VIRTA-julkaisutietopalvelun hallintamalli LUONNOS
7.1. Johdanto
Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-julkaisutietopalvelu on opetus- ja kulttuuriministeriön CSC:ltä ostama palvelu, jossa korkeakoulut, tutkimuslaitokset ja yliopistolliset sairaanhoitopiirit säilyttävät kopiota omissa rekistereissä ylläpitämistä julkaisutiedoistaan. Teknisen käyttöyhteyden kautta näiden organisaatioiden rekistereissä olevat tiedot välitetään yhdenmukaisessa muodossa erilaisten palveluiden käyttöön. VIRTA-julkaisutietopalvelu tarjoaa lisäksi välineen viranomaisten tiedonkeruiden järjestämiseksi siten, että kerättävä tieto on yhteismitallista ja laadukasta.
VIRTA-julkaisutietopalvelu sisältää 38 suomalaisen korkeakoulun, viiden yliopistollisen sairaanhoitopiitin ja jatkossa lähes kaikkien valtion tutkimuslaitoksen julkaisun metatiedot, eli vuosittain tiedot yhteensä noin 50 000 julkaisusta. Tietovaranto sisältää kustakin julkaisusta sen bibliografiset tiedot (nimi, tekijät, julkaisuvuosi jne.) sekä muita luokittelevia tietoja (Julkaisufoorumi-luokitus, julkaisutyyppi, tieteenala jne.).
VIRTA-julkaisutietopalvelu n hallintamalli kuvaa menettelytavat, joiden mukaisesti yhteistyö ja vastuut eri toimijoiden välillä organisoidaan ja joiden avulla palveluun kohdistuvia muutoksia hallitaan. Dokumentti kuvaa mitä, miksi ja miten toimitaan, jotta palvelua ohjataan, johdetaan ja kehitetään laatu, kustannustehokkuus ja muutoksien joustavuus varmistaen.
Tämä dokumentti täydentää Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon (VIRTA) hallintamallia VIRTA-julkaisutietopalvelun osalta. Toinen hallintamallin yleisosaa täydentävä dokumentti on VIRTA-opintotietopalvelun hallintamalli. Hallintamallikokonaisuudesta vastaa Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä.
7.2. Toimijaroolit VIRTA-julkaisutietopalvelussa
Korkeakoulujen valtakunnallisten tietovarantojen hallintamallin yhteisessä osuudessa on kuvattu korkeakoulujen rooli rekisteripitäjänä, OKM:n rooli palvelun omistajana ja hallinoijana, CSC:n rooli palveluntuottajana ja Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmän roolit toimintaa ohjaavina tahoina.
7.2.1. Asiantuntijaryhmien rooli kehittämisessä
7.2.1.1. VIRTA-julkaisutietopalvelun yhteyshenkilöt
Ryhmä koostuu korkeakoulujen, tutkimuslaitosten, yliopistosairaaloiden, OKM:n sekä muiden sidosryhmien asiantuntijoista (0-N / organisaatio). Ryhmän 3-5 viikon välein järjestettävissä etäkokouksissa käsitellään VIRTA-julkaisutietopalvelun toteutukseen liittyviä ajankohtaisia asioita ja keskustellaan esimerkiksi tiedonkeruumäärityksistä. Ryhmä käynnistää tarvittaessa kohdennettuja asiantuntijaryhmiä tiettyjen asiankokonaisuuksien käsittelyyn. VIRTA-julkaisutietopalvelusta tiedotetaan myös sähköpostilistan virta-julkaisut-yhteyshenkilö@postit.csc.fi välityksellä. CSC koordinoi ryhmän toimintaa.
7.2.1.2. Kansallisen julkaisutiedonkeruun yhteistyöryhmä
Opetus- ja kulttuuriministeriö on asettanut yhteistyöryhmän, jonka tehtävänä on koordinoida valtion tutkimuslaitosten ja yliopistollisten sairaanhoitopiirien sekä muiden tutkimusjulkaisuja tuottavien organisaatioiden liittymistä OKM:n julkaisutiedonkeruuseen. Yhteistyöryhmän toimikausi alkoi 1.4.2015 ja jatkuu kunnes keskeisimmät kiinnostuneet organisaatiot ovat liittyneet julkaisutiedonkeruuseen, kuitenkin korkeintaan vuoden 2017 loppuun asti.
7.2.1.3. Tutkimuksen tuen ja hallinnon verkosto (TUHA)
TUHA-verkosto on laaja-alainen yhteistyöverkosto, jonka toimintaan voivat osallistua kaikki tutkimuksen tuen ja hallinnon alueella toimivat yliopistoissa, ammattikorkeakouluissa, tutkimuslaitoksissa sekä muissa sidosryhmissä. VIRTA-julkaisutietopalvelun kehittämisessä hyödynnetään tarvittaessa seuraavia TUHAn alla toimivia asiantuntijaryhmiä:
TUHA-julkaisutiedonkeruun yhteistyöryhmä on asiantuntijaverkosto korkeakoulujen julkaisutiedonkeruussa mukana oleville. Ryhmä ei kokoonnu kokouksiin käsittelemään tiettyä agendaa, vaan toiminta on enemmän yhteydenpitoa ja yhteistä keskustelua tiedonkeruun yleisistä ja erikoistapauksista.
Kansallisen ORCID-yhteistyöryhmän tavoitteena on mm. edistää ORCID-tutkijatunnistejärjestelmän (http://orcid.org) tunnettuutta ja yhteistyötä eri toimijoiden ja sidosryhmien välillä Suomessa.
TUHA-tietomallityöryhmän tehtävänä on tutkimushallinnon alueen käsitteiden määrittely ja mallinnus.
7.3. Kehityksen ja muutoksen hallinta
7.3.1. Kehitysehdotusten käsittely
VIRTA-julkaisutietopalvelun kehittämiseen liittyvät ehdotukset esitetään joko palveluosoitteeseen virta-julkaisut@csc.fi tai suoraan vastuullisille henkilöille. Ehdotuksen luonne määrittää kehitysehdotusten käsittelyprosessin.
7.3.1.1. Tietomalliuudistukset
Tietomalliuudistusta koskevan kehitysehdotuksen taustalla voi olla esimerkiksi viranomaislähtöinen tarve, kuten lakiuudistus tai tiedepolitiikan tietopohjan kehittäminen tai operatiivislähtöinen tarve, kuten palvelun vaatima tietosisältö. Ehdotuksen käsittelyprosessin määrittää ehdotuksen sisältö sekä se, vaikuttaako muutos viranomaistiedonkeruisiin ja/tai korkeakoulujen rahoitukseen. Mikäli kehitysehdotus vaikuttaa viranomaistiedonkeruisiin ja/tai korkeakoulujen rahoitukseen, se käsitellään aina raskaamman perusprosessin mukaisesti sisällöstä huolimatta ja esitellään lisäksi vuosittain Julkaisutiedonkeruuseminaarissa ennen täytäntöönpanoa. Muutoin käsittelyprosessi määräytyy kehitysehdotuksen sisällön mukaisesti.
Tietosisällön kehitysehdotusten tyypit
A. Uuden tiedon tai koodiston lisäys
B. Olemassaolevan tiedon tai koodiston poistaminen
C. Koodiarvon lisäys olemassaolevaan koodistoon
D. Koodiarvon poistaminen olemassaolevasta koodistosta
E. Muutos olemassaolevaan tietoon tai koodistoon
Perusprosessi, kehitysehdotusten tyypit A ja E (sekä tapauskohtaisesti B, C, D)
- Aloitekanavana ehdotuksille virta-julkaisut@csc.fi tai vastuulliset henkilöt
- Ehdotuksesta tehdään tiketti VIRTA-julkaisutietopalvelun Jiraan (https://jira.csc.fi/browse/VIRTAJUL, label virta-otp-kehitysehdotukset), jossa valmistelusta sovitaan tapauskohtaisesti
- Ehdotus käsitellään yhteyshenkilökokouksessa ja ohjataan sieltä tarvittaessa asiantuntijaryhmän käsittelyyn
- Jos vähintään puolet yhteyshenkilökokouksen läsnäolijoista kannattaa ehdotusta, se valitaan jatkovalmisteltavaksi ohjausryhmän päätöstä varten
- Korkeakouluille ja sidosryhmille annetaan mahdollisuus vielä kommentoida ehdotusta
- CSC koordinoi uudistusehdotuksen (ml. täytäntöönpanon aikatauluehdotuksen) valmistelun ohjausryhmälle
- Ohjausryhmä käsittelee (hyväksyy, lähettää takaisin valmisteluun, hylkää) ehdotuksen
- Jos ohjausryhmä hyväksyy ehdotuksen, se päättää samalla täytäntöönpanon aikataulusta
- CSC informoi relevantteja tahoja uudistuksesta
Kevennetty prosessi, kehitysehdotusten tyypit B, C ja D
- Aloitekanavana ehdotuksille virta-julkaisut@csc.fi tai vastuulliset henkilöt
- Ehdotuksesta tehdään tiketti VIRTA-julkaisutietopalvelun Jiraan (https://jira.csc.fi/browse/VIRTAJUL, label virta-otp-kehitysehdotukset), jossa valmistelusta sovitaan tapauskohtaisesti
- Ehdotus käsitellään yhteyshenkilökokouksessa ja ohjataan sieltä tarvittaessa asiantuntijaryhmän käsittelyyn tai ristiriitatilanteessa ohjausryhmän käsittelyyn perusprosessin mukaisesti
- Korkeakouluille ja sidosryhmille annetaan mahdollisuus vielä kommentoida ehdotusta
- Jos yhteyshenkilöryhmä hyväksyy ehdotuksen, se päättää samalla täytäntöönpanon aikataulusta
- CSC informoi relevantteja tahoja uudistuksesta
VIRTA-julkaisutietopalvelun yhteyshenkilökokouksia järjestetään 3-5 viikon välein ja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä kokoontuu 5-6 kertaa vuodessa. Suuntaa-antavat ajankohdat on esitelty vuosikellossa.
7.3.1.2. Muut kehitysehdotukset
- Aloitekanavana ehdotuksille virta-julkaisut@csc.fi tai vastuulliset henkilöt
- Ehdotuksesta tehdään tiketti VIRTA-julkaisutietopalvelun Jiraan (https://jira.csc.fi/browse/VIRTAJUL, label virta-jtp-kehitysehdotukset), jossa valmistelusta sovitaan tapauskohtaisesti
- Ehdotus käsitellään ja mikäli mahdollista, siitä päätetään yhteyshenkilökokouksessa. Tarvittaessa asia ohjataan jatkovalmisteluun asiaa tuntevalle taholle
7.3.2. Vastuunjako toimijoiden välillä
Vastuunjako esitetään RACI-taulukkona.
| Toimijarooli | Sääntö | |
|---|---|---|
| R | responsible = toteuttajataho(t) | kullekin riville vähintään yksi |
| A | accountable = asianomistaja, päätöksentekijä | kullakin rivillä vain yksi |
| C | consulted = neuvoo, antaa lisätietoja | kullakin rivillä 0-n |
| I | informed = taholle tiedotetaan asiasta | kullakin rivillä 0-n |
Tiedon tuottajat (korkeakoulut, tutkimuslaitokset, yliopistosairaalat | OKM | Tietovarannon ja tiedonkeruiden ohjausryhmä | CSC | Asiantuntijaryhmät | ICT-ohjausryhmä | Tiedon käyttäjätahot | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Palvelun hallinta | |||||||
| Hallintamalli | I | A | R | R | C | ||
| Ristiriitatilanteet tietosisällössä | R,I | A | R | R | C, I | I | |
| Ristiriitatilanteet tekniikassa | R,I | A | R | R | C, I | C | I |
| Tietosisällön käytöstä sopiminen | |||||||
| Päätös lakisääteisestä käytöstä | C | C | A | R | I | I | |
| Päätökset teknisen käyttöyhteyden avaamisesta | A | C | C, I | R | I | I | |
| Tietojenluovutusluvat | A,R | C, I | I | R | C | ||
| Tietomalliuudistukset | |||||||
| Uuden tiedon tai koodiston lisäys | R, C | C | A | R | C, I | C, I | |
| Olemassaolevan tiedon tai koodiston poistaminen | R, C | I | I | R | A, C | C, I | |
| Koodiarvon lisäys olemassaolevaan koodistoon | R, C | I | I | R | A, C | C, I | |
| Koodiarvon poistaminen olemassaolevasta koodistosta | R, C | I | I | R | A, C | C, I | |
| Muutos olemassaolevaan tietoon tai koodistoon | R, C | C | A | R | C, I | C, I | |
| Tiedon laatu | |||||||
| Yhteiset kirjauskäytänteet | A, R | C | R,C | C | R,C | I | |
| Tietosisällön oikeellisuus | A, R | I | C | C | I | ||
| Validoinnit | A, R | R | |||||
| Tekniikka | |||||||
| Tiedonsiirrot korkeakouluista | A, R | R | C | ||||
| Rajapinnat | I | A | R | C | I | ||
| Tarkistusraportit | I | A | R | C | |||
| Dokumentaatio | I | A | R | C | I | ||
| Raportointi (pois?) | |||||||
| Yhteiset raportit ja visualisoinnit | A | C, I | R | I | I | ||
7.3.3. Ristiriitatilanteiden käsittely
Ristiriidan havainnut taho voi viedä huomionsa eteenpäin joko CSC:n välityksellä tai suoraan OKM:n vastuulliselle virkamiehelle. Ristiriitatilanteissa asia käsitellään ensisijaisesti Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmässä, hyödyntäen soveltuvin osin sen alaisia asiantuntijaryhmiä. Mikäli ristiriitatilanne vaikuttaa OKM:n ja CSC:n välisen vuosisopimuksen kokonaisuuteen tai seuraavan vuoden sopimukseen, asian käsittelee Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmä.
7.4. Toiminnan vuosikello
VIRTA-julkaisutietopalvelun yhteyshenkilökokouksia järjestetään 3-5 viikon välein (poislukien kesäkausi). Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä kokoontuu 5-6 kertaa vuodessa. Julkaisutiedonkeruuseminaari sekä kaksipäiväinen KOTA-seminaari järjestetään syyskauden alussa. Kevätkaudella TUHA-verkosto järjestää oman vuosittaisen seminaarinsa, jossa VIRTA-julkaisutietopalvelua käsitellään ohjelmasta riippuen.
VIRTA-julkaisutietopalvelusta poimittavien tiedonkeruiden aikataulut on kuvattu tarkemmin tiedonkeruusivustolla
7.5. Kustannukset
Kustannukset on kuvattu yleisosiossa.
7.6. Kokonaisarkkitehtuurikehys
Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon järjestämiseen, tietojärjestelmien kehittämiseen ja näiden kautta myös VIRTA-julkaisutietopalveluun liittyy useita sidosratkaisuja, hankkeita, arkkitehtuureja, lainsäädäntöä ja standardeja.
7.6.1. Tutkijan tietovirrat
Tutkimukseen metatietoja tietovirtojen tavoitearkkitehtuurin ja kehittämispolun luominen ja toteuttaminen vie korkeakoulukenttää kohti kokonaisuutta, jossa tietojärjestelmät ovat yhteentoimivia ja tieto yhteismitallista. Tavoitteena on sujuvoittaa sekä tutkimustoiminnasta korkeakoulujen ja viranomaisten välillä kulkevien, että tutkijoiden eri tahoille (esim. tutkimusrahoittajille) raportoimien tietojen tietovirtoja muun muassa VIRTA-julkaisutietopalvelua ja muita valtakunnallisia tietovarantoja hyödyntämällä.
7.6.2. Tutkimuksen tuen ja hallinnon viitearkkitehtuuri
TUHA-verkoston viitearkkitehtuurityöryhmä laatii kokonaiskäsitystä siitä, millaisia prosesseja tutkimustyössä on, mitä tietoja niissä kulkee ja miten tätä tietoa tallennetaan ja hyödynnetään tutkimuksen tuen ja hallinnon näkökulmasta.
7.6.3 Tutkimuksen tuen ja hallinnon sanastotyö
Sanasto on tärkeä elementti tutkimuksen tietohallinnon yhteentoimivuuden varmistamisessa. TUHA-verkoston tietomallityöryhmän tehtävänä on laatia tutkimuksen ja tutkimushallinnon sanasto ja termit yhteen kytkevä käsitekartta.
7.6.4 Avoimen tieteen ja tutkimuksen kokonaisarkkitehtuuri
7.6.3. Yhteentoimivuuden määritykset
Yhteentoimivuuden määrityksiä on korkeakoulukentällä laadittu tietojärjestelmien yhteentoimivuuden ja tietojen yhteismitallisuuden kehittämiseksi korkeakoulujen, opetus- ja kulttuuriministeriön ja muiden viranomaisten yhteistyössä. Korkeakoulujen tietomallityöllä pyritään varmistamaan tietojärjestelmien semanttinen ja tekninen yhteentoimivuus. Semanttinen yhteentoimivuus mahdollistaa tiedon vastaanottamisen ja käsittelyn tavalla, jossa tietojen merkitys säilyy. Sen keskeisenä tavoitteena on mahdollistaa sekä ihmis- että koneluettava tietojenvaihto. Teknisellä yhteentoimivuudella tarkoitetaan sopimista avoimista rajapinnoista sekä standardeista tietoformaateista ja protokollista.
7.6.3.1. Yhteentoimivuusmalli
VIRTA-julkaisutietopalvelun tietomalli hyödyntää Yhteentoimivuusmallia. VIRTA-julkaisutietopalvelun tietomalli muodostuu tietovarannon käyttötarkoitukseen tarkennetusta osajoukosta (ns. soveltamisprofiili) koulutuksen ja tutkimuksen yhteisiä tietomäärityksiä. Yhteisillä tietomäärityksillä tarkoitetaan avoimesti yhteiskäyttöiseksi julkaistuja, toimialan keskeisiin sanastoihin kytkettyjä tietokomponentteja, joiden avulla voidaan harmonisoida ja linkittää eri tietomalleissa käytettyjä määrityksiä tai tuottaa yhteentoimivuus näin varmistaen kokonaan uusia tietomalleja. Yhteisiä tietokomponentteja voidaan tarvittaessa täydentää VIRTA-julkaisutietopalvelun tuottamien tarpeiden mukaan.
7.6.3.2. Tiedonsiirtomääritykset
Tiedonsiirtomääritykset koskevat tietojen siirtämistä korkeakoulusta, tutkimuslaitoksesta tai yliopistosairaalasta tietovarantoon. RAKETTI-VIRTA-ohjausryhmän päätöksen (25.5.2012) perusteella tuetaan vain tiedonsiirtotapaa, joka perustuu eräsiirtoon korkeakoulusta tietovarantoon. Eräsiirto poistaa ja korvaa uudella kaikki korkeakoulun aiemmin tuomat tiedot. Tiedonsiirtomääritykset on kuvattu XML-skeemoina VIRTA-julkaisutietopalvelun sivulla.
Tietojen lukemiseen tietovarannosta on käytössä kaksi lukurajapintaa: REST ja OAI-PMH.
7.6.3.3. Koodistot
Yhteiset koodistot ovat yhteentoimivuuden edellytys ja ydin. Yhteisten koodistojen jakeluun hyödynnetään Opetushallituksen toteuttamaa Oppijan verkkopalveluihin kuuluvaa Koodistopalvelua. CSC huolehtii OKM:n toimeksiannosta Koodistopalvelussa sellaisten koodistojen päivittämisestä, joita Opetushallitus tai koodistot omistavat viranomaiset eivät ylläpidä. Tehtävä on osa korkeakoulujen tietomallin ja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ylläpitoa. Tavoitteena on, että tulevaisuudessa uusien koodistojen lisäykset ja nykyisten muutokset tehdään kootusti yhteisellä työkalulla.
Koodistot on sisällytetty korkeakouluille tarkoitettuihin tiedonsiirtomäärityksiin (tyypit.xsd), jotta XML-tiedonsiirron tarkistuksessa voidaan varmistua, että käytetyt koodit ovat oikeita. Tiedonsiirtomäärityksissä on koodistoista vain sellaiset koodit, joita voidaan tuoda tietovarantoon. Tiedonsiirtomäärityksissä on myös sellaiset vanhentuneet koodit, joita voidaan tuoda korkeakouluista tietovarantoon.
7.6.3.4. Tiedonkeruumääritykset
VIRTA-julkaisutietopalvelua hyödynnetään korkeakoulujen toiminnan viranomaisraportoinnissa. Yhteisen tietomallin mukaan tuotettu tieto tuottaa tiedonkeruissa yhteismitallista, vertailtavaa ja laadukasta tietoainesta. CSC toimittaa VIRTA-julkaisutietopalvelusta opetus- ja kulttuuriministeriönn tiedonkeruumääritysten mukaiset julkaisutiedot suoraan OKM:lle.
OKM:n vuosittaiset tiedonkeruuohjeistukset yliopistoille ja ammattikorkeakouluille sekä tutkimuslaitoksille ja yliopistosairaaloille julkaistaan tiedonkeruukäsikirjoina CSC:n wikialustalla . Syksyllä lähetettävissä OKM:n tiedonkeruukirjeissä nostetaan esille tulevan tiedonkeruukierroksen tärkeimmät muutokset ja aikataulut.
7.7. Palvelun käyttäminen
7.7.1. Käyttötavat
7.7.1.1. Avoin lukurajapinta
VIRTA-julkaisutietopalvelun REST- ja OAI-PMH-lukurajapintojen avulla VIRTA-julkaisutietopalvelun tietosisältö on avoimesti luettavissa konekielisesti mihin tahansa järjestelmään tai palveluun.
7.7.1.2. Lataustilannetiedot
Extra-Vipunen
7.7.2. Käyttötarkoitukset
7.7.1.1. JUULI-julkaisutietoportaali
VIRTA-julkaisutietopalvelun tietosisältö julkaistaan JUULI-julkaisutietoportaalissa www.juuli.fi. Tietoja tuottava organisaatio voi säädellä julkaisutietojensa näkyvyyttä JUULIssa tiedonsiirtomäärityksissä määritellyn "Julkaisun tila" -koodiston avulla.
7.7.1.2. Tietojen hyödyntäminen ulkoisissa palveluissa
VIRTA-julkaisutietopalvelun tietosisältö on vapaasti hyödynnettävissä missä tahansa palvelussa. Tietoja hyödyntävä palvelu vastaa käyttäjähallinnasta, tietoturvasta ja -suojasta ja lokituksista oman järjestelmänsä puitteissa.
7.7.3. Tietojen poistaminen ja korjaaminen
XXXX
7.7.4. Käytön tuki
VIRTA-julkaisutietopalvelun käyttötuesta vastaa CSC. Ylläpito on tavoitettavissa virka-aikana eikä palvelulla ole toistaiseksi sovittu vasteaikoja.
OKM:n CSC:ltä ostamaan palvelukokonaisuuteen kuulumattomien asioiden osalta toimijoiden on mahdollista hankkia CSC:ltä erillisin sopimuksin tuntihinnoiteltua, VIRTA-julkaisutietopalveluun ja/tai tietovarastointiin liittyvää konsultointia. CSC:n tuottamat in house -palvelut on määritelty osana OKM:n ja CSC:n välisestä vuosiopimusta tietovarantokonsultointina.
7.8. Tekninen ylläpito
Tekninen ylläpito on kuvattu yleisosuudessa.
7.9. Tietojen valvonta- ja tarkistusprosessi
VIRTA-julkaisutietopalveluun tuotavien tietojen laadun osalta kukin korkeakoulu huolehtii tuomiensa tietojen yhteentoimivuudesta tietomallin kanssa. Tietosisällön tulee noudattaa OKM:n tiedonkeruumääritysten edellyttämää tietosisältöä täydennettynä erikseen sovituilla lisäyksillä. Tietojen sisäänlukemisvaiheessa VIRTA-julkaisutietopalvelu tekee teknisen validaation tietojen yhteensopivuudesta tietomallin kanssa, lisäksi tarkistetaan soveltuvilta osin joitain ratkaisevia pakollisuusvaatimuksia (esim. julkaisun nimi, julkaisuvuosi ja tekijätiedot edellytetään kaikilta julkaisuilta).
Organisaatioiden toimittamia tietoja rikastetaan tietovarannossa tietyiltä osin (esim. organisaatioiden välisten yhteisjulkaisujen tunnistaminen, Julkaisufoorumiluokan määrittäminen).
Tiedon laadun seurantaan käytetään liikennevalotaulukkoa, jolla valvotaan yleistasoisten mittarien avulla tiedon laadun keskimääräistä tasoa.
CSC tuottaa tiedonkeruiden yhteydessä poiminta-aineistot korkeakouluille tarkistettavaksi ennen lopullista luovutusta OKM:lle.
7.10. Viestintä VIRTA-julkaisutietopalvelusta
CSC tuottaa oikeaa ja ajantasaista tietoa VIRTA-julkaisutietopalvelun rekisterinpitäjien sekä tietoja hyödyntävien, ohjaavien, ylläpitävien ja kehittävien tahojen ja sidosryhmien käytettäväksi niin, että eri tahot pystyvät hyödyntämään tietoa omassa työssään ja toimimaan tarkoituksenmukaisesti. Tärkeimmät viestintäkanavat ovat kasvokkaisen kommunikoinnin rinnalla Confluence-sivusto, sähköposti ja JIRA-asianhallintajärjestelmä, ACP-verkkokokousjärjestelmä, puhelin ja sosiaalinen media (Twitter).
CSC ylläpitää VIRTA-julkaisutietopalvelun sidosryhmäyhteystietoja CRM-järjestelmässään, sähköpostilistapalvelimellaan (Sympa), JIRA:ssa (korkeakoulukohtaiset tiketit) ja Confluencessa.
CSC:n VIRTA-julkaisutietopalvelutiimin tavoittaa palveluosoitteesta virta-julkaisut@csc.fi. VIRTA-julkaisutietopalvelun yhteyshenkilöiden sähköpostilista on virta-julkaisut-yhteyshenkilot@postit.csc.fi.
CSC järjestää korkeakouluille syksyisin julkaisutiedonkeruuseminaarin.
Kriisiviestinnässä noudatetaan CSC:n valmisteilla olevaa kriisiviestinnän ohjetta. Ks. myös Häiriö- ja poikkeustilanteiden käsittely ja niistä viestiminen.