1.4 Organisaatiotiedot, käyttöoikeudet ja käyttäjähallinta

Kun päätös KOSKI-palvelun käyttöönotosta on tehty, opintopisteytetty paikallinen opetussuunnitelma on julkaistu ePerusteet-palvelussa sekä suostumusten hallintaan liittyvä tiedonhallinnan prosessi on suunniteltu, voidaan aloittaa tietojen tallentaminen KOSKI-palveluun. Löydät alta etenemisohjeet vaiheittain. 

Opintopolun Organisaatiopalvelu

KOSKI-palvelu käyttää taustapalvelunaan Opintopolun Organisaatiopalvelua. Jotta tietojen tallentaminen KOSKI-palveluun olisi mahdollista, se edellyttää, että palveluun tietoja tallentava oppilaitos ja sen ylläpitäjäorganisaatio löytyvät Opintopolun Organisaatiopalvelusta.
Lue lisää: Mikä on Opintopolun Organisaatiopalvelu?

Koulutuksen järjestäjät ja niiden ylläpitämät oppilaitokset

Organisaatiopalvelusta löytyvät jo taiteen perusopetuksesta annetussa laissa (2 §) tarkoitetut koulutuksen järjestäjät sekä niiden ylläpitämät oppilaitokset. Tällä tarkoitetaan valtion ja kuntien ylläpitämiä oppilaitoksia sekä niitä oppilaitoksia, joiden ylläpitäjillä on opetus- ja kulttuuriministeriön myöntämä järjestämislupa (ks. OIVA-palvelu). Organisaatiopalvelusta löytyvät myös vapaan sivistystyön oppilaitokset ja niiden ylläpitäjät.

Näiden edellä mainittujen organisaatioiden käyttöoikeuksien anomisesta lisätietoja etsivät virkailijat voivat siirtyä suoraan Virkailijan Opintopolun käyttöoikeuksia koskeviin ohjeisiin, jotka löydät sisällysluettelosta.

Hankintakoulutusta tuottavat sopimusoppilaitokset ja niiden ylläpitäjät

Opintopolun Organisaatiopalvelussa ei oletusarvoisesti ole ennen kevättä 2024 ollut tietoja sopimusoppilaitoksista eikä niiden ylläpitäjistä, jotka tuottavat taiteen perusopetusta hankintana koulutuksen järjestäjille (ns. TPO-VOS:in ulkopuoliset toimijat).

Mikäli koulutuksen järjestäjä päättää mahdollistaa KOSKI-palvelun käyttöönoton sopimusoppilaitokselta hankkimassaan taiteen perusopetuksessa ja/tai sopimusoppilaitoksen ylläpitäjän on päästävä tallentamaan tietoja Opintopolun palveluihin (KOSKI-palvelu, ePerusteet-palvelu, Kouta-palvelu), tulee organisaatiotiedot ensin lisätä Opintopolun Organisaatiopalveluun. 

Päivitys 25.1.2024: Tilastokeskus on alkuvuodesta 2024 toimittanut kuntien Tilastokeskukselle ilmoittamat sopimusoppilaitosten organisaatiotiedot Opetushallitukselle. Organisaatiotietojen päivitys Opintopolun Organisaatiopalvelussa on meneillään. Kun tiedot on lisätty, ei erillisen Webropol-lomakkeen täyttämiselle ole enää tarvetta. Voit keväällä 2024 tarvittaessa selvittää oman organisaatiosi tietojen päivityksen tilannetta kysymällä asiaa KOSKI-asiakaspalvelusta. 

Kun sopimusoppilaitos ja sen ylläpitäjä on lisätty kerran Organisaatiopalveluun, niitä ei tarvitse lisätä sinne enää uudelleen ja ne voivat siirtyä suoraan anomaan Opintopolun vastuukäyttäjän käyttöoikeutta. 

Kun organisaation tiedot ovat ajan tasalla Opintopolun Organisaatiopalveluussa, on mahdollista hakea tietoja palveluiden käyttöoikeuksia hallinnoiville virkailijoille Opintopolun palveluiden käyttöoikeuksia Virkailijan Opintopolussa. Käyttöoikeuksien anominen ja myöntäminen on edellytys sille, että palveluihin on mahdollista tallentaa tietoja. Koulutuksen järjestäjä tai oppilaitoksen ylläpitäjä nimeää itse organisaatiossaan ne virkailijat, joille käyttöoikeutta haetaan.

Käyttöoikeuksien hallintaprosessi alkaa Opintopolun vastuukäyttäjän nimeämisellä, mikäli koulutuksen järjestäjällä (koulutustoimija) tai oppilaitoksella ei vähintään kahta sellaista vielä ennestään ole. Huolehdi ennen KOSKI-palvelun käyttöoikeuksien anomista, että tietoja tallentavalla organisaatiolla on ohjeiden mukainen määrä Opintopolun vastuukäyttäjiä Virkailijan Opintopolussa, jotta palvelukohtaisia käyttöoikeuksia on mahdollista myöntää.

Opintopolun vastuukäyttäjän nimeäminen  ja ohjeistus vastuukäyttäjän tehtävistä:
Opintopolun vastuukäyttäjän ohjeet

Tutustu seuraavaksi KOSKI-palvelun käyttäjähallintaa ja tietosuojaa koskeviin ohjeisiin ja huolehdi tarvittavien käyttöoikeuksien anomisesta ja myöntämisestä oman organisaatiosi virkailijoille. Huomaathan, että itselleen ei ole mahdollista myöntää KOSKI-palvelun käyttöoikeuksia, vaan toisen henkilön, jolla on hyväksymiseen tarvittavat käyttöoikeudet, on hyväksyttävä anomuksesi. 

KOSKI-palvelun käyttäjähallintaa ja tietosuojaa koskevat ohjeet löydät täältä:
KOSKI-palvelun käyttäjähallinta ja tietosuoja

Kun tarvittavat KOSKI-käyttöoikeudet ovat voimassa, on mahdollista aloittaa tietojen tallentaminen KOSKI-palveluun. Tutustu sitä varten eDuuni-wikistä löytyvään ohjeeseen opiskeluoikeus- ja suoritustietojen tallentamisesta. Löydät linkin ohjeisiin Taiteen perusopetuksen opiskeluoikeudet-sivun sisällysluettelosta.
 

HUOM! Huomaathan, että tarvitset erillisiin Opintopolun palveluihin (KOSKI-palvelu, ePerusteet -palvelu) omat erilliset käyttöoikeutensa. Kun koulutuksen järjestäjän ja/tai oppilaitoksen virkailijalla on Opintopolun vastuukäyttäjän käyttöoikeus, on sen jälkeen mahdollista myöntää muille oppilaitoksen virkailijoille palvelukohtaisia käyttöoikeuksia Opintopolun palvelukokonaisuuden eri palveluihin Virkailijan Opintopolussa. 

Hankintana toteutettu taiteen perusopetus

Huomaathan käyttöoikeuksia anoessasi tai myöntäessäsi, että hankintakoulutusta tuottavan sopimusoppilaitoksen virkailija ei luo hankintakoulutuksessa oleville oppilaille uusia taiteen perusopetuksen opiskeluoikeuksia itse, vaan sen tekee aina koulutuksen järjestäjä, jonka virkailija luo hankintakoulutukseksi merkityn opiskeluoikeuden sopimusoppilaitokseen. Hankintakoulutuksessa olevien oppilaiden tietojen tallentaminen edellyttää siis käyttöoikeuksia sekä toimenpiteitä sekä koulutuksen järjestäjän organisaatiossa nimetyltä virkailijalta tai virkailijoilta, että hankintakoulutuksen tuottavan sopimusoppilaitoksen virkailijalta tai virkailijoilta. 

Hankintakoulutuksessa oleville oppilaille opiskeluoikeuden luo aina koulutuksen järjestäjän nimeämä koulutuksen järjestäjän virkailija, jolla tulee olla koulutustoimijatasoiset käyttöoikeudet koulutuksen järjestäjäorganisaatioon. Käyttöoikeuksien myöntämisestä päättää ja vastaa koulutuksen järjestäjä. Kun koulutuksen järjestäjän virkailija ensin luo opiskeluoikeudet KOSKI-palveluun syöttökäyttöliittymässä, sopimusoppilaitoksen on mahdollista tämän jälkeen päivittää opiskeluoikeus- ja suoritustietoja joko syöttökäyttöliitymän tai vaihtoehtoisesti siirtämällä tietoja omasta opintohallintojärjestelmästään.

Mikäli sopimusoppilaitos tallentaa tämän jälkeen opiskeluoikeus- ja suoritustietoja opiskeluoikeudelle Virkailijan Opintopolun KOSKI-syöttökäyttöliittymästä, katso KOSKI-palvelun käyttäjähallinnan ohjeista käyttäjäroolin 'KOSKI-tallentaja (taiteen perusopetus, hankinta) kuvaus ja toimi ohjeiden mukaisesti.

Mikäli sopimusoppilaitos siirtää tiedot omasta opintohallintojärjestelmästään, kun koulutuksen järjestäjä on luonut opiskeluoikeuden syöttökäyttöliittymässä, tai siirtyy päivittämään opiskeluoikeuden tietoja tiedonsiirroilla myöhemmin opiskeluoikeuden aikana, ota tarvittaessa yhteyttä KOSKI tiimiin ja pyydä lisäohjeet, mitä tietoja opintohallintojärjestelmään on asetettava, jotta koulutuksen järjestäjän aiemmin syöttökäyttöliittymässä luomien opiskeluoikeuksien tietojen päivittäminen onnistuu. Tarkista tällöin myös käyttäjähallinnasta ja käyttöoikeuksista annettu ohjeistus. Tiedustele tarvittaessa omalta opintohallintojärjestelmätoimittajaltasi, onko taiteen perusopetuksen opiskeluoikeustietojen siirtäminen mahdollistettu omasta opintohallintojärjestelmästäsi, tai onko se mahdollistumassa tulevaisuudessa.

Löydät Virkailijan Opintopolun KOSKI-käyttöliittymän alla olevasta osoitteesta. Pääset kirjautumaan Virkailijan Opintopolkuun henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellasi ja salasanallasi. KOSKI-palvelu näkyy 'Rekisterit ja tiedonsiirrot'-otsikon alla olevassa valikossa, kun sinulla on voimassa oleva KOSKI-käyttöoikeus tai käyttöoikeuksia.

KOSKI-palveluun kirjautuminen tapahtuu täällä:
https://virkailija.opintopolku.fi/virkailijan-tyopoyta/