Tiedolla johtamisen prosessit
Tiedolla johtamisen prosesseissa yhdistyvät organisaation tieto, johtamisrakenne ja käytännön toiminta sekä ihmiset. Tiedolla johtamisen prosessien tavoitteena on varmistaa, että oikea tieto on oikea-aikaisesti oikeiden henkilöiden käytössä, ja että he tietävät, miten tietoon reagoidaan ja miten sitä kannattaa hyödyntää. Organisaation prosesseissa on huomioitava myös tiedolla johtamisen prosessit.
Tietojohtamisen käsikirjassa tiedolla johtamisen prosessit on Jani Listenmaata (2023) mukaillen jaettu viiteen osa-alueeseen:
- Tiedon tuottamisen prosessi
- Kuvaa, milloin mitäkin tietoa tuotetaan, kenen toimesta ja mihin tarkoitukseen.
- Tiedon raportoinnin ja jakamisen prosessi
- Kuvaa, mitä tietoa raportoidaan ja jaetaan, milloin ja kenelle sekä miten ja missä tilanteissa
- Tietoon reagoinnin prosessi
- Kuvaa, millä tavalla tiedosta keskustellaan, miten sitä hyödynnetään ja miten sen varassa toimitaan.
- Tiedon hyödyntämisen prosessi
- Kuvaa, miten tietoa käytetään ja miten tavoitteista poikkeaviin tuloksiin reagoidaan.
- Tiedolla johtamisen tukiprosessi
- Kuvaa tiedolla johtamisen vastuut ja roolit ja kenen puoleen kääntyä, mikäli tarvitsee apua tiedolla johtamiseen.
Kuva: Tiedolla johtamisen prosessit
Tiedolla johtamisen prosessit kytkeytyvät myös tiedon johtamiseen, raportointiin ja analytiikkaan. Tässä osuudessa kuvataan etenkin tietoon reagoinnin ja tiedon hyödyntämisen prosesseja.
Tietoon reagoinnin prosessi
Tiedon reagoinnin prosessit kuvaavat, miten tiedosta keskustellaan, miten siihen reagoidaan ja miten tietoa hyödynnetään. Käsiteltävä tieto määrittää, ketkä keskusteluun osallistuvat, keskustelutavan sekä tiedon pohjalta tehtävät toimenpiteet. Esimerkiksi opiskelijoiden opintojen etenemistä koskevia tietoja käsitellään tiimikokouksissa ja strategisten tavoitteiden toteutumista seurataan puolestaan organisaation johdon tapaamisissa.
On tärkeää, että organisaatiossa on määritetty ja kuvattu tapauskohtaisesti, miten erilaisiin poikkeamiin reagoidaan ja että prosessit ovat selkeitä kaikille toimijoille. Reagointimallit mahdollistavat oikea-aikaisen ja tasalaatuisen toiminnan organisaatiossa. Osa koulutuksen järjestäjistä on esimerkiksi määritellyt raja-arvoja keskeisille tiedoille, kuten opiskelijavuosikertymälle tai palautetiedoille. Poikkeamat raja-arvoista näytetään esimerkiksi organisaation tietotyöpöydällä, ja niihin reagoidaan sovitulla tavalla.
Organisaatioissa kannattaa laatia raportoinnin vuosikello tiedon hyödyntämisen tueksi. Vuosikellon avulla voidaan hahmottaa, mitä tietoa eri rooleissa on tarkoitettu hyödynnettäväksi eri aikoina. Vuosikello tukee myös tiedon tuottajien työtä.
Vuosikello ja tiedon reagointimallit auttavat organisaation toimijoita suunnittelemaan tiedon hyödyntämisen prosesseja.
Kuva: Esimerkki raportoinnin vuosikellosta, reagointimallista ja tiedon hyödyntämisen prosessista (Jani Listenmaa 2023)
Tiedon hyödyntämisen prosessi - tiedosta toimintaan
Jani Listenmaa (2023) on laatinut tiedon hyödyntämisen tueksi kuudesta kohdasta rakentuvan Tiedosta toimintaan -kehän:
- KNOW WHAT: Mitä havaintoja teimme tiedosta? Mitkä asiat tiedossa ovat organisaation tavoitteiden kannalta keskeiset asiat, joissa pitää onnistua?
- SO WHAT: Miten se vaikuttaa meihin? Mitä hyvää seuraa, jos asia saadaan toteutumaan tai mitä haitallisia seurauksia meille on, jos asialle ei tehdä mitään?
- NOW WHAT: Mitä me teemme? Mitä konkreettisia toimenpiteitä teemme, jotta valittu asia toteutuu?
- LEAD IT: Miten varmistamme, että toiminta muuttuu ja haluttu muutos/uudistus johdetaan käytäntöön?
- FOLLOW IT: Miten muutoksen toteutumista seurataan? Miten onnistuminen tehdään näkyväksi ja kuinka sitä juhlistetaan?
- FEED IT: Kuinka jatkamme? Mitä teemme seuraavaksi? Miten uudistumishalua vahvistetaan pitkällä aikajänteellä?
Listenmaa korostaa, että kehän jokainen kohta kannattaa käydä osallistaen läpi. Tiedosta toimintaan -kehän avulla voidaan muodostaa jaettu ymmärrys tilanteesta ja toimenpiteistä, joita tiedon varassa tulee tehdä. Jaetun ymmärryksen pohjalta laaditaan suunnitelma, miten toimitaan ja miten toiminnan edistymistä seurataan ja kuinka siihen palataan.
Listenmaan mukaan tieto saadaan parhaiten toimintaan, kun toimenpiteitä on kerrallaan vain yksi. Toimenpiteen tulee olla mahdollisimman konkreettinen, ja kaikkien osallisten tulee sitoutua sen edistämiseen.
Kuva: Tiedosta toimintaan -kehä (mukaillen Jani Listenmaa 2023)
Oppilaitosten hyviä käytäntöjä
Oppilaitoksilla on erilaisia tiedon hyödyntämisen käytänteitä. Alla olevista esityksistä löydät tietoa oppilaitosten tiedon hyödyntämisen toimintamalleista sekä suositukset opiskelija- ja työelämäpalautteiden hyödyntämisestä.