Mikä on Varda?

Varda eli varhaiskasvatuksen tietovaranto on valtakunnallinen tietojärjestelmä, johon kerätään tiedot kaikista varhaiskasvatusta järjestävistä ja tuottavista organisaatioista, lapsista ja heidän huoltajistaan sekä varhaiskasvatuksen työntekijöistä.

Varhaiskasvatuksen tietovarantoa ylläpitää Opetushallitus. Tietojen tallentaminen ja ylläpitäminen Vardassa on puolestaan kunnille ja yksityisille varhaiskasvatuksen palveluntuottajille varhaiskasvatuslaissa määrätty lakisääteinen velvollisuus. Opetushallitus valvoo tietojen tallentamista ja käynnistää tarvittaessa valvontamenettelyn, jos lakisääteisiä tietoja ei Vardaan ole tallennettu.

Tietovarannon tavoitteena on mahdollistaa varhaiskasvatustietojen tietoturvallinen ja keskitetty sähköinen kokoaminen, käsittely ja luovuttaminen henkilön itsensä, tämän laillisen edustajan tai tietoja tarvitsevien viranomaisten ja tutkijoiden käytettäväksi. Lisäksi tarkoituksena on turvata varhaiskasvatustietojen yhdenmukaisuus ja luotettavuus sekä tehostaa hallinnon toimintaa.

Tietojen tallentaminen ja katselu Vardaan hoituu Opintopolun virkailijanäkymän kautta osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi/. Varhaiskasvatuksen työntekijöillä, lapsilla ja heidän huoltajillaan eli rekisteröidyillä on oikeus tietojensa katseluun Oma Opintopolku -palvelussa.

Varda-pääkäyttäjä

Varda ei ole avoin tietovaranto, vaan käyttäjät tarvitsevat henkilökohtaiset käyttöoikeudet voidakseen käyttää Vardaa. Käyttöoikeudet vaihtelevat käyttäjä- ja organisaatiokohtaisesti (käyttöoikeuksien kuvaukset).

Käyttöoikeudet Vardaan on myönnettävä harkiten. Käyttöoikeudet tulee myöntää vain siihen osioon (esim. työntekijätiedot) ja sille tasolle (toimija- tai toimipaikkataso), johon henkilö tarvitsee pääsyn. Tietojen tallentaja-käyttöoikeudet on myönnettävä vain tietoja tallentaville käyttäjille ja tietoja tarkasteleville käyttäjille on myönnettävä katselija-käyttöoikeudet.

Laajimmat käyttöoikeudet Vardassa on pääkäyttäjillä, jotka vastaavat siitä, että varhaiskasvatustoimijan (kunta, kuntayhtymä, yksityinen päiväkoti) tiedot on tallennettu Vardaan ja että tiedot ovat tietovarannossa oikein ja ajan tasalla. Lisäksi pääkäyttäjät hallinnoivat organisaationsa Varda-käyttöoikeuksia. Pääkäyttäjät voivat myöntää toimijan sisällä tarvittavia Varda-käyttöoikeuksia sekä sulkevat käyttöoikeudet, kun tarve päättyy (ks. ohjeet käyttöoikeuksien myöntämiseksi).

Pääkäyttäjiä voi yhdessä organisaatiossa olla useampi kuin yksi. Kunnilla ja kuntayhtymillä pääkäyttäjiä on aina oltava vähintään kaksi, mutta myös yksityisten päiväkotien on suositeltavaa nimetä vähintään kaksi pääkäyttäjää. Useampi pääkäyttäjä tarvitaan, jotta organisaation Varda-käyttöoikeuksien hallinta helpottuu ja jotta vastuu jakautuisi tietojen tallentamisessa ja tiedon laadun valvonnassa.

Kunnan ja kuntayhtymän sekä yksityisen päiväkodin Varda-pääkäyttäjän oikeudet ja tehtävät on eritelty alla:

1. Kunnan tai kuntayhtymän Varda-pääkäyttäjä

• saa käyttöoikeuden organisaation Opintopolku/koulutustoimija -vastuukäyttäjältä tai toiselta saman organisaation Varda-käyttöoikeusvastaavalta tai Varda-pääkäyttäjältä
• kunnallisella toimijalla pääkäyttäjiä on oltava vähintään kaksi
• myöntää ja hallinnoi Varda- ja joitakin KOSKI-palvelun käyttöoikeuksia muille varhaiskasvatustoimijan alaisuudessa työskenteleville henkilöille
• luo Vardan palvelukäyttäjätunnukset tiedonsiirtoja varten (ohje palvelukäyttäjätunnuksen luomiseksi)
• hallinnoi palveluseteli- ja ostopalvelutoiminnan toimipaikkatietoja käyttöliittymässä
• voi katsella kaikkia varhaiskasvatustoimijan Vardaan tallentamia tietoja
• voi tarkastella raportteja puutteellisista tiedoista ja tiedonsiirroista
• ylläpitää toimijan yhteystietoja käyttöliittymän kautta
• tallentaa Opintopolun oppijanumerorekisteriin henkilötunnuksettoman lapsen perustiedot ja yksilöi hänet
• käsittelee yksityisten palveluntuottajien rekisteröitymiset Vardaa varten
• käyttöoikeutta ei voi myöntää yksittäiseen toimipaikkaan, ainoastaan toimijatasolle

2. Yksityisen päiväkodin Varda-pääkäyttäjä

• saa käyttöoikeuden rekisteröidessään palveluntuottajan perustiedot Vardaa varten tai toiselta saman organisaation Varda-pääkäyttäjältä
• voi myöntää Varda- ja joitakin KOSKI-palvelun käyttöoikeuksia muille varhaiskasvatustoimijan alaisuudessa työskenteleville henkilöille sekä hallinnoida heidän käyttöoikeuksiaan.
• hallinnoi tietoa kunnista, joiden kanssa palveluntuottajalla on palveluseteli- ja ostopalvelutoimintaa
• voi lisätä, muokata ja katsella organisaationsa kaikkia Varda-tietoja
• voi tarkastella raportteja puutteellisista tiedoista ja tiedonsiirroista
• käyttöoikeutta ei voi myöntää yksittäiseen toimipaikkaan, ainoastaan toimijatasolle

Rekisteröityminen Varda-pääkäyttäjäksi sekä kirjautuminen palveluun

1.1. Rekisteröityminen kutsuttuna virkailijana

HUOM! Koskee kunnan ja kuntayhtymän Varda-pääkäyttäjiä sekä niiden yksityisten päiväkotien Varda-pääkäyttäjiä, jotka ovat saaneet kutsun toiselta saman toimijan pääkäyttäjältä.

Vardan virkailijaksi rekisteröidytään sähköpostiin tulleen linkin kautta. Linkin lähettää organisaatiosi koulutustoimija-vastuukäyttäjä, Varda-käyttöoikeusvastaava tai toinen Varda-pääkäyttäjä. Mikäli tarvitset Varda-pääkäyttäjän oikeudet, ota yhteyttä oman organisaatiosi vastuukäyttäjään, käyttöoikeusvastaavaan tai toiseen pääkäyttäjään.

Kutsu lähetetään sähköpostiin osoitteesta noreply(at)opintopolku.fi.  Mikäli viestiä ei kuulu, kannattaa tarkistaa sähköpostin roskapostilaatikko.

Kutsu on voimassa kuukauden ajan sen lähettämisestä tai siihen saakka, että rekisteröityminen on suoritettu. Mikäli linkki on ehtinyt umpeutua, sinun on pyydettävä uusi kutsu edellä mainituilta toimijoilta.

Rekisteröitymisessä on seurattava kutsun ohjeita. Rekisteröitymisessä käytetään vahvaa tunnistautumista eli pankkitunnuksia, mobiilivarmennetta tai varmennekorttia. Rekisteröityminen on kertaluonteinen toiminta ja rekisteröinnin jälkeen Vardaan kirjaudutaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla Virkailijan Opintopolun kirjautumissivun https://virkailija.opintopolku.fi/ kautta.

Kuvalliset ohjeet rekisteröitymiseen

Jos haluat pääkäyttäjänä kutsua organisaatioosi uuden Varda-käyttäjän, lähetä kutsu Opintopolussa osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi/henkilo-ui/kutsulomake. Lomakkeeseen on täytettävä kutsuttavan henkilön etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite. Tämän jälkeen etsi organisaatiolistasta oma organisaatiosi ja valitse kutsumallesi käyttäjälle käyttöoikeus ja aseta käyttöoikeudelle päättymispäivämäärän. Tämän jälkeen tiedot tallennetaan ja kutsu lähtee sähköpostitse kutsutulle uudelle käyttäjälle.

1.2. Yksityisten päiväkotien rekisteröityminen Vardaan

HUOM! Koskee niitä yksityisten päiväkotien Varda-käyttäjiä, jotka ovat organisaationsa ensimmäisiä Varda-pääkäyttäjiä.

1. Yksityinen päiväkoti rekisteröityy Soteri-palveluun tämän ohjeistuksen mukaisesti. 
   
   1. Soteri-rekisteri on Valviran ja aluehallintovirastojen yhteinen rekisteri, johon on koottu tiedot kaikista yksityisistä varhaiskasvatuksen palveluntuottajista (päiväkoti), joilta edellytetään lupaa. Opetushallitus ei vastaa Soteri-palvelusta. Jos kohtaat haasteita tai ongelmia hakemuksen tekemisessä, olethan yhteydessä aluehallintovirastoon. Soterin sähköisen asioinnin tekninen neuvonta palvelee osoitteessa soteri@valvira.fi
2. Kun yksityinen päiväkoti on rekisteröitynyt Soteri-palveluun ja palveluntuottaja on saanut päätöksen luvasta sähköpostitse, siirtyy varhaiskasvatustoimijan tiedot automaattisesti Opetushallituksen organisaatiopalveluun.
3. Soterissa nimetty Varda-pääkäyttäjä saa kutsun osoitteesta noreply@opintopolku.fi luoda tunnuksen ja salasanan palvelukokonaisuuteen. Ohjeet rekisteröitymiseen: Itserekisteröinti vahvalla tunnistautumisella. Mikäli tunnuksen luomisessa ilmenee ongelmia, voit olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun varda@opintopolku.fi.
4. Nimetty pääkäyttäjä voi aloittaa virkalijapalveluiden käytön osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi. Pääkäyttäjällä on valmiiksi tarvittavat käyttöoikeudet Vardaan. Varda-tietojen tallentaminen alkaa toimipaikan/toimipaikkojen tallentamisella Vardaan. Toimipaikkatietojen lisäksi varhaiskasvatustoimijan tulee tallentaa Vardaan tieto lapsista, huoltaja- ja asiakasmaksuista sekä työntekijöistä. Tutustu tarkemmin Vardaan tallennettaviin tietokokonaisuuksiin sekä tallennusvastuisiin.

Kirjautuminen palveluun

Kun henkilö on kirjautunut ja luonut käyttäjätunnuksen, palveluun voi kirjautua Opintopolun kirjautumissivun kautta (https://virkailija.opintopolku.fi). Kirjautumisvaihtoehdon voi valita kirjautumissivulla.

Kirjautumiseen voi käyttää:

1. Opintopolun omaa käyttäjätunnusta

• Käyttäjätunnus ja salasana luodaan rekisteröitymisen yhteydessä. Käyttäjätunnuksen ja salasanan on oltava ohjeistuksen mukaiset

       2. Suomi.fi-tunnistautumista (pankkitunnukset, mobiilivarmenne tai varmennekortti)

• Jos salasana unohtuu, kirjaudu Vardaan suomi.fi-tunnisteella ja vaihda salasana omista tiedoistasi (oma nimi sivun ylälaidassa) kirjautumisen jälkeen. Lue lisää: Unohtunut tunnus tai salasana

Kirjautumisohjeet sekä ohje unohtuneen käyttäjätunnuksen tai salasanan palauttamiseksi

Käyttöoikeuksien uusiminen

Vardan käyttöoikeudet ovat voimassa vuoden tai asetetun määräajan verran kerrallaan. Kun käyttöoikeudet ovat päättymässä, on käyttäjän anottava jatkoaikaa käyttöoikeudelle, sillä käyttäjät eivät voi uusia omia käyttöoikeuksiaan tai myöntää itselleen käyttöoikeuksia.

Voit anoa jatkoaikaa omalle käyttöoikeudellesi menemällä Vardassa käyttäjän omiin tietoihin (paina omaa nimeä sivun yläreunassa). Voimassa olevat käyttöoikeudet -listassa näet käyttöoikeutesi. Valitse käyttöoikeus ja paina Hae jatkoaikaa.

Jos käyttöoikeutesi ovat umpeutuneet, voit anoa uutta käyttöoikeutta Uuden käyttöoikeuden anominen -toiminnolla. Valitse organisaatioksi edustamasi varhaiskasvatuksen palveluntuottaja, lisää sähköpostiosoite, valitse käyttöoikeus, kirjoita perustelut ja paina Hae käyttöoikeutta.

Avoimet käyttöoikeusanomukset näet Avoimet käyttöoikeusanomukset -listassa ja päättyneet käyttöoikeudet Sulkeutuneet käyttöoikeudet -listassa.

Varda-pääkäyttäjänä voit hyväksyä organisaatiosi muiden käyttäjien käyttöoikeusanomuksia sekä lisätä muille Varda-käyttäjille käyttöoikeuksia sekä myöntää jatkoaikaa voimassa oleville käyttöoikeuksille.

Avoimet käyttöoikeusanomukset näkyvät Virkailijan Opintopolun käytönhallinnassa osoitteessa: https://virkailija.opintopolku.fi/henkilo-ui/anomukset. Uusista käyttöoikeusanomuksista tulee automaattisesti muistutusviesti sähköpostiin, kunhan sinulla on omissa tiedoissa asetettu voimassa oleva sähköpostiosoite.

Jos haluat myöntää käyttäjälle käyttöoikeuden ilman käyttöoikeusanomusta, etsi henkilö hakutyökalulla, avaa henkilön tiedot ja lisää käyttöoikeus Lisää käyttöoikeus -toiminnolla. Käyttäjän Voimassa olevat käyttöoikeudet -osiossa voit myöntää käyttäjän käyttöoikeuksille jatkoaikaa asettamalla päivämäärän ja painamalla Myönnä.

Vardan käyttöliittymä

HUOM! Vaikka Vardan käyttöliittymää on mahdollista käyttää mobiililaitteella, on Vardaa siitä huolimatta suositeltavaa käyttää tietokoneella, sillä kaikkien sivujen, toimintojen, lomakkeiden ym. avaaminen ei ole mobiililaitteella yhtä sujuvaa kuin tietokoneella.

Vardan käyttöliittymä on tehty Varda-tietojen käsin syöttämistä, muokkaamista ja tiedon oikeellisuuden varmistamista varten. Käyttöliittymän tehtävä on mahdollistaa Vardan käyttö niille toimijoille, joilla ei ole mahdollisuutta siirtää tietoja automaattisella tiedonsiirrolla omasta lähdejärjestelmästä.

Ne toimijat, jotka siirtävät tiedot Vardaan automaattisella tiedonsiirrolla omasta varhaiskasvatusjärjestelmästään, voivat tarkastella käyttöliittymässä Vardaan tallennettuja tietoja sekä katsoa raportteja tiedonsiirroista ja puutteellisista Varda-tiedoista sekä luoda Excel-raportteja voimassa olevista varhaiskasvatustiedoista sekä puutteellisista tiedoista.

Käyttöliittymään kirjaudutaan Opintopolun virkailijasivulta osoitteessa: https://virkailija.opintopolku.fi/varda/

Käyttöliittymässä voit:

1. tehdä ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinnointi
2. lisätä toimipaikkoja ja tarkastella tai muokata niiden tietoja
3. lisätä lapsen ja lapsen varhaiskasvatustiedot (päätös ja suhde toimipaikkaan) sekä tarkastella ja muokata näitä tietoja sekä mitätöidä varhaiskasvatussuhteen tai -päätöksen
4. lisätä huoltaja- ja maksutietoja
5. lisätä ja muokata työntekijätiedot
6. katsella varhaiskasvatustoimijasta Vardaan tallennettuja tietoja
7. Poistaa virheellisesti tallennettuja tietoja

• Kuntien ja kuntayhtymien Varda-pääkäyttäjät voivat katsella käyttöliittymässä kaikkia toimijan tallentamia Varda-tietoja. Yksityisten päiväkotien Varda-pääkäyttäjät voivat tallentaa, muokata ja katsella käyttöliittymässä kaikkia toimijan Varda-tietoja.
• Tietoja tallennetaan ja muokataan sekä väärin tallennettuja tietoja mitätöidään (poistetaan) syötä tietoja -sivun kautta.
• Tallennettuja tietoja voi tarkastella katsele tietoja -sivun kautta. Katsele tietoja -sivulla ei voi tehdä mitään muutoksia Vardaan tallennettuihin tietoihin.
• Katsele tietoja -sivun yhteenveto -välilehdellä on summatasoiset tiedot kaikista toimijan tallentamista Varda-tiedoista, kuten toimipaikoista, lapsista ja työntekijöistä. Huomaa, että yhteenvedossa näytetään lähinnä voimassa olevat tiedot.
• Raportit -sivulla voit tarkastella toimipaikan, lasten tai työntekijöiden puutteellisia tietoja. Jos toimipaikan, lapsen tai työntekijän tiedoissa on puutteita, on puutteen selitys ja koodi listattu taulukkoon. 
• Painamalla henkilön nimeä, saat auki henkilöä koskevat tiedot lomakenäkymään ja käyttöliittymätallentaja voi korjata ne suoraan lomakkeella. Tiedonsiirrolla tietoja tallentavat tekevät korjaukset omaan lähdejärjestelmäänsä. Kun puute on korjattu, poistuu tieto puutteesta listasta. Raportteihin pääset toimijan tiedot -valikosta.
• Raportit -sivulla voit luoda voimassa olevista varhaiskasvatustiedoista tai puutteellisista tiedoista Excel-raportteja. Valitse raportin tyyppi ja luo raportti. Luodut raportit säilyvät käyttöliittymässä kaksi vuorokautta niiden luomisesta, mutta raportit voit tallentaa ne omalle työasemallesi. Ota talteen käyttöliittymässä näytettävä salasana, jotta saat Excel-tiedoston auki. Käsittele henkilötietoja huolellisesti ja tietoturvallisesti. Raportteihin pääset toimijan tiedot -pudotusvalikosta.
• Käyttöliittymän kuvalliset käyttöohjeet

Vardaan tallennettavat tiedot

Vardaan kerätään tiedot kaikista varhaiskasvatusta järjestävistä ja tuottavista organisaatioista (kunta, kuntayhtymä tai yritys), lapsista (varhaiskasvatustiedot) ja heidän huoltajistaan (maksutiedot) sekä varhaiskasvatuksen työntekijöistä. Tallennettavat tiedot on määritelty varhaiskasvatuslaissa ja avattu Vardan tietoluettelossa. Varhaiskasvatusta järjestävät ja tuottavat organisaatiot ovat vastuussa siitä, että laissa määritellyt tiedot on tallennettu Vardaan ja että tiedot ovat oikein.

Tietojen yhdenmukaisuuden takaamiseksi Vardassa on valmiit vastausvaihtoehdot esimerkiksi varhaiskasvatuksen toiminta- ja järjestämismuotoihin sekä henkilöstön tutkintoihin. Tallentajan vastuulla on valita oikea vaihtoehto Vardan tarjoamista vaihtoehdoista. Validointeihin voit tutustua osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi/varda/julkinen/koodistot.

Varda on suunnitellun tiedon tietovaranto. Tämä tarkoittaa sitä, että Vardaan ei tallennetta tai muokata väliaikaisia muutoksia lapsi- ja työntekijätiedoissa. Ainoastaan jos muutokset aiheuttavat muutoksia varhaiskasvatuksen asiakasmaksuihin tai työntekijä on poissa työstä yli 60 vuorokautta yhtäjaksoisesti muun syyn kuin vuosiloman vuoksi, on tiedot päivitettävä Vardaan.

Vardaan tallennetut tiedot on syytä tarkistaa heti tietojen syöttämisen tai muokkaamisen jälkeen, jotta mahdolliset virheet Varda-tiedoissa on helppo havaita ja korjata.

Mikäli Vardaan tallennetut tiedot muuttuvat (esim. lapsen varhaiskasvatusaika muuttuu tai hän lopettaa varhaiskasvatuksessa), on varhaiskasvatustoimijan muokattava tiedot oikeiksi ja ajantasaisiksi joko Vardan käyttöliittymässä tai toimijan lähdejärjestelmästä, josta tiedot siirretään Vardaan. Muutostiedot on tallennettava Vardaan kuukauden 15:een tai viimeiseen päivään mennessä. Tiedot on muokattava myös siinä tapauksessa, jos tiedot on tallennettu Vardaan väärin (esim. työntekijän palvelussuhde on tallennettu väärillä päivämäärätiedoilla).

Vardaan virheellisesti tallennetut tiedot, joita ei ole mahdollista muokata oikeiksi (esim. lapsi tallennettu väärään toimipaikkaan à ei voi muokata), on mitätöitävä eli poistettava Vardasta. Tiedot poistetaan joko käyttöliittymässä tai toimijan lähdejärjestelmässä.

HUOM! Vaikka kaikilta varhaiskasvatustoimijoilta tulee löytyä Vardasta alla määritellyt tiedot, vaihtelee tietojen tallennustapa ja -vastuu. Otathan siis selvää, miten organisaatiosi Varda-tiedot tulee siirtää Vardaan ja ketkä vastaavat tietojen laadun valvonnasta.

Tietojen tallentaminen ja muokkaaminen integraation kautta

HUOM! Koskee niitä varhaiskasvatustoimijoita, joiden Varda-tiedot tulevat automaattisella tiedonsiirrolla omasta varhaiskasvatusjärjestelmästä Vardaan.

Mikäli varhaiskasvatustoimija tallentaa Varda-tiedot automaattisella tiedonsiirrolla, käyttöliittymässä ylläpidetään ainoastaan toimijan yhteystietoja sekä tallennetaan ja ylläpidetään tietoja ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnasta (PAOS). Kuvalliset ohjeet PAOS-hallinnan tekemiseen käyttöliittymässä

Ennen kuin tiedonsiirto voi alkaa, on toimijan PAOS-hallinnan lisäksi luotava palvelukäyttäjätunnukset. Lisäksi pääkäyttäjän tulee syöttää toimijan ja toimipaikan Varda-tunnistetiedot lähdejärjestelmään lasten tietojen yhteyteen.

Tiedonsiirrolla tallennettuja Varda-tietoja voi tarkastella Virkailijan Opintopolussa katsele tietoja -sivun kautta. Vardan raportteja puutteellisista tiedoista sekä tiedonsiirroista toimijan tiedot -sivulla. Katso ohjeet kunkin tietokokonaisuuden (toimipaikat, lapsitiedot, huoltaja- ja maksutiedot sekä henkilöstötiedot) tietojen tarkasteluksi tästä ohjeesta kunkin tietokokonaisuuden ohjeiden kohdalta, esim. Toimipaikkatietojen tarkastelu.

Palvelusetelillä tai ostopalveluna tuotettu varhaiskasvatus

HUOM! Koskee vain niitä kuntia/kuntayhtymiä sekä yksityisiä varhaiskasvatuksen palveluntuottajia, jotka järjestävät ja/tai tuottavat varhaiskasvatusta ostopalveluna tai palvelusetelillä.

1. Palveluntuottaja määrittelee, mitkä kunnat saavat tallentaa lapsia heidän toimipaikkoihinsa. Lisäksi palveluntuottajan on tallennettava toimipaikan tietoihin järjestämismuodoksi ostopalvelu ja/tai palveluseteli.
2. Varhaiskasvatuksen järjestäjä (kunta/kuntayhtymä) määrittelee niiden palveluntuottajien toimipaikat, joissa lapset tosiasiallisesti ovat varhaiskasvatuksessa
3. Kun järjestäjä ja palveluntuottaja ovat lisänneet toisensa, syntyy linkitys, josta merkkinä näytöllä näytetään punainen nuoli ja tietojen tallennus voi alkaa
4. Lapsen tiedot tallennetaan samalla tallennustavalla, kuin muut varhaiskasvatustiedot. Tietoihin on lisättävä merkintä, että kyseessä on ostopalveluna/palvelusetelillä tuotettu varhaiskasvatus ja järjestämismuoto on ostopalvelu (jm02) tai palveluseteli (jm03). Lisäksi on eriteltävä varhaiskasvatuksen järjestäjä ja palveluntuottaja.

PAOS-hallinnan ohjeet

Kun PAOS-toiminta päättyy:

• Lasten varhaiskasvatustiedoille (varhaiskasvatuspäätös ja -suhde) ja maksutiedoille lisätään päättymispäivämäärä. Tiedot päättää se toimija, jolla on tiedon tallennustehtävä.
• PAOS-hallintaan tehdyt linkitykset saa purkaa vasta, kun kaikki lapsia ja asiakasmaksuja koskevat tiedot on tallennettu. Tietoja ei voi lisätä, muokata tai poistaa, jos linkitys on purettu!
• Linkitys poistetaan Mitätöi-painikkeella
• Katseluoikeus aiemmin tallennettuihin tietoihin säilyy sekä varhaiskasvatuksen järjestäjällä että palveluntuottajalla, kunnes tiedot säilytysajan umpeutuessa poistetaan Vardasta automaattisesti.

HUOM! Toimipaikan tietojen ja henkilöstötietojen tallentaminen on aina palveluntuottajan vastuulla, kun taas varhaiskasvatuksen järjestäjä vastaa lasten sekä huoltaja- ja maksutietojen tallentamisesta. Lapsitietojen tallentaminen voidaan kuitenkin erillisellä sopimuksella siirtää järjestävältä kunnalta/kuntayhtymältä palvelua tuottavan yksityisen palveluntuottajan/kunnan/kuntayhtymän tehtäväksi. Tällöin tallennusvastuu on edelleen varhaiskasvatuksen järjestäjällä, mutta lapsitietojen tallennustehtävästä vastaa palveluntuottaja.

Ohjeet tallentamistehtävän siirtoon

Toimipaikan tiedot

Toimipaikasta tallennetaan Vardaan toimipaikan nimi ja yhteystiedot, varhaiskasvatuksen toimintamuoto ja järjestämismuodot, varhaiskasvatuspaikkojen määrä sekä kasvatusopillinen järjestelmä ja mahdolliset toiminnalliset ja kielelliset painotukset. Tutustu tietoihin tietoluettelossa.

 Toimipaikan tietojen tallentaminen

• Tietojen syöttäminen aloitetaan aina toimipaikan tietojen tallentamisella, sillä ilman toimipaikkaa ei voi tallentaa lapsi-, maksu- ja työntekijätietoa.
• Tiedot tallennetaan syötä tietoja -sivulla (https://virkailija.opintopolku.fi/varda/syota-tietoja).
• Aloita toimipaikan tallentaminen painamalla + Lisää toimipaikka -painiketta
• Painike avaa lomakkeen, jolle lisätään toimipaikasta Vardaan tallennettavat tiedot.
• Syötä ja tallenna tiedot.
• Kuvalliset ohjeet toimipaikan lisäämiseksi

Toimipaikan tietojen muokkaaminen

• Toimipaikkatietoja muokataan syötä tietoja -sivulla
• Valitse toimipaikkasi valikosta ja paina näytä tiedot
• Toimipaikan tiedot avautuvat uudelle lomakkeelle, jonka alareunassa on muokkaa -painike
• Painamalla muokkaa, voit muokata toimipaikan yhteystietoja sekä muita Varda-tietoja
• Jos haluat muokata kielellistä tai toiminnallista painotusta paina muokattavaa painotusta, jonka jälkeen painotuksen tiedot avautuvat ja painotuksen tietoikkunaan ilmestyy muokkaa -painike
• Jos haluat poistaa virheellisesti tallennetun kielellisen tai toiminnallisen painotuksen, paina muokkaa yllä olevien ohjeiden mukaisesti, ja paina kahdesti mitätöi
• Jos haluat lisätä toimipaikalle kielellisen tai toiminnallisen painotuksen paina +lisää kielipainotus/toiminnallinen painotus ja täytä painotuksen tiedot
• Kuvalliset ohjeet toimipaikkatietojen muokkaamiseksi

HUOM! Varhaiskasvatustoimija ei itse voi poistaa Vardaan lisättyä toimipaikkaa. Jos toimipaikka on poistettava järjestelmästä virhesyötön vuoksi, ota yhteyttä Vardan asiakaspalveluun osoitteella varda(at)pintopolku.fi. Toimipaikkaa ei voi poistaa järjestelmästä, jos toimipaikkaan on lisätty lapsia. Toimipaikassa olevien lasten varhaiskasvatuspäätös ja varhaiskasvatussuhde on mitätöitävä ennen kuin toimipaikan voi mitätöidä.

Toimipaikkatietojen tarkastelu

• Toimipaikan tietoja tarkastellaan katsele tietoja -sivun toimipaikat-välilehdellä
• Toimipaikat avautuvat listana sivun alaosaan hakutyökalun alle. Jos toimipaikkoja on paljon, jakautuvat toimipaikat listalla usealle eri sivulle. Yhdellä sivulla toimipaikkoja näytetään asetuksista riippuen joko 10, 20,50 tai 100.
• Toimipaikan tiedot avautuvat sivulle erilliselle lomakkeelle, kun olet painanut sen toimipaikan nimeä, jota haluat tarkastella. Lomakkeella näkyvät ne tiedot, joita toimipaikasta Vardaan on tallennettu.
• Hakutyökalulla voi hakea toimipaikkoja toimipaikan nimellä.
• Toimipaikkoja voi suodattaa toimintamuodon ja järjestämismuodon mukaan sekä sen mukaan, onko toimipaikka voimassa vai päättynyt.

Lasta koskevat tiedot

Lapsesta tallennetaan Vardaan henkilö- ja yhteystiedot sekä varhaiskasvatustiedot. Lue lisää tietoluettelosta.

HUOM! Jos yksityinen palveluntuottaja/kunta/kuntayhtymä tuottaa varhaiskasvatuksen palvelusetelillä tai ostopalveluna, vastaa järjestävä kunta/kuntayhtymä lähtökohtaisesti tietojen tallentamisesta, mutta erillisellä sopimuksella tallennustehtävä voidaan siirtää palveluntuottajalle.

Lapsitietojen tallentaminen

• Valitse toimipaikka, johon haluat lapsen lisätä, ja klikkaa + Lisää lapsi -painiketta
• Painike avaa lomakkeen, jolle lisätään lapsen tiedot kahdessa vaiheessa:

1) Henkilötietojen lisääminen

• Lapsi lisätään Vardaan joko henkilötunnuksella ja nimitiedoilla tai oppijanumerolla ja nimitiedoilla.
• HUOM! Sekä oppijanumero että henkilötunnus (paitsi jos suomalaista henkilötunnusta ei lapsella ole) tallennetaan Vardaan, mutta tallentaja tallentaa lapsen vain toisella.
• Ohjeet oppijanumeron luomiseksi
• Ennen lapsen luomista on valittava, järjestetäänkö lapsen varhaiskasvatus palvelusetelillä tai ostopalveluna (jm02 tai jm03). Valitse kyllä tai ei ja paina luo lapsi.

2) Lapsen varhaiskasvatustietojen lisääminen

- Lisää varhaiskasvatuspäätös ja syötä vaadittavat tiedot sekä päättymispäivämäärä, jos tiedossa

- Lisää varhaiskasvatussuhde ja syötä vaaditut tiedot sekä päättymispäivämäärä, jos tiedossa.

- Kuvalliset ohjeet lapsitietojen tallentamiseksi

Lapsen tietojen muokkaaminen ja poistaminen

• Lapsen tietoja voi muokata ja poistaa syötä tietoja -sivun kautta
• Etsi lapsivalikosta se lapsi, jonka tietoja haluat muokata. Paina lapsen nimeä ja lapsen tiedot avautuvat uudelle lomakkeelle.
• Jos haluat syöttää tietoja työntekijälle, jonka tiedot Vardassa on aiemmin päätetty, paina Näytä kaikki työntekijät, niin saat työntekijän näkyviin.
• Henkilötietoja ei voi muokata
• Voit muokata lapsen varhaiskasvatustietojen (varhaiskasvatuspäätös ja -suhde) sekä maksutietojen alkamis- ja päättymispäivämääriä
• Tietoja muokataan painamalla muokkaa -painiketta sen tietueen (varhaiskasvatuspäätös ja -suhde) kohdalla, jota haluat muokata. Muokkaa -painike avautuu vaaleansinisen tietoikkunan alareunaan.
• Jos jotain tietoa ei voi muokata, näkyy tietokenttä harmaalla tekstipohjalla eikä muutoksia voi tehdä.
• Virheellisesti tallennetun tiedon voi poistaa painamalla kahdesti mitätöi-painiketta. Mitätöi-painike ilmestyy tietoikkunaan muokkaa -painikkeen painamisen jälkeen.
• Uusi tietue lisätään + lisää varhaiskasvatuspäätös/varhaiskasvatussuhde/maksutieto -painikkeella. Lisää lomakkeen vaatimat tiedot ja paina tallenna.

Lapsen tietojen tarkastelu

• Lapsen tietoja voi tarkastella katsele tietoja -sivun lapset -välilehdellä.
• Lapset näkyvät listattuna sivun alaosassa. Lisäksi voit hakea lasta nimellä, henkilötunnuksella, oppijanumerolla tai lapsi-ID:llä.
• Lapsen tiedot avautuvat uudelle lomakkeelle, kun painat listasta sen lapsen nimeä, jonka tietoja haluat tarkastella. Lomakkeella näkyvät lapsen henkilötiedot, varhaiskasvatustiedot sekä huoltaja- ja maksutiedot. Jos haluat tarkastella jotain tietoa tarkemmin, paina ko. tietoa lomakkeelta.
• Hakutuloksista voi suodattaa sen mukaan, haluatko tarkastella lasten varhaiskasvatuspäätöksiä, varhaiskasvatussuhteita vai maksutietoja. Lisäksi voit rajata hakutuloksia sen mukaan, haluatko tarkastella voimassa olevia, alkaneita vai päättyneitä tietoja. Jos haluat tarkastella hakutuloksia tiettynä ajankohtana, aseta päivämäärä sivun kalenterista.
• Jos haluat tarkastella kaikkia lapsitietoja riippumatta siitä, ovatko tiedot voimassa vai päättyneet, valitse ei rajauksia.
• Lapsitietoja voi tarkastella koko toimijan, yksittäisen toimipaikan tai valittujen toimipaikkojen tasolla.

Huoltaja- ja maksutiedot

Vardaan tallennetaan huoltajan henkilötiedot sekä tieto varhaiskasvatuksen asiakasmaksusta. Tutustu tallennettaviin tietoihin Vardan tietoluettelossa.

HUOM! Huoltaja- ja maksutietoja ei tallenneta, mikäli varhaiskasvatuksen asiakasmaksun maksaja ei ole lapsen virallinen huoltaja.

HUOM! Tieto huoltajuudesta siirtyy väestötietojärjestelmästä Vardaan aina vuorokauden vaihtuessa. Maksutiedon tallentaminen Vardaan onnistuu siis vasta seuraavana päivänä siitä, kun huoltajan henkilötiedot on tallennettu Vardaan

HUOM! Kun varhaiskasvatuspalvelu tuotetaan ostopalveluna tai palvelusetelillä, vastaa varhaiskasvatuksen järjestävä kunta/kuntayhtymä aina maksutietojen tallentamisesta. Jos varhaiskasvatus järjestetään yksityisen hoidon tuella tai ilman yksityisen hoidon tukea järjestettyä, tallentaa yksityinen palveluntuottaja aina huoltajien maksutiedot Vardaan.

Huoltaja- ja maksutietojen tallentaminen

• Huoltaja- ja maksutiedot lisätään lapsen tietoihin. Etsi ja valitse lapsi syötä tietoja – sivulla ja paina lapsen tietolomakkeella + Lisää maksutieto -painiketta
• Lisää huoltaja joko henkilötunnuksella ja nimitiedoilla tai oppijanumerolla sekä nimitiedoilla
• HUOM! Jos huoltajalla ei ole henkilötunnusta, mutta hänet on merkitty lapsen huoltajaksi Väestötietojärjestelmään, voit lisätä huoltajan oppijanumerolla, jonka saat pyynnöstä Vardan asiakaspalvelusta varda(at)opintopolku.fi. 
• Lisää tarvittaessa useampi huoltaja klikkaamalla + Lisää seuraava huoltaja-painiketta
• Kun olet lisännyt huoltajatiedot, täytä maksutietokentät
• Tallenna tiedot klikkaamalla Tallenna -painiketta.
• Uusi maksutieto lisätään + Lisää maksutieto -painikkeella.
• Kuvalliset ohjeet maksutietojen tallentamiseksi

Maksutietojen muokkaaminen

• Maksutietoja muokataan aina lapsen tietojen kautta. Lapsen tietoja voi muokata ja poistaa syötä tietoja -sivulla.
• Etsi lapsivalikosta se lapsi, jonka tietoja haluat muokata. Paina lapsen nimeä ja lapsen tiedot avautuvat uudelle lomakkeelle
• Tietoja muokataan painamalla lomakkeelta maksutietoa, jonka jälkeen maksutiedon vaaleansinisen tietoikkunan alareunaan ilmestyy muokkaa -painike. Paina muokkaa ja voit muuttaa maksutietoja.
• Jos jotain kohtaa maksutiedosta ei voi muokata, näkyy tietokenttä harmaalla tekstipohjalla eikä muutoksia voi tehdä.
• Virheellisesti tallennetun tiedon voi poistaa painamalla kahdesti mitätöi-painiketta. Mitätöi-painike ilmestyy tietoikkunaan muokkaa -painikkeen painamisen jälkeen.
• Uusi maksutieto lisätään + lisää maksutieto -painikkeella.

Maksutietojen tarkastelu

• Maksutietoja tarkastellaan aina varhaiskasvatuksessa lapsen tietojen kautta. Lapsen tietoja voi tarkastella katsele tietoja -sivun lapset -välilehdellä.
• Lapset näkyvät listattuna sivun alaosassa. Lisäksi voit hakea lasta nimellä, henkilötunnuksella, oppijanumerolla tai lapsi-ID:llä.
• Lapsen tiedot avautuvat uudelle lomakkeelle, kun painat listasta sen lapsen nimeä, jonka tietoja haluat tarkastella. Lomakkeella näkyvät lapsen maksutiedot.
• Jos haluat tarkastella toimipaikan kaikkien lasten maksutietoja, rajaa hakutyökalulla maksutiedot. Lisäksi voit rajata hakutuloksia sen mukaan, haluatko tarkastella voimassa olevia, alkaneita vai päättyneitä tietoja. Jos haluat tarkastella hakutuloksia tiettynä ajankohtana, aseta päivämäärä sivun kalenterista.
• Maksutietoja voi tarkastella koko toimijan, yksittäisen toimipaikan tai valittujen toimipaikkojen tasolla.

Henkilöstön tiedot

Henkilöstöstä tallennetaan Vardaan henkilö- ja yhteystiedot sekä tiedot työntekijän tutkinnosta, työsuhde- ja työskentelypaikkatiedoista, täydennyskoulutuksista ja yli 60 vuorokauden kokoaikaisista ja yhtäjaksoisista poissaoloista.  Tutustu henkilöstötietoihin tietoluettelossa.

Työntekijätietojen tallentaminen

• Valitse toimipaikka, johon työntekijän lisätään ja klikkaa +Lisää työntekijä -painiketta.
• Painike avaa lomakkeen, jolla lisätään työntekijän tiedot kahdessa vaiheessa:

1) Henkilötiedot

• Työntekijän voi lisätä Vardaan kahdella eri tavalla: joko henkilötunnuksella ja nimitiedoilla tai oppijanumerolla ja nimitiedoilla.

2) Tutkinto, palvelussuhde, työskentelypaikka, poissaolot ja täydennyskoulutukset

• Valitse tutkinto pudotusvalikosta. Työntekijälle lisätään henkilön suorittama ylin varhaiskasvatusalan tutkinto tai ” Ei varhaiskasvatusalan tutkintoa tai koulutusta”.
• Tutkinnon jälkeen lisää työntekijälle palvelussuhde klikkaamalla + Lisää palvelussuhde -painiketta ja tallentamalla palvelussuhteen tiedot.
• Palvelussuhteen jälkeen lisää työntekijälle työskentelypaikka klikkaamalla + Lisää työskentelypaikka -painiketta ja tallentamalla työskentelypaikan tiedot.
• Jos työntekijälle tulee työsuhteen aikana pidempiä poissaoloja, lisätään tieto poissaolosta Vardaan + Lisää poissaolo -painikkeella.
• Jos työntekijä suorittaa täydentävää koulutusta, lisätään tieto täydennyskoulutuksesta + Lisää täydennyskoulutus -painikkeella.
• Kuvalliset ohjeet henkilöstötietojen tallentamiseksi

Henkilöstön tietojen muokkaaminen ja poistaminen

• Etsi työntekijä listasta ja paina työntekijän nimeä, jonka jälkeen sivulle avautuu lomake, jossa työntekijän tiedot näkyvät.
• Jos haluat syöttää tietoja työntekijälle, jonka tiedot Vardassa on aiemmin päätetty, paina Näytä kaikki työntekijät, niin saat työntekijän näkyviin.
• Henkilötietoja ei voi muokata
• Voit muokata virheellisesti tallennettuja työntekijän tutkinto-, palvelussuhde- ja työskentelypaikka-, poissaolo- ja täydennyskoulutustietoja tai asettaa päättymispäiväämärän palvelussuhteelle ja työskentelypaikalle.
• Jos työntekijän tietoihin tulee muutos (esim. työaika muuttuu tai palvelussuhde muuttuu määräaikaisesti vakituiseksi) tallennetaan Vardaan uusi tieto ja lisätään aiemmin lisätyille tiedoille päättymispäivämäärä
• Tietoja muokataan painamalla muokkaa -painiketta sen tietueen (tutkinto, palvelussuhde, työskentelypaikka, täydennyskoulutus, poissaolo) kohdalla, jota haluat muokata. Muokkaa -painike avautuu vaaleansinisen tietoikkunan alareunaan.
• Jos jotain tietoa ei voi muokata, näkyy tietokenttä harmaalla tekstipohjalla eikä muutoksia voi tehdä.
• Virheellisesti tallennetun tiedon voi poistaa painamalla kahdesti mitätöi-painiketta. Mitätöi-painike ilmestyy tietoikkunaan muokkaa -painikkeen painamisen jälkeen.
• Kuvalliset ohjeet henkilöstötietojen muokkaamiseksi ja poistamiseksi

Henkilöstötietojen tarkastelu

• Työntekijätietoja voi tarkastella katsele tietoja -sivun työntekijät -välilehdellä
• Työntekijän tiedot avautuvat uudelle lomakkeelle, kun painat listasta sen työntekijän nimeä, jonka tietoja haluat tarkastella. Lomakkeella näkyvät työntekijän henkilötiedot, tutkintotiedot, palvelussuhde- ja työpaikkatiedot, poissaolotiedot ja täydennyskoulutustiedot. Jos haluat tarkastella jotain tietoa tarkemmin, paina ko. tietoa lomakkeelta.
• Työntekijätietoja voi etsiä myös työntekijän nimellä, henkilötunnuksella, oppijanumerolla tai työntekijä-ID:lla.
• Hakutuloksista voi suodattaa sen mukaan, haluatko tarkastella palvelussuhde-, poissaolo- vai täydennyskoulutustietoja. Lisäksi voit rajata hakutuloksia sen mukaan, haluatko tarkastella voimassa olevia, alkaneita tai päättyneitä tietoja. Jos haluat tarkastella hakutuloksia tiettynä ajankohtana, aseta päivämäärä sivun kalenterista.
• Työntekijätietoja voi tarkastella koko toimijan, yksittäisen toimipaikan tai valittujen toimipaikkojen tasolla.

Vuokrattu henkilöstö

Vardaan tallennetaan tiedot vuokratusta henkilöstöstä, joka hankitaan kunnan tai palveluntuottajan ulkopuoliselta taholta, esim. henkilöstöpalveluyrityksen kautta.

Vuokratun henkilöstön tietojen tallentaminen

• Tietoja pääsee tallentamaan Syötä tietoja-sivun Vuokrattu henkilöstö -linkillä tai valitsemalla Toimijan tiedot-valikosta Vuokrattu henkilöstö.
• Tiedot vuokratusta kasvatus- opetus- ja hoitohenkilöstöstä tulee tallentaa mahdollisimman ajantasaisesti, kuitenkin vähintään kaksi kertaa vuodessa seuraavasti:

• tilanne 1.1.-30.6. tallennetaan 31.8. mennessä
• tilanne 1.7.-31.12. tallennetaan 31.1. mennessä

• Jos yksi työntekijä tekee useita erillisiä jaksoja töitä samalla varhaiskasvatustoimijalla yhden kuukauden aikana, tallennetaan henkilö vuokrattuun henkilöstöön yhden kerran
• Vuokratun henkilöstön tekemät työtunnit ilmoitetaan korkeintaan kahden desimaalin tarkkuudella
• Tutustu kuvallisiin ohjeisiin vuokratun henkilöstön tietojen tallentamisesta.

Sijaisten tallentaminen

Vardaan tallennetaan tiedot sijaisesta siinä tapauksessa, jos varhaiskasvatustoimija palkkaa sijaisen lyhyeen määräaikaiseen palvelussuhteeseen tai varhaiskasvatustoimijalla työskentelevä työntekijä sijaistaa toista työntekijää pidempijaksoisesti (esim. määräaikainen sijaisuus).

Jos työntekijä solmii sijaisen kanssa määräaikaisen työsuhteen Vardaan tallennetaan sijaisen tiedot sijaisuuden ajalta vastaavasti kuin muusta varhaiskasvatustoimijalla työskentelevästä kasvatus-, opetus- ja hoitohenkilöstöstä ja avustajista, sillä kyseessä on varhaiskasvatustoimijaan määräaikaisessa tai toistaiseksi voimassa olevassa palvelussuhteessa oleva sijainen.

Jos sijaisuutta tekevä henkilö työskentelee valmiiksi varhaiskasvatustoimijalla ja sijaistaa toista työntekijää pidemmän ajanjakson ajan (esim. vanhempainvapaa), sijaisuus tallennetaan Vardaan. Tällöin työntekijän aiempi työskentelypaikkatieto päätetään Vardassa ja hänelle tallennetaan sijaisuuden ajaksi uusi työskentelypaikkatieto. Kun sijaisuus päättyy, sijaisuuteen liittyvä työskentelypaikkatieto päätetään.

Tutustu ohjeisiin sijaisten tietojen tallentamisesta

Toiminnan päättyminen

Muistilista

• Täytä Varhaiskasvatustoiminnan päättyminen -lomake. Kun lähetät lomakkeen, Opetushallitus saa tiedon varhaiskasvatustoimintasi päättymisestä.
• Merkitse päättymispäivä kaikelle Vardaan tallennetulle tiedolle: toimipaikalle, lasten varhaiskasvatustiedoille, maksutiedoille ja työntekijätiedoille.

Katso tarkempi ohje toiminnan päättämisestä Vardassa.

Muista, että Opetushallitus ei vastaa tietojen päättämisestä. Jos tiedoissa on korjattavaa, tietojen tallentamisesta vastaavan varhaiskasvatustoimijan täytyy tehdä muutokset Vardaan. Mitään oikein tallennettuja tietoja ei saa poistaa Vardasta. Kun tiedot on päätetty, Opetushallitus säilyttää tietoja Vardassa viisi vuotta ohjeistuksen mukaisesti.