Vapaasta sivistystyöstä annetussa laissa tarkoitetun kansanopiston ylläpitäjän on 1.8.2021 alkaen tallennettava Opetuksen ja koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon (KOSKI) tiedot mainitun lain 7 a luvussa sekä oppivelvollisuuslain 5 §:n 2 momentissa tarkoitetuissa koulutuksissa olevista oppivelvollisista opiskelijoistaan tiedot suoritettavasta koulutuksesta, suoritetut opinnot ja osaamisen arviointi sekä tieto opintojen aloittamisesta, väliaikainen keskeytyminen ja päättyminen (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 9 a §). Oppivelvollisuuslain mukaan oppivelvollisuutta voi suorittaa kansanopistossa järjestettävässä vapaasta sivistystyöstä annetun lain 7 a luvussa tarkoitetussa kansanopistojen oppivelvollisille suunnatussa vapaan sivistystyön koulutuksessa enintään yhden vuoden ajan, mainitun lain 25 b §:n 3 momentissa tarkoitetussa vaikeasti vammaisille järjestettävässä koulutuksessa kuitenkin kyseisen koulutuksen keston ajan; ja mikäli kyseessä on oppivelvollinen, joka on suorittanut perusopetuslain 26 §:n 1 momentissa tarkoitetun perusopetuksen ja jolta puuttuu perusopetuksen jälkeisen koulutuksen suorittamiseksi riittävä suomen tai ruotsin kielen taito, voi suorittaa oppivelvollisuutta kansanopistossa järjestettävässä sellaisessa koulutuksessa, jossa noudatetaan kotoutumisen edistämisestä annetun lain (1386/2010) 20 §:n 2 momentissa tarkoitettuja aikuisten maahanmuuttajien kotoutumiskoulutuksen opetussuunnitelman perusteita tai Opetushallituksen laatimaa maahanmuuttajille tarkoitetun koulutuksen opetussuunnitelmasuositusta.

Vapaasta sivistystyöstä annetussa laissa tarkoitetun oppilaitoksen ylläpitäjän on lisäksi mahdollista 1.8.2022 alkaen päättää tarjota tietovarantoon tallentamista vapaasta sivistystyöstä annetun lain 6 b §:ssä säädetyt edellytykset täyttävässä, muussa kuin mainitun lain 7 a luvussa taikka oppivelvollisuuslain 5 §:n 2 momentissa tarkoitettuun koulutukseen osallistuville opiskelijoille.  Suoritetusta koulutuksesta on mahdollista tallentaa koulutuksen nimi ja koulutuksen laajuus opintopisteinä, koulutuksen päättymispäivä sekä osaamisen arviointi. Tiedot saa tallentaa tietovarantoon vain, mikäli opiskelija suostuu tietojen tallentamiseen. Laissa tarkoitettu opiskelijan suostumus annetaan tiedot tallentavalle oppilaitoksen ylläpitäjälle koulutuksen alkaessa. Oppilaitoksen ylläpitäjän on ennen suostumuksen antamista annettava opiskelijalle tietoa siitä, kuinka tietovarantoon tallennettuja tietoja voidaan käsitellä, luovuttaa ja säilyttää. Suostumuksesta tulee käydä ilmi, että se on annettu vapaaehtoisesti ja nimenomaisesti. Alaikäiseltä lapselta tarvitaan tietojen tallentamiseen myös tämän huoltajan tai muun laillisen edustajan suostumus. Oppilaitoksen ylläpitäjän on säilytettävä suostumus pysyvästi ja tehtävä siihen merkintä, jos suostumus myöhemmin peruutetaan. Opiskelija voi peruuttaa antamansa suostumuksen ilmoittamalla siitä Opetushallitukselle Oma Opintopolku-palvelussa, jonka jälkeen oppilaitoksen ylläpitäjän on Opetushallitukselta tiedon peruutuksesta saatuaan huolehdittava, ettei tietoja siirretä tai tallenneta enää uudelleen tietovarantoon. Oppilaitoksen tulee lisäksi ennen suoritus- ja opiskeluoikeustietojen tallentamista olla kuvannut koulutuksen osaamisperusteisesti, suunnitellut kuvatun koulutuksen arviointikäytännöt ja opintojen laajuuden tulee olla määritelty opintopisteinä. Osaamisperusteinen kuvaus tehdään viemällä paikallinen opinto- tai kurssisuunnitelma Opetushallituksen ylläpitämään ePerusteet-palveluun. Arviointi voidaan toteuttaa joko numeerisesti tai siten, että koulutus arvioidaan olevan joko hyväksytty tai hylätty. Mikäli arvioinnin tuloksena on hylätä opiskelijan suoritus, ei suoritustietoa tallenneta valtakunnalliseen tietovarantoon. (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 9 d §, Laki vapaasta sivistystyöstä 6 b §)

Lisäksi 1.1.2023 alkaen vapaasta sivistystyöstä annetussa laissa tarkoitetun oppilaitoksen ylläpitäjän tallentaa tietovarantoon Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksesta annetun lain 8 §:n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitetussa koulutuksessa eli JOTPA:n myöntämällä valtionavustuksella rahoitetussa jatkuvaan oppimiseen suunnatussa vapaan sivistystyön koulutuksessa olevista opiskelijoistaan KOSKI-tietovarantoon suoritettava koulutus, opintojen aloittaminen ja päättyminen  sekä suoritetut opinnot ja osaamisen arviointi. (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 9 a §)


KOSKI-palvelun käyttöönoton ohjeita vapaan sivistystyön oppilaitoksille ja oppilaitosten ylläpitäjille:

Vapaan sivistystyön opiskeluoikeuksien tietojen tallentamisen pääperiaatteet


Opiskeluoikeuden tietojen tallentaminen KOSKI-tietovarantoon on
lakisääteisesti pakollista opiskeluoikeuden alkamisesta lukien:		Opiskeluoikeuden tietojen tallentaminen KOSKI-tietovarantoon on
sallittua opiskeluoikeuden päätyttyä oppijan suostumuksella:		Opiskeluoikeuden tietojen tallentaminen KOSKI-tietovarantoon on
kiellettyä näissä tapauksissa:
1.8.2021 alkaen

Kun oppivelvollinen oppija suorittaa oppivelvollisuuttaan jossain seuraavista kansanopistojen järjestämistä koulutuksista:

Kansalaisopistojen, kansanopistojen, kesäyliopistojen, opintokeskusten ja liikunnan koulutuskeskusten sekä muiden oppilaitosten, joilla on vapaan sivistystyön järjestämislupa, vapaana sivistystyönä järjestämä, vapaatavoitteinen vapaan sivistystyön koulutus.

Esimerkkejä:

  • Kansanopistojen vapaatavoitteisesti opiskeleville, ei-oppivelvollisille oppijoille järjestämä koulutus, jossa noudatetaan kansanopistojen oppivelvollisille suunnatun vapaan sivistystyön koulutuksen opetussuunnitelman perusteita

  • Kansanopistojen vapaatavoitteisesti opiskeleville, ei-oppivelvollisille oppijoille järjestämä koulutus, jossa noudatetaan kotoutumiskoulutuksen opetussuunnitelman perusteita, ja joka järjestetään vapaana sivistystyönä ja rahoitetaan vapaana sivistystyön valtionosuusrahoituksella

  • Kansanopistojen vapaatavoitteisesti opiskeleville, ei-oppivelvollisille oppijoille  järjestämä koulutus, jossa noudatetaan Opetushallituksen laatimaa maahanmuuttajille tarkoitetun vapaan sivistystyön lukutaitokoulutuksen opetussuunnitelmasuositusta:


Jos koulutukseen, jonka järjestämisessä noudatetaan oppivelvollisille suunnattuun kansanopistojen vapaan sivistystyön koulutukseen opetussuunnitelman perustetta, otetaan opiskelijaksi sellainen oppija, joka ei kuulu 1.8.2021 alkaen voimaan tulleen oppivelvollisuuslain piiriin, on kyse on silloin vapaatavoitteisesti opiskelevasta vapaan sivistystyön opiskelijasta. Näin on silloinkin, kun oppivelvollisuuslain piiriin kuulumaton opiskelija osallistuu kansanopistojen oppivelvollisille suunnattuihin koulutuksiin samassa opetusryhmässä kuin oppivelvolliset, tai suorittaa samat opinnot kuin oppivelvollisille suunnatuissa vapaan sivistystyön koulutuksen opetussuunnitelman perusteissa on määritelty. Vapaatavoitteisen vapaan sivistystyön koulutuksen opiskelijan opintosuoritustietoja ei saa tallentaa ilman opiskelijan antamaa suostumusta. Opiskelijan antaessa suostumuksensa, voidaan tällaiselle opiskelijalle luoda vapaan sivistystyön opiskeluoikeus, jossa päätason suoritustyyppinä on vapaatavoitteinen vapaan sivistystyön koulutus.

  • Vapaatavoitteinen vapaan sivistystyön koulutus, mikäli oppija ei ole antanut oppilaitoksen ylläpitäjälle suostumustaan tietojen tallentamiseen,

  • Taiteen perusopetuksena (TPO) järjestetty, taiteen perusopetuksen opetussuunnitelman perusteeseen perustuva taiteen perusopetus,

  • Hankintana toteutetut vapaan sivistystyön koulutukset, joita oppilaitos järjestää koulutusta myyvän oppilaitoksen asemassa,

  • Tilauskoulutus, kuten esimerkiksi rajatulle osallistujamäärällä toteutettu henkilöstökoulutus,

  • Muu maksullinen palvelutoiminta,

  • Korkeakoulun (ammattikorkeakoulu taikka yliopisto) kanssa tehtyyn sopimukseen perustuva avoin korkeakoulutus,

  • Vapaan sivistystyön oppilaitosten järjestämä koulutus, jossa noudatetaan kotoutumiskoulutuksen opetussuunnitelman perusteita, jos koulutus järjestetään TE-hallinnon rahoituksella
1.1.2023 alkaen

Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksesta annetun lain 8 §:n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitettu JOTPA:n myöntämällä valtionavustuksella rahoitettu jatkuvaan oppimiseen suunnattu vapaan sivistystyön koulutus



Vapaassa sivistystyössä järjestetyt koulutukset, joiden opiskeluoikeus- ja suoritustietoja ei saa tallentaa KOSKI-tietovarantoon


Näiden koulutusten tallentaminen KOSKI-tietovarantoon ei ole sallittua edes opiskelijan antamalla suostumuksella:

- hankintakoulutukset, jota oppilaitos järjestää koulutusta myyvän oppilaitoksen asemassa,
- tilauskoulutukset rajatulle henkilöryhmälle tai yritykselle,
- muu maksullinen palvelutoiminta,
- korkeakoulun kanssa tehtyyn sopimukseen perustuva avoin korkeakoulutus, jonka suoritustiedot ilmoitetaan kyseiselle korkeakoululle,
- taiteen perusopetuksen (TPO) opetussuunnitelman perusteeseen perustuva taiteen perusopetus, joka on erillisen lainsäädännön alaista, omaan opetussuunnitelman perusteeseen pohjautuvaa koulutusta, sekä
- aikuisten maahanmuuttajien kotoutumiskoulutus, kun kyseinen koulutus on järjestetty TE-hallinnon rahoituksella.

Oppilaitoksen ylläpitäjän tekemä päätös vapaatavoitteisen vapaan sivistystyön koulutuksen tietojen tallentamisesta KOSKI-tietovarantoon


Vapaan sivistystyön oppilaitoksen ylläpitäjä voi päättää, mahdollistaako järjestämänsä vapaatavoitteisen vapaan sivistystyön koulutuksen suoritustietojen tuomisen osaksi KOSKI-tietovarantoa. KOSKI-palvelun käyttöönotto voi tapahtua ylläpitäjän päättämässä aikataulussa ja laajuudessa 1.8.2021 tai milloin vain sen jälkeen. Opetushallitus ei ohjeista päätöksenteon hallinnollisesta prosessista, vaan päätösprosessi tapahtuu kunkin oppilaitoksen ja sen ylläpitäjän omien päätöksentekoa ohjaavien käytäntöjen ja sääntöjen mukaisesti. Sen, mikä taho voi päätöksen tehdä, määrittelee oppilaitoksen ylläpitäjä omassa päätösprosessissaan.

Suostumusten hallinta ja opiskelijan informointi suoritustietojen tallentamisesta


Oppilaitoksen ylläpitäjä suunnittelee ja määrittelee ennen KOSKI-palvelun käyttöönottoa, miten opiskelijan informointiin liittyvät velvoitteet ja suostumusten hallinnan prosessit toteutetaan koko suostumusten hallinnan vastuisiin liittyvän elinkaaren ajalta. Tällä tarkoitetaan oppijan suostumuksen pyytämistä ja vastaanottamista, siihen liittyvää oppijan informointia, oppijan antaman suostumuksen pysyvää säilyttämistä sekä mahdollisissa suostumuksen peruutustilanteissa noudattettavia toimintatapoja.

Valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetussa laissa tarkoitettu opiskelijan suostumus annetaan tiedot tallentavalle oppilaitoksen ylläpitäjälle koulutuksen alkaessa. Suostumuksesta tulee käydä ilmi, että se on annettu vapaaehtoisesti ja nimenomaisesti. Alaikäiseltä lapselta tarvitaan tietojen tallentamiseen myös tämän huoltajan tai muun laillisen edustajan suostumus. Oppilaitoksen ylläpitäjän on säilytettävä suostumus pysyvästi ja tehtävä siihen merkintä, jos suostumus myöhemmin peruutetaan. 

Opetus- ja kulttuuriministeriö on lisäksi antanut täydentävää ohjeistusta alaikäisiltä pyydettävien suostumusten hallinnasta ja alaikäisen tunnistamisesta. Mikäli huoltaja antaa suostumuksensa alaikäisen huollettavansa suoritustietojen siirtämiseen tai tallentamiseen, pelkästään huoltajan tunnistautuminen ja suostumus ei riitä, vaan nämä tarvitaan myös alaikäiseltä. Ne alaikäiset, joilla ei ole mahdollisuutta vahvaan tunnistautumiseen ja/tai eivät pysty antamaan suostumustaan sähköisessä järjestelmässä, voivat vaihtoehtoisesti antaa suostumuksensa tai tunnistautua paikan päällä oppilaitoksessa. Ensisijainen vaihtoehto on tunnistaa alaikäinen passista tai henkilökortista. Jos alaikäisellä ei ole sellaista henkilöllisyystodistusta, josta hänet voitaisiin tunnistaa, on toissijaisena vaihtoehtona alaikäisen tunnistamiseen tehdä tunnistaminen huoltajan kautta. Niissä tilanteissa vaihtoehtona on huoltajan antama vakuutus siitä, että kyse on samasta lapsesta tai nuoresta. Näissä tilanteissa huoltajan kautta tehty alaikäisen tunnistaminen edellyttäisi sekä huoltajan, että lapsen tai nuoren yhtäaikaista paikallaoloa oppilaitoksessa tunnistamisen aikana.

Oppilaitoksen ylläpitäjän on ennen suostumuksen antamista annettava opiskelijalle tietoa siitä, kuinka tietovarantoon tallennettuja tietoja voidaan käsitellä, luovuttaa ja säilyttää. Suostumusten keräämisessä ja hallinnassa sekä opiskelijan informoinnissa tulee noudattaa opetus- ja kulttuuriministeriön julkaisemaa ohjetta opiskelijoiden informoimisen minimitiedoista tallennettaessa suoritustietoja vapaan sivistystyön vapaatavoitteeseen tutkintoon johtamattomasta koulutuksesta suostumukseen perustuen. Ohje sisältää mallitiedotteen opiskelijan informoimiseksi sekä mallilomakkeen suostumuksen pyytämiselle.

Vapaan sivistystyön koulutusten suoritustietojen tallentamiseen liittyvän suostumusten hallintaan ja opiskelijan informointiin liittyvä ohjeistus mallitiedostoineen on saatavilla opetus- ja kulttuuriministeriön nettisivuilla ja ladattavissa sivun oikean laidan liiteosiosta. Huomaathan valita sivulta löytyvistä tiedostoista nimenomaan vapaalle sivistystyölle suunnatun ohjemateriaalin!

https://minedu.fi/koski-ja-osaamisen-tunnistaminen

Jos opiskelija peruuttaa antamansa suostumuksen


Opiskelija voi peruuttaa antamansa suostumuksen ilmoittamalla asiasta Opetushallitukselle. Käytännössä tämä tapahtuu kirjautumalla Oma Opintopolkuun, missä opiskelija voi käyttää omista suoritustiedoistaan löytyvää suostumuksen peruutustoiminnallisuutta, tai vaihtoehtoisesti ilmoittamalla peruutuksesta paperilomakkeella, joka löytyy Tietoturva ja tietosuoja KOSKI-palvelussa -sivulta sekä KOSKI-tietovarannon tietosuojaselosteelta. Suostumuksen peruutuksella tapahtuva suoritustietojen poistaminen on mahdollista niin kauan, kun kyseisellä opiskeluoikeudella olevia suoritustietoja ei ole jatkohyödynnetty. Hyödyntämiseksi katsotaan, mikäli oppija luo itse Oma Opintopolussa sellaisen suoritustietojen jakolinkin, joka sisältää kyseisen opiskeluoikeuden opintosuorituksen tiedot, ja jonka voi jakaa kolmannelle osapuolelle esimerkiksi opintosuorituksen hyväksilukemista varten. Jakolinkin luominen muodostaa Opetushallituksen ja oppilaitoksen ylläpitäjän tietojen käsittelylle sellaisen perustellun syyn, että suostumukseen perustuen tallennettuja suoritustietoja ei enää voida poistaa, vaikka opiskelija haluaisi peruuttaa antamansa suostumuksen. Perustelluksi syyksi voidaan katsoa myös, mikäli opiskeluoikeuden tietoihin kohdistuisi Tilastokeskuksen tai Kansaneläkelaitoksen lakiin perustuva tietopyyntö. (HE 19/2021)

Jos suoritustietoa ei ole jatkohyödynnetty edellä kuvatuilla tavoilla, suostumuksen perumalla käynnistyy prosessi, jossa Opetushallitus poistaa kyseisen koulutuksen suoritus- ja opiskeluoikeustiedot KOSKI-palvelusta sekä ilmoittaa suostumuksen peruuttamisesta tiedot tallentaneen oppilaitoksen ylläpitäjälle, jonka tulee huolehtia siitä, ettei saman opiskeluoikeuden tietoja siirretä eikä tallenneta enää uudelleen KOSKI-tietovarantoon. Opiskeluoikeuden tiedot poistetaan peruutustilanteissa vain KOSKI-tietovarannosta, mutta ei oppilaitoksen omista opintohallintojärjestelmistä.

Jos suostumus peruutetaan ja opintosuoritustiedot poistetaan KOSKI-tietovarannosta, tulee oppilaitoksen ylläpitäjän silti säilyttää suostumus pysyvästi ja merkitä siihen tiedoksi, että suostumus tietojen siirtämiseksi KOSKI-tietovarantoon on peruttu. Oppilaitoksen ylläpitäjän on Opetushallitukselta tiedon peruutuksesta saatuaan huolehdittava, ettei tietoja siirretä tai tallenneta enää uudelleen tietovarantoon.

Mikäli opiskelija ottaa oppilaitokseen yhteyttä peruakseen suostumuksen, kun tiedot on jo tallennettu KOSKI-palveluun, tämä tulee ohjata tekemään peruutus Oma Opintopolussa, tai vaihtoehtoisesti OPH:lle toimitettavalla paperilomakkeella. KOSKI-pääkäyttäjien opiskeluoikeuden mitätöintitoiminnallisuus Virkailijan Opintopolussa on eri asia, kun opiskelijan oma suostumuksen peruutustoiminnallisuus Oma Opintopolussa, eikä Virkalijan Opintopolun opiskeluoikeuden mitätöintitoiminnallisuutta tule käyttää tietojen poistamiseen suostumuksen peruutustilanteissa.

Lisätietoa opiskelijan oikeudesta ja keinoista peruuttaa antamansa suostumus:
Tietoturva ja tietosuoja KOSKI-palvelussa

Suostumusten hallinta, mikäli vapaan sivistystyön oppilaitoksen ylläpitäjän toiminta lakkaa


Oppilaitoksen ylläpitäjän on säilytettävä suostumus pysyvästi. Jos oppilaitoksen ylläpitäjän toiminta lakkaa siten, että sen vastuut eivät siirry toiselle oikeushenkilölle, siirtyy vastuu oppilaitoksen ylläpitäjän keräämien suostumusten hallinnasta Opetushallitukselle. Näissä tilanteissa tulee oppilaitoksen ylläpitäjän olla riittävän ajoissa yhteydessä Opetushallitukseen ja pyytää ohjeet suostumusten hallinnan vastuiden siirtämiseen liittyvien käytännön asioiden selvittämiseksi.

Koulutuksen osaamisperusteinen kuvaus ePerusteet-palvelussa


Koulutuksen osaamisperusteinen kuvaaminen tapahtuu viemällä paikallinen opetussuunnitelma tai kurssisuunnitelma arviointikäytäntöineen Opetushallituksen ePerusteet-palveluun (Laki vapaasta sivistystyöstä 6 b §). Julkaistut opetussuunnitelmat ovat saatavilla Paikalliset opetussuunnitelmat- kohdasta. Suunnitelmaa tallentaessa tulee kiinnittää huomiota siihen, että koulutuksen kuvaus löytyy suunnitelmassa opintokokonaisuuden tasolta, jotta KOSKI-palvelun ja ePerusteet-palvelun välinen linkitys on luotavissa opiskeluoikeudelle. KOSKI-palvelun ja ePerusteet-palvelun välinen linkitys tapahtuu opintokokonaisuuden tasolle muodostuvan nelinumeroisen koodiarvon kautta. KOSKI-palveluun opiskeluoikeuden tietoja tallentaessa opiskeluoikeuden tietoihin on tekninen edellytys lisätä ePerusteet-palvelun kuvaukselta löytyvä nelinumeroinen opintokokonaisuuden koodiarvo, jotta linkitys muodostuu oikein.

ePerusteet -palvelun ohjeet VST-työkaluun koulutuksen järjestäjille:
https://eperusteet.opintopolku.fi/#/fi/opas/8378322/tiedot

Opas osaamisperusteiseen arviointiin vapaassa sivistystyössä:
Opas osaamisperusteiseen arviointiin vapaassa sivistystyössä

Miten linkitys ePerusteet-palvelun ja KOSKI-palvelun välillä toimii?


Kun oppivelvolliselle oppijalle luodaan ohjeiden mukaisesti vapaan sivistystyön opiskeluoikeus KOSKI-palveluun, löytyy oppijan opiskeluoikeuden perustiedoista linkki, joka vie KOSKI-palvelun opiskeluoikeudelta ePerusteet-palvelusta löytyviin oppivelvollisille suunnattujen koulutusten opetussuunnitelmien valtakunnallisten perusteiden sisältötietoihin.  Oppivelvollisten oppijoiden opiskeluoikeuksille, joiden päätason suoritus on jokin oppivelvollisuuslaissa tarkoitettu koulutus, ei erikseen muodosteta linkitystä paikalliseen opetussuunnitelmaan.

Vapaatavoitteisen sekä jatkuvaan oppimiseen suunnatun (JOTPA) vapaan sivistystyön opiskeluoikeuksien linkitys puolestaan tapahtuu ePerusteet-palvelun opintokokonaisuuden koodiarvotiedon kautta. KOSKI-palvelun ja ePerusteet-palvelun välinen linkitys tapahtuu julkaistun opetussuunnitelman opintokokonaisuuden tasolle muodostuvan nelinumeroisen koodiarvon kautta. KOSKI-palveluun opiskeluoikeuden tietoja tallentaessa opiskeluoikeuden tietoihin on tekninen edellytys lisätä ePerusteet-palvelun kuvaukselta löytyvä nelinumeroinen opintokokonaisuuden koodiarvo, jotta linkitys muodostuu oikein. Tieto opintokokonaisuuden koodiarvosta siirretään tai tallennetaan opiskeluoikeuden luomisen yhteydessä.

Opiskeluoikeuden luominen KOSKI-palveluun edellyttää teknisesti, että ePerusteet-palvelusta löytyy paikalliselta kuvaukselta opintokokonaisuuden tasolle tehty kuvaus ja suunnitelman julkaisun yhteydessä muodostuva koodiarvo talletaan tai siirretään opiskeluoikeuden tiedoissa opiskeluoikeutta luodessa. Julkaistuun kuvaukseen sisältyvän opintokokonaisuuden koodiarvon saa tarvittaessa tarkistettua ePerusteet-palvelun syöttökäyttökäyttöliittymästä.

Lue lisää:
6. Koulutuksen kuvauksen linkittäminen ePerusteet-palvelusta vapaan sivistystyön opiskeluoikeudelle

Opintokokonaisuuden koodiarvo-tiedon tallentaminen opiskeluoikeudelle:
3.1 Opiskeluoikeus vapaatavoitteisen koulutuksen opiskelijalle#3.1Opiskeluoikeusvapaatavoitteisenkoulutuksenopiskelijalle-Opintokokonaisuudenkoodi

Löydät ePerusteet-palvelun käyttöoikeuksiin liittyvän ohjeistuksen täältä:
ePerusteet

Käyttöoikeudet ja käyttäjätunnukset Testiopintopolkuun (testiympäristö)

KOSKI-palvelun testiympäristöön on mahdollista tutustua Testiopintopolku-palvelussa. Käyttäjätunnuksia ja käyttöoikeuksia Testiopintopolkuun voi tiedustella osoitteesta koski@opintopolku.fi. Voit nopeuttaa pyyntösi ratkaisemista kertomalla heti ensimmäisessä viestissä, onko tarve testata tietojen tallentamista manuaalisesti syöttökäyttöliittymän avulla, testata tiedonsiirtoja opintohallinnon järjestelmästä, vai onko tarvetta testata molempia vaihtoehtoja. Tutustu KOSKI-palvelun käyttöoikeusroolien kuvauksiin tämän sivun seuraavien otsikoiden alta löytyvistä ohjelinkeistä.

HUOM! Testiopintopolkuun ei saa koskaan siirtää oikeita opiskelija- eikä henkilötietoja, ainoastaan kuvitteellisia opiskelijatietoja!

Käyttöoikeudet ja käyttäjätunnukset Virkailijan Opintopolussa (tuotantoympäristö)

Virkailijan Opintopolkuun tarvittavat käyttöoikeudet hakee ja myöntää koulutuksen järjestäjän ja/tai oppilaitoksen virkailija(t). Opetushallitus ei myönnä eikä uusi tuotantoympäristön käyttäjätunnuksia eikä käyttöoikeuksia. Käyttöoikeudet ovat paitsi henkilökohtaisia, myös palvelukohtaisia, eli esimerkiksi ePerusteet-palvelun käyttöoikeuksilla ei pääse käyttämään KOSKI-palvelua, eikä KOSKI-palvelun käyttöoikeuksilla ePerusteet-palvelua. Huolehdi kuhunkin tarvitsemaasi palveluun tarvittavat käyttöoikeudet palvelukohtaisten ohjeiden mukaan ajan tasalle. Tutustu KOSKI-palvelun käyttöoikeusroolien kuvauksiin ja käyttöoikeuksien hakemisen ja myöntämisen ohjeisiin tämän sivun seuraavien otsikoiden alta löytyvistä ohjelinkeistä.

Opintopolun vastuukäyttäjä

Jos oppilaitoksen ylläpitäjällä ei ole vielä ennestään Opintopolun vastuukäyttäjää, tulee sellainen nimetä ja hakea henkilölle vastuukäyttäjän oikeudet. Opintopolun vastuukäyttäjä on yleinen käyttäjähallinnasta vastaava henkilö lähes kaikissa Opintopolun palveluissa sekä Opintopolun organisaatiotietojen ylläpidossa ja voi hallinnoida myös KOSKI-palvelun pääkäyttäjäoikeuksia. Vastuukäyttäjän käyttöoikeuksien tulee olla haettuna siten, että koulutuksen järjestäjän vastuukäyttäjä ehtii myöntää tarvittavat KOSKI-pääkäyttäjäoikeudet koulutustoimijan KOSKI-tietojen oikeellisuudesta vastaaville henkilöille ennen KOSKI-palvelun käyttöönottoa. 

Jos sama henkilö on sekä Opintopolun vastuukäyttäjä, että KOSKI-pääkäyttäjä, hänellä tulee olla molemmat oikeudet. Toinen Opintopolun vastuukäyttäjä voi myöntää toiselle vastuukäyttäjälle KOSKI-pääkäyttäjäoikeudet. Itselleen ei ole mahdollista myöntää uusia käyttöoikeuksia.

Opintopolun vastuukäyttäjä vastaa myös siitä, että Opintopolun organisaatiopalvelussa ovat oppilaitoksen ylläpitäjän ja/tai oppilaitoksen organisaatiotiedot oikein ja ajan tasaiset.  Opetushallitus lähettää kirje- ja sähköpostia opetuksen järjestäjille, oppilaitoksille ja niiden toimipisteille organisaatiotietoihin tallennettuihin osoitteisiin. Opetushallituksessa ei ylläpidetä opetuksen järjestäjän, oppilaitosten tai niiden toimipisteiden yhteystietoja. Tietojen oikeellisuus on opetuksen järjestäjän vastuulla.

Katso lisää ohjesivulta:
Vastuukäyttäjän ohjeet
Vastuukäyttäjän nimeäminen

Organisatiotietojen ylläpito:

Organisaatiotietojen päivitysohjeet
Perusopetus ja vapaa sivistystyö

Palvelukäyttäjä (opintohallintojärjestelmälle)

Mikäli opintohallintojärjestelmätoimittaja on mahdollistanut vapaan sivistystyön opiskeluoikeuksien tietojen siirtämisen oppilaitoksen omasta opintohallintojärjestelmästä ja opiskeluoikeustietoja siirretään sieltä KOSKI-palveluun, tarvitaan muiden käyttöoikeuksien lisäksi tiedonsiirtoja varten myös opintohallintojärjestelmään asetettava palvelukäyttäjätunnus, jolle myönnetään käyttöoikeudet alla olevan ohjelinkin mukaan. Palvelukäyttäjätunnuksen voi luoda Opintopolun vastuukäyttäjä.

Ohje Opintopolun vastuukäyttäjälle:
Palvelukäyttäjien hallinta

Jos KOSKI-palveluun tallennetaan tiedot manuaalisesti Virkailijan Opintopolun syöttökäyttöliittymässä eikä tietoja siirretä opintohallintojärjestelmästä, ei opintohallintojärjestelmään asetettavaa palvelukäyttäjätunnusta tarvita erikseen.

KOSKI-pääkäyttäjä

KOSKI-pääkäyttäjä on ensisijainen vastuu- ja yhteyshenkilö liittyen KOSKI-palveluun tallennettuihin tietoihin. KOSKI-pääkäyttäjä käsittelee ja vastaa muiden KOSKI-käyttöoikeuksien myöntämisestä  muille oppilaitoksen KOSKI-käyttäjille, joille oppilaitoksella tai sen ylläpitäjällä on tarve myöntää käyttöoikeudet ja joiden tarvitsee tallentaa ja/tai käsitellä opiskelijoiden KOSKI-tietoja.

KOSKI-palvelun käyttäjähallinta ja eri käyttäjäroolit on kuvattu sivulla:
KOSKI-palveluun liittyvä käyttäjähallinta
Käyttöoikeuksien myöntäminen virkailijoille (KOSKI-pääkäyttäjän käyttäjähallinnan toiminnallisuudet)

Koulutustoimijan ja/tai oppilaitoksen muiden KOSKI-käyttäjien käyttöoikeudet ajan tasalle

Kun oppilaitoksen ylläpitäjällä on Opintopolun vastuukäyttäjä ja koulutustoimijalla ja/tai oppilaitoksella KOSKI-pääkäyttäjä, hän/he voi myöntää Virkailijan Opintopolun kautta tarvittavat muut KOSKI-käyttöoikeudet, kuten katselija- ja tallentajaoikeudet niille henkilöille, joille oppilaitoksella on tarve myöntää käyttöoikeudet ja joiden tarvitsee tallentaa ja/tai käsitellä opiskelijoiden KOSKI-tietoja 1.8.2021 alkaen. Jos koulutuksen järjestäjä tallentaa opiskeluoikeuksia käsin suoraan KOSKI-syöttökäyttöliittymän kautta, tarvitsee KOSKI-pääkäyttäjä lisäksi KOSKI-tallentajaoikeudet.

KOSKI-palvelun käyttäjähallinta ja eri käyttäjäroolit on kuvattu sivulla: 
KOSKI-palvelun käyttäjähallinta ja tietosuoja

Löydät ohjeet uusien käyttöoikeuksien anomiseen täältä:
Käyttöoikeuksien anominen KOSKI-palveluun

KOSKI-palveluun kirjautuminen


KOSKI-palvelun käyttäminen ja tietojen tallentaminen onnistuu joko

  • siirtämällä ja päivittämällä tiedonsiirroilla omasta opintohallinnon järjestelmästä. Tietojen siirtäminen on ollut 1.8.2021 alkaen mahdollista vapaan sivistystyön opiskeluoikeuksien osalta, jos oppilaitoksen käytössä oleva oma opintohallintojärjestelmä mahdollistaa tiedonsiirrot. Siirrettyjä tietoja pääsee tarkastelemaan syöttökäyttöliittymästä KOSKI-katselijaoikeuksilla. Opintohallintojärjestelmää varten tarvitaan lisäksi palvelukäyttäjätunnus. Ole tarvittaessa yhteydessä oman opintohallintojärjestelmätoimittajaasi.

  • tai tallentamalla ja manuaalisesti päivittämällä syöttökäyttöliittymän kautta. KOSKI-käyttöliittymä löytyy Oppijan Palvelukokonaisuuden virkailijasovelluksesta.

Lue lisää:
Kirjautuminen KOSKI-palveluun

Virkailijan Opintopolkuun pääset kirjautumaan omalla henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellasi ja salasanallasi täällä:
https://virkailija.opintopolku.fi/virkailijan-tyopoyta/

Löydät KOSKI-palvelun Virkailijan Opintopolussa Rekisterit ja tiedonsiirrot-valikosta.


Tietojen tallentaminen KOSKI-palveluun


Ohjeet vapaan sivistystyön opiskeluoikeuksien luomiseksi ja päivittämiseksi sekä opintosuoritustietojen tallentamiseksi löytyvät Vapaan sivistystyön opiskeluoikeudet -sivulta. Kansanopistojen ylläpitäjille, jotka päivittävät oppivelvollisten oppijoiden opintosuoritustietoja, löytyy omat ohjeensa, ja kaikille vapaan sivistystyön oppilaitosten ylläpitäjille, jotka päivittävät vapaatavoitteisten koulutusten tietoja, puolestaan omansa. Ohjeista löytyvät myös jatkuvaan oppimiseen suunnatun vapaan sivistystyön (JOTPA) opiskeluoikeuksien tietojen tallennusohjeet.

Ensimmäisessä tiedonsiirrossa / syöttökäyttöliittymässä oppijan tietoja syöttäessä tarvitaan oppijan henkilötunnus sekä nimitiedot. Nimitietoina ovat etunimet, kutsumanimi (jokin virallisista etunimistä) sekä sukunimi. Jos opiskelijalla on aiempia opiskeluoikeuksia KOSKI-palvelussa, henkilötunnuksen syöttämisen jälkeen uutta opiskeluoikeutta luodessa KOSKI-palvelu tuo opiskelijan nimitiedot esitäytettyinä. Kun oppijalla on suomalainen henkilötunnus, Opintopolun oppijanumerorekisteri yksilöi henkilön automaattisesti, ja KOSKI osaa liittää opiskeluoikeuden tiedot oikealle henkilölle.

Opiskeluoikeuden luominen syöttökäyttöliittymässä aloitetaan joko Hae tai lisää opiskelija-kenttässä oppijaa hakemalla, tai vaihtoehtoisesti, jos oppijalla on jo aikaisempia opiskeluoikeuksia oppilaitoksessasi, näet ne katselukäyttöliittymässä. Oppijan nimen alla näet myös "Lisää opiskeluoikeus"-painikkeen, jota klikkaamalla saat auki ponnahdusikkunan opiskeluoikeuden perustietojen lisäämiseen.

Lue lisää:
Oppijan ja opiskeluoikeuden lisääminen palveluun

KOSKI-palvelu edellyttää uuden henkilön tietoja tallennettaessa, että henkilöllä on joko henkilötunnus tai oppijanumero. Jos opiskelijalla ei ole opiskeluoikeuden luontihetkellä henkilötunnusta, tulee KOSKI-pääkäyttäjän tulee luoda virkailijan opintopolussa henkilötunnuksettomalle oppijalle oppijanumero, jotta oppijan tiedot voidaan tallentaa KOSKI-palveluun. Jos opiskelijalla ei ole opintojen alkaessa suomalaista henkilötunnusta, tulee hänelle ennen opiskeluoikeuden luomista käydä luomassa oppijanumero.

Oppijanumeron luomiseen ja henkilötunnustietojen päivittämiseen löytyy ohje täältä: 

Ohjeet oppijanumeron luomiseen löytyvät: ohjeiden sivulta:

Oppijan henkilötiedot / oppijanumero ja henkilötunnus
Oppijan henkilötiedot: Tarvittavat henkilötiedot opiskeluoikeutta luodessa, kohta "Oppijalla ei ole suomalaista henkilötunnusta / Oppijanumeron luonti".

Luotu oppijanumero tallennetaan opintohallintojärjestelmään ennen ensimmäistä tiedonsiirtoa / otetaan talteen opiskeluoikeuden luomista varten syöttökäyttöliittymässä.

HUOM! Kun aiemmin hetuton oppija saa pysyvän henkilötunnuksen, tulee KOSKI-pääkäyttäjän käydä lisäämässä oppijanumero myös Virkailijan Opintopolun oppijanumerorekisteriin välittömästi. Ei riitä, että oppijanumero lisätään pelkästään omaan opintohallintojärjestelmään. Ohjeet oppijan tietojen muokkaamiseen ja henkilötunnuksen lisäämiseen oppijan tietoihin: Oppijan henkilötiedot: Henkilötietojen korjaaminen / muuttaminen kun opiskeluoikeus on luotu ja kohta "Oppija saa suomalaisen henkilötunnuksen sen jälkeen, kun hänelle on luotu opiskeluoikeus pelkällä oppijanumerolla".

Muuta tukea ja materiaalia vapaan sivistystyön oppilaitosten KOSKI-käyttäjille

Anvisningar på svenska

Anvisningar för olika utbildningar
3. Fritt bildningsarbete