Aihe: Sähköpostikokous Konsortiosopimuksen ja yhteiskäyttöisyyteen liittyvien dokumenttien hyväksymiseksi
Aika ja paikka: maanantai 28.11.2022 klo 15.00 - maanantai 12.12.2022 klo 15.00 (vastausaika)
Jakelu: EXAM johtoryhmä ja varajäsenet
Osallistujat:
| Korkeakoulu | Johtoryhmän jäsen | Varajäsen | Äänet | Hyväksyy (x) | Päivämäärä |
|---|---|---|---|---|---|
| Aalto-yliopisto | Jenni Koponen | Anni Rytkönen | 4 | ||
| Centria-ammattikorkeakoulu | Anna Pulkkinen (T, varapuheenjohtaja) | Jarmo Kauppinen | 2 | X | 30.11.2022 |
| Haaga-Helia ammattikorkeakoulu | Kirsti Niemeläinen | Olavi Kurttio | 3 | ||
| Hanken Svenska handelshögskolan | Kicka Lindroos | 2 | |||
| Helsingin yliopisto | Petri Karttu | Outi Valkama | 5 | muutosehdotus | 12.12.2022 |
| Hämeen ammattikorkeakoulu | Jaana Kullaslahti | Henna Pirttilä | 3 | x | 9.12.2022 |
| Itä-Suomen yliopisto | Sari Tervonen | Marko Holmavuo | 4 | muutosehdotus | |
| Jyväskylän ammattikorkeakoulu | Rika Nakamura | Sirpa Tuomi | 3 | X | 12.12.2022 |
| Jyväskylän yliopisto | Markku Närhi (T) | Liisa Kallio (T) | 3 | muutosehdotus | 12.12.2022 |
| Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu | Pekka Uotila | Tommi Pälli | 3 | ||
| Karelia-ammattikorkeakoulu | Marjo Nenonen | Jarmo Väisänen | 2 | muutosehdotus | 9.12.2022 |
LAB-ammattikorkeakoulu | Mika Pulkkinen | 3 | |||
| Lapin ammattikorkeakoulu | Tanja Rautiainen | Marko Mehtälä | 2 | x | 12.12.2022 |
| Lapin yliopisto | Tanja Rautiainen | Merija Timonen | 2 | x | 12.12.2022 |
| LUT-yliopisto (Lappeenrannan-Lahden teknillinen yliopisto LUT) | Mika Pulkkinen | 2 | |||
| Metropolia Ammattikorkeakoulu | Tuomas Orama | Tuuli Sinervo | 4 | ||
| Oulun ammattikorkeakoulu | Helena Tolonen | Samuli Malinen | 3 | ||
| Oulun yliopisto | Artturi Roitto (T) | Vesa-Matti Sarenius | 3 | ||
| Poliisiammattikorkeakoulu | Kirsi Viitanen | Merja Laitinen | 2 | ||
| Satakunnan ammattikorkeakoulu | Katja Lempinen (T) | Osmo Santamäki | 2 | X | 30.11.2022 |
| Savonia-ammattikorkeakoulu | Esa Viklund | 3 | |||
| Seinäjoen ammattikorkeakoulu | Asmo Myllyaho | Tuija Vasikkaniemi | 2 | X | 1.12.2022 |
| Tampereen ammattikorkeakoulu | Sanna Sintonen (T, varapuheenjohtaja) | Kristiina Engblom-Pelkkala | 3 | X | 30.11.2022 |
| Tampereen yliopisto | Sara Selänne | Hanna-Leena Lyhdeniemi | 4 | X | 12.12.2022 |
| Turun yliopisto | Totti Tuhkanen | Minna Vuorio-Lehti, Erkki Härkönen | 4 | ||
| Vaasan ammattikorkeakoulu | Sanna Taimen | Juha Vierola | 2 | X | 12.12.2022 |
| Vaasan yliopisto | Aila Markus | Ari Hovila | 2 | X | 12.12.2022 |
| Åbo Akademi | Tove Forslund | 2 | X | 12.12.2022 |
ASIALISTA
1. Kokouksen avaus ja järjestäytyminen
2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Konsortiosopimuksesta:"Konsortion johtoryhmä on päätösvaltainen, kun päätöksentekoon on osallistunut vähintään puolet jäsenistä puheenjohtaja mukaan lukien. Puheenjohtajan ollessa estyneenä puheenjohtajana pidetään varapuheenjohtajaa ja varsinaisen jäsenen ollessa estyneenä varsinaisena jäsenenä pidetään hänen varajäsentään.
Päätöksenteko voidaan tarvittaessa järjestää sähköpostitse asioiden. Näin menetellessä otetaan huomioon puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan ilmoittamaan määräaikaan mennessä ilmaistut kannanotot.
Mikäli johtoryhmä ei tee yksimielistä päätöstä, päätökset tehdään äänestämällä. Mahdollisissa äänestyksissä johtoryhmän varsinaisella jäsenellä on yksi ääni jokaista alkavaa 7000 euron rahoitusosuutta kohden (liitteessä 4 esitetyn palvelun rahoituslaskelman mukaisesti). Äänestyksessä johtoryhmän päätökseksi tulee ehdotus, jota on kannattanut yksinkertainen ääntenenemmistö."
Päätös:
3. Asialistan hyväksyminen
Esityslista liitteineen on toimitettu 28.11.2022 johtoryhmän jäsenille ja varajäsenille.
Päätös:
4. Sopimusasiat
- Asiakohdan dokumentit:
- Konsortion perustamisesta tietojärjestelmäpalvelun (EXAM) järjestämiseksi (LIITE A)
- Sopimus EXAM-järjestelmän yhteiskäyttöisyydestä korkeakoulujen välillä (LIITE A1)
- EXAM-yhteiskäyttöpalvelun palvelukuvaus (LIITE A2)
- Henkilötietojen käsittelyn kuvaus: EXAM-palvelu (LIITE A3)
- Henkilötietojen käsittelyn kuvaus: EXAM-yhteiskäyttöpalvelu (LIITE A4)
Päätösesitys: EXAM johtoryhmä hyväksyy sopimuksen Konsortion perustamisesta tietojärjestelmäpalvelun (EXAM) järjestämiseksi (ns. Konsortiosopimus) liitteineen ja esittää yhteisesti asiakohta 4 sopimuskokonaisuutta lähetettäväksi allekirjoitettavaksi korkeakouluille.
Päätös:
5. Kokouksen päättäminen
*****************************************
Pöytäkirja:
1. Kokouksen avaus ja järjestäytyminen
- Sanna Sintonen avasi sähköpostikokouksen maanantaina 28.11. klo 15
2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- Konsortiosopimuksesta:"Konsortion johtoryhmä on päätösvaltainen, kun päätöksentekoon on osallistunut vähintään puolet jäsenistä puheenjohtaja mukaan lukien. Puheenjohtajan ollessa estyneenä puheenjohtajana pidetään varapuheenjohtajaa ja varsinaisen jäsenen ollessa estyneenä varsinaisena jäsenenä pidetään hänen varajäsentään.
Päätöksenteko voidaan tarvittaessa järjestää sähköpostitse asioiden. Näin menetellessä otetaan huomioon puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan ilmoittamaan määräaikaan mennessä ilmaistut kannanotot.
Mikäli johtoryhmä ei tee yksimielistä päätöstä, päätökset tehdään äänestämällä. Mahdollisissa äänestyksissä johtoryhmän varsinaisella jäsenellä on yksi ääni jokaista alkavaa 7000 euron rahoitusosuutta kohden (liitteessä 4 esitetyn palvelun rahoituslaskelman mukaisesti). Äänestyksessä johtoryhmän päätökseksi tulee ehdotus, jota on kannattanut yksinkertainen ääntenenemmistö."
Päätös: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi
3. Asialistan hyväksyminen
- Esityslista liitteineen on toimitettu 28.11.2022 johtoryhmän jäsenille ja varajäsenille.
Päätös: Hyväksytään asialista
4. Sopimusasiat
- Asiakohdan dokumentit:
- Konsortion perustamisesta tietojärjestelmäpalvelun (EXAM) järjestämiseksi (LIITE A)
- Sopimus EXAM-järjestelmän yhteiskäyttöisyydestä korkeakoulujen välillä (LIITE A1)
- EXAM-yhteiskäyttöpalvelun palvelukuvaus (LIITE A2)
- Henkilötietojen käsittelyn kuvaus: EXAM-palvelu (LIITE A3)
- Henkilötietojen käsittelyn kuvaus: EXAM-yhteiskäyttöpalvelu (LIITE A4)
Päätösesitys: EXAM johtoryhmä hyväksyy sopimuksen Konsortion perustamisesta tietojärjestelmäpalvelun (EXAM) järjestämiseksi (ns. Konsortiosopimus) liitteineen ja esittää yhteisesti asiakohta 4 sopimuskokonaisuutta lähetettäväksi allekirjoitettavaksi korkeakouluille.
Päätös: Ei yksimielistä päätöstä
5. Kokouksen päättäminen
- Sintonen päätti kokouksen maanantaina 12.12.2022 klo 15.00 tuloksettomana. Sopimusaineistoon tuli niin paljon muutosehdotuksia, ettei vastausaikaa ole syytä jatkaa. Työvaliokunta käsittelee muutosehdotuksia keskiviikkona 14.12.2022 ja päättää sopimusten jatkokäsittelystä ja aikataulusta.