VIRTA-julkaisuyhteyshenkilöt - kokous 10.2.2023

Aika: Perjantai 10.2.2023 klo 13-14.30

Nauhoite: (Kokouksen tallentaminen epäonnistui)

Wikimerkintä: https://wiki.eduuni.fi/x/6BwoF

ZOOM: https://cscfi.zoom.us/j/61630199017?pwd=NU1uVGcxd2lQc1FyUzdoU0xmOHpRUT09 (Passcode: 742454)

Asialista /muistio:

1. Muutoksia julkaisutiedonkeruun tiimissä:
   1. Anssi Pänkäläinen aloittanut kehittäjänä, Pauliina Elgbacka koordinaattorina
2. Julkaisutiedonkeruu
   1. Julkaisutiedonkeruun 2022 aikataulu
      1. Jatkossa tarkistetaan myös inaktiviisille jufo-kanaville merkityt julkaisut
      2. Julkaisutiedot tulee olla toimitettuna 15.3. mennessä Virran palvelimelle, mutta tiedot otetaan mukaan vaikka lataus pääsisi läpi vasta 16.3.
   2. 3.2 VIRTA-julkaisutietopalvelu 2022
      
      1. Tutkijaohjeistukset, tulossa
   3. Pakollisuudet: Pakollisuudet (attribuuttipohjainen luokittelu), Pakollisuudet (julkaisutyyppiluokitus) ja Pakollisuudet (taidealan julkaisut)
   4. Tilanne Extra-Vipusessa: https://extra.vipunen.fi/julkaisutiedot/Sivut/Kaikki-julkaisut.aspx → "Tilanneraportti"
      1. Extra-Vipusen raportit (tilanneraportti, ristiriitaiset ja duplikaatit) päivitysväli 12 h
      2. Yhteistyökytkimien selitteitä on tarkennettu Extra-Vipusessa
   5. Yhteystietojen tarkistus Organisaatioiden sivu 
   6. Ilmoitusvuosi 2023 ja tarkistukset lisätty
      1. Ilmoitusvuodesta 2023 eteenpäin tiedot toimitettava uuden tietomallin mukaan, tekninen rajoitus Virtaan kun Justus-palvelussa siirtymä valmis
         • Siirtymän aikataulusta tullaan ilmoittamaan hyvissä ajoin, arvioitu toteutuminen aikaisintaan loppukeväästä
           
         • Jatkossa voi edelleen toimittaa myös julkaisutyypit, mutta attribuutit ovat pakollisia uusille julkaisulle.
3. Attribuuttien ja julkaisutyyppien ristiriidat
   1. Virran tarkistuksissa ja päättelyissä muutama eri virhetilanne:
      1. Organisaatio on toimittanut sekä julkaisutyypin että attribuutteja. Näissä tapauksissa Virta ei ole tehnyt attribuuteille mitään tarkistuksia.
      2. Organisaatio on toimittanut ainoastaan julkaisutyypin, mutta Virta ei ole osannut purkaa julkaisutyyppiä kaikissa tapauksissa oikein attribuutteihin.
      3. Attribuutteja ei ole purettu takautuvasti kaikille julkaisuille.
   2. Toimenpiteet jatkossa:
      1. Määritellään oletusrivit joiden mukaan julkaisutyypit puretaan attribuutteihin (tehty, Attribuuttien vastaavuustaulukko julkaisutyypeille)
      2. Jos organisaatio on toimittanut ainoastaan julkaisutyypin, Virta antaa julkaisulle tyyppiä vastaavat oletusrivin attribuutit.
      3. Jos organisaatio on toimittanut attribuutit (edes joitain attribuutteja)...
         • ...Virta tarkistaa ne huolimatta siitä onko julkaisulle toimitettu myös julkaisutyyppi.
         • ...Virta antaa julkaisulle attribuutteja vastaavan julkaisutyypin, joka tarvittaessa yliajaa organisaation toimittaman julkaisutyypin. Latausraportille sekä Vipusen virheraportille tieto organisaation toimittaman julkaisutyypin yliajamisesta.
           • Jos attribuutit eivät vastaa sivun https://wiki.eduuni.fi/x/V7tzEQ yhdistelmiä, Virta tiputtaa julkaisun tilakoodille 1. Latausraportille sekä Vipusen virheraportille tieto puutteellisista attribuuteista.
      4. (huom. toteutus vasta 22-tiedonkeruun jälkeen) Ajetaan uudestaan kaikki rivit perusten julkaisutyyppeihin, jotta kaikille saadaan purettua attribuuttien oletusrivit.
         • Huom. Jos organisaatio toimittanut esim. A1 julkaisun pelkästään attribuutteina rivillä joka ei ole oletusrivi (=data-artikkeli), Virta yliajaisi julkaisulle oletusrivin atttribuutit, koska Virrassa ei ole näkymää siihen onko organisaatio toimittanut itse rivin vai onko virta purkanut rivin, joka on sattumalta osunut data-artikkeliksi. 
         • Massa-ajon jälkeen orgasaatioiden tulisi toimittaa uudestaan kaikki ne julkaisut, jotka on toimitettu pelkästään attribuutteina (jotta esim. A1 julkaisu joka on toimitettu data-artikkelina saadaan myös sellaiseksi)
           • Uudelleentoimituksen tarve ei koske niitä julkaisuja, joissa ei ole ilmoitettu attribuutteja ollenkaan
      5. Organisaatiot tarkistavat virheraportit
4. Uusien ja vanhojen oa-kenttien ristiriidat (avoinsaatavuusKoodi / avoinsaatavuusKytkin + JulkaisukanavaOA)
   
   1. Virran tarkistuksissa ja päättelyissä muutama virhetilanne/puute:
      • Organisaatio on toimittanut ainoastaan vanhan AvoinSaatavuusKoodin, Virta ei ole purkanut julkaisulle uusia oa-kenttiä (avoinSaatavuusKytkin, JulkaisukanavaOA)
      • Organisaatio on toimittanut sekä vanhan AvoinSaatavuusKoodin että uuden AvoinSaatavuusKytkimen arvolla 1. Näissä tapauksissa Virta ei ole tehnyt tarkistusta että myös JulkaisukanavaOA on toimitettu.
   2. Toimenpiteet jatkossa:
      1. Määritellään oletusrivit joiden mukaan eri AvoinSaatavuusKoodi puretaan kenttiin avoinSaatavuusKytkin ja JulkaisukanavaOA (tehty, https://wiki.eduuni.fi/x/TIWKCg)
      2. (korjataan tarkistukset, tarkempi määrittely kesken)
      3. TTV:lle siirretään jatkossa ainoastaan uudet avoinSaatavuusKytkin ja JulkaisukanavaOA -kentät
         Virtaan voi vanhoja tietoja päivittäessä toimittaa yhä pelkän avoinsaatavuusKoodin, tiedot puretaan Virrassa.
5. Uudet F ja I julkaisutyyppien vastaavuudet lisätty
   1. Myös muut uudet vastaavuudet, merkitty korostuksella sivulle Attribuuttien vastaavuustaulukko julkaisutyypeille / laajennettu F + I 
      • Julkaisutyypin I toimittaminen Virtaan on jäänyt huomioimatta tiedonkeruun käsikirjassa
6. Alayksiköt

   1. Vuoden 2023 alayksikköjä voi toimittaa Kotaan jälleen huhtikuussa, kun muut 2022 tiedonkeruut ovat ohi.

   2. Tarvittaessa toimittamisesta muina aikoina voi kysyä suorat-support@csc.fi
   3. Justus-organisaatioita pyydetään ilmoittamaan justus@csc.fi kun tietoja päivitetty KOTA:an.
7. APC-maksutietojen siirto OpenAPC-palveluun
   1. Uusi wikisivu OpenAPC-tiedonsiirto jolla kuvattu tiedonsiirto ja tarkistukset
   2. Ehdotus: Sykli 4 krt vuodessa, tammi-, huhti-, loka- ja marraskuussa
   3. Edellinen lataus päivittynyt 7.2., https://openapc.github.io/general/openapc/2023/02/07/csc/ 
8. Muut asiat
   1. Tapahtumia
      1. mm. 17.3. JUFO-seminaari ja 24.3. tutkijan tiedot -yhteistyöryhmän kokous
9. Seuraava kokous
   1. pe 17.3. klo 13 → Päällekäinen julkaisufoorumin seminaarin kanssa, siirretty ma 20.3. klo 13-14.30
      

Justus-palvelun ajankohtaiset asiat

1. Laajennettu tietomalli Justukseen (attribuutit ja uudet oa-tiedot)
   1. Justuksessa siirrytään uuteen tietoamalliin ja attribuuttipohjaiseen tallennukseen tiedonkeruun jälkeen, tarkempi aikataulu testaukselle ja tuotantoonviennille ilmoitetaan myöhemmin
      • Myös I julkaisutyyppi tulee käyttöön samassa yhteydessä
      • Testausvaiheelle jätetään riittävästä aikaa
      • Justukseen voi syöttää julkaisuja myös 2023 osalta normaalisti siihen asti kunnes siirrytty uuteen tietomalliin
2. Tekijötietojen laajennus/TTV:n tutkijan tiedot -profiili
   
   1. Wikisivu Tekijätietojen laajennus 2022 ja tiedonsiirto tutkimustietovarantoon ja TTV:n puolella Tutkijan tiedot -työkalu
   2. Testattavissa https://demo.justus.csc.fi helmikuun loppuun asti, palautetta toivotaan justus@csc.fi
      • Demolta ei siirry tietoja tutkimustietovarantoon
      • Tuotantopuolelta tiedot siirtyvät tutkimustietovarantoon tutkijan valittavaksi, mutta eivät näy portaalissa ennen kuin tutkija on valinnut tiedot omaan profiiliinsa
      • Tutkija voi ilmoittaa useamman kuin yhden affiliaation ja myös poistaa päättyneen affiliaation omista tiedoistaan
      • 15.3.2023 lisäys: Jos tutkijan tiedot poistetaan Justuksesta, tiedot jäävät silti tutkijan käytettäväksi hänen profiilissaan.
        
3. Julkaisuarkistoihin ePUB
   
   1. Jatkossa julkaisuarkistoihin tullaan sallimaan ePUB tallenteet nykyisten PDF-versioiden lisäksi, tarkemmasta aikataulusta ilmoitetaan myöhemmin.
4. Rinnakkaistallenteen osoitteen tippuminen julkaisuarkistoon rinnakkaistallennetuilta julkaisuilta
   1. Joissain tapauksissa tiedon tallennusvaiheessa tapahtunut virhe, jonka takia julkaisun rt-osoite ei ole tallentunut julkaisulle. Korjaus tulossa pian tuotantoon.
5. Rinnakkaistallenteen osoite, kun kokoteksti tallennetaan tiedolla "ei rinnakkaistallenne"
   
   1. Toistaiseksi rinnakkaistallenteen osoite muodostettu ja tallennettu automaattisesti ainoastaan niissä tapauksissa, kun julkaisuarkistoon tehtävässä siirrossa on ensimmäisen hyväksynnän hetkellä ilmoitettu että kyseessä on rinnakkaistallenne. Muissa tapauksissa osoite on jäänyt tyhjäksi, ja vaatinut käsin päivittämistä kenttiin rinnakkaistallenteen osoite/pysyvä osoite.
   2. Jatkossa vastaavissa tapauksissa tullaan tarkistamaan, onko rinnakkaistallenne -tieto "ei rinnakkaistallenne", ja mikäli...
      1. ...ON (eli julkaisu ei ole rinnakkaistallenne),  ja pysyvä osoite -kenttä on tyhjä, päivitetään julkaisuarkistosta muodostettu osoite siihen.
      2. ...EI OLE (eli tietoa on päivitetty ja julkaisu on rinnakkaistallenne), päivitetään julkaisuarkistosta muodostettu osoite kenttään "rinnakkaistallennetun version verkko-osoite". Näissä tapauksissa osoite voi siis tallentua kahteen eri kenttään.
   3. Muutos tulossa pian tuotantoon.
6. Julkaisuarkistoihin siirtyneet tuplatietueet
   1. Joissain tapauksissa julkaisu ei ole poistunut jonosta joka siirtää julkaisut Justuksesta julkaisuarkistoon, vaikka tietue on jo siirretty, mistä on aiheutunut julkaisuarkistoihin tupla (tai useampia) tietueita. Korjaus tulossa pian tuotantoon.
7. Organisaatioiden omat tietosuojailmoitukset
   1. Muistutus: Organisaatioiden omat tietosuojailmoitukset on mahdollista saada näkyville omille käyttäjille. Linkit voi toimittaa osoitteeseen justus@csc.fi
   2. Huom. ei pdf-versioita, ainoastaan linkki verkkosivuille.
      • Tietosuojailmoitukseen voi jo lisätä TTV:n mallilauseen, koska laki tutkimustietovarannosta on jo voimassa
8. Justus lisäosat
   1. Aktiviteettitiedot
      1. Palvelu päivitetty tuotantoon ti 29.11.
         • Palvelun hankintaan ei ole määräaikaa vaan mukaan voi liittyä milloin vain
      2. Tiedonsiirto Justuksesta tutkimustietovarantoon TTV:n tutkijan tiedot -kokonaisuuden aikataulun mukaisesti.
   2. Aineistotiedot
      1. Tutkimusaineistotietojen tallennuspalvelu: kokous tilaajille 7.12.2022 
9. Muut asiat
   1. DSpace versioihin tulossa päivityksiä kaikissa arkistoissa, aiheuttaa päivitystarpeen myös Justuksen päässä. Ensimmäisenä siirtymässä HELDA.
   2. Tilakoodi 1 oli aiemmin Valmis/Juuli → Nyt tilakoodi 1 Kesken, julkinen: "Julkaisun tiedot voidaan julkaista tietovarannon rajapintojen kautta ja siirtää tiedejatutkimus.fi:hin. Tiedoissa on kuitenkin puutteita, eikä niitä voida vielä käyttää osana OKM:n tiedonkeruuta."
   3. Mahdollisesti havaittu tapaus, että kirjaus olisi näkynyt Extra-Vipusessa ennen tarkistusta. Ilman pääkäyttäjän antamaa tilakoodia julkaisu ei siirry Virtaan ja sitä kautta Extra-Vipuseen. Mikäli näin olisi kuitenkin käynyt esimerkkitapaus pyydetään lähettämään justus@csc.fi -osoitteeseen selvitettäväksi.
      
   4. Asiasanoituksessa on havaittu kirjavuutta
      • osa organisaatioista käy asiasanat läpi, mutta osalla asiasanoja on poistettu, koska niitä ei ole ehditty tarkistaa
      • Justukseen voi syöttää myös muita kuin YSO-asiasanoja. Vapaatekstikenttä on myös poistettavissa, mikäli siihen nähdään tarvetta. Joillakin organisaatioilla on toisaalta käytössä erikoissanastoa, jota ei YSO:sta löydy.
   5. Julkaisumaksukentän pakollisuutta ehdotettiin, mutta ehdotus ei saanut kannatusta
      • Pakollisuuden asettamista kustoimointina yksittäiselle organisaatiolle selvitetään