VIRTA-julkaisuyhteyshenkilöt - kokous 8.12.2023

Aika: Perjantai 8.12.2023 klo 13-14.30

Nauhoite: https://video.csc.fi/media/t/0_eyqzishg

Wikimerkintä: https://wiki.eduuni.fi/x/8RwoF

ZOOM: https://cscfi.zoom.us/j/61630199017?pwd=NU1uVGcxd2lQc1FyUzdoU0xmOHpRUT09 (Passcode: 742454)

Asialista / Muistio

1. Tiedonkeruu
   1. Tiedonkeruun käsikirja 2023 
      
      1. Julkaisutiedonkeruun osalta muutokset merkitty oranssilla. Lukitseminen OKM:n tiedonkeruukirjeillä.
      2. Muutamia määritelmäkysymyksiä vielä käsittelyssä (B1 vastaavuudet ja posteri/abstrakti vertaisarviointi)
   2. Julkaisutiedonkeruun ohje julkaisun tekijälle LUONNOS OKM tarkistuksessa. Tullaan tekemään myös en-versio. Lopullinen sijainti tarkennetaan. 
   3. Julkaisutiedonkeruun 2023 aikataulu Luonnos, lukitseminen OKM:n tiedonkeruukirjeen myötä.
   4. Organisaatioiden sivu yhteystietojen tarkistus 
2. Tietomallin päivitys: liittyvät hankkeet ja rahoituspäätökset
   1.  VIRTA-julkaisuyhteyshenkilöt - kokous 10.12.2021 kohta 3.
   2. Edistäminen testille talven aikana, organisaatioita tiedotetaan etenemisestä, jotta omien järjestelmien muutokset mahdollista toteuttaa yhteensopivassa aikataulussa.
3. Yhteisjulkaisu - ja duplikaattikäsittely julkaisuille jotka eivät vastaa aiempia julkaisutyyppejä
   1. Yhteisjulkaisujen tunnistussäännöt ehdot 8 ja 9  sekä Duplikaattien tunnistussäännöt ehto 8 otettu käyttöön 4.12.
   2. Tehty muutos 4.12.: duplikaattitunnistuksen ohitus julkaisuille joiden tilakoodi = 3 (tiedonkeruun ulkopuolinen julkaisu)
      
      1. Organisaatioilta toivotaan muutoksen onnistumisen seuraamista
   3. HUOM. organisaatioita pyydetään tarkastamaan ja tarvittaessa virkistämään ennen 15.3.2024 Virtaan kaikki julkaisut joiden duplikaattitunnistuksen purkamisesta on tehty pyyntö Virtaan ja joiden tilakoodi on omassa järjestelmässä 3 (ei koske Justus-käyttäjiä)
      1. Duplikaattikorjausten yhteydessä duplikaattiparin molemmat osapuolet siirretty tilakoodille 2, eli julkaisut olisivat menossa virheellisesti tiedonkeruuseen
4. Vanhan tietomallin mukaisten tietojen toimittamisen estäminen uusille julkaisuille
   1. Uusi julkaisu =ilmoitusvuosi > 2022
   2. Vanhan avoinSaatavuusKoodi -tiedon lukeminen lopetaan 8.1.2024
   3. Julkaisutyypin lukeminen lopetetaan myös alkuvuodesta 2024, tarkempi aika ilmoitetaan myöhemmin
      Vanhat avoin saatavuus ja julkaisutyyppikoodit luetaan ainakin toistaiseksi vanhoista julkaisuista myös jatkossa. 
5. 2024 työsuunnitelma
   1. VIRTA-julkaisutietopalvelun suunnitelma 2024
   2. Tiedontoimittajaorganisaatioilta tarkistettavia tarpeita:
   3. Avainsanojen uri-viittausten mahdollistaminen. Onko tarvetta tai mahdollista aloittaa näiden toimittaminen Virtaan (erikseen sovittavan aikataulun mukaan))

      1. <Avainsanat>
           <Avainsana>
             <AvainsanaTeksti></AvainsanaTeksti>
             <uri></uri>
             <ontologia></ontologia>
           </Avainsana>
         </Avainsanat>

         vrt. nykyinen rakenne:

         <Avainsanat>
             <AvainsanaTeksti></AvainsanaTeksti>
         </Avainsanat>

         Koettiin hyväksi ideaksi, toteutukselle ei heti tarvetta. → Otetaan käsittelyyn uudestaan keväällä aikataulun tarkentuessa. 
6. Tiedoksi
   1. Virta-julkaisutietopalvelun ja tutkimustietovarannon välisessä tiedonsiirrossa mahdollisesti katkoksia joulun ja välipäivien aikana.
   2. Vanhoihin jäädytysdatoihin mahdollisesti tulossa korjauksia yhteisjulkaisutietojen osalta (lisätään puuttuvia tietoja, poistetaan purettuja yhteisjulkaisutietoja)
      1. Vipusessa olevalle yhteisjulkaisuiden analyysiraportille lisätty yritykset yhteistyöorganisaatioksi (vastaavasti kuin "ulkomaalaiset organisaatiot"), organisaation oma sarake muutettu vastaamaan yhteensä  -sarakkeen lukua.
   3. Julkaisukanavatietokannan rajapinnasta tyhjennetty Scopus-indikaattorit (SJR, SNIP ja CiteScore), tiedot vanhentuita ja uusia päivityksiä ei saatavilla. Tulevista rajapintaversioista nämä kentät poistetaan kokonaan.
   4. Pyydetty ohjeistusta "julkaisutiedonkeruu pähkinänkuoressa", ensimmäinen versio lisätty Virran wikiin sivulle Mikä on julkaisutiedonkeruu? Palautetta otetaan mieluusti vastaan tarkemmista toiveista sivun sisältöön.
7. Kevään 2024 kokoukset, ehdotukset kokousajoiksi:
   1. pe 16.2. klo 13
   2. pe 22.3. klo 13
   3. pe 17.5. klo 13
8. Muut asiat
   1. -

JUSTUS palvelun ajankohtaiset asiat

1. Laajennettu tietomalli Justukseen
   1. Avoin saatavuus 
      
      1. Vanha avoin saatavuus -kenttä konvertoitu myös vanhoille (=aiemmin tallennetuille) julkaisuille tietokantaan
         1. AvoinSaatavuusKoodi= open acces (1) → avoimesti saatavilla kustajan palvelussa=kyllä (1), kanavan avoimen saatavuuden tyyppi = täysin avoin julkaisukanava (1)
         2. AvoinSaatavuusKoodi= hybridi oa (2) → avoimesti saatavilla kustajan palvelussa=kyllä (1), kanavan avoimen saatavuuden tyyppi = osittain avoin julkaisukanava (2)
         3. AvoinSaatavuusKoodi= ei vastausta (0) → avoimesti saatavilla kustajan palvelussa=ei (0), kanavan avoimen saatavuuden tyyppi = ei avoin (0)
      2. CSV:ltä puuttuu toistaiseksi kustantajan version avointa saatavuutta koskevat kentät, lisätään
         
   2. Attribuutit
      1. Palautteiden myötä tarkennuksia teksteihin ja ohjeistusten lisäämistä
      2. Tuotannon päivityksen aikataulun sopiminen 
         
         1. Justus+Virta päivitysten puolesta aikaisin mahdollinen päivitys voitaisiin tehdä ke 20.12. Sopiiko tämä aika organisaatioille, vai halutaanko muutos jättää odottamaan lomakauden yli?
            Enemmistö vastaajista toivoi päivitystä vuodenvaihteen jälkeen. → Päivitys tehdään tammikuun alkupuolella, tarkemmasta aikataulusta tiedotetaan sähköpostitse.
2. Infolaatikko oman organisaation käyttäjille
   
   1. Muistutus, tekstisisältö mahdollista toimittaa justus@csc.fi 
      
      

      Infolaatikkoon voi lisätä organisaatiokohtaisia lisäohjeita käyttäjille. Esimerkiksi jos organisaatiossa vain pääkäyttäjät tallentavat julkaisuja, mutta muut käyttäjät voivat tallentaa omia tutkimusaktiviteettittietojaan.

3. 2024 työsuunnitelma
   1. JUSTUS-kehityssuunnitelma
4. Justus lisäosat
   1. Aktiviteettitiedot
   2. Aineistotiedot
      1. Tutkimusaineistotietojen tallennuspalvelu - kokous tilaajille 8.12.2023 
5. Tiedoksi
   1. Käyttö- ja muutosloki / tekijätiedot Lokitietojen säilytysaika jatkossa "viisi vuotta käsittelyvuoden päättymisestä", aiemmin 6 kuukautta. 
   2. Rekisteröidyn informointi tulossa tarkennuksia huomioiden palveluun tehdyt muutokset
   3. Tilaajan oikeudet ja velvollisuudet tulossa tarkennuksia huomioiden palveluun tehdyt muutokset
   4. Henkilötietojen käsittelyn kuvaus: Julkaisutietojen tallennuspalvelu tulossa alkuvuodesta 2024 uusi versio jossa huomioidaan palveluun tehdyt muutokset (laajennettujen tekijätietojen tuonnin mahdollisuus), osana sopimuksia joten uusi versio tullaan lähettämään hyväksyttäväksi kaikille organisaatioille (puitesopimusten yhteyshenkilöt). 
6. Muut asiat
   

   Attribuuttien päivityksen jälkeen i-julkaisuja saa edelleen toimittaa KOTAan lukumäärätietona. Huomioitava, että lähtökohtaisesti vain toinen lähde huomioidaan, jos i-julkaisuja on toimitettu sekä KOTAan että Justuksen kautta. Justuksen kautta toimitetut i-julkaisut tulevat näkyviin myös tiedejatutkimus.fi -osoitteeseen. Pyydämme ilmoittamaan erikseen jos eri julkaisuja on toimitettu attribuutteina kuin kota-lukumäärissä.