Tiedolla johtamisen prosessit (toimintamalli)

Tiedolla johtamisen prosessin tavoitteena on varmistaa, että johtamisen kannalta oikea tieto tavoittaa oikeat ihmiset oikeaan aikaan niin, että he ainakin teoriassa tietävät, mitä sillä tiedolla pitäisi tehdä ja miten tietoa kannattaisi hyödyntää.

Kuva: Tiedolla johtamisen prosessimalli (Laihonen et al. 2013)

Tiedolla johtamisen prosessi on liima erityisesti organisaation tiedon, johtamisrakenteen ja ihmisten välillä. Tiedolla johtamisen prosessi kytkee ihmiset tiedolla johtamisen arkkitehtuuriin ja antaa heille tuen tiedon tuottamiseen ja hyödyntämiseen. Tiedolla johtamisen prosessi kytkee tiedolla johtamisen arkkitehtuurissa määritellyn tiedon organisaation johtamisrakenteisiin ja käytännön toimintaan.

Siinä missä tiedon johtamisen prosessi on kiinnostunut erityisesti itse tiedosta, tietojärjestelmistä ja teknologiasta, tiedolla johtamisen prosessi yhdistää johtamiseen tarvittavan tiedon ihmisiin eli tiedolla johtajiin ja johtamisprosesseihin. Toisaalta tiedolla johtamisen prosessi sekä raportointi ja analytiikka kytkeytyvät voimakkaasti toisiinsa. Tiedolla johtamisen prosessi määrittää tiedon raportointi-, hyödyntämis-, ja reagointirakenteet johtamistarpeesta käsin ja raportointi pyrkii toteuttamaan tiedon käytännössä näkyväksi prosessin mukaisesti – sulassa sovussa toisiaan kuunnellen.

Käytännössä ne tarkoittavat sitä, että organisaatiossa on määritelty, kuvattu ja viestitty selkeä toimintamalli:

Milloin mitäkin tietoa tuotetaan, kenen toimesta ja mihin tarkoitukseen
Mitä tietoa raportoidaan ja jaetaan, milloin ja kenelle sekä miten ja missä tilanteissa
Millä tavalla tiedosta keskustellaan, miten sitä hyödynnetään ja miten sen varassa toimitaan
Organisaatiossa on selkeät puuttumis-, kannustus- ja tukitoimiin tarvittavat toimintamallit tavoitteista poikkeaviin tuloksiin reagoimiseksi
On tiedossa tiedolla johtamisen vastuu ja roolit ja kenen puoleen kääntyä, mikäli tarvitsee apua tiedolla johtamiseen

Tiedolla johtamisen prosessi kiteytyy siis viiteen keskeiseen osa-alueeseen. Ne ovat 1) tiedon tuottamisen prosessi, 2) tiedon raportoinnin ja jakamisen prosessi, 3) tietoon reagoinnin prosessi, 4) tiedon hyödyntämisen prosessi ja 5) tiedolla johtamisen tukiprosessi.

(Listenmaa 2023)

Tiedon hyödyntämisen toimintamalli -verkkokoulutusvideot

Tiedon hyödyntämisen toimintamalli:

Tiedosta toimintaan:

Tiedolla johtamisen toimintamalli

Tieto-osaava –hankkeen työpaketissa 1 muodostettiin tietojohtamisen toimintamallia (ks. täältä toimintamalli kokonaisuudessaan). Toimintamalli sisältää keskeiset tietojohtamisen vaiheet mukaan lukien tiedon hyödyntämisen toimintamallin sekä liittäytymisen osaksi oppilaitoksen toiminta- ja johtamisjärjestelmää.

Tiedolla johtamisen toimintamalli osana prosesseja

Raportoinnin vuosikello kertoo paitsi tiedon tuottajalle, mitä tietoa tulee jakaa milloinkin, mutta samalla myös tiedon hyödyntäjälle, mitä tietoa tulee hyödyntää milloinkin ja osana mitäkin prosessia

Tietoon reagoinnin toimintamalli kertoo, kuka, milloin ja miten reagoi mihinkin tietoon

Määritetään mittarin sallittu vaihteluväli
Määritellään, miten reagoidaan, mikäli arvo ylittää/alittaa sallitun rajan (esim. Kerrotaan asiasta tietylle henkilölle, keskustellaan aiheen tiimoilta tehtävistä toimenpiteistä)

Tiedon hyödyntämisen toimintamalli kertoo, miten tietoa hyödynnetään

Kuka hyödyntää, mitä tietoa, milloin, kuinka paljon aikaa on käytettävissä sen hyödyntämiselle ja mikä on milloinkin tiedon hyödyntämisen tarkoitus
Esim. Viikko tasolla tietoon on tarkoitus reagoida, ja läpikäyntiin varataan 30min aikaa, kun puolestaan kuukausitasolla pyritään parantamaan toimintaa, jolloin tiedon läpikäyntiin käytetään 1h aikaa ja keskustellaan toimenpiteistä (ks. kuva)

(Listenmaa 2023)

Tiedosta toimintaan -kehä

Tiedolla on arvoa vasta, kun se johtaa toimintaan. Näin ollen tärkeä vaihe tiedolla johtamisen toimintamallia on, miten tieto saadaan töihin. Yksinkertainen mutta oikein käytettynä tehokas keino saada tieto toimintaan on nimeltään Tiedosta toimintaan -kehä.

Tiedosta toimintaan -kehä rakentuu kuudesta kohdasta. Kunkin kohdan pääkysymykset voidaan esittää seuraavasti:

What: Mitä havaintoja teimme tiedosta? Mitkä asiat tiedossa ovat tavoitteen onnistumisen kannalta keskeiset asiat, joissa pitää onnistua?
So What: Miten se vaikuttaa meihin? Mitä upeaa tapahtuu, jos valitsemanne asia saadaan toteutumaan tai mitä haitallisia seurauksia meille on, jos asialle ei tehdä mitään?
Now what: Mitä me teemme? Mitä konkreettisesti teemme, jotta valittu asia toteutuu?
Lead it: Miten varmistamme, että toiminta muuttuu ja haluttu muutos/uudistus johdetaan käytäntöön?
Follow it: Miten muutoksen toteutumista seurataan? Miten onnistuminen tehdään näkyväksi ja kuinka sitä juhlistetaan?
Feed It: Kuinka jatkamme? Mitä teemme seuraavaksi? Miten uudistumishalua ruokitaan pitkällä aikajänteellä?

Olennaista on, että kehän jokainen kohta käydään osallistaen läpi. Ensin tuodaan esiin uusia ja erilaisia näkemyksiä kulloinkin käsillä olevasta tiedosta ja sen merkityksestä. Sen jälkeen puristetaan tieto vähitellen yhteiseksi jaetuksi ymmärryksesi tilanteesta ja toimenpiteistä, joita tiedon varassa tulee tehdä. Jaetun ymmärryksen pohjalta laaditaan suunnitelma, miten toimitaan ja miten toiminnan edistymistä seurataan ja kuinka siihen palataan. Yhteinen nimittäjä, haaste ja samalla mahdollisuus kullekin onnistuneelle Tiedosta toimintaan -kehän prosessille on ollut priorisointi – kehän joka vaiheessa. Kokemuksen pohjalta tieto saadaan parhaiten toimintaan, kun toimenpiteitä on kerrallaan vain yksi. Toimenpiteen tulee olla mahdollisimman konkreettinen. Kaikkien osallisten tulee sitoutua sen edistämiseen.

(Listenmaa 2023)

Dialogia tuloksista

Tiedon hyödyntämiselle on syytä siis luoda keskustelun rakenteita siihen, miten tietoa tulisi käsitellä sekä miten toimenpiteiden muutosta tulee johtaa, jotta tieto todella tuottaa toimintaa muuttavaa arvoa. Laihonen et al. (2017) nostaa esille tuloksista keskustelun pääkomponentteina, eli on syytä määritellä, mistä keskustellaan (aihe), kuka osallistuu (keskustelijat), miten keskustellaan (keskustelutapa) sekä mihin keskustelu johtaa. (Partanen 2024)

Pohdittaessa tuloksellisuusdialogin aihetta tehdään valintoja siitä, mitä teemoja keskustelussa käsitellään ja mitä ei. Dialogin tarkoituksena ei ole poistaa erilaisia näkemyksiä ja tulkintoja vaan pikemminkin tuoda ne esiin. Jotta tämä dialogille tyypillinen ominaisuus toteutuisi itse keskustelussa, pitäisi keskustelulle pystyä varaamaan riittävä aika ja oikea tila. Lisäksi keskustelijoiden olisi syytä hallita dialogin edellyttämät keskustelutavat. Tila, aika ja keskustelutapa määrittävät sen, miten toimijat keskustelevat keskenään. Oikeiden osallistujien määrittäminen puolestaan varmistaa sen, että keskusteluun tulee mukaan kaikki ilmiön kannalta relevantit näkökulmat. (Laihonen et al. 2017)