Työelämäpalautteessa käytetään vain automaattisesti luotuja vastaajatunnuksia. Työpaikkaohjaajakyselyn vastaajatunnukset myös lähetetään automaattisesti vastaajille. Työpaikkakyselyn vastaajatunnukset lähettää koulutuksen järjestäjä (Ohjeet: vastauslinkit työpaikkakyselyssä).
Vastauslinkkien muodostaminen
Työpaikkaohjaajakyselyn vastaajatunnuksen muodostamisen ja vastauslinkin lähettämisen vaiheet
Automatisointiratkaisun keskeisimmät toiminnallisuudet
- Automatisointiratkaisu eli Herätepalvelu käynnistää palautteen vastauslinkin luomisen ja lähettämisen määriteltyjen eHOKS- ja Koski-datasta saatavien herätteiden perusteella.
- Herätepalvelu pyytää Arvo-järjestelmästä vastaajatunnuksen.
- Jos samalla työelämäohjaajalla on ollut samasta oppilaitoksesta useita ohjattavia samanaikaisella työelämäjaksolla yksittäisten työelämäjaksojen vastaajatunnukset niputetaan yhdeksi nipputunnukseksi.
- Herätepalvelu lähettää yksittäisen vastauslinkin tai useita vastaajantunnuksia sisältävän nippulinkin työpaikkaohjaajalle eHOKSiin tallennettuun sähköpostiosoitteeseen ja matkapuhelinnumeroon.
Lisätietoja automatisointiratkaisusta voi lukea täältä (OPH:n wikisivu)
Herätteinä käytetyt päivämäärät ja jaksokohtaisten vastaajatunnusten muodostaminen
Työpaikkaohjaajakyselyssä herätepäivänä toimii eHOKSiin tallennetun työpaikkajakson päättymispäivä.
Työpaikkajakso käsitellään sen päättymispäivänä. Käsittelyssä tarkistetaan, että Koskeen ja eHOKSiin on tallennettu kyseisen työpaikkajakson osalta kaikki palautteen keräämiseksi vaadittavat tiedot, ja pyydetään Arvosta työpaikkajaksokohtainen vastaajatunnus.
On syytä huomioida, että työpaikkajakso pakollisine tietoineen tulee olla tallennettu eHOKSiin viimeistään kyseisen työpaikkajakson päättymistä edeltävänä päivänä. Päättymispäivänä tai sen jälkeen tallennettuja työpaikkajaksoja ei huomioida työpaikkaohjaajakyselyssä.
Vastauslinkin muodostamisen yhteydessä työpaikkajaksolle lasketaan kesto. Keston laskennassa eHOKSiin tallennetun työpaikkajakson alku- ja päättymispäivän välisestä aikajaksosta vähennetään jaksolle eHOKSiin tallennetut keskeytymisjaksot ja Koski-palveluun tallennettavat opiskeluoikeuden väliaikaisen keskeytymisen jaksot (opiskeluoikeuden tila "väliaikaisesti keskeytynyt"). Jos eHOKSiin tallennettu keskeytymisjakso ja Koski-palveluun tallennettu väliaikainen keskeytyminen osuvat kokonaisuudessaan samalle ajalle, huomioidaan ainoastaan Koski-palveluun tallennettu tieto. Jos työpaikkajakson voimassaolon päivänä on muita työpaikkajaksoja, joissa on samoja voimassaolopäiviä, päällekkäisten päivien aika jaetaan näiden työpaikkajaksojen kesken (ns. keston "jyvittäminen").
Rahoituskaudella 1.7.2022-30.6.2023 työpaikkajakson kestoon ei huomioida eHOKSiin tallennettua tietoa osa-aikaisuudesta.
Rahoituskaudesta 1.7.2023-30.6.2024 alkaen eHOKSiin tallennettu osa-aikaisuustieto huomioidaan kestossa. Tällöin työpaikkajakson ja opiskeluoikeuden keskeytymisten ajanjaksojen vähentämisen ja samalle ajalle osuvien muiden työpaikkajaksojen huomioimisen ("jyvittämisen") jälkeen jäljelle jäänyt kesto kerrotaan eHOKSiin tallennetulla osa-aikaisuustiedolla.
Työelämäpalautetta ei kerätä keskeytyneeltä työpaikkajaksolta. Tulkinta työpaikkajakson keskeytymisestä tehdään eHOKSiin tallennettujen työpaikkajakson päättymispäivän ja työpaikkajakson keskeytymisen päivämäärien perusteella. Lisää keskeytymistiedosta ja sen tallentamisesta eHOKSiin voi lukea eHOKSin wikistä.
Palautteen keräämiseen tarvittavat tiedot on lueteltu Info-ikkunassa.
Vastaajatunnusten niputtaminen lähetettävään linkkiin
Työpaikkaohjaajakyselyjen niputuksessa muodostetaan varsinainen vastauslinkki, joka lähetetään työpaikkaohjaajalle. Samaan linkkiin niputetaan ne työpaikkajaksokohtaiset vastaajatunnukset, joissa on sama työpaikkaohjaaja, sama työpaikka, sama koulutuksen järjestäjä ja sama tutkinto.
Vastauslinkit ovat muotoa https://arvovastaus.csc.fi/n/työpaikan nimi_vuosi-kuukausi-päivä_XXXXXX, jossa X.n paikalla on yhteensä 6 kappaletta numeroita ja/tai kirjaimia. Nipputunnukset löydät Arvon käyttöliittymästä, ks. alempaa sivulta ohje kohdasta "Vastaajatunnusten ja vastausten kertymisen seuraaminen".
Vastauslinkin lähettäminen (nippulinkki)
Työpaikkajaksojen käsittelyssä muodostetut vastaajatunnukset niputetaan ja nippulinkit lähetetään työpaikkaohjaajille kuukauden 1. ja 16. päivä.
Kuukauden 1. päivänä käsitellään ne työpaikkajaksoista muodostetut vastaajatunnukset, joissa päättymispäivä on ollut edellisen kuukauden 16. ja viimeisen päivän välillä.
Kuukauden 16. päivänä käsitellään ne työpaikkajaksoista muodostetut vastaajatunnukset, joissa päättymispäivä on ollut saman kuukauden 1. - 15. päivä.
Vastauslinkki lähetetään työpaikkaohjaajalle sähköpostitse ja tekstiviestinä. Sähköposti ja tekstiviesti lähetetään vain klo 8.00-20.00 (talviaika) / klo 9.00-21.00 (kesäaika) välillä. Jos kyselyyn ei ole jo vastattu, työpaikkaohjaajalle lähetetään yksi muistutus 5 päivää alkuperäisen viestin lähettämisen jälkeen.
Lähettämisessä käytettävät yhteystiedot
Nippulinkki lähetetään työpaikkaohjaajalle sähköpostitse ja/tai tekstiviestillä matkapuhelimeen, riippuen siitä kumpi yhteistieto työpaikkaohjaajalle on eHOKSiin työpaikkajakson tietoihin tallennettu. Mikäli työpaikkaohjaajalle on tallennettu molemmat yhteystietotyypit (sähköposti ja matkapuhelinnumero), nippulinkki lähetetään sekä sähköpostitse että tekstiviestitse.
Työpaikkaohjaajan yhteystietoja tallentaessa eHOKSiin tulee olla erityisen huolellinen: mikäli niputetuissa työpaikkajaksoissa on keskenään ristiriitaisia yhteystietoja, viestiä ei voida lähettää. Esimerkiksi jos nipussa on kolme työpaikkajaksoa, joihin on tallennettu työpaikkaohjaajalle eri sähköposteja, nippulinkkiä ei voida lähettää sähköpostitse. Samoin, jos niputettuihin työpaikkajaksoihin on tallennettu työpaikkaohjaajalle ristiriitaisia matkapuhelinnumeroita, nippulinkkiä ei voida lähettää tekstiviestitse.
Mikäli sekä sähköposteissa että matkapuhelinnumeroissa on ristiriitaisuuksia (tai toinen yhteystietotyyppi puuttuu kokonaan ja toisessa on keskinäisiä ristiriitoja), nippulinkkiä ei voida lähettää työpaikkaohjaajalle laisinkaan. Tällöin Arvoon tilaksi muodostuu "Ei kelvollisia yhteystietoja" (kts. Arvon tilat alta).
Vastaajatunnusten tila
Tila-kentässä näytetään vastaajatunnuksen lähetysstatus. Käytössä olevat lähetyksen tilat näet sivulta Vastaajat-sivu: vastaustilanteen seuraaminen ja tunnusraportti#Vastaajatunnustentilat(ammatillisenkoulutuksenkyselyt).
Viestipohjat
Sähköpostiviestit lähetetään teknisestä osoitteesta no-reply@opintopolku.fi, joka näytetään vastaanottajalle muodossa: Opetushallitus - Utbildningsstyrelsen (no-reply).
Tekstiviestissä lähettäjänä näkyy: OPH
Tekstiviestissä lähettäjän merkkimäärän pituus on rajallinen eikä siinä voi käyttää myöskään välilyöntejä, erikoismerkkejä tai tyhjiä välilyöntejä. Siksi lähettäjän nimi OPH-UBS on jouduttu lyhentämään muotoon OPH.
Alla näet työpaikkaohjaajalle lähetettävien viestien sisällön.
Sähköpostiviestit
Tekstiviestit
Vinkkejä selvittelyihin
Mahdollisia syitä miksi työpaikkaohjaajakyselylinkki ei ole muodostunut
Jokin vastaajatunnuksen muodostamisessa tarvittava tieto on puuttunut sillä hetkellä, kun vastauslinkin muodostaminen on käynnistynyt. Työpaikkaohjaajakyselyn linkin muodostamisessa tarvittavat tiedot tulee olla eHOKSissa työpaikkajakson päättymispäivää edeltävänä päivänä.
Työpaikkajakson päättymispäivä on muutettu aikaisemmaksi eHOKSiin alun perin tallennetun työpaikkajakson päättymispäivän ajankohtana tai sen jälkeen.
eHOKSissa olevan tiedon mukaan opiskelijalla ei ole osaamisen hankkimisen tarvetta.
Opiskeluoikeuden tyyppi on muu ammatillinen koulutus, tutkinnon osaa pienemmistä kokonaisuuksista koostuva suoritus, TUVA tai JOTPA.
Opintohallintojärjestelmä/tiedonsiirto tai häiriö järjestelmässä
Vinkit työpaikkaohjaajakyselyn linkkien tarkistuksiin
Työpaikkajaksoille muodostettuja vastaajatunnuksia voit tarkastella Arvo-palvelun csv-raportilta.
Jos työpaikkajaksolle ei löydy vastaajatunnusta raportilta:
- Ovatko opiskelijan opinnot sellaiset, joista palaute kerätään?
- Onko opiskelijalla osaamisen hankkimisen tarve?
- Onko eHOKSiin tallennetussa HOKSissa työpaikkajakson tiedot oikein? Tarkempaa kuvausta tästä löytyy eHOKSin wikissä kohdassa Työelämäpalautteen keräämisessä tarvittavat tiedot .
- Onko tiedot tallennettu eHOKSiin ajoissa (viimeistään työpaikkajakson päättymispäivää edeltävänä päivänä)?
Vastaajatunnusten ja vastausten kertymisen seuraaminen
Vastaajatunnusten muodostumista ja vastausten kertymistä voi seurata Vastaajat-sivulta. Tutustu kuvalliseen ohjeistukseen sivulla Vastaajat-sivu: vastaustilanteen seuraaminen ja tunnusraportti
Palveluosoitteet:
Palautteiden keräämiseen liittyvät järjestelmät
Arvo
= opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu, jolla palautetieto kerätään vastaajilta. Arvon käyttöliittymästä voi tarkastella vastaajatunnusten ja vastausten kertymistä.
eHOKS
= näkymä HOKS-tietoihin Opintopolussa.
Lisätietoja täältä.
Herätepalvelu
= automatisointiratkaisu, joka käynnistää linkin luonnin ja lähettämisen määritellystä herätteestä.
Lisätietoja täältä.
Koski
= Kansallisten opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty integraatiopalvelu. Toimittaa eHOKS:n ohella herätteitä vastaajalinkkien luomiseksi.
Lisätietoja täältä.
Opiskelijahallintojärjestelmä
= koulutuksen järjestäjän järjestelmä, josta siirretään opintojen suoritustietoa eHOKS- ja Koski-palveluihin.
Muita keskeisiä termejä
Heräte
= tapahtumasarjan laukaiseva tekijä eli tässä päivämäärä-kentän täyttäminen, joka aloittaa prosessin vastauslinkkien luomiseksi ja lähettämiseksi opiskelijalle
Vastaajatunnus
= kyselyjärjestelmässä 6-merkkinen tunnus, jolla on taustatietoja. Vastaajatunnukseen yhdistetään annetut vastaukset. Vastaajatunnus näkyy myös vastauslinkissä.
Vastauslinkki (tai kyselylinkki)
= linkki, jonka avulla vastaaja pääsee vastaamaan kyselyyn.
Palautteen keräämiseen tarvittavat tiedot