VIRTA-opintotietopalvelun hallintamalli LUONNOS
6.1. Johdanto
Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-opintotietopalvelu on opetus- ja kulttuuriministeriön CSC:ltä ostama palvelu, jossa korkeakoulut säilyttävät kopiota opiskelijarekisteriensä osista sekä muiden henkilörekisterien tietosisällöstä. Teknisen käyttöyhteyden kautta korkeakoulujen rekistereissä olevat tiedot välitetään yhdenmukaisessa muodossa eri toimijoiden, kuten korkeakoulujen yhteishaun käytettäväksi. VIRTA-opintotietopalvelu tarjoaa välineen viranomaisten tiedonkeruiden järjestämiseksi siten, että kerättävä tieto on yhteismitallista ja laadukasta.
VIRTA-opintotietopalvelu sisältää 38 suomalaisen korkeakoulun, eli yhteensä 1,3 miljoonan tutkinto-opiskelijan tiedot. Tietovaranto sisältää mm. tiedot opiskelijan suorittamista korkeakoulututkinnoista, opintosuorituksista, niiden arvosanoista, henkilön opiskeluoikeuksista korkeakoulututkintoon sekä tiedot opiskelupaikan vastaanottamisesta ja ilmoittautumisesta näihin tutkintoihin johtavaan koulutukseen.
VIRTA-opintotietopalvelun hallintamalli kuvaa menettelytavat, joiden mukaisesti yhteistyö ja vastuut eri toimijoiden välillä organisoidaan ja joiden avulla palveluun kohdistuvia muutoksia hallitaan. Dokumentti kuvaa mitä, miksi ja miten toimitaan, jotta palvelua ohjataan, johdetaan ja kehitetään laatu, kustannustehokkuus ja muutoksien joustavuus varmistaen.
Tämä dokumentti täydentää Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon (VIRTA) hallintamallia VIRTA-opintotietopalvelun osalta. Toinen hallintamallin yleisosaa täydentävä dokumentti on VIRTA-julkaisutietopalvelun hallintamalli (tulossa). Hallintamallikokonaisuudesta vastaa Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä.
6.2. Toimijaroolit Virta-opintotietopalvelussa
Korkeakoulujen valtakunnallisten tietovarantojen hallintamallin yhteisessä osuudessa on kuvattu korkeakoulujen rooli rekisteripitäjänä, OKM:n rooli palvelun omistajana ja hallinoijana, CSC:n rooli palveluntuottajana ja Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmän ja KOOTuki-ryhmän roolit toimintaa ohjaavina tahoina.
6.2.1. Asiantuntijaryhmien rooli kehittämisessä
6.2.1.1. VIRTA-opintotietopalvelun yhteyshenkilöt
Ryhmä koostuu korkeakoulujen asettamista yhteyshenkilöistä (1-N / korkeakoulu). Ryhmä kokoontuu etäkokouksissa n. 3 viikon välein. VIRTA-opintotietopalveluun liittyvistä asioita tiedotetaan myös sähköpostilistan välityksellä. CSC koordinoi ryhmän toimintaa.
6.2.1.2. VIRTA-opintotietopalvelun viranomaistiedonkeruut -asiantuntijaryhmä
Asiantuntijaryhmä käsittelee VIRTA-opintotietopalvelun tietosisältöön, viranomaistiedonkeruisiin ja muihin kehityskohteisiin liittyviä yksityiskohtia. Ryhmään osallistuminen on vapaaehtoista ja ryhmässä ovat edustettuina viranomaistahojen lisäksi korkeakoulujen asiantuntijoita.
6.2.1.3. Synergiaryhmä
Synergiaryhmä on korkeakoulujen opintohallinnon ja tietohallinnon asiantuntijoiden osaamisverkosto, jonka työtä ohjaa KOOTuki-ryhmä. Synergiaryhmä kehittää ja tukee korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen alueen tietojärjestelmien yhteentoimivuutta sekä tietojen ja käsitteiden yhteismitallisuutta edistäviä ratkaisuja. Synenergiaryhmä kehittää korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon viitearkkitehtuuria ja tukee sen soveltamisalaan kuuluvia kehittämishankkeita.
6.2.1.4. Asiantuntijayhteistyö
Muita asiantuntijaryhmiä voidaan tarpeen mukaan perustaa aihealuekohtaisesti ja määräaikaisesti.
6.3. Kehityksen ja muutoksen hallinta
6.3.1. Kehitysehdotusten käsittely
VIRTA-opintotietopalvelun kehittämiseen liittyvät ehdotukset esitetään joko palveluosoitteeseen virta@csc.fi tai suoraan vastuullisille henkilöille. Ehdotuksen luonne määrittää kehitysehdotusten käsittelyprosessin.
6.3.1.1. Tietomalliuudistukset
Tietomalliuudistusta koskevan kehitysehdotuksen taustalla voi olla esimerkiksi viranomaislähtöinen tarve, kuten lakiuudistus tai operatiivislähtöinen tarve, kuten palvelun vaatima tietosisältö. Ehdotuksen käsittelyprosessin määrittää ehdotuksen sisältö sekä se, vaikuttaako muutos viranomaistiedonkeruisiin ja/tai korkeakoulujen rahoitukseen. Mikäli kehitysehdotus vaikuttaa viranomaistiedonkeruisiin ja/tai korkeakoulujen rahoitukseen, se käsitellään aina raskaamman perusprosessin mukaisesti sisällöstä huolimatta ja esitellään lisäksi KOTA-seminaarissa ennen täytäntöönpanoa. Muutoin käsittelyprosessi määräytyy kehitysehdotuksen sisällön mukaisesti.
Tietosisällön kehitysehdotusten tyypit
A. Uuden tiedon tai koodiston lisäys
B. Olemassaolevan tiedon tai koodiston poistaminen
C. Koodiarvon lisäys olemassaolevaan koodistoon
D. Koodiarvon poistaminen olemassaolevasta koodistosta
E. Muutos olemassaolevaan tietoon tai koodistoon
Perusprosessi, kehitysehdotusten tyypit A ja E (sekä tapauskohtaisesti B, C, D)
- Aloitekanavana ehdotuksille virta@csc.fi tai vastuulliset henkilöt
- Ehdotuksesta tehdään tiketti VIRTA-opintotietopalvelun Jiraan (https://jira.csc.fi/browse/VIRTA, label virta-otp-kehitysehdotukset), jossa valmistelusta sovitaan tapauskohtaisesti
- Ehdotus käsitellään yhteyshenkilökokouksessa ja ohjataan sieltä tarvittaessa asiantuntijaryhmän käsittelyyn
- Jos vähintään puolet yhteyshenkilökokouksen läsnäolijoista kannattaa ehdotusta, se valitaan jatkovalmisteltavaksi ohjausryhmän päätöstä varten
- Korkeakouluille ja sidosryhmille annetaan mahdollisuus vielä kommentoida ehdotusta
- CSC koordinoi uudistusehdotuksen (ml. täytäntöönpanon aikatauluehdotuksen) valmistelun ohjausryhmälle
- Ohjausryhmä käsittelee (hyväksyy, lähettää takaisin valmisteluun, hylkää, lähettää KOOTuki-ryhmälle) ehdotuksen
- Jos ohjausryhmä hyväksyy ehdotuksen, se päättää samalla täytäntöönpanon aikataulusta
- CSC informoi relevantteja tahoja uudistuksesta
Kevennetty prosessi, kehitysehdotusten tyypit B, C ja D
- Aloitekanavana ehdotuksille virta@csc.fi tai vastuulliset henkilöt
- Ehdotuksesta tehdään tiketti VIRTA-opintotietopalvelun Jiraan (https://jira.csc.fi/browse/VIRTA, label virta-otp-kehitysehdotukset), jossa valmistelusta sovitaan tapauskohtaisesti
- Ehdotus käsitellään yhteyshenkilökokouksessa ja ohjataan sieltä tarvittaessa asiantuntijaryhmän käsittelyyn tai ristiriitatilanteessa ohjausryhmän käsittelyyn perusprosessin mukaisesti
- Korkeakouluille ja sidosryhmille annetaan mahdollisuus vielä kommentoida ehdotusta
- Jos yhteyshenkilöryhmä hyväksyy ehdotuksen, se päättää samalla täytäntöönpanon aikataulusta
- CSC informoi relevantteja tahoja uudistuksesta
VIRTA-opintotietopalvelun yhteyshenkilökokouksia järjestetään kolmen viikon välein ja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä kokoontuu viisi-kuusi kertaa vuodessa. Suuntaa-antavat ajankohdat on esitelty vuosikellossa.
6.3.1.2. Muut kehitysehdotukset
- Aloitekanavana ehdotuksille virta@csc.fi tai vastuulliset henkilöt
- Ehdotuksesta tehdään tiketti VIRTA-opintotietopalvelun Jiraan (https://jira.csc.fi/browse/VIRTA, label virta-otp-kehitysehdotukset), jossa valmistelusta sovitaan tapauskohtaisesti
- Ehdotus käsitellään ja mikäli mahdollista, siitä päätetään yhteyshenkilökokouksessa. Tarvittaessa asia ohjataan jatkovalmisteluun asiaa tuntevalle taholle
6.3.2. Vastuunjako toimijoiden välillä
Vastuunjako esitetään RACI-taulukkona.
| Toimijarooli | Sääntö | |
|---|---|---|
| R | responsible = toteuttajataho(t) | kullekin riville vähintään yksi |
| A | accountable = asianomistaja, päätöksentekijä | kullakin rivillä vain yksi |
| C | consulted = neuvoo, antaa lisätietoja | kullakin rivillä 0-n |
| I | informed = taholle tiedotetaan asiasta | kullakin rivillä 0-n |
| Korkeakoulut tiedon tuottajina | OKM | Tietov. ja tiedonk. ohjausryhmä | KOOTuki | CSC | Asiantuntijaryhmät | ICT-ohjausryhmä | Tiedon käyttäjätahot | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Palvelun hallinta | ||||||||
| Hallintamalli | I | A | R | C | R | C | ||
| Ristiriitatilanteet tietosisällössä | R,I | A | R | C | R | C, I | I | |
| Ristiriitatilanteet tekniikassa | R,I | A | R | R | C, I | C | I | |
| Tietosisällön käytöstä sopiminen | ||||||||
| Päätös lakisääteisestä käytöstä | C | C | A | R | I | I | ||
| Päätökset teknisen käyttöyhteyden avaamisesta | A | C | C, I | R | I | I | ||
| Tietojenluovutusluvat | A,R | C, I | I | R | C | |||
| Tietomalliuudistukset | ||||||||
| Uuden tiedon tai koodiston lisäys | R, C | C | A | C | R | C, I | C, I | |
| Olemassaolevan tiedon tai koodiston poistaminen | R, C | I | I | R | A, C | C, I | ||
| Koodiarvon lisäys olemassaolevaan koodistoon | R, C | I | I | R | A, C | C, I | ||
| Koodiarvon poistaminen olemassaolevasta koodistosta | R, C | I | I | R | A, C | C, I | ||
| Muutos olemassaolevaan tietoon tai koodistoon | R, C | C | A | C | R | C, I | C, I | |
| Tiedon laatu | ||||||||
| Yhteiset kirjauskäytänteet | A, R | C | R,C | R,C | C | R,C | I | |
| Tietosisällön oikeellisuus | A, R | I | C | C | I | |||
| Validoinnit | A, R | R | ||||||
| Tekniikka | ||||||||
| Tiedonsiirrot korkeakouluista | A, R | R | C | |||||
| Rajapinnat | I | A | R | C | I | |||
| Tarkistusraportit | I | A | R | C | ||||
| Dokumentaatio | I | A | R | C | I | |||
| Raportointi (pois?) | ||||||||
| Yhteiset raportit ja visualisoinnit | A | C, I | R | I | I | |||
6.3.3. Ristiriitatilanteiden käsittely
Ristiriidan havainnut taho voi viedä huomionsa eteenpäin joko CSC:n välityksellä tai suoraan OKM:n vastuulliselle virkamiehelle. Ristiriitatilanteissa asia käsitellään ensisijaisesti Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmässä, hyödyntäen soveltuvin osin sen alaisia asiantuntijaryhmiä. Mikäli ristiriitatilanne vaikuttaa OKM:n ja CSC:n välisen vuosisopimuksen kokonaisuuteen tai seuraavan vuoden sopimukseen, asian käsittelee Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmä.
6.4. Toiminnan vuosikello
VIRTA-opintotietopalvelun yhteyshenkilökokouksia järjestetään kolmen viikon välein (poislukien kesäkausi). Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonekruiden ohjausryhmä kokoontuu noin kuusi kertaa vuodessa. Kaksipäiväinen KOTA-seminaari järjestetään syyskauden alussa ja kevätkaudella järjestetään päivän mittainen VIRTA-seminaari.
VIRTA-opintotietopalvelusta poimittavien tiedonkeruiden aikataulut on kuvattu tarkemmin palvelun Confluence-sivustolla.
6.5. Kustannukset
Kustannukset on kuvattu yleisosiossa.
6.6. Kokonaisarkkitehtuurikehys
Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon järjestämiseen, tietojärjestelmien kehittämiseen ja näiden kautta myös VIRTA-opintotietopalveluun liittyy useita sidosratkaisuja, hankkeita, arkkitehtuureja, lainsäädäntöä ja standardeja.
6.6.1. Opiskelun ja opetuksen tietovirrat
Korkeakoulujen digitalisoituvaa opiskelua ja opetusta koskevien tietovirtojen tavoitearkkitehtuurin ja kehittämispolun luominen ja toteuttaminen vie korkeakoulukenttää kohti kokonaisuutta, jossa tietojärjestelmät ovat yhteentoimivia ja tieto yhteismitallista. Tavoitteena on sujuvoittaa organisaatiorajat ylittäviä tietovirtoja mukaan lukien viranomaistietovirrat, mikä tarkoittaa paitsi VIRTA-opintotietopalvelun, myös muiden tietovarantojen, kuten Väestötietojärjestelmän laajempaa hyödyntämistä.
6.6.2. Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyö ja viitearkkitehtuuri
Korkeakoululaitoksen opiskelun ja opetuksen tukipalveluista ja hallinnosta vastaavat toimijat kehittävät Synergiaryhmän toiminnan puitteissa yhteistä viitearkkitehtuurikehystä. Työtä ohjaa korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmä (KOOTuki, ks. VIRTA-hallintamalli).
6.6.3. Yhteentoimivuuden määritykset
Yhteentoimivuuden määrityksiä on korkeakoulukentällä laadittu tietojärjestelmien yhteentoimivuuden ja tietojen yhteismitallisuuden kehittämiseksi korkeakoulujen, opetus- ja kulttuuriministeriön ja muiden viranomaisten yhteistyössä. Korkeakoulujen tietomallityöllä pyritään varmistamaan tietojärjestelmien semanttinen ja tekninen yhteentoimivuus. Semanttinen yhteentoimivuus mahdollistaa tiedon vastaanottamisen ja käsittelyn tavalla, jossa tietojen merkitys säilyy. Sen keskeisenä tavoitteena on mahdollistaa sekä ihmis- että koneluettava tietojenvaihto. Teknisellä yhteentoimivuudella tarkoitetaan sopimista avoimista rajapinnoista sekä standardeista tietoformaateista ja protokollista.
6.6.3.1. Yhteentoimivuusmalli
VIRTA-opintotietopalvelun tietomalli hyödyntää Yhteentoimivuusmallia. VIRTA-opintotietopalvelun tietomalli muodostuu tietovarannon käyttötarkoitukseen tarkennetusta osajoukosta (ns. soveltamisprofiili) koulutuksen ja tutkimuksen yhteisiä tietomäärityksiä. Yhteisillä tietomäärityksillä tarkoitetaan avoimesti yhteiskäyttöiseksi julkaistuja, toimialan keskeisiin sanastoihin kytkettyjä tietokomponentteja, joiden avulla voidaan harmonisoida ja linkittää eri tietomalleissa käytettyjä määrityksiä tai tuottaa yhteentoimivuus näin varmistaen kokonaan uusia tietomalleja. Yhteisiä tietokomponentteja voidaan tarvittaessa täydentää VIRTA-opintotietopalvelun tuottamien tarpeiden mukaan.
6.6.3.2. Tiedonsiirtomääritykset
Tiedonsiirtomääritykset koskevat tietojen siirtämistä korkeakoulusta tietovarantoon. RAKETTI-VIRTA-ohjausryhmän päätöksen (25.5.2012) perusteella tuetaan vain tiedonsiirtotapaa, joka perustuu eräsiirtoon korkeakoulusta tietovarantoon. Eräsiirto poistaa ja korvaa uudella kaikki korkeakoulun aiemmin tuomat tiedot. Tiedonsiirtomääritykset on kuvattu XML-skeemoina VIRTA-opintotietopalvelun Confluence-sivulla.
Tietojen lukemisessa tietovarannosta käytetään web services -tyyppistä rajapintaa, joka palauttaa tiedon järjestettynä CEN\SFS-standardin EUROLMAI-mukaan.
6.6.3.3. Koodistot
Yhteiset koodistot ovat yhteentoimivuuden edellytys ja ydin. Yhteisten koodistojen jakeluun hyödynnetään Opetushallituksen toteuttamaa Oppijan verkkopalveluihin kuuluvaa Koodistopalvelua. CSC huolehtii OKM:n toimeksiannosta Koodistopalvelussa sellaisten koodistojen päivittämisestä, joita Opetushallitus tai koodistot omistavat viranomaiset eivät ylläpidä. Tehtävä on osa korkeakoulu tietomallin ja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ylläpitoa. Tavoitteena on, että tulevaisuudessa uusien koodistojen lisäykset ja nykyisten muutokset tehdään kootusti yhteisellä työkalulla.
Koodistot on sisällytetty korkeakouluille tarkoitettuihin tiedonsiirtomäärityksiin (koodistot.xsd), jotta XML-tiedonsiirron tarkistuksessa voidaan varmistua, että käytetyt koodit ovat oikeita. Tiedonsiirtomäärityksissä on koodistoista vain sellaiset koodit, joita voidaan tuoda tietovarantoon. Tiedonsiirtomäärityksissä on myös sellaiset vanhentuneet koodit, joita voidaan tuoda korkeakouluista tietovarantoon.
6.6.3.4. Tiedonkeruumääritykset
VIRTA-opintotietopalvelua hyödynnetään korkeakoulujen toiminnan raportoinnissa. Yhteisen tietomallin mukaan tuotettu tieto tuottaa tiedonkeruissa yhteismitallista, vertailtavaa ja laadukasta tietoainesta. CSC toimittaa VIRTA-opintotietopalvelusta Tilastokeskuksen tiedonkeruumääritysten mukaiset opiskelija- ja tutkintotiedot suoraan Tilastokeskukselle. Myös opetus- ja kulttuuriministeriön opintopistetiedonkeruu toteutetaan suoraan Virta-opintotietopalvelusta, lukuunottamatta harjoittelukouluissa suoritettuja pisteitä. Myös muita opetus- ja kultuuriministeriön suoria tiedonkeruita pyritään siirtämään suoraan Virrasta poimittaviksi.
OKM:n vuosittaiset tiedonkeruuohjeistukset yliopistoille ja ammattikorkeakouluille julkaistaan tiedonkeruukäsikirjoina CSC:n wikialustalla . Syksyllä lähetettävissä OKM:n tiedonkeruukirjeissä nostetaan esille tulevan tiedonkeruukierroksen tärkeimmät muutokset ja aikataulut.
6.7. Palvelun käyttäminen
6.7.1. Käyttötavat
6.7.1.1. CSC:n toteuttamat poiminnat
CSC muodostaa tiedontarvitsijoiden pyynnöstä tietoaineistoja VIRTA-opintotietopalvelun sisällöstä tekemällä suoria tietokantahakuja. Ennen poimintoja kyseisen tietotarpeen oikeutus tulee olla selvillä (ks. tiedonluovutusluvat ). CSC toimittaa tietoaineiston sovittuja kanavia pitkin tiedontarvitsijoille, henkilötietoja sisältävät aineistot aina salattuja yhteyksiä käyttäen.
6.7.1.2. WS-rajapinnat
VIRTA-opintotietopalvelun Web Service -rajapinta avataan tiedontarvitsijoille, mikäli lupa tiedon noutamiseen teknistä käyttöyhteyttä pitkin on olemassa. WS-rajapintojen kuvaukset ja esimerkkisanomat esitellään kattavasti VIRTA-opintotietopalvelun ohjeissa. Erillinen testipalvelu mahdollistaa opintotietopalvelun testauksen anonymisoidulla tietoaineistolla.
6.7.2. Käyttötarkoitukset, tietojenluovutus ja käyttöönottoprosessi
VIRTA-opintotietopalvelun tietojen käyttö on mahdollista, mikäli tiedon tarve on perusteltavissa joko lakisääteisesti tai luvanvaraisesti. VIRTA-opintotietopalvelun käyttö voidaan jakaa 1) OKM:n ja OPH:n lakisääteiseen käyttöön (ml. CSC:n sisäinen kehitystyö), sekä 2) muuhun käyttöön rekisterinpitäjien erikseen myöntämällä luvalla. CSC huolehtii mahdollisesta luvitusprosessista.Prosessia ollaan kehittämässä siten, että korkeakouluilla olisi käytössä päätöspohja, jota voidaan hyödyntää eri tiedonluovutustapauksissa.
CSC on määritellyt alustavasti kuusi erilaista tiedon käytön ja tiedonluovutuksen perustapausta (selkeytettävä):
- korkeakoulu noutaa tietovarannosta tuotettuja aineistoja (ml. 4.b tuotetut aineistot)
- korkeakoulu käyttää palveluissaan tietovarannon lukurajapinnan kautta rekisteriinsä kuuluvaa tietoa
- Opetushallitukselle valtakunnalliseen opiskelijavalintarekisteriin
- a) viranomainen käyttää lukurajapintaa
b) aineistoluovutukset viranomaisille - rekisterinpitäjän päätöksellä muuhun tarkoitukseen
- rekisterinpitäjän päätöksellä tiedonluovutukset aineistona
Käyttöönotto etenee yhteydenotolla CSC:hen, joka vie asian eteenpäin käsiteltäväksi OKM:lle ja rekisterinpitäjille. Tarvittaessa tietojen käyttöä ja sen yksityiskohtia käsitellään VIRTA-opintotietopalvelun ohjausrakenteissa. Päätöksen jälkeen CSC sopii toimijoiden kanssa tarvittavista yksityiskohdista käyttöyhteyden avaamiselle (esim. palomuuriavaukset ja salaukset) tai tietoaineistojen toimittamiselle.
Tietoja hyödyntävä palvelu vastaa käyttäjähallinnasta, tietoturvasta ja -suojasta ja lokituksista oman järjestelmänsä puitteissa.
VIRTA-opintotietopalvelun tietoaineisto on mahdollista avata tutkimuskäyttöön joko erikseen poimittujen tietoaineistojen muodossa tai suorana pääsynä tietoturva huomioiden. CSC valmistelee toimintatavan ja vie asian ohjausryhmän käsittelyyn.
6.7.3. Käytön tuki
VIRTA-opintotietopalvelun käyttötuesta vastaa CSC. Ylläpito on tavoitettavissa virka-aikana eikä palvelulla ole toistaiseksi sovittu vasteaikoja.
OKM:n CSC:ltä ostamaan palvelukokonaisuuteen kuulumattomien asioiden osalta toimijoiden on mahdollista hankkia CSC:ltä erillisin sopimuksin tuntihinnoiteltua, VIRTA-opintotietopalveluun ja/tai tietovarastointiin liittyvää konsultointia. CSC:n tuottamat in house palvelut on määritelty osana ktpo-vuosisopimusta tietovarantokonsultointina.
6.8. Tekninen ylläpito
Tekninen ylläpito on kuvattu yleisosuudessa.
6.9. Tietojen valvonta- ja tarkistusprosessi
VIRTA-opintotietopalveluun tuotavien tietojen laadun osalta kukin korkeakoulu huolehtii tuomiensa tietojen yhteentoimivuudesta tietomallin kanssa. Tietosisällön tulee noudattaa lakisääteistä tietosisältöä täydennettynä erikseen sovituilla lisäyksillä (esim. tutkintotiedot myös paperirekistereistä asti). Tietojen sisäänlukemisvaiheessa VIRTA-opintotietopalvelu tekee teknisen validaation tietojen yhteensopivuudesta tietomallin kanssa, lisäksi tarkistetaan soveltuvilta osin joitain ratkaisevia tietovaatimuksia (esim. lukukausi-ilmoittautumisten määrä).
Tiedon laadun seurantaan käytetään liikennevalotaulukkoa, jolla valvotaan yleistasoisten mittarien avulla tiedon laadun keskimääräistä tasoa.
CSC tuottaa tiedonkeruiden yhteydessä poiminta-aineistot korkeakouluille tarkistettavaksi ennen lopullista luovutusta tiedontarvitsijoille (aineistopoiminnat).
6.10. Viestintä Virta-opintotietopalvelusta
CSC tuottaa oikeaa ja ajantasaista tietoa VIRTA-opintotietopalvelun rekisterinpitäjien sekä tietoja hyödyntävien, ohjaavien, ylläpitävien ja kehittävien tahojen ja sidosryhmien käytettäväksi niin, että eri tahot pystyvät hyödyntämään tietoa omassa työssään ja toimimaan tarkoituksenmukaisesti. Tärkeimmät viestintäkanavat ovat kasvokkainen kommunikoinnin rinnalla Confluence-sivusto, sähköposti ja JIRA-asianhallintajärjestelmä, ACP-verkkokokousjärjestelmä, puhelin ja sosiaalinen media (Twitter).
CSC ylläpitää VIRTA-opintotietopalvelun sidosryhmäyhteystietoja CRM-järjestelmässään, sähköpostilistapalvelimellaan (Sympa), JIRA:ssa (korkeakoulukohtaiset tiketit) ja Confluencessa.
CSC:n VIRTA-opintotietopalvelutiimin tavoittaa palveluosoitteesta virta@csc.fi. Viesteistä muodostuu automaattisesti JIRA-palvelupyyntö. VIRTA-opintotietopalvelutiimin sisäiseen viestintään on lisäksi käytössä tietovaranto@postit.csc.fi -osoite. VIRTA-opintotietopalvelun yhteyshenkilöiden sähköpostilista on virta-yhteyshenkilot@postit.csc.fi.
CSC järjestää korkeakouluille ja sidosryhmille kohdennetut puolivuosittaiset tapahtumat; keväisin VIRTA-seminaarin ja syksyisin KOTA-seminaarin osana puolipäiväisen VIRTA-osuuden.
Kriisiviestinnässä noudatetaan CSC:n valmisteilla olevaa kriisiviestinnän ohjetta. Ks. myös Häiriö- ja poikkeustilanteiden käsittely ja niistä viestiminen.