Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Johdanto

CSC pyytää kommentteja tässä dokumentissa kuvattuihin valmisteilla oleviin päätöksiin 18.5.2021 mennessä webpropolissa osoitteessa https://link.webropolsurveys.com/S/F40B534BA25E3C1B. Kyselyä pyydetään jakamaan eteenpäin organisaatiossa sellaisille henkilöille, jotka haluaisivat osallistua kommentointiin. Kyselyyn voi vastata useampi henkilö samasta organisaatiosta. Kommentteja voidaan julkaista anonyymisti niin, ettei vastaajan henkilöllisyyttä ja organisaatiota pysty tunnistamaan.

2021-05-19: Kysely on suljettu, kiitos vastaajille!

Tiivistelmä kyselyn vastauksista: IDAn kapasiteetin hallintamalli_tiivistelma_kyselyn_vastauksista.pptx

Lisätietoa asiasta: fairdata@csc.fi.

Taustaa

Tutkimusdatan säilytyspalvelu IDA (ida.fairdata.fi) on opetus- ja kulttuuriministeriön järjestämä turvallinen ja jatkuva Fairdata-kokonaisuuteen kuuluva tutkimusdatan säilytyspalvelu, joka käyttäjilleen maksuton. Palvelua tarjotaan Suomen korkeakouluille, valtion tutkimuslaitoksille sekä tiettyjen Suomen Akatemian rahoitusmuotojen alaiselle tutkimukselle. IDA on osa Fairdata-palveluja.

IDA soveltuu datan tallentamiseen, järjestelyyn ja datan jakamiseen käyttäjäryhmän kesken sekä datan säilyttämiseen muuttumattomassa tilassa. Palvelun käyttö edellyttää, että tallennettu data kuvaillaan tutkimusaineistoksi. Kuvaillun datan voi avata avoimesti ladattavaksi tai sen saatavuutta voi rajoittaa. Aineiston omistaja päättää itse IDAan tallennetun aineiston avoimuudesta sekä käyttöpolitiikasta.

Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) on viime vuosina vastannut organisaatioiden IDA-tila-anomuksiin ja erillismyöntöjä koskeviin hakemuksiin. Nyt IDA-tilojen hallintamallia tulee muuttaa, sillä OKM on pyytänyt CSC:n käsittelemään anomukset ja tekemään myönnöt puolestaan. IDAn kapasiteetin jakoperusteisiin ja siihen liittyviin prosesseihin kerättiin kehitysehdotuksia IDAa käyttävien organisaatioiden edustajilta Fairdata-verkoston IDA-työpajassa 24.3.2021. Kommentit on huomioitu tässä ehdotuksessa.

Tavoitteet

Hallintamallin tulee olla suoraviivainen ja läpinäkyvä organisaatioille ja loppukäyttäjille sekä tukea Fairdata-palvelujen tehokasta ja tarkoituksenmukaista käyttöä. IDAn kapasiteetin käytön kasvuvauhti on nykyisellään maltillista, mutta tulevaisuudessa kasvua saatetaan joutua rajoittamaan. Itse palvelun käyttötarkoitusta ei olla muuttamassa. IDA on jatkossakin käyttäjilleen maksuton ja tarkoitettu tutkimusdatalle ja siihen liittyvälle materiaalille.

Termit

Organisaation käyttöoikeus IDA-palveluun - Organisaation oikeus käyttää OKM:n omistamaa ja tarjoamaa IDA-palvelua käyttöehtojen, käyttöpolitiikan ja palvelukuvauksen mukaisesti.

Organisaation käyttöosuus IDA-palvelussa - Organisaatiolla tietyllä ajanhetkellä oleva sovittu tallennustilan määrä, jota he voivat jakaa eteenpäin eli allokoida omille projekteilleen (loppukäyttäjille). Nykyiset käyttöosuudet löydät Fairdatan verkkosivuilta PDF-dokumentista.

Projektin IDA-säilytystila - Yhdellä IDAa käyttävällä projektilla (loppukäyttäjillä) käytössään oleva yleensä organisaation myöntämä tallennustila datan säilytykseen IDAssa.

Projektin IDA-säilytystilahakemus - IDA-palvelun käyttöoikeutta hakevan projektin organisaatiolle lähettämä hakemus, jolla hän pyytää projektilleen tietyn määrän IDA-säilytystilaa.

Loppukäyttäjä - IDA-palvelua (ja muita Fairdata-palveluja) hyödyntävä suomalaisen tutkimusjärjestelmän toimija, joka kuuluu yhteen tai useampaan projektiin IDAssa.

IDAn kokonaistallennuskapasiteetti - IDAssa tietyllä ajanhetkellä oleva varsinainen tallennustila (levytila), jota palvelun loppukäyttäjät voivat hyödyntää datan säilytykseen.


Valmisteilla olevat päätökset

1. Organisaatioiden IDA-käyttöoikeudet ja käyttöosuudet säilytetään osana palvelun käyttöpolitiikkaa

Organisaatioiden IDA-käyttöoikeudet ja käyttöosuudet säilytetään osana palvelun käyttöpolitiikkaa, sen sijaan, että CSC myöntäisi projekteille tilan suoraan (ehdotettu IDA-työpajassa 24.3.2021). Näin toimitaan, jotta organisaatiot voivat hallita loppukäyttäjiensä IDA-säilytystilojen kokoa organisaation käyttöoikeuden sisällä ja ohjata loppukäyttäjiensä palvelukäyttöä. Organisaatioiden käyttöosuuksien säilyttämisellä taataan myös paremmin käyttöehtojen noudattamisen toteutuminen sekä organisaatioiden välinen tasapuolisuus palvelun käytössä.

Lisätietoa:

  • Selvitämme tulevaisuudessa mahdollisuutta lisätä organisaatiotunnus IDA-palvelua käyttävään projektiin, jotta projekti voisi halutessaan IDA-palvelua käyttöönottaessa antaa organisaatiolleen luvan huolehtia aineiston hallinnasta IDAssa, esimerkiksi tilanteessa jossa projektin alkuperäiset jäsenet lopettavat palvelun käytön.
  • Organisaatioilla on IDAn käyttöehtojen mukaan oikeus myöntää IDA-säilytystila projektille sekä kasvattaa ja pienentää projekteille myönnettyä tilaa. IDA-säilytystilan myöntänyt organisaatio voi käyttöehtojen mukaan myös poistaa projektin IDA-säilytystilan ja siihen tallennetun datan, mikäli projektilla ei ole vastuuhenkilöä ja data on orpoa.
  • Kullakin organisaatiolla voi olla useampi IDA-yhteyshenkilö, joilla on eri näkökulmia IDAn ja muiden Fairdata-palvelujen käyttöön (esim. eri tallennusratkaisut, DMP-näkökulma, datan julkaisemisen ja elinkaaren tukeminen).
  • CSC on huomioinut IDA-työpajassa esitetyt käytettävyysnäkökulmat, jotka liittyvät IDA-tilan hakemiseen. Näitä parannetaan lisäämällä CSC:n asiakasportaaliin (MyCSC) projektille mahdollisuus hakea IDA-tilansa kasvattamista kotiorganisaatioltaan asiakasportaalin kautta ja mahdollisuus pienentää jo haettua tilaa.

2. CSC kasvattaa tarvittaessa organisaatioiden IDA-käyttöosuuksia hakemusten perusteella

CSC kasvattaa tarvittaessa organisaatioiden IDA-käyttöosuuksia organisaatioiden tekemien hakemusten perusteella. Hakemusten määrää per vuosi ei rajoiteta, mutta organisaation toivotaan arvioivan vähintään seuraavan 6 kuukauden tarve hakemusta tehdessään.

Lisätietoa:

  • Toistaiseksi organisaatiot hakevat IDA-käyttöosuuden kasvattamista sähköpostitse (fairdata@csc.fi). Hakemuksen käsittelyn aikana CSC tarkistaa organisaation IDA-käyttöasteen ja palvelun käyttöehtojen (kuten kuvailuvaatimus) noudattamisen organisaation projektien loppukäyttäjien osalta.
  • CSC tekee päätöksen anomuksesta viimeistään 1 kuukauden kuluessa sen vastaanottamisesta (pois lukien lomakaudet). CSC voi olla kasvattamatta organisaation käyttöosuutta, jos organisaatiossa on projekteja, jotka eivät noudata palvelun käyttöehtoja tai jos palvelun tallennuskapasiteetti on väliaikaisesti täynnä.
  • Organisaatiot voivat väliaikaisesti yliallokoida käyttöosuutensa, mutta tällöin organisaation on oltava yhteydessä CSC:hen tilanteen ratkaisemiseksi. Näin vältetään tilanteet, joissa hakemuksen käsittelyyn kuluva aika estäisi loppukäyttäjää käyttämästä palvelua.

3. CSC pienentää organisaatioiden IDA-käyttöosuuksia, jos palvelulle ei ole organisaatiossa käyttöä

Jos organisaatiolle myönnettyä käyttöosuutta ei ole jaettu organisaation projekteille merkittävissä määrin viimeiseen viimeisen 1 vuoden aikana, myönnetyn tilan kokoa kohtuullistetaan lähelle projekteille sillä hetkellä allokoidun tilan kokoa. Organisaatiolle ilmoitetaan käyttöosuuden pienentämisestä. Perustellusta syystä tästä menettelystä voidaan poiketa. Tätä menettelyä ei myöskään tehdä organisaatioille, joiden IDA-käyttöosuuden koko on alle 10 teratavua.

4. OKM:n myöntämät erillismyönnöt ja SA:n rahoituspäätöksiin perustuva IDA-käyttö siirretään organisaatioiden alaisiksi projekteiksi

OKM:n erillismyönnöt ja Suomen Akatemian rahoituspäätöksiin perustuva IDA-käyttö siirretään organisaatiokäyttöoikeuksien alaisiksi projekteiksi, samalla kasvattaen organisaation käyttöoikeutta siirrettävien projektien IDA-säilytystilojen koon mukaisesti. CSC ilmoittaa muutoksesta kullekin organisaatiolle (8 kpl) ja projektille (27 kpl), jota tämä siirto koskee, sekä OKM:n erillismyöntöjä saaneille projekteille (4 kpl).

Tavoitteena on luopua kokonaan näistä tavoista saada IDA-käyttöoikeus. Asiasta voidaan käydä uudelleen keskustelua, mikäli tarvetta syntyy.

Syynä näistä luopumiseen on se, että OKM ei jatkossa käsittele erillismyöntöhakemuksia tai Suomen Akatemian rahoituspäätökseen perustuvien projektien käyttöoikeuden keston jatkamiseen liittyviä hakemuksia, joten käytäntöjä tulee joka tapauksessa muuttaa. IDAn käyttöpolitiikka myös suoraviivaistuu, kun muun kuin organisaation käyttöoikeuden alaisesta IDA-käytöstä luovutaan.

CSC kehittää organisaatioilta tulleen palautteen perusteella palvelun toimintaa

  • CSC jatkaa ja edelleen kehittää projektien IDA-säilytystilan käytön raportointia organisaatiolle. Kehityskohteena on mm. IDAa käyttävien projektien julkaistujen aineistojen raportointi organisaatiolle.
  • CSC kehittää toiminnon projektien IDA-säilytystilan kasvattamiseen ja pienentämiseen MyCSC:ssä.
  • CSC kehittää toiminnon pitkään passiivisina olevien projektien IDA-säilytystilojen automaattiseksi pienentämiseksi.
  • Organisaation käyttöoikeuksia ja rooleja Fairdata-palveluissa kehitetään edelleen, erityisesti IDAa käyttävien projektien roolitukseen ja Qvaimella luotujen aineistokuvailujen muokkausoikeuksiin liittyen. Myöhemmin sisällytetään tietoa organisaation roolista palvelukuvauksiin.
  • Palvelun käyttöpolitiikkaa ja siihen liittyviä prosesseja tullaan jatkossakin kehittämään edelleen osana Fairdata-verkoston toimintaa.


  • No labels