2023-03-31 Palveluraportoinnin työpaja

Aika: Perjantai 31.3.2023 klo 9:00-10:30

Paikka: https://cscfi.zoom.us/j/67546523866

Osallistujat:

Korkeakoulut (23):

• Anne-Maarit Selinummi, HAMK
• Ari Hirvonen, JY
• Ari Savander, HUMAK
• Artturi Roitto, OY
• Eija Heiskanen, HY
• Hanna Kuitto, HAMK
• Juhamatti Tiilonen, UEF
• Jaakko Riihimaa, AAPA
• Jani Leino, TY
• Janne Suokas, OY
• Jouni Penttinen, JYU
• Juha Venho, TuAMK
• Jussi-Pekka Pispa, TUNI
• Kari Kataja, HAMK
• Kimmo Nikkanen, Metropolia
• Kimmo Pettinen, Laurea
• Mari Nyrhinen, Taiy
• Petri Siiskonen, Savonia AMK
• Sampo Tyllilä, Haaga-Helia
• Samuli Malinen, OAMK
• Sanna Taimen, VAMK
• Stefan Levander, ÅA
• Teemu Seesto, FUCIO

SMO/CSC/palveluintegraattori:

• Jussi Vestman
• Anttoni Lehto
• Anna Luoma
• Maarit Saaresto
• Marko Memonen
• Tarja Aromaa
• Kirsti Hänninen
• Janne Niemi
• Harri Kuusisto

Digivisio:

• Jaakko Marin
• Toni Iltanen

Tavoite

• Työpajassa kasvatetaan yhteistä ymmärrystä ja kartoitetaan korkeakoulujen tahtotilaa palveluraportointiin liittyen.

  • Miksi raportoidaan?

  • Kenelle raportoidaan?

  • Missä muodossa raportoidaan?

  • Mitä työkalua hyödyntäen raportoidaan?

  • Mitä haasteita tai hyviä käytänteitä palveluraportoinnissa on aikaisemmin havaittu?

  • Minkälaista tarveraportointia voisi olla saatavissa korkeakouluilta?

Linkki conceptboardille

https://app.conceptboard.com/board/g0zb-2503-q20y-puu9-hfny#item=u_374a9e33-faaa-4e34-a822-80e7eb64ccb6-PQoAJAEgso-1&zoom=max

Taulu on työpajasarjan yhteinen ja sille voi jättää kommentteja tilaisuuden jälkeenkin. Yhteistyötaululle kirjaudutaan Guest-statuksella ilman erillisiä tunnuksia.

Materiaalia

Palveluintegraattorin prosessisivu liittyen palveluraportointiin: https://wiki.eduuni.fi/x/SowAEQ

Työpajan alustus:

Läpivienti

Muistiinpanot keskustelusta ja yhteistyötaulutyöskentelyn tiivistelmät:

• 18.4. tekninen osajulkaisu 1 julkaistaan testiympäristöön
• Keskustelussa nostettiin esille CSC:n mahdollisuudet palvelunhallinnan tuottajana tulevaisuudessa katsomaan isompaa kuvaa mitä CSC:n ja Digivision palveluista raportoidaan. Olisi hyödyllistä, että nyt työstettäviä yhteneväisiä raportointitapoja hyödynnetään laajasti eikä luoda turhaa päällekkäistä työtä.
  • PAHA-johtoryhmä on pyytänyt ja saanut listan Digivision ulkopuolisista palveluista, joissa voidaan testaa ja mallintaa tätä palveluhallinnan kokonaisuutta. Seuraavat kuukaudet näyttää miten palvelunhallinnan käyttöönotto etenee. Hyvä keino välttää mahdollista kuplaantumista.
  • Hanke etenee kiivaasti, ja tämä työpajasarja tulee keskittymään Digivision palvelunhallintaan.
  • Digivisiosta ei saa tulla hanketta, joka toimii kuplassa. Jos katsotaan pelkkää Digivision aikakautta niin ulkopuolella olevat asiat sirpaloituu.
• Raportointia ei olla vielä käsitelty AAPA:n tai FUCIO:n tapaamisissa.
• Käyttäjätyytyväisyyttä mitataan ns. kohtaantoktikentin kautta. Jokaisen ratkaistun tiketin jälkeen lähetetään tyytyväisyyskysely, jonka sisältö tarkentuu vielä. Vastausprosentti yleensä melko pieni, muta silti tulaan saamaan mittausdataa mm. tällä tavalla
• Nosteita yhteistyötaulutyöskentelystä
  • Jos palvelu on 99.9% käynnissä niin ne se ei välttämättä kiinnosta
  • Pääsy raporotintidatan rajapintaan olisi kätevä ja hyvä
  • Strateginen taso, tekninen taso, operatiivinen taso. SLA:t ei välttämättä johdossa kiinnosta, miten siis raportoidaan ylöspäin. Olisi hyvä nähdä kokonaisarkkitehtuuria tästä.
  • Raportoinnin yksinkertaisuus, ei kannata yliorganisoida. Korkeakoulujen kannalta pääsy raportointidataan voisi olla hyödyllistä.

Ryhmä 1:

• jako strategiseen, taktiseen ja operatiiviseen tasoon olennaista myös raportoinnissa
• asiakasvastaavien kanssa käytävä läpi raportointitarpeet
• rajapinta mittaamisen raakadataan auki korkeakouluille

Ryhmä 2:

• Digivision nykyhahmotelmat palveluraportoinnista näyttävät korkeakouluille suhteellisen tutuilta
• yhteisiä templaatteja voisi olla kiva jakaa korkeakoulujen välillä tulevaisuudessa
• vastuut molempien osalpuolilla valvoa raportointia että tavoitteet toteutuu. Ei manuaalista työtä lähetellä raportteja molemmin puolin vaan seurataan että toteutuu

Ryhmä 3:

• raportointi aina saatavilla ja reaalisaatavuus (PowerBI pidettiin hyvänä vaihtoehtona, sillä raportin saa itse eikä tarvitse odotellasen saapumista)
• raportoinnin automaatio, Chatbot
• häiriöt kiinnostavat todennäköisesti laajinta joukkoa

Ryhmä 4

• säännölliset vs. poikkeustilanteiden raportoinnit
  • poikkeustilanteet häiriönhallinnan prosessin kautta
• raportointiin yksi työkalu
• geneeriset lähtötietokannat, ja että jokainen voisi jatkojalostaa raportteja omannäköisikseen