På svenska

Yleistä

Yhdellä oppijalla tulee olla yksi kansallinen oppijanumero. Joskus voi kuitenkin käydä niin, että henkilö, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, saa virheellisesti useamman yksilöidyn oppijanumeron. Näin voi tapahtua esimerkiksi silloin, kun

  • oppija jättää kaksi hakemusta opintopolku.fi:ssä eikä duplikaattia tunnisteta hakemusten käsittelyvaiheessa
  • oppijan perustiedot tallennetaan rekisteriin kahdessa eri oppilaitoksessa eikä duplikaattia tunnisteta luontivaiheessa.
  • oppijan perustiedot tallennetaan rekisteriin ensin ilman henkilötunnusta ja myöhemmin henkilötunnuksella.

Jos oppijalle syntyy virheellisesti kaksi oppijanumeroa, tiedot tulee yhdistää ja varmistaa, että vain yksi oppijanumero jää voimaan. Lähtökohtaisesti vanhin oppijanumero pitäisi jättää voimaan. Kahden yksilöidyn oppijanumeron yhdistäminen edellyttää yksilöinnin purkua.


Uudistunut ohje (voimassa 29.6.2023 alkaen):

Hae duplikaatit

Henkilöiden mahdolliset duplikaatit haetaan Hae duplikaatteja -näkymän kautta. 


Mahdollisten duplikaattien näkymässä tulee vertailtavaksi niin monta henkilöä, kuin löytyy osumia samankaltaisuusvertailussa. 


Yhdistä kaksi oppijaa samaksi henkilöksi

  • Voit yhdistää henkilöitä yksitellen Yhdistä-painikkeilla.
  • Yhdistämisen jälkeen toinen henkilö on masterhenkilö ja toinen henkilö passivoidaan ja linkitetään masterhenkilön tietoihin
  • Se henkilö, jolla on henkilötunnus, on aina masterhenkilö, johon hetuttomat yhdistetään. 
  • Jos kummallakaan yhdistettävistä henkilöistä ei ole henkilötunnusta, virkailija määrittelee, kumpi henkilöistä on masterhenkilö. Tällöin molemmat yhdistämispainikkeet ovat aktiivisia (sinisiä).
    • Pääsääntö on, että kertaalleen yksilöidyn henkilön yksilöintiä ei pureta. 
      • Jos esimerkiksi toinen henkilö on yksilöity (hetuton) ja toinen yksilöimätön (hetuton, yhdistetään yksilöimätön henkilö yksilöityyn henkilöön
    • jos molemmat yhdistettävät henkilöt ovat yksilöimättömiä, masterhenkilö pitää vielä erikseen yksilöidä henkilön perustiedot -näkymässä.

Vaihtoehdot

Yhdistä tämä duplikaatti 

  • Tällä painikkeella yhdistetään duplikaatti vertailun kohteena olevaan henkilöön, josta tulee ns. masterhenkilö
  • Huomaa, että mikäli vertailun kohteena oleva henkilö ja yhdistettävä duplikaatti ovat molemmat jo yksilöityjä, toinen yksilöinneistä puretaan (edellyttää käyttöoikeuksia) ja henkilön tiedot passivoidaan ja linkitetään masterhenkilön tietoihin
  • Huomaa, että mikäli molemmat yhdistettävät henkilöt ovat yksilöimättömiä, yksilöinti tulee suorittaa henkilön tiedoissa palaamalla edelliseen henkilön perustiedot -näkymään yhdistämisen jälkeen.

Yhdistä tähän henkilöön 

  • Tällä painikkeella vertailun kohteena oleva henkilö yhdistetään duplikaattiin, josta tulee ns. masterhenkilö
  • Huomaa, että mikäli vertailun kohteena oleva henkilö ja duplikaatti ovat molemmat jo yksilöityjä, vertailun kohteena olevan henkilön yksilöinti puretaan (edellyttää käyttöoikeuksia)
  • Huomaa, että mikäli molemmat yhdistettävät henkilöt ovat yksilöimättömiä, yksilöinti tulee suorittaa henkilön tiedoissa palaamalla edelliseen henkilön perustiedot -näkymään yhdistämisen jälkeen.

Vahvista henkilöiden yhdistäminen

Ennen kuin henkilöt yhdistetään ja mahdolliset yksilöinnit puretaan, näytetään yhteenveto siitä, kenestä tulee masterhenkilö. 


Puutteelliset tiedot

Jos henkilö on tallennettu oppijanumerorekisteriin puutteellisilla tiedoilla, käyttöliittymä kehottaa täydentämään tiedot henkilön perustiedot -näkymässä

Yksilöi tarvittaessa henkilö perustiedot -näkymässä

Yksilöinti tulee suorittaa Yksilöi ilman hetua -painikkeella, mikäli henkilö on yksilöimätön. Vasta yksilöinnin jälkeen hänelle muodostuu oppijanumero.

Mikäli tiedoissa on puutteita, yksilöinti onnistuu vasta, kun pakolliset tiedot on lisätty Muokkaa-painikkeella.


Masterhenkilö

Masterhenkilöllä on oppijanumero ja hän on aktiivinen. Mahdolliset duplikaatit näkyvät linkitetyt henkilöt-kohdassa.

Linkitetty henkilö

Linkitetty henkilö passivoidaan. Opintopolku-palveluissa tilapäinen henkilö-oid viittaa/linkittyy kuitenkin aktiivisen henkilön oppijanumeroon, jos linkitys henkilöiden välillä on tehty.

Esimerkkitapauksia* (vain suomeksi)

Korjaa henkilötiedot ja yhdistä masterhenkilöön, yhdistä masterhenkilöön muita duplikaatteja

  • Tässä tilanteessa yhdellä henkilöistä on henkilötunnus, joka on masterhenkilö
  • Korjaa duplikaatin (1) sukupuoli, jos se on väärin
  • Yhdistä ensin vertailun kohteena oleva henkilö (1) masterhenkilöön (3)
  • Palaa vertailun kohteena olelen henkilön (1) tietoihin ja siirry masterhenkilöön (3) linkin kautta
  • Avaa sen jälkeen masterhenkilön (3) duplikaatit
  • Yhdistä masterhenkilöön (3) duplikaatti (2)

Yhdistä kaksi kertaalleen yksilöityä hetutonta henkilöä, pura toisen yksilöinti

  • Jos kummallakaan yksilöidyistä henkilöistä ei ole henkilötunnusta, virkailija määrittelee, kumpi oppijanumero jää voimaan/kummasta tulee masterhenkilö yhdistämisen jälkeen. Tavoitetilassa voimaan jää vanhin oppijanumero.
  • Miten määritellään vanhin oppijanumero?
  • Toisen henkilön yksilöinti puretaan yhdistämisen yhteydessä


Yhdistä yksilöity ja yksilöimätön hetuton

  • Jos kummallakaan yhdistettävistä henkilöistä ei ole henkilötunnusta, virkailija määrittelee, kumpi henkilöistä on masterhenkilö. Tällöin molemmat yhdistämispainikkeet ovat aktiivisia (sinisiä).
    • Pääsääntö on, että kertaalleen yksilöidyn henkilön yksilöintiä ei pureta. 
      • Jos esimerkiksi toinen henkilö on yksilöity (hetuton) ja toinen yksilöimätön (hetuton), yhdistetään yksilöimätön henkilö yksilöityyn henkilöön. Kertaalleen yksilöity oppijanumro jää voimaan.

Yhdistä kaksi yksilöimätöntä hetutonta

  • Jos kummallakaan yhdistettävistä henkilöistä ei ole henkilötunnusta, virkailija määrittelee, kumpi henkilöistä on masterhenkilö. Tällöin molemmat yhdistämispainikkeet ovat aktiivisia (sinisiä). Tavoitetilassa voimaan jää vanhin henkilö-oid.
  • Miten määritellään vanhin oid/oppijanumero?


Yhdistä useita hetuttomia duplikaatteja, joista osa on yksilöityjä, osa yksilöimättömiä

  • Tarkastelun alla olevalle hetuttomalle, yksilöimättömälle henkilölle löytyy yksi yksilöimätön hetuton duplikaatti ja kaksi hetutonta yksilöityä duplikaattia.
  • Tavoitetilassa voimaan jää vanhin oppijanumero
    • Jos on tiedossa, kumpi yksilöidyistä henkilöistä on ajallisesti ensimmäinen, jätetään tämä masterhenkilöksi.
    • Miten määritellään vanhin oppijanumero?
  • Virkailija päättää, kummasta jo yksilöidystä henkilöstä tulee masterhenkilö, ja yhdistää muut duplikaatit siihen. 

Virheellinen yhdistäminen

Vain OPH voi perua virheellisen yhdistämisen. Mikäli virheellinen yhdistäminen on peruttava, ole yhteydessä Opetushallitukseen: yhteisetpalvelut(a)opintopolku.fi.

Ongelmatilanteet

Mikäli et voi yhdistää kahta duplikaattia tai yhdistämisessä ja yksilöinnissä tulee vastaan muita ongelmia, olethan yhteydessä Opetushallitukseen: yhteisetpalvelut(a)opintopolku.fi.

VTJ-yksilöidyt

VTJ-yksilöintiä ei voi purkaa. Virhetilanteissa, jos samalle henkilölle on syntynyt kaksi VTJ-yksilöityä identiteettiä oppijanumerorekisteriin, virkailijan tulee olla yhteydessä Opetushallitukseen identiteettien yhdistämiseksi. Näin voi tapahtua harvinaisissa tapauksissa, jos henkilön henkilötunnus vaihtuu ja automaattinen VTJ-tietojen päivitys epäonnistuu. Tällöin korjaus tehdään OPH:ssa ja vanhin oppijanumero jää voimaan. Mikäli huomaat virheen, ole yhteydessä Opetushallitukseen: yhteisetpalvelut(a)opintopolku.fi

Käyttöoikeudet

Seuraaville käyttäjärooleille on lisätty oikeus purkaa yksilöinti duplikaattinäkymässä:

  • Pääkäyttäjä (kk)
  • KOSKI-pääkäyttäjä
  • Yleiskäyttöisten palvelujen pääkäyttäjä (OPH)


Ei duplikaatteja

Uutta: Jos oppijan luontivaiheessa ei löydy yhtään duplikaattia, henkilön yksilöinti tehdään automaattisesti. Henkilön duplikaatteja voi silti tarkastella Hae duplikaatit -näkymässä.


Förnyad anvisning (från och med 29.6.2023)

Handläggande av dubbleringar

Sök dubbleringar

För att söka eventuella dubbleringar för en person ska du klicka på Hämta dubbleringar-länken 



I vyn för eventuella dubbleringar visas så många personer som hittas i jämförelseprocessen för personer med motsvarande personuppgifter. 


Sammanför två personer till en person 

  • Du kan sammanföra personer en åt gången med Sammanför-knappen.
  • Efter att två personer har sammanförts, är den ena masterperson och den andra passiveras och länkas till masterpersonen. 
  • Personen som tillhandahåller en finländsk personbeteckning är alltid masterperson
  • Om ingendera av de personer som sammanförs tillhandahåller en finländsk personbeteckning är det administratören/huvudanvändaren som bestämmer vilken av personerna som är masterperson. Då är bägge sammaföringsknapparna aktiverade (blå).

Alternativ

Sammanför denna dubblering 

  • Med den här knappen sammaförs dubbleringen med personen för vilken man sökt dubbleringar och hen blir masterperson

  • Notera att ifall bägge personerna redan har blivit identifierade kommer den andra personens identifiering att avlägsnas (förutsätter tillräckliga användarrättigheter) och hens uppgifter kommer att passiveras och länkas till masterpersonens uppgifter
  • Notera att ifall bägge personerna är oidentifierade så ska administratören/huvudanvändaren identifiera masterpersonen genom att gå tillbaka till personens basuppgifter och identifiera personen

Sammanför till denna person

  • Med den här knappen sammanförs personen vars dubbleringar man sökt till en av dubbleringarna som blir masterperson 
  • Notera att ifall bägge personerna redan har blivit identifierade kommer den ena personens identifiering att avlägsnas (förutsätter tillräckliga användarrättigheter) och hens uppgifter kommer att passiveras och länkas till masterpersonens uppgifter

Bekräfta sammanförandet av personerna 

Innan personerna sammanförs och eventuella identifieringar avlägsnas visas en sammanfattning av vilken person som blir masterperson och vilken som passiveras 


Idenfiera vid behov personen i vyn för basuppgifter 

Ifall masterpersonen inte ännu har identifierats ska hen identifieras med Identifiera utan personbeteckning -knappen. Först efter identifieringen får hen ett studentnummer.


Masterpersonen

Masterpersonen har ett studentnummer och är aktiv. Eventuella redan sammanförda dubbleringar visas under länkade personer.  

Länkad person 

Den länkade personen passiveras. Inom Studieinfo fungerar ändå den tillfälliga person-OID koden så att den hänvisar till masterpersonens studentnummer. 

Om en felaktig sammanföring sker

Endast Utbildningsstyrelsen kan annullera en felaktig sammanföring. Ifall två sammanförda personer ska skiljas åt ska du vara i kontakt med yhteisetpalvelut(a)opintopolku.fi.


Problemsituationer

Ifall du inte kan sammanföra dubbleringar eller ifall du har andra problem med sammnförande eller identifiering av personer ska du vara i kontakt med yhteisetpalvelut(a)opintopolku.fi.

Användarrättigheter

Rätten att sammanföra två identifierade personer i dubbleringsvyn har beviljats 

  • Huvudanvändare (hs)
  • KOSKI-huvudanvändare
  • Huvudanvändare för gemensamma tjänster vid Utbildningsstyrelsen


Inga dubbleringar

Nytt: Ifall inga dubbleringar hittas då en ny studernade skapas så görs identifieringen automatiskt. Personens eventuella dubbleringar kan ändå granskas i vyn för dubbleringar.  

SISÄLLYS


Oppijoiden luonnista löytyy myös palvelukohtaisia ohjeistuksia, tutustu tarkemmin:

Miten samankaltaisuusvertailu toimii?

  • Sisäisesti duplikaattihaku toimii vertaamalla yhdenmukaistettuja (unaccent, lower) merkkijonoja, jotka koostetaan seuraavasti: etunimet + kutsumanimi + sukunimi + syntymäaika (ISO-8601)
  • Duplikaattihaku on toteutettu tietokantatasolla pg_trgmextensiolla joka ei huomioi tarkemerkkejä millään lailla
  • Tällä hetkellä nimivertailun samankaltaisuusarvo on 0.5



  • No labels