan itsensä hakeman, ilman opiskelupaikkaa olevan oppivelvollisen hakeutumiseen, opiskeluoikeuksiin, maksuttomuuksiin vaikuttaviin ja oppivelvollisuuden keskeytymisiin liittyviin tietoihin.
  • lisäksi oikeus tallentaa tietoja oppivelvollisuuden suorittamisen keskeyttämisestä sekä oppivelvollisuudesta vapauttamisesta

Mitä tarkoitetaan kuntakäyttäjän eri toiminnallisuuksilla?

Asuinkunnan Valpas- palvelun käyttäjällä on kokonaisvaltainen näkymä oppilaitoksen ilmoittaman, kotiopetusoppilaan, Valpas-palvelun löytämän tai asuinkunnan itsensä hakeman, ilman opiskelupaikkaa olevan oppivelvollisen hakeutumiseen, opiskeluoikeuksiin ja oppivelvollisuuden keskeytymisiin liittyviin tietoihin oppivelvollisuuslain 1214/2020 14 §:n mukaisesti. Lisäksi kuntakäyttäjällä on oikeus tallentaa tieto oppivelvollisuuslain 1214/2020 7 §:n mukaisesta oppivelvollisuuden suorittamisen keskeyttämisestä ja tieto oppivelvollisuuslain 1214/2020 2 §:n mukaisesta oppivelvollisuudesta vapauttamisesta.

Minkä tasoinen käyttöoikeus kuntakäyttäjälle myönnetään?

Kunta-käyttäjälle ainoa organisaatiotaso on ”kunta”. Käyttäjärooleja voi myöntää ainoastaan organisaatioon, jonka organisaatiotyyppinä on kunta.

Asuinkunnan käyttöoikeudet

Valpas- kuntapääkäyttäjä

Tämä käyttäjärooli myönnetään henkilöille, jotka toimivat oppivelvollisuuden valvonnan vastuullisina virkailijoina asuinkunnassa oppivelvollisuuslain 1214/2020 14§ mukaisten asuinkunnan valvontavastuiden tehtävien hoitamisessa niiden oppivelvollisten, joilla ei ole opiskelupaikkaa, osalta. Valpas-palvelun osalta olennainen käyttöoikeus on organisaation Valpas-pääkäyttäjä:

  • Valpas-pääkäyttäjä on organisaation käyttäjähallinnan lisäksi organisaation yhteyshenkilö, jonka sähköpostiin lähetetään Valpas-palveluun liittyvät viestit ja tiedotteet.
  • Kunta-pääkäyttäjällä on pääsy VALPAS-palveluun kunnan valvontatoiminnallisuuksiin, eli pelkän valvontatoiminnallisuuden sisältävää käyttöoikeutta ei tarvitse myöntää erikseen.
  • Opintopolun vastuukäyttäjä tai toinen Valpas-kunta-pääkäyttäjä voi myöntää käyttöoikeuden. 
  • Jos kunnan valvontatehtävät on organisoitu niin, että pääkäyttäjien lisäksi oppivelvollisuutta valvoo useampi virkailija, kunta-pääkäyttäjä hallinnoi Valpas-palvelun käyttöoikeuksia ja myöntää käyttäjille VALPAS-kunta-valvoja käyttörooleja.

Jokaisella Valpas-palvelua käyttävällä kunnalla tulee olla vähintään kaksi Valpas-kuntapääkäyttäjä. Käyttöoikeuksia ei ole mahdollista myöntää eikä uusia itselleen, joten kunnille suositellaan vähintään kahden tai tarvittaessa useamman Valpas-kuntapääkäyttäjän nimeämistä. 

Jos jossakin kunnassa sama virkailija suorittaa sekä oppivelvollisuuslaissa (1214/2020) koulutuksen järjestäjälle kuuluvia velvollisuuksia, että asuinkunnalle kuuluvia velvollisuuksia, kyseiselle virkailijalle tulee erikseen myöntää sekä Valpas-kunta-oikeudet että Valpas-koulutuksen järjestäjä-oikeudet.

Valpas-kunta-valvoja
Tämä käyttäjärooli myönnetään henkilöille, jotka toimivat oppivelvollisuuden valvontaa suorittavina virkailijoina asuinkunnassa oppivelvollisuuslain 1214/2020 14§ mukaisten asuinkunnan valvontavastuiden tehtävien hoitamisessa niiden oppivelvollisten osalta, joilla ei ole opiskelupaikkaa. Kunta-valvojalla on pääsy VALPAS-palveluun kunnan valvontatoiminnallisuuksiin.

Kirjautuminen Valpas-palveluun

Valpas-palveluun kirjautuminen edellyttää Valpas-palveluun annettuja käyttöoikeuksia. Käyttöoikeudet myöntää pääkäyttäjille Opintopolun vastuukäyttäjä ja muille Valpas-käyttäjille Valpas-pääkäyttäjä. Valpas-palvelu on osa Opintopolku-palvelukokonaisuutta, eli Valpas-palvelun käyttöliittymään kirjaudutaan Opintopolun virkailijatunnuksella osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi.

Ohjeet jos salasana tai käyttäjätunnus on unohtunut: Unohtunut tunnus tai salasana


HUOM! Jos sinulla ei ole Opintopolun virkailijatunnusta, ole yhteydessä Valpas-pääkäyttäjään tai Opintopolun vastuukäyttäjään. Jos et tiedä kuka on Valpas-pääkäyttäjä tai Opintopolun vastuukäyttäjä, ota yhteyttä Valpas-palvelun tekniseen tukeen (valpas-tekninen-tuki(at)oph.fi)

Jos sinulla on voimassaoleva Valpas-käyttöoikeus, linkki Valpas-palvelun käyttöliittymään löytyy Opintopolun virkailijasovelluksen yläpalkista kohdasta "Rekisterit ja tiedonsiirrot" → "Valpas". Jos linkkiä ei näy, sinulla ei ole voimassa olevia Valpas-käyttöoikeuksia. Voit anoa tarvittavia Valpas-käyttöoikeuksia tämän ohjeen mukaan.

Klikattuasi linkkiä saavut Valpas-palvelun etusivulle.