Työelämäpalautteessa käytetään vain automaattisesti luotuja vastaajatunnuksia. Työpaikkaohjaajakyselyn vastaajatunnukset myös lähetetään automaattisesti vastaajille. Työpaikkakyselyn vastaajatunnukset lähettää koulutuksen järjestäjä (Ohjeet: vastauslinkit työpaikkakyselyssä).



Vastauslinkkien muodostaminen

Automatisointiratkaisun keskeisimmät toiminnallisuudet

  1. Automatisointiratkaisu eli Herätepalvelu käynnistää palautteen vastauslinkin luomisen ja lähettämisen määriteltyjen eHOKS- ja Koski-datasta saatavien herätteiden perusteella.
  2. Herätepalvelu pyytää Arvo-järjestelmästä vastaajatunnuksen.
  3. Jos samalla työelämäohjaajalla on ollut samasta oppilaitoksesta useita ohjattavia samanaikaisella työelämäjaksolla yksittäisten työelämäjaksojen vastaajatunnukset niputetaan yhdeksi nipputunnukseksi.
  4. Herätepalvelu lähettää yksittäisen vastauslinkin tai useita vastaajantunnuksia sisältävän nippulinkin työpaikkaohjaajalle eHOKSiin tallennettuun sähköpostiosoitteeseen ja matkapuhelinnumeroon.

Lisätietoja automatisointiratkaisusta voi lukea täältä (OPH:n wikisivu)

Herätteinä käytetyt päivämäärät ja jaksokohtaisten vastaajatunnusten muodostaminen

Työpaikkaohjaajakyselyssä herätepäivänä toimii eHOKSiin tallennetun työpaikkajakson päättymispäivä.

Työpaikkajakso käsitellään sen päättymispäivänä. Käsittelyssä tarkistetaan, että Koskeen ja eHOKSiin on tallennettu kyseisen työpaikkajakson osalta kaikki palautteen keräämiseksi vaadittavat tiedot, ja pyydetään Arvosta työpaikkajaksokohtainen vastaajatunnus.

On syytä huomioida, että työpaikkajakso pakollisine tietoineen tulee olla tallennettu eHOKSiin viimeistään kyseisen työpaikkajakson päättymistä edeltävänä päivänä. Päättymispäivänä tai sen jälkeen tallennettuja työpaikkajaksoja ei huomioida työpaikkaohjaajakyselyssä.

Vastauslinkin muodostamisen yhteydessä työpaikkajaksolle lasketaan kesto. Keston laskennassa eHOKSiin tallennetun työpaikkajakson alku- ja päättymispäivän välisestä aikajaksosta vähennetään jaksolle  eHOKSiin tallennetut keskeytymisjaksot ja Koski-palveluun tallennettavat opiskeluoikeuden väliaikaisen keskeytymisen jaksot (opiskeluoikeuden tila "väliaikaisesti keskeytynyt"). Jos eHOKSiin tallennettu keskeytymisjakso ja Koski-palveluun tallennettu väliaikainen keskeytyminen osuvat kokonaisuudessaan samalle ajalle, huomioidaan ainoastaan Koski-palveluun tallennettu tieto. Jos työpaikkajakson voimassaolon päivänä on muita työpaikkajaksoja, joissa on samoja voimassaolopäiviä, päällekkäisten päivien aika jaetaan näiden työpaikkajaksojen kesken (ns. keston "jyvittäminen").

Rahoituskaudella 1.7.2022-30.6.2023 työpaikkajakson kestoon ei huomioida eHOKSiin tallennettua tietoa osa-aikaisuudesta.

Rahoituskaudesta 1.7.2023-30.6.2024 alkaen eHOKSiin tallennettu osa-aikaisuustieto huomioidaan kestossa. Tällöin työpaikkajakson ja opiskeluoikeuden keskeytymisten ajanjaksojen vähentämisen ja samalle ajalle osuvien muiden työpaikkajaksojen huomioimisen ("jyvittämisen") jälkeen jäljelle jäänyt kesto kerrotaan eHOKSiin tallennetulla osa-aikaisuustiedolla.

Työelämäpalautetta ei kerätä keskeytyneeltä työpaikkajaksolta. Tulkinta työpaikkajakson keskeytymisestä tehdään eHOKSiin tallennettujen työpaikkajakson päättymispäivän ja työpaikkajakson keskeytymisen päivämäärien perusteella. Lisää keskeytymistiedosta ja sen tallentamisesta eHOKSiin voi lukea eHOKSin wikistä

Jos työpaikkajakson keskeytymisajanjaksoon eHOKSiin on tallennettu päättymispäivä, joka on aikaisempi kuin työpaikkajakson päättymispäivä, työpaikkajakson katsotaan tulleen suoritetuksi työpaikkajakson päättymispäivänä. Työelämäpalaute kerätään ja keskeytymisajanjakso huomioidaan työpaikkajakson kestossa.

Seuraavissa tapauksissa työpaikkajakso katsotaan keskeytyneeksi eikä työelämäpalautetta kerätä:

  • keskeytymisajanjakson päättymispäivä on myöhäisempi kuin työpaikkajakson päättymispäivä.
  • keskeytymisajanjakson päättymispäivä on sama kuin työpaikkajakson päättymispäivä tai keskeytymisajanjaksoon ei ole ollenkaan tallennettu päättymispäivää.

Jos työpaikkajaksoon on tallennettu useita keskeytymisajanjaksoja, niissä kaikissa päättymispäivän täytyy olla aikaisempi kuin työpaikkajakson päättymispäivä, että palaute kerätään.

Palautteen keräämiseen tarvittavat tiedot on lueteltu Info-ikkunassa. 



Vastaajatunnusten niputtaminen lähetettävään linkkiin

Työpaikkaohjaajakyselyjen niputuksessa muodostetaan varsinainen vastauslinkki, joka lähetetään työpaikkaohjaajalle. Samaan linkkiin niputetaan ne työpaikkajaksokohtaiset vastaajatunnukset, joissa on sama työpaikkaohjaaja, sama työpaikka, sama koulutuksen järjestäjä ja sama tutkinto.

Vastauslinkit ovat muotoa https://arvovastaus.csc.fi/n/työpaikan nimi_vuosi-kuukausi-päivä_XXXXXX, jossa X.n paikalla on yhteensä 6 kappaletta numeroita ja/tai kirjaimia. Nipputunnukset löydät Arvon käyttöliittymästä, ks. alempaa sivulta ohje kohdasta "Vastaajatunnusten ja vastausten kertymisen seuraaminen".

Vastauslinkin lähettäminen (nippulinkki)

Työpaikkajaksojen käsittelyssä muodostetut vastaajatunnukset niputetaan ja nippulinkit lähetetään työpaikkaohjaajille kuukauden 1. ja 16. päivä.

Kuukauden 1. päivänä käsitellään ne työpaikkajaksoista muodostetut vastaajatunnukset, joissa päättymispäivä on ollut edellisen kuukauden 16. ja viimeisen päivän välillä.

Kuukauden 16. päivänä käsitellään ne työpaikkajaksoista muodostetut vastaajatunnukset, joissa päättymispäivä on ollut saman kuukauden 1. - 15. päivä.

Vastauslinkki lähetetään työpaikkaohjaajalle sähköpostitse ja tekstiviestinä. Sähköposti ja tekstiviesti lähetetään vain klo 8.00-20.00 (talviaika) / klo 9.00-21.00 (kesäaika) välillä. Jos kyselyyn ei ole jo vastattu, työpaikkaohjaajalle lähetetään yksi muistutus 5 päivää alkuperäisen viestin lähettämisen jälkeen.

Lähettämisessä käytettävät yhteystiedot

Nippulinkki lähetetään työpaikkaohjaajalle sähköpostitse ja/tai tekstiviestillä matkapuhelimeen, riippuen siitä kumpi yhteistieto työpaikkaohjaajalle on eHOKSiin työpaikkajakson tietoihin tallennettu. Mikäli työpaikkaohjaajalle on tallennettu molemmat yhteystietotyypit (sähköposti ja matkapuhelinnumero), nippulinkki lähetetään sekä sähköpostitse että tekstiviestitse.

Työpaikkaohjaajan yhteystietoja tallentaessa eHOKSiin tulee olla erityisen huolellinen: mikäli niputetuissa työpaikkajaksoissa on keskenään ristiriitaisia yhteystietoja, viestiä ei voida lähettää. Esimerkiksi jos nipussa on kolme työpaikkajaksoa, joihin on tallennettu työpaikkaohjaajalle eri sähköposteja, nippulinkkiä ei voida lähettää sähköpostitse. Samoin, jos niputettuihin työpaikkajaksoihin on tallennettu työpaikkaohjaajalle ristiriitaisia matkapuhelinnumeroita, nippulinkkiä ei voida lähettää tekstiviestitse. 

Mikäli sekä sähköposteissa että matkapuhelinnumeroissa on ristiriitaisuuksia (tai toinen yhteystietotyyppi puuttuu kokonaan ja toisessa on keskinäisiä ristiriitoja), nippulinkkiä ei voida lähettää työpaikkaohjaajalle laisinkaan. Tällöin Arvoon tilaksi muodostuu "Ei kelvollisia yhteystietoja" (kts. Arvon tilat alta). 

Vastaajatunnusten tila

Tila-kentässä näytetään vastaajatunnuksen lähetysstatus. Käytössä olevat lähetyksen tilat näet sivulta Vastaajat-sivu: vastaustilanteen seuraaminen ja tunnusraportti#Vastaajatunnustentilat(ammatillisenkoulutuksenkyselyt).



Viestipohjat

Sähköpostiviestit lähetetään teknisestä osoitteesta no-reply@opintopolku.fi, joka näytetään vastaanottajalle muodossa: Opetushallitus - Utbildningsstyrelsen (no-reply). 

Tekstiviestissä lähettäjänä näkyy: OPH

Tekstiviestissä lähettäjän merkkimäärän pituus on rajallinen eikä siinä voi käyttää myöskään välilyöntejä, erikoismerkkejä tai tyhjiä välilyöntejä. Siksi aiemmin kerrottu lähettäjän nimi OPH-UBS on jouduttu lyhentämään muotoon OPH.

Alla näet työpaikkaohjaajalle lähetettävien viestien sisällön. Tällä hetkellä viestissä ei ole mainintaa vastausajasta.

Sähköpostiviestit

Lähettäjä:
noreply@opintopolku.fi
Lähettäjä-tieto näytetään vastaanottajalle muodossa: Opetushallitus – Utbildningsstyrelsen - EDUFI (no-reply)

Viestin otsikko: 
Työpaikkaohjaajakysely - Enkät till arbetsplatshandledaren - Survey to workplace instructors

Hyvä työpaikkaohjaaja!

Kiitos koulutussopimus-/oppisopimusopiskelijoiden ohjaamisesta! Tehdään yhdessä osaajia työelämään.

Pyydämme vastaamaan tähän kyselyyn (5 min) yhteistyömme kehittämiseksi. Haluamme kuulla kokemuksianne ohjaustyöstä ja yhteistyöstä oppilaitoksen kanssa. Kyselyssä ei arvioida opiskelijaa. Kyselyn voi siirtää työpaikallanne toiselle henkilölle, jos hän on käytännössä enemmän ohjannut opiskelijaa. Vastaajan henkilötietoja ei kysytä. 

Palautteenne on tärkeä, kiitos, että vastaat!

[LINKKI]

Jos linkki ei avaudu, kopioi linkki selaimesi osoiteriville.


Ystävällisin terveisin,

[oppilaitoksen nimi]


Osoitelähde: Opetushallituksen (OPH) eHOKS-rekisteri


Bästa arbetsplatshandledare!

Tack för att Ni handleder studerande på utbildnings-/läroavtal! Tillsammans skapar vi experter för arbetslivet. 

Vi ber er svara på den här enkäten (5 min) för att utveckla vårt samarbete. Vi vill lyssna in er erfarenheter av det dagliga handledningsarbetet och samarbetet med utbildningsanordnaren. Studerande utvärderas inte i enkäten. Enkäten kan vidarebefordras till den person som i praktiken har deltagit mer i handledningen av den studerande. Respondentens personliga information efterfrågas inte.

Din respons är viktig, tack för att du svarar!

[LINKKI]

Om du kan inte öppna länken, kopiera (och klistra in) länken i webbläsarens adressfält.


Med vänliga hälsningar,

[oppilaitoksen nimi]


Adresskälla: Utbildningsstyrelsens (UBS) ePUK-registret


Dear workplace instructor!

Thank you for guiding students with a training agreement/apprenticeship! Let’s make experts for the workforce together.

Please respond to this survey (5 min) to help us work together more effectively. We would like to hear about your experiences guiding students and working with the educational institution. The survey does not assess the student. The survey can be forwarded to another person at your workplace if he or she has guided the student more. Respondent´s personal information is not requested.

Your feedback is important, thank you for responding!

[LINKKI]

If you cannot open the link, copy (and paste) the link onto the address bar of your browser.


With best regards,

[oppilaitoksen nimi]


Address source: Opetushallituksen (OPH) eHOKS-register

Lähettäjä:
noreply@opintopolku.fi
Lähettäjä-tieto näytetään vastaanottajalle muodossa: Opetushallitus - Utbildningsstyrelsen - EDUFI (no-reply)

Viestin otsikko:
Muistutus-påminnelse-reminder: Työpaikkaohjaajakysely - Enkät till arbetsplatshandledaren - Survey to workplace instructors

Olethan muistanut antaa palautetta oppilaitokselle!
Kom ihåg att ge respons till läroanstalten!
Please remember to give feedback to the educational institution!

[VASTAUSLINKKI]

Jos linkki ei avaudu, kopioi linkki selaimesi osoiteriville.
Om du kan inte öppna länken, kopiera (och klistra in) länken i webbläsarens adressfält.
If you cannot open the link, copy (and paste) the link onto the address bar of your browser.


Kiitos, että vastaat - Tack för att du svarar – Thank you for responding!

[oppilaitoksen nimi]

[ALKUPERÄINEN VIESTI KAIKILLA KIELILLÄ]

Tekstiviestit

Lähettäjä:
OPH

Työpaikkaohjaajakysely - Enkät till arbetsplatshandledaren - Survey to workplace instructors.

Kiitos koulutussopimus-/oppisopimusopiskelijoiden ohjaamisesta! Pyydämme vastaamaan tähän kyselyyn (5 min) yhteistyömme kehittämiseksi. Kyselyssä arvioidaan oppilaitoksen toimintaa, ei opiskelijaa.

Tack för att du handleder studerande på utbildnings-/läroavtal! Vi ber dig svara på den här enkäten (5 min) för att utveckla vårt samarbete. Responsen utvärderar utbildningsanordnarens verksamhet, inte studerande.

Thank you for guiding students with a training agreement/apprenticeship! Please respond to this survey (5 min) to help us work together more effectively. The survey assesses the institution, not the student.

[LINKKI]

[oppilaitoksen nimi]

Osoitelähde Opetushallituksen (OPH) eHOKS-rekisteri

Lähettäjä:
OPH

Muistutus-påminnelse-reminder: Työpaikkaohjaajakysely - Enkät till arbetsplatshandledaren - Survey to workplace instructors

Hyvä työpaikkaohjaaja, olethan muistanut antaa palautetta oppilaitokselle - Bästa arbetsplatshandledare, kom ihåg att ge respons till läroanstalten - Dear workplace instructor, please remember to give feedback to the educational institution!

[VASTAUSLINKKI]

Kiitos, että vastaat - Tack för att du svarar – Thank you for responding!

[oppilaitoksen nimi]

Osoitelähde Opetushallituksen (OPH) eHOKS-rekisteri



Vinkkejä selvittelyihin

Mahdollisia syitä miksi työpaikkaohjaajakyselylinkki ei ole muodostunut

  1. Jokin vastaajatunnuksen muodostamisessa tarvittava tieto on puuttunut sillä hetkellä, kun vastauslinkin muodostaminen on käynnistynyt. Työpaikkaohjaajakyselyn linkin muodostamisessa tarvittavat tiedot tulee olla eHOKSissa työpaikkajakson päättymispäivää edeltävänä päivänä. 

  2. Työpaikkajakson päättymispäivä on muutettu aikaisemmaksi eHOKSiin alun perin tallennetun työpaikkajakson päättymispäivän ajankohtana tai sen jälkeen.

  3. eHOKSissa olevan tiedon mukaan opiskelijalla ei ole osaamisen hankkimisen tarvetta. 

  4. Opiskeluoikeuden tyyppi on muu ammatillinen koulutus, tutkinnon osaa pienemmistä kokonaisuuksista koostuva suoritus, TUVA tai JOTPA.

  5. Opintohallintojärjestelmä/tiedonsiirto tai häiriö järjestelmässä

Vinkit työpaikkaohjaajakyselyn linkkien tarkistuksiin

Työpaikkajaksoille muodostettuja vastaajatunnuksia voit tarkastella Arvo-palvelun csv-raportilta. 

Jos työpaikkajaksolle ei löydy vastaajatunnusta raportilta:

  • Ovatko opiskelijan opinnot sellaiset, joista palaute kerätään?
  • Onko opiskelijalla osaamisen hankkimisen tarve?
  • Onko eHOKSiin tallennetussa HOKSissa työpaikkajakson tiedot oikein? Tarkempaa kuvausta tästä löytyy eHOKSin wikissä kohdassa Työelämäpalautteen keräämisessä tarvittavat tiedot .
  • Onko tiedot tallennettu eHOKSiin ajoissa (viimeistään työpaikkajakson päättymispäivää edeltävänä päivänä)?

Vastaajatunnusten ja vastausten kertymisen seuraaminen

Vastaajatunnusten muodostumista ja vastausten kertymistä voi seurata Vastaajat-sivulta. Tutustu kuvalliseen ohjeistukseen sivulla Vastaajat-sivu: vastaustilanteen seuraaminen ja tunnusraportti

Palveluosoitteet:

Palautteiden keräämiseen liittyvät järjestelmät

Arvo
=
opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu, jolla palautetieto kerätään vastaajilta. Arvon käyttöliittymästä voi tarkastella vastaajatunnusten ja vastausten kertymistä.

eHOKS
= näkymä HOKS-tietoihin Opintopolussa.
Lisätietoja täältä.

Herätepalvelu
= automatisointiratkaisu, joka käynnistää linkin luonnin ja lähettämisen määritellystä herätteestä.
Lisätietoja täältä
.

Koski
= Kansallisten opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty integraatiopalvelu. Toimittaa eHOKS:n ohella herätteitä vastaajalinkkien luomiseksi.
Lisätietoja täältä.

Opiskelijahallintojärjestelmä
= koulutuksen järjestäjän järjestelmä, josta siirretään opintojen suoritustietoa eHOKS- ja Koski-palveluihin.

Muita keskeisiä termejä

Heräte
= tapahtumasarjan laukaiseva tekijä eli tässä päivämäärä-kentän täyttäminen, joka aloittaa prosessin vastauslinkkien luomiseksi ja lähettämiseksi opiskelijalle

Vastaajatunnus
= kyselyjärjestelmässä 6-merkkinen tunnus, jolla on taustatietoja. Vastaajatunnukseen yhdistetään annetut vastaukset. Vastaajatunnus näkyy myös vastauslinkissä.

Vastauslinkki (tai kyselylinkki)
= linkki, jonka avulla vastaaja pääsee vastaamaan kyselyyn.













  • No labels