Behandling av ansökningar i gemensam ansökan – avsändande studiehandledare

Användarrättigheter

• Rättigheten Ansökningstjänsten, behandling av ansökningar ingår i rättigheten Studiehandledare.
  • Huvudanvändare för ansökan och antagning är den som beviljar rättigheten.

Anvisningar

Ansökningstjänsten finns på virkailija.opintopolku.fi under menyn Ansökningar och antagningar >> Ansökningstjänsten: Ansökningar.

Ansökningarna i gemensam ansökan

• I listan öppnas de ansökningar som studiehandledaren har rättigheter till och de utbildningar som det har kommit ansökningar till.
• Välj "Gemensam ansökan till utbildning efter den grundläggande utbildningen 2024"
  • Du ser antalet ansökningar som dina elever har gjort.

• Välj därefter "Visa ansökningar".
  
  

• Det går också att söka ansökningar med sökandens namn, e-post, personnummer, ansökningsnummer och studentnummer.

Sökande: Du kan ändra den alfabetiska ordningen genom att klicka på pilen.

Alternativen Senast bearbetad / Ansökan inlämnad: Pilen anger i vilken ordning uppgifterna visas. Funktionerna visar när en elev har gjort en ändring i sin ansökan samt tidpunkten för när den senaste eller den första ansökan har skickats.

Begäran om bilagor: Då sökande har fått en begäran att lämna in bilagor anges det i fältet med en röd ikon. Ikonen visas fastän bilagorna ska skickas till läroanstalten per post eller säker e-post.

• En sökande kan ladda upp bilagor till sin ansökan endast om hen har grundutbildningen "Utbildning utomlands" eller "Inget avgångsbetyg". Övriga bilagor ska den mottagande läroanstalten be sökande att skicka per post eller säker e-post.

Behandlingsskede: Studiehandledaren kan inte ändra behandlingsskedet. En mottagande läroanstalt kan vid behov använda behandlingsskedet för "Begäran om komplettering". Det går att avgränsa ansökningar så att endast de under behandlingsskedet "Begäran om komplettering" visas.

Antagning: Används inte i gemensam ansökan. Antagningarna sker i en separat antagningstjänst. Statusläget "Inte färdig" ändras inte under ansöknings- och antagningsskedet i den gemensamma ansökan. 

Avgränsa ansökningar: Med knappen kan du öppna olika avgränsningsmöjligheter:

• Klicka på "Använd" efter att du valt avgränsning för att se resultatet. Exempel:

• • Avgångsskola och -klass
    • Om studiehandledaren har endast en skola är den redan vald.

• • Valpas-tjänstens länk för dem som inte sökt
    • Sökandes status anges med Ingen ansökan.

• • De som sökt genom antagning enligt prövning.
  • De som bearbetat sina ansökningsönskemål.
  • Avgränsning enligt fråga och svar. Exempel:

Fliken Begäran om bilagor

I elevens ansökan finns under fliken Begäran om bilagor, de bilagor samt leveransadresser som utbildningsanordnaren har sparat enligt ansökningsmål.

• bilagor för antagning enligt prövning
• bilagor för krävande särskilt stöd.

Exempel:

! Behandlingsskede, anteckningar och poäng som visas till höger på ansökan är i den gemensamma ansökan stängda för studiehandledare.

Bearbeta ansökan

Studiehandledaren kan ändra följande uppgifter i den sökandes ansökan:

• Kontaktuppgifter
• Vårdnadshavarens uppgifter
• Tillståndsuppgifter

Samtliga ändringar får en markering under punkten Händelser.

• Kom ihåg att skicka bekräftelsemeddelande till sökanden på nytt efter att du har ändrat i ansökan.
  • Meddelandet skickas också till vårdnadshavarna om sökande skrivit deras e-postadress i sin ansökan.

Printa ut ansökan i papper eller i pdf

Så här kan du printa ut en sökandes ansökan:

• Klicka på ”Bearbeta ansökan”.
• Klicka på ”Förhandsgranska” högst uppe på sidan.
• Välj Ctrl + p på tangentbordet.
• Printa ut eller ändra till pdf-fil.

Excel-utskrift av ansökningar

• Välj "Ladda ner Excel".
• Samtliga uppgifter i en ansökan inklusive svaren på eventuella tilläggsfrågor ingår i excel-filen.

Begäran om komplettering av ansökan och massmeddelande

Det går att skicka meddelande om ansökan till en sökande.

• Överväg nyttan och skicka ansökan för komplettering endast vid verkligt behov. Den här funktionen är avsedd för mottagande läroanstalter.

Bekräftelsemeddelande till sökande

Bekräftelsemeddelandet skickas till sökandes e-post som hen angett i ansökningsblanketten.

• Sökanden får ett bekräftelsemeddelande med rubriken ”Studieinfo: Din ansökan har mottagits” efter att ha skickat sin ansökan. Avsändare är noreply@opintopolku.fi.
• I sökandens bekräftelsemeddelande finns en länk via vilken sökanden kan göra ändringar i sin ansökan.
• Om sökanden skrivit sin vårdnadshavares e-post på blanketten, får vårdnadshavaren också ett bekräftelsemeddelande om att ansökan har mottagits, men ingen bearbetningslänk.

Exempel på ett bekräftelsemeddelande till sökande:

Exempel på bekräftelsemeddelande med begäran av bilagor och leveransadresser:

Vad göra om den länk som sökande får har utgått

• Om sökande vill göra ändringar i sin ansökan, men länken till ansökan har utgått, kan sökanden beställa en ny länk genom att klicka på ”Beställ en ny ansökningslänk till din e-post”.

• Sökande kan editera sin ansökning under ansökningstiden.
  • Studiehandledaren kan editera sökandes kontaktuppgifter på ansökningen också efter ansökningstiden.

Brev till sökande och vårdnadshavare