Tietotuotteiden palvelumuotoilu / raporttien määrittely

Määrittelyvaiheessa eri sidosryhmien välisen yhteistyön kautta pyritään määrittelemään tarpeet ja vaatimukset tuotettavalle tietotuotteelle (Tahvanainen, 2021). Määrittelyvaiheen tavoitteena on ymmärtää toimintaa, selvittää käyttäjäryhmäkohtaisesti toiminnan tietotarpeita tietotuotteille, sekä suunnitella iteratiivisesti tietotuotteet palvelemaan toimintaa. 

Analytiikka- ja raportointiratkaisuiden tietotarpeet ja siten niissä esitettävä tieto vaihtelee toiminnan prosessien ja tason mukaan. Strategisella tasolla tarvitaan kokonaisuutta kuvaavaa tietoa sekä tulevaisuutta ennakoivaa tietoa, kun puolestaan operatiivisella tasolla tarvitaan pilkotumpia toiminnan mittari tietoja. Tärkeää on siis suunnitella tietotuotteet prosessi - ja käyttäjä kohtaisesti.

(Aho, 2011)

Tietotarpeiden kartoittamisen jälkeen on syytä tehdä vaatimusmäärittely. Tarkoituksena tässä vaiheessa on muodostaa määrittely niistä vaatimuksista, joita edellisessä tehtävässä tunnistetut tarpeet vaativat tuotettavassa raportointiratkaisussa toteutuakseen. (Tahvanainen, 2021) Tässä vaiheessa suunnitellaan tietotarpeiden pohjalta toteutettavat raportit, raporttien arkkitehtuurista visualisointien suunnitteluun asti. Raporttien suunnittelussa voidaan hyödyntää rautalankamalleja. Tahvanaisen (2021) mukaan rautalankamalli, eli raporttien visuaalisen ilmeen suunnitelma, havainnollistaa, mitä raporttikokonaisuuteen ja yksittäiselle raportille tulee ja mitä ei. Käyttäjä näkee rautalankamallista konkreettisesti, miltä lopputulos tulisi näyttämään. Tämä kertoo paljon siitä, onko määrittelyvaiheessa asiat ymmärretty oikein. (Tahvanainen, 2021) Datan määrittely antaa myös alustavan arvion tarvittavista datalähteistä. Datalähteet voivat olla sisäisiä tai ulkoisia. Lähteitä voi olla yksi tai useampia. (Espoon kaupunki, 2018)

Palvelumuotoilu ja palautteet tietotuotteille

Raporttien määrittelyssä ja suunnittelussa voidaan hyödyntää palvelumuotoilun keinoja.

Loppukäyttäjien kanssa yhteistyön tekemisen menetelmiä

• Haastattelut: kysytään kokemuksia/näkemyksiä /ideoita/tarpeita yksittäisiltä käyttäjiltä, jotka edustavat tiettyä käyttäjäryhmää
• Työpajat: keskustellaan isommassa ryhmässä tietotuotteesta (useampi iteraatio, ensin tietotarpeita, sitten rautalankamallien läpikäyntiä)

Raportoinnin tarpeen ymmärrys ja suunnittelu

• Käyttötapaukset / skenaariot: Mallinnetaan toiminnan prosesseja, mihin käyttäjä tarvitsee raportilta tietoa
• Käyttäjätarinat: Mallinnetaan yksittäisiä tietotarpeita käyttötapauksien sisällä, ja selitetään, mihin tietoa tarvitaan
• Rautalankamalli: suunnitellaan raportille tulevat visualisoinnit ja raportin käyttö logiikka / käyttöliittymä

Tietotuotteen testaus:

• Sisällön testaus: Testataan tuotetta (rautalankamallit tai kehityksessä oleva raportti) ja kerätään siitä palautetta kehittämisvaiheessa ennen sen käyttöönottoa. Esitellään ratkaisua kohderyhmälle (loppukäyttäjien osallistaminen) ja tarjotaan siinä kanava antaa palautetta ratkaisusta sekä jatkokehitysideoita.
• Tuotteiden pilotointi: Annetaan ratkaisu koekäyttöön X ajaksi rajatulle käyttäjäryhmälle ja tarjotaan kanava antaa palautetta ratkaisusta sekä jatkokehitysideoita.
• Kerätään palautteesta kehityslistaa (backlogia)

Henkilöstökyselyt ja jatkuvan palautteen kerääminen:

• Palautetta olemassa olevista tietotuotteista voidaan kerätä halutessaan erilaisten henkilöstökyselyjen lomassa.

Tietotuotteiden määrittelyssä ja suunnittelussa huomioitavia näkökulmia:

Raporttien suunnittelu perustuen käyttötapaukseen ja loppukäyttäjään

Analysoidun datan lopputuotoksiin perustuvissa käyttötarkoituksissa tiedon loppukäyttäjä tarvitsee valmiin analyysin eli tutkimushypoteesien pohjalta tehdyn raportin tai visualisoinnin. Tiedon hyödyntäjä ei tässä tapauksessa tarvitse omaa osaamista datan jalostamiseen vaan hän pääsee suoraan kiinni analyysien tuottamiin havaintoihin.

Analyyseihin perustuvat käyttötapaukset ovat tarvelähtöisiä ja siksi jo luonnostaan monimuotoisia, mutta ne voidaan ryhmitellä käyttötarpeen mukaan joko jatkuviksi, satunnaisesti tehtäviksi tai kertaluonteisiksi:

Analyysien julkaisussa loppukäyttäjälle tulee huomioida sekä analyysin käyttökohde että käyttäjäprofiili. Samaa dataa voidaan jakaa eri tavoin jalostettuna eri käyttäjäryhmille riippuen mm heidän tietotarpeestaan, osaamisestaan ja ajankäytöstään. Oikean julkaisutavan suunnittelu on tärkeä osa tiedon jalostamisen prosessia, koska tiedon julkaisutapa ja sitä kautta syntyvä ymmärrys tiedosta vaikuttaa tiedon käytettävyyteen.

(Espoon kaupunki, 2018)

Oleellista raportoinnin suunnittelussa on suunnitella raportit käyttäjälähtöisesti. Tämä tarkoittaa, että käyttäjäryhmän ja käyttötapausten lisäksi on mietittävä raporttien käytettävyyttä. Tähän voidaan soveltaa suunnittelussa (ja myöhemmin toteutuksessa) esimerkiksi Nielsenin 10 käytettävyyden heristiikkaa hyvänä pohjana. Tiivistettynä on olennaista, että 

1. Käyttäjälle on selvää, mitä milloinkin raportilla tapahtuu
2. Raportti on yhdenmukainen todellisen maailman käsitteiden kanssa ja toimii toiminnan logiikan mukaisesti
3. Raportti mahdollistaa toiminnon peruuttamisen ja uudelleen tekemisen (undo ja redo)
4. Käytetty sanasto ja toiminnot ovat johdonmukaisia läpi koko raportin
5. Estetään käyttäjää tekemästä virheitä
6. Tehdään kaikki asiat, toiminnot, vaihtoehdot ja lisätiedot näkyväksi raportilla
7. Mahdolliset  toistuvat toimenpiteet raportilla on tehty helpoksi toistaa
8. Raportilla on esillä vain tarpeellinen tieto - ei liikaa tavaraa yhdelle raportille
9. Mahdollisten virhetilanteiden virheviestit tulee olla selkokielellä kirjoitettu, auttaen ongelman tunnistamisessa ja ratkaisemisessa
10. Tuotetaan tarvittava dokumentaatio raportista

Edellä mainittujen lisäksi suunnittelussa on syytä huomioida konstruktiviset hahmolait, jotka jäsentävät sitä, miten käyttäjä tulkitsee raportilla olevia asioita. Konstruktivistiset hahmolait ovat:

• Läheisyyden laki (Proximity) - Tyhjällä tilalla on jäsentävä vaikutus eli lähellä toisiaan olevat objektit koetaan yhteenkuuluviksi.
• Samankaltaisuuden laki (Similarity) - Muodoltaan, väriltään, kooltaan, tummuudeltaan, tekstuuriltaan tai orientaatioltaan samankaltaiset objektit näyttävät kuuluvan yhteen.
• Jatkuvuuden laki (Good continuation) - Säännöllisesti esiintyvät objektit muodostavat ns. kognitiivisia ääriviivoja ja hahmoja.
• Täydennettävyyden laki (Closure) - Kokonaisuus täydentyy havaittaessa automaattisesti jotta hahmo täydentyy.
• Symmetrisyyden laki (Symmetry) - Symmetriset elementit pyrkivät muodostamaan yhtenäisen hahmon.

(Lappalainen, 2010)

Nielsenin 10 käytettävyyden heuristiikkaa:

1. Järjestelmän tilan näkyvyys
2. Järjestelmän ja todellisen maailman vastaavuus
3. Käyttäjän kontrolli ja vapaus
4. Yhdenmukaisuus ja standardit
5. Virheiden estäminen
6. Tunnistaminen muistamisen sijaan
7. Joustavuus ja käytön tehokkuus
8. Esteettinen ja minimalistinen suunnittelu
9. Auttaminen virhetilanteiden tunnistamisessa, vianmäärityksessä ja virheistä toipumisessa
10. Ohjeet ja dokumentit

(Laakso, 2014)

Oppimisanalytiikan käyttökohteet ja tarpeet ammatillisessa koulutuksessa

Oppimisanalytiikan käyttökohteita ja tarpeita kartoitettiin OA-hankkeessa (2023) eri käyttäjäroolien avulla. Ammatillisen koulutuksen verkostossa on tunnistettu kuusi eri oppimisanalytiikan käyttäjäroolia, jotka hyödyntävät oppimisanalytiikkaa eri tarpeisiin. Eri käyttäjäryhmillä on keskenään erilaiset käyttötarpeet oppimisanalytiikalle. Oppimisanalytiikan käyttökohteet on tässä selvityksessä jaoteltu ammatillisessa koulutuksessa tunnistettujen käyttäjäroolien mukaan, joita ovat oppija, opettaja, HOKS-ohjaaja, työpaikkaohjaaja, koulutuksen järjestäjän johto ja kansallinen taso. Lue täältä lisää eri käyttäjäroolien oppimisanalytiikan käyttökohteista hankkeen loppuraportista Luvusta 3.4.

(OA-hanke, 2023)

OA-hankkeessa määritettiin myös yleisesti tietojohtamisessa hyödynnettyjä tietolähteitä (ks. kuva oikealla). Organisaation pedagogisen tietojohtamisen ensisijaiseksi työvälineeksi on kehitetty interaktiivisia tietotyöpöytiä, joihin koostetaan visualisointeja erilaisista datalähteistä. Johto ja esihenkilöt seuraavat tietotyöpöytään koostetuista raporteista toiminnan ja talouden toteutumista erilaisten visualisointien avulla. Tietotyöpöytien tiedot päivittyvät automaattisesti määritetyn aikavälin mukaisesti, esimerkiksi kerran vuorokaudessa. Tieto on visualisoitu tarkoituksenmukaisella ja selkeällä tavalla. Raportin tuottamaa informaatiota tulee pystyä hahmottamaan helposti, jotta sitä voidaan hyödyntää tehokkaasti päätöksenteon tukena. (OA-hanke, 2023)