Datan visualisointi ja analysointi

Tiedolla johtaminen edellyttää, että erilainen ja eri lähteistä peräisin oleva data on muokattu selkeään ja ymmärrettävään muotoon ja tuotu helposti tiedon käyttäjien saataville. Tiedon johtamisen päätehtävä on saattaa luotettava ja tarkoituksenmukainen tieto helposti hyödynnettäväksi. 

Moni koulutuksen järjestäjä kehittää tiedon hyödyntämisen välineeksi erilaisia tietotyöpöytäratkaisuja.  Tietotyöpöydillä dataa voidaan yhdistää, raportoida ja visualisoida ja analysoida, mikä auttaa muodostamaan yhteistä tilannekuvaa ja havaitsemaan toiminnan trendejä, poikkeavuuksia ja kaavoja. Dataa analysoimalla voidaan myös ennakoida ja suunnitella toimintaa. 


Tämän sivun sisällysluettelo:


Analytiikan tasoja voidaan määritellä eri tavoin. Tietojohtamisen käsikirjassa analytiikka on jaettu kuvailevaan, selittävään, ennakoivaan ja ohjaavaan analytiikkaan. Mitä syvemmälle analytiikassa edetään, sitä enemmän tarvitaan osaamista. Ohjaava analytiikka edellyttää tekoälyn hyödyntämistä toimenpidesuositusten ja ratkaisuehdotusten taustalla.

Kuva: Analytiikan tasot

 


Tutustu erilaisiin tapoihin määritellä analytiikan tasoja ja käyttökohteita seuraavien julkaisujen avulla: 

 (info) OA-hankeverkoston tuottama julkaisu Oppimisanalytiikasta ammatillisen koulutuksen supervoima. Kokonaisselvitys oppimisanalytiikan mahdollisuuksista ammatillisessa koulutuksessa avulla.  Perehdy erityisesti julkaisun lukuun 3, jossa tarkastellaan ammatillisen koulutuksen oppimisanalytiikan käyttökohteita ja tarpeita. 

(info) Opetus- ja kulttuuriministeriön tuottama Oppimisanalytiikan viitekehys - Hyvät käytännöt oppimisanalytiikan käyttöönotossa ja hyödyntämisessä. 

(info)  Jani Listenmaa (2023): Laita tieto töihin. Tiedolla johtamisen käsikirja. 


Tietotuotteen kehittäminen

Erilaisten raporttien, analyysien ja muiden dataratkaisuiden eli tietotuotteiden kehittäminen on jatkuva prosessi. Tietotuotteiden on palveltava toimintaa, joten erilaiset tietotuotteet on rakennettava käyttäjien tietotarpeiden pohjalta ja parhaimmillaan myös tiiviissä yhteistyössä käyttäjien kanssa.  Yhteiskehittämisessä voi hyödyntää esimerkiksi palvelumuotoilun tai ketterän kehittämisen menetelmiä. 

Kuva: Tietotuotteen kehittämisprosessin vaiheet 


Tietotuotteella olevien tietojen, kuvaajien ja mittareiden on esitettävä käyttäjille olennaista tietoa. Tietotarpeiden määrittelyssä tunnistetaan eri käyttäjäryhmien tarpeet ja erilaiset käyttötapaukset. Eri käyttäjäryhmät tarvitsevat erilaista tai eri tavoin jäsennettyä tietoa toimintansa tueksi: ammatillisen koulutuksen johto tarvitsee strategisen johtamisen tueksi tietoa organisaation toiminnan kokonaisuudesta sekä erilaista ennakointitietoa, kun taas opetus- ja ohjaushenkilöstö tarvitsee yksityiskohtaisempaa tietoa opiskelijoiden ja opiskelijaryhmien tilanteesta. Lisäksi tietotarpeet voivat olla jatkuvia, satunnaisia tai ainoastaan kertaluonteisia. Ammatillisessa koulutuksessa seurataan jatkuvasti esimerkiksi opiskelijavuosikertymää tai opiskelijan opintojen etenemistä. 

Vaatimusmäärittely ja suunnittelu -vaiheessa tunnistetaan ne vaatimukset, joita eri käyttäjäryhmien tietotarpeet asettavat tietotuotteelle ja tehdään toteutussuunnitelma. Lisäksi suunnitellaan ja mallinnetaan tietotarpeiden pohjalta toteutettavat tietotuotteet arkkitehtuurista visualisointiin. Raportin visuaalisen ilmeen suunnitelma eli niin sanottu rautalankamalli havainnollistaa käyttäjille, miltä tietotuote näyttää,  mitä tietoja se sisältää ja kuinka usein tietoja päivitetään. Rautalankamallit auttavat tarkastamaan, onko tietotarpeet hahmotettu oikein ja toimiiko tietotuotteen rakenne käyttäjän logiikan mukaan. Samalla voidaan varmistaa, että erilaiset graafit ja kuvaajat ovat käyttäjän kannalta selkeitä ja helposti ymmärrettäviä. Käyttäjälähtöisyyden varmistaminen on tärkeää sekä tietotuotteen suunnittelussa että sen teknisessä toteutuksessa. 


Erilaiset tietotuotteet on suunniteltava käyttäjälähtöisesti. Käyttäjäryhmän ja käyttötapausten lisäksi on huomioitava tietotuotteiden käytettävyys. Lappalainen (2010)  hahmotteli tietotuotteiden käytettävyyden säännöt soveltamalla Nielsenin heuristisen eli kokemukseen perustuvan arvioinnin kymmentä sääntöä. Alla olevassa listassa on yhdistetty Nielsenin säännöt Lappalaisen tarkennuksiin. 

  1. Järjestelmän tilan näkyvyys: Käyttäjälle on selvää, mitä raportilla tapahtuu milloinkin.
  2. Järjestelmän ja todellisen maailman vastaavuus: Raportti on yhdenmukainen todellisen maailman käsitteiden kanssa ja toimii toiminnan logiikan mukaisesti.
  3. Käyttäjän kontrolli ja vapaus: Raportti mahdollistaa toiminnon peruuttamisen ja uudelleen tekemisen (undo ja redo).
  4. Yhdenmukaisuus ja standardit: Käytetty sanasto ja toiminnot ovat johdonmukaisia läpi koko raportin.
  5. Virheiden estäminen: Käyttäjää estetään tekemästä virheitä. 
  6. Tunnistaminen muistamisen sijaan: Kaikki asiat, toiminnot, vaihtoehdot ja lisätiedot tehdään näkyväksi raportilla.
  7. Joustavuus ja käytön tehokkuus: Mahdolliset toistuvat toimenpiteet raportilla on tehty helpoksi toistaa.
  8. Esteettinen ja minimalistinen suunnittelu: Raportilla on esillä vain tarpeellinen tieto - ei liikaa tavaraa yhdelle raportille.
  9. Auttaminen virhetilanteiden tunnistamisessa, vianmäärityksessä ja virheistä toipumisessa: Mahdollisten virhetilanteiden virheviestit on kirjoitettu selkokielellä kirjoitettu ja auttavat käyttäjää ongelman tunnistamisessa ja ratkaisemisessa.
  10. Ohjeet ja dokumentit: Tuotetaan tarvittava dokumentaatio raportista.

Lappalaisen mukaan tietotuotteiden suunnittelussa kannattaa huomioida myös konstruktivistiet hahmolait, jotka jäsentävät sitä, miten käyttäjä tulkitsee raportilla olevia asioita. Konstruktivistiset hahmolait ovat:

  • Läheisyyden laki (Proximity): Tyhjällä tilalla on jäsentävä vaikutus eli lähellä toisiaan olevat objektit koetaan yhteenkuuluviksi.
  • Samankaltaisuuden laki (Similarity): Muodoltaan, väriltään, kooltaan, tummuudeltaan, tekstuuriltaan tai orientaatioltaan samankaltaiset objektit näyttävät kuuluvan yhteen.
  • Jatkuvuuden laki (Good continuation): Säännöllisesti esiintyvät objektit muodostavat ns. kognitiivisia ääriviivoja ja hahmoja.
  • Täydennettävyyden laki (Closure): Kokonaisuus täydentyy havaittaessa automaattisesti, jotta hahmo täydentyy.
  • Symmetrisyyden laki (Symmetry): Symmetriset elementit pyrkivät muodostamaan yhtenäisen hahmon.


Tietotuotteen testaus ja käyttöönotto

Tietotuotetta kannattaa testata ennen käyttöönottoa esimerkiksi pilottiryhmän avulla. Käyttäjätestauksen avulla saadaan arvokasta tietoa sekä tietotuotteen visuaalisesta ilmeestä että teknisen toteutuksen toimivuudestakin. 

Tietotuotteiden kehittämisen jälkeen on tärkeää varmistaa, että kehitettyjä tietotuotteita käytetään organisaatiossa toiminnan tukena. Myös tietotuotteiden käyttöönotosta kannattaa tehdä suunnitelma. Usein käyttöönotto kannattaa toteuttaa vaiheittain. 

Ammatillisen koulutuksen verkostossa on tunnistettu, että onnistunut tietotuotteiden käyttöönotto edellyttää suunnitelmallisuutta, johdon tukea ja käyttäjien kouluttamista. On tärkeää, että tietotuotteiden hyödyt ja kytkeytyminen toiminnan tavoitteisiin sanoitetaan käyttäjille. Tietotuotteiden jatkokehittäminen käyttäjien palautteen perusteella varmistaa, että tietotuotteet vastaavat käyttäjien tarpeita ja että tietoa myös hyödynnetään toiminnassa. Tietotuotteen kehitysjono kannattaa rakentaa tietohallinnon ja organisaation toimijoiden yhteistyössä. 


(info)  Tutustu oppaaseen Aloittelijan ohjeet Power BI:n käyttöön -opas (pdf). Opas sisältää linkit 12 ohjevideoon. 

(info) Tutustu pedagogiseen tietojohtamiseen OA-hankeverkoston tuottamaan julkaisun Oppimisanalytiikasta ammatillisen koulutuksen supervoima. Kokonaisselvitys oppimisanalytiikan mahdollisuuksista ammatillisessa koulutuksessa avulla.  Perehdy erityisesti julkaisun lukuun 5, jossa tarkastellaan pedagogista tietojohtamista ja tieto-ohjautuvan organisaation rakentamista, kuvataan erilaisia tietotyöpöytäratkaisuja sekä esitellään ammatillisen koulutuksen pedagogisessa tietojohtamisessa tunnistettuja tulevaisuuskuvia.  



  • No labels