Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon (VIRTA) hallintamalli

1. Johdanto

Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon muodostavat VIRTA-opintotietopalvelu ja VIRTA-julkaisutietopalvelu. Palvelut kokoavat yhteen suomalaisten korkeakoulujen  ja tutkimusorganisaatioiden opiskelija- ja julkaisurekisterien tiedot ja mahdollistavat tietojen hyödyntämisen muissa palveluissa ja prosesseissa.

Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon (VIRTA) hallintamalli kuvaa menettelytavat, joiden mukaisesti yhteistyö ja vastuut eri toimijoiden välillä organisoidaan ja joiden avulla kokonaisuuteen kohdistuvia muutoksia hallitaan. Dokumentti kuvaa mitä, miksi ja miten toimitaan, jotta kokonaisuutta ohjataan, johdetaan ja kehitetään laatu, kustannustehokkuus ja muutoksien joustavuus varmistaen.

Hallintamalli sisältää yhteisen yleisosan, jota täydentävät ja tarkentavat VIRTA-opintotietopalvelun ja VIRTA-julkaisutietopalvelun hallintamallit.

Hallintamallikokonaisuudesta vastaa Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä. Malliin voi ehdottaa muutoksia ja ohjausryhmä käsittelee ja hyväksyy ne kokouksissaan.

2. Toimijaroolit

2.1. Korkeakoulut rekisterinpitäjinä

Korkeakoulu rekisterinpitäjänä säilyttää opiskelijatietoja sisältävän rekisterinsä tietoja VIRTA-opintotietopavelussa ja päättää näiden tietojen käytöstä.

Korkeakoulut ja muut tutkimusorganisaatiot (valtion tutkimuslaitokset ja yliopistolliset sairaanhoitopiirit) rekisterinpitäjänä säilyttävät julkaisutietoja sisältävien rekisteriensä tietoja VIRTA-julkaisutietopalvelussa, josta ne ovat rajapinnan kautta luettavissa.

Korkeakoulujen rekistereissään pitämän tiedon laajuutta ohjaavat osaltaan yliopistolain 51 §:n ja ammattikorkeakoululain 45 §:n mukaiset opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonsaantioikeudet. Korkeakoulujen on lakien nojalla pidettävä rekistereissään tieto sellaisella tarkkuudella, että se palvelee OKM:n tiedonkeruita. Vastaavasti tilastolakiin perustuva Tilastokeskuksen oikeus kerätä henkilötietoja tiedonantovelvollisuuden nojalla vaikuttaa rekistereissä ylläpidetyn tiedon yksityiskohtiin.

2.2. OKM omistajana ja hallinnoijana

Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) vastaa tietovarantojen teknisenä ylläpitäjänä VIRTA-opintotietopalvelun ja -julkaisutietopalvelun yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten. Opintotietopalvelun osalta sovelletaan HE 44/2012 osana lakia "Laki opiskelijavalintarekisteristä, korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta ja ylioppilastutkintorekisteristä".

VIRTA-opintotietopalvelu ja -julkaisutietopalvelu kuuluvat CSC:n ja OKM:n koulutus- ja tiedepolitiikan osaston (KTPO) välisen vuosisopimuksen OKM:n tietovarastopalvelut -osan palvelukokonaisuuteen. OKM:n tietovarastopalveluiden tavoitteena on välittää tietoja korkeakouluilta viranomaisille sekä mahdollistaa tietojen käyttö erilaisissa operatiivisissa palveluissa.

OKM:n tiedonsaantioikeus korkeakouluista perustuu yliopistolain 51 §:ään ja ammattikorkeakoululain 45 §:ään, joiden mukaan korkeakoulujen ”tulee toimittaa opetus- ja kulttuuriministeriölle sen määräämät koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja muut seurannan ja ohjauksen edellyttämät tiedot ministeriön päättämällä tavalla.”

Korkeakoulujen lisäksi tutkimuslaitokset ja yliopistolliset sairaalat toimittavat julkaisutietojaan VIRTA-julkaisutietopalveluun. Julkaisutiedonkeruuseen osallistuminen on kuitenkin kyseisille organisaatioille vapaaehtoista ja perustuu niiden OKM:lle toimittamaan kirjalliseen ilmoittautumiseen. Ilmoittautumisella tutkimuslaitos tai yliopistollinen sairaala sitoutuu toimittamaan julkaisutiedot vuosittain ja antaa luvan tietojen säilyttämiseen valtakunnallisessa tietovarannossa ja niiden julkaisemiseen.

2.3. CSC palveluntuottajana

Opetus- ja kulttuuriministeriö ostaa CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy:ltä (CSC) osana KTPO-CSC-vuosisopimusta korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ylläpidon ja kehittämisen. 

2.4. Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä ohjaajana

Viranomaiskäyttöä ohjaavana tahona toimii OKM:n asettama Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä. Ryhmä ohjaa ja seuraa lain (484/2013) mukaisen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon käyttöä ja toimivuutta; valmistelee tietovarannosta tehtävien OKM:n tiedonkeruiden aikatauluja ja keskustelee kehityksen seurannasta ja priorisoinnista; keskustelee ja sopii laajemmin kaikista OKM:n tekemistä tiedonkeruista ja osallistuu vuosittaiseen tiedonkeruukäsikirjan valmistelemiseen; valmistelee tietojen välittämistä muille viranomaisille korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta sekä luo ja ylläpitää korkeakoulujen viranomastietovirtojen tavoitearkkitehtuuria ja kehittämispolkua.

Ohjausryhmän puheenjohtaja on OKM:stä ja jäsenet koostuvat OKM:n nimittämistä henkilöistä, sisältäen edustajia niin korkeakoulu- kuin viranomaissektoriltakin. Ryhmä kokoontuu n. 3 kuukauden välein (ks. vuosikello).

2.5. Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmä (KOOTuki) neuvonantajana 

KOOTuki-ryhmä toimii neuvoa antavana tahona korkeakoulujen oman toiminnan tarpeista lähtevään VIRTA-opintotietopalvelun käyttöön ja kehittämiseen liittyen. Siinä ovat edustettuna korkeakoulujen opintohallinnon ja tietohallinnon johtajien yhteistyöverkostot, Opetushallitus ja CSC. Korkeakoulujen yhteistyöverkostojen perustama ryhmä luo kokonaiskuvaa digitalisoituvan opiskelun ja opetuksen sekä niihin vaikuttavan ympäristön kehityssuunnista ja kehitystarpeista sekä tuottaa näkemystä siitä, mitkä ovat tarpeellisia yhteisiä digitalisoituvan opiskelun ja opetuksen tuen kehityshankkeita. KOOTuki-ryhmällä ei ole neuvoa antavaa roolia VIRTA-julkaisutietopalvelun osalta.

2.6. Asiantuntijaryhmien rooli kehittämisessä

Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon toimintaan liittyy useita asiantuntijaryhmiä. Ne selvittävät, käsittelevät ja antavat ehdotuksia mm. tietosisältöihin, tiedontuottamiseen ja toteutukseen liittyvistä asioista sekä tukevat asiantuntijatuntemuksellaan tietovarantojen kehittämistä. Eri asiantuntijaryhmien roolit ja tehtävät on kuvattu tarkemmin VIRTA-opintotietopalvelun ja -julkaisutietopalvelun hallintamalleissa.

2.7. Tietovarannon tietosisällön käyttö

Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon käyttö voidaan jakaa neljään kategoriaan.

• Korkeakoulun omien tietojen käyttö
• Tiedon avaaminen ja käyttö operatiivisissa palveluissa
• Tietojen viranomaiskäyttö
• Tiedon esittäminen

Tietojen käytöstä kerrotaan tarkemmin VIRTA-opintotietopalvelun ja -julkaisutietopalvelun hallintamalleissa. 

3. Kustannukset

3.1. Ylläpito ja kehitys

OKM:n ja CSC:n välinen vuosisopimus kattaa korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannnon tietoteknisen ylläpidon ja palvelun operatiivisen toiminnan. Myös palvelun jatkokehitys on osa samaa vuosisopimusta. Palvelun ohjausrakenteet voivat sopimuksen puitteissa priorisoida jatkokehityskohteita.

3.2. Käyttöönottokustannukset uudelle palvelulle

Kun uusi palvelu ottaa korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon käyttöön, OKM päättää tietovarantoon vaadittaviin muutoksiin liittyvästä kustannustenjaosta. Tietovarannon käyttöönottava palvelu huolehtii omista käyttöönotto- ja käyttökustannuksistaan.

4. Ristiriitatilanteiden käsittely

Ristiriidan havainnut taho voi viedä huomionsa eteenpäin joko CSC:n välityksellä tai suoraan OKM:n vastuulliselle virkamiehelle. Ristiriitatilanteissa asia käsitellään ensisijaisesti Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmässä, hyödyntäen soveltuvin osin sen alaisia asiantuntijaryhmiä. Mikäli ristiriitatilanne vaikuttaa OKM:n ja CSC:n välisen vuosisopimuksen kokonaisuuteen tai seuraavan vuoden sopimukseen, asian käsittelee Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmä. 

5. Tekninen ylläpito

5.1. CSC:n rooli ylläpitäjänä

Tietovarantojen teknisten alustojen ja käytettävän teknologia-arkkitehtuurin valinnasta, ylläpidosta  ja kehittämisestä vastaa CSC.

5.2. Huoltokatkot ja niistä viestiminen

Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon tekninen huoltoikkuna on joka kuukauden kolmantena keskiviikkona, jolloin käyttöpalvelussa voi olla katko klo 11-12 välillä. Huoltoikkunaan liittyvästä käyttökatkosta ei erikseen viestitä, ellei käyttökatko ole normaalia pidempi (esim. suuren päivitysmäärän takia). Ylimääräisistä huoltokatkoista tiedotetaan aina yhteyshenkilöitä ja muita relevantteja tahoja.

5.3. Häiriö- ja poikkeustilanteiden käsittely ja niistä viestiminen

Poikkeustilanteissa huomioidaan CSC:n toimintakäytännöt poikkeamien käsittelyssä. Pääsääntöisesti, vakavan uhan havainnoinnin tekevät CSC:n asiantuntijat, jotka raportoivat palvelun sisäiselle omistajalle ja tarvittaessa CSC:n johdolle, CSC:n tietoturvapäällikölle ja OKM:lle. Turvallisuuspoikkeamissa tiedotusvastuut määräytyvät kriisin vakavuuden mukaan, ts. tiedotuksesta vastaavat joko palvelun sisäinen omistaja, CSC:n markkinointi- ja viestintäjohtaja tai OKM.

Häiriö- ja poikkeustilanteista ilmoittamisessa suositaan ensisijaisesti nopeita ja tuttuja viestintäkanavia, kuten sähköpostia yhteyshenkilölistoille.

6. VIRTA-opintotietopalvelun hallintamalli

VIRTA-opintotietopalvelun hallintamalli on kuvattu täällä.

7. VIRTA-julkaisutietopalvelun hallintamalli

VIRTA-julkaisutietopalvelun hallintamalli on kuvattu täällä.