Behandling av ansökningar i gemensam ansökan – mottagande läroanstalt

Användarrättigheter

Det går att behandla ansökningar i gemensam ansökan med rättigheterna

• antagningsanvändare
  • beviljas av den egna organisationens huvudanvändare för ansökan och antagning

• huvudanvändare för ansökningstjänsten
  • beviljas av den egna organisationens ansvarig användare i Studieinfo

• ansökningstjänsten, behandling av ansökningar
  • beviljas av den egna organisationens huvudanvändare för ansökningstjänsten.

Anvisningar

Ansökningstjänsten finns på virkailija.opintopolku.fi under menyn Ansökningar och antagningar >> Ansökningstjänsten: Ansökningar.

• I listan visas de ansökningar som administratören har rättigheter att se och som de utbildningar som har ansökningar.
• Välj "Gemensam ansökan till utbildning efter den grundläggande utbildningen 2024".
  • Du ser först det totala antalet ansökningar i gemensam ansökan.
  • Genom att klicka på pilen bredvid ansökans namn ser du sökanden till ansökningsmålen vid er organisation.

• Genom att klicka på texten "Gemensam ansökan till utbildning efter den grundläggande utbildningen 2024" får du fram din egen organisations alla ansökningar.
  • Klicka ännu på "Visa ansökningar".

• Det går att söka ansökningar till olika verksamhetsställen genom att välja organisation uppe till vänster. 

• • Välj först verksamhetsställe.
  • Välj därefter "Gemensam ansökan till utbildning efter den grundläggande utbildningen 2024" och  punkten "Visa ansökningar" för att få fram alla sökande till det valda verksamhetsstället.

• Det går också att söka ansökningar med sökandens namn, e-post, ansökningsnummer och studentnummer.

Sökande: Den alfabetiska ordningen går att ändra genom att klicka på pilen.

Senast bearbetad: Genom att klicka på texten får du fram texten "Ansökan inlämnad" och vice versa. Genom att välja alternativen kan du se när sökande har gjort en ändring i sin ansökan och när ansökan har skickats in.

Begäran om bilagor: En röd ikon visas i kolumnen då sökande har fått en begäran att lämna in bilagor, också då bilagorna ska skickas per post eller säker e-post.

• • Sökande kan ladda bilagor på sin ansökan endast då grundutbildningen är "Utbildning utomlands" och "Inget avgångsbetyg". Andra bilagor ska den mottagande läroanstalter begär om  per vanlig post eller säker e-post.

Behandlingsskede: I den gemensamma ansökan används endast behandlingsskedet" Begäran om komplettering" som mottagande läroanstalt kan använda vid behov. Det går att avgränsa ansökningar så att endast de i behandlingsskedet "Begäran om komplettering" visas.

Antagning: Används inte i gemensam ansökan, eftersom antagningarna genomförs i en separat antagningstjänst i administratörens arbetsbord. Status "Inte färdig" ändrar inte under ansöknings- och antagningsskedet i den gemensamma ansökan. 

Avgränsa ansökningar: Under den här fliken kan du göra olika avgränsningar:

• Klicka på ”Använd” när du valt lämpliga avgränsningsalternativ för att få önskat resultat. Exempelvis:
  
  • De som sökt i antagning enligt prövning
  • Fråga / Begäran om bilaga
    • Skriv den fråga eller de frågor som finns i ansökningsblanketten enligt vilka du vill avgränsa, t.ex:

Det går också att avgränsa enligt förstahandssökande till ett specifikt ansökningsmål.

• Välj ”Alla ansökningsmål”.

• Sök och välj det ansökningsmål du vill granska.

• Klicka på ”Avgränsa ansökningar” och kryssa för alternativet ”Sökt i förstahand”.

Fliken Begäran om bilagor

I ansökan finns en flik för Begäran om bilagor, där bilagor samt leveransadresser enligt ansökningsmål kan anges

• bilagor till antagning enligt prövning
• bilagor för krävande särskilt stöd.

Exempel:

Excel-utskrift av ansökningar

• Välj "Ladda ner Excel".
• Alla uppgifter från ansökningarna inklusive tilläggsfrågor ingår i excel-filen.
• Det går att avgränsa ansökningar och ladda en excel-fil med bara de avgränsade ansökningarna.

Begäran om komplettering och massmeddelande

Det går att skicka olika meddelanden till sökande.

• Massmeddelande till en sökandegrupp
• Meddelande till en enskild sökande
• Begäran om bilagor till sökande.
  • Om ni skickar begäran om bilagor, välj först ett ansökningsmål.

Överväg nyttan och skicka endast vid behov.

• Begäran om komplettering och massmeddelande skickas från en noreply-adress som sökande inte kan skicka svar till.
  • Lägg till kontaktuppgifter i meddelandet så att sökande kan ställa frågor vid behov.

Mottagande läroanstalt kan ändra på ansökans behandlingsskede (i den gemensamma ansökan används endast behandlingsskedet ”Begäran om komplettering”) och granska elektroniska bilagor.

• Endast sökande som avlagt sin utbildning utomlands eller har avbrutit den grundläggande utbildningen i Finland kan ladda upp bilagor direkt på ansökningsblanketten.

De andra behandlingsskedena, anteckningar och poäng till höger i ansökningen används inte i gemensam ansökan och är därför inaktiva för alla användare i gemensam ansökan.

• En administratör kan dölja de inaktiva behandlingsskedena med hjälp av inställningskugghjulet.

Elektroniska bilagor

Elektroniska bilagor finns under ”Begäran om bilagor”. Bilagorna syns också på ansökningen.

• Utländska betyg
• Inget avgångsbetyg
• Begäran om bilagor för musikbranschen samt folkhögskoleåret för läropliktiga syns också, men inte själva bilagorna, eftersom sökande inte sparar dem på blanketten.
  
  • Bild- och pdf-filer kan granskas i tjänsten. Filerna går att markeras som granskade.

Bearbeta ansökan

Den mottagande läroanstaltens administratör kan bearbeta endast följande i sökandens ansökan:

• Kontaktuppgifter
• Vårdnadshavarens uppgifter
• Tillståndsuppgifter

Alla ändringar sparas under Händelser.

• Kom ihåg att skicka bekräftelsemeddelande till sökanden på nytt efter att du har bearbetat ansökan.
  • Meddelandet skickas också till vårdnadshavarna om sökande skrivit deras e-post i ansökan.

Bekräftelsemeddelandet till sökande

Bekräftelsemeddelandet skickas till sökande som har skrivit sin e-post i ansökningsblanketten.

• Sökanden får ett bekräftelsemeddelande med rubriken ”Studieinfo: Din ansökan har mottagits” efter att ha skickat sin ansökan. Avsändare är noreply@opintopolku.fi.
• I sökandens bekräftelsemeddelande finns en länk med vilken sökanden kan ändra sin ansökan under ansökningstiden.
• Om sökanden skrivit vårdnadshavarnas e-postadresser i ansökningsblanketten, får vårdnadshavarna också ett bekräftelsemeddelande om att ansökan mottagits, men utan bearbetningslänk.

Exempel på sökandens bekräftelsemeddelande: