Skip to end of metadata
Go to start of metadata

6.1 Päätöksen tekeminen tiedon antamisesta ja luovuttamisesta

6.1.1 Menettely tietopyyntöjen käsittelyssä: voidaanko tieto antaa

 

Tiedon asiakirjasta antaa se korkeakoulun työntekijä, jonka tehtäviin se on määrätty tai jolle se aseman ja tehtävien vuoksi muutoin kuuluu. Julkisesta asiakirjasta tieto on annettava viivytyksettä, viimeistään kahden viikon kuluessa. Tieto voidaan kuitenkin antaa kuukauden kuluessa, jos pyynnön toteuttaminen asiakirjojen suuren määrään tai salassa pidettävien osien tai näihin rinnastettavan syyn vuoksi vaatii erityistoimenpiteitä tai muutoin tavallista suuremman työmäärään (JulkL 14 §).

Päätöksiin merkityn valmistelijan/esittelijän tai lisätietojen antajan asemaan kuuluu yleensä antaa tietoja asiakirjasta julkisuuslain perusteella. Opiskelijapalveluiden kansliatoimintojen työntekijöiden tehtäviin voi kuulua luontevasti antaa opintotietorekisteristä tietoja suullisesti, nähtäväksi tai jäljennettäväksi. Korkeakoulussa on syytä määritellä ne tehtävät, joihin kuuluu salassa pidettävien asiakirjojen tietopyyntöjen käsittely sekä henkilötietojen luovuttaminen tulosteena, kopiona tai sähköisessä muodossa, kun pyytäjänä ei ole rekisteröity itse. On myös määriteltävä, kuka tekee päätöksen tietojen antamisesta tai luovuttamisesta, jos työntekijä kieltäytyy antamasta tietoa ja asia saatetaan korkeakoulun ratkaistavaksi. Jos työntekijä kieltäytyy antamasta pyydettyä tietoa, hänen on ilmoitettava kieltäytymisen syy ja kerrottava, miten asia voidaan saattaa korkeakoulun ratkaistavaksi, sekä annettava tieto mahdollisista asian käsittelyn maksuista. Jos asiakirjapyyntö on pantu vireille kirjallisesti (paperilla tai sähköisesti), pyytäjältä on myös kysyttävä, haluaako hän, että pyyntö siirretään korkeakoulun ratkaistavaksi (JulkL 14.3 §). Suullisesti asiakirjapyynnön esittäneen täytyy siten erikseen hakea ratkaisua kirjallisella pyynnöllä. Julkisuuslaissa ei ole säädetty määräaikaa kirjallisen pyynnön tekemiselle.

Henkilötietojen luovutuspyyntö korkeakoulun henkilörekisteristä on syytä pyytää kirjallisena perusteluineen, jotta on mahdollista selvittää pyytäjän oikeus tallettaa ja käyttää pyytämiään henkilötietoja.

Jos kysymys on hyvin tulkinnanvaraisesta asiasta koskien esim. opiskelijan henkilötiedon salassa pidettävyyttä, asia on oikeusturvasyistä syytä saattaa korkeakoulun ratkaistavaksi.

Asiakirjan antamisesta on tehtävä valituskelpoinen hallintopäätös korkeakoulussa, jos pyytäjä sitä kirjallisesti työntekijän kielteisen päätöksen johdosta hakee tai pyytää siirtämään alkuperäisen kirjallisen pyyntönsä korkeakoulun ratkaistavaksi. Jos pyydetään tietoja asiakirjasta ja tietopyynnön käsittelijä toteaa, että tiedot voidaan antaa, asiasta ei yleensä tarvitse tehdä erillistä kirjallista hallintopäätöstä. Jos kyseessä kuitenkin ovat toista henkilöä koskevat salassa pidettävät tiedot ja tätä henkilöä on kuultu asiassa ennen tiedon antamista, päätös on syytä tehdä kirjallisesti ja antaa tiedoksi myös tälle henkilölle. Korkeakoulun päätöksestä saa valittaa hallinto-oikeuteen, joten päätökseen tulee liittää valitusosoitus (JulkL 33 §). Myös myönteisestä päätöksestä saa valittaa esimerkiksi se, jonka salassa pidettävien tietojen antamisesta asiassa on kyse. Lähtökohtaisesti myönteistä päätöstä ei saa panna täytäntöön eli salassa pidettävää tietoa ei saa antaa ennen kuin päätös on lainvoimainen. Lainvoima tarkoittaa sitä, että päätökseen ei enää voi normaalein muutoksenhakukeinoin hakea muutosta. Korkeakoulun päätöksestä saa valittaa hallinto-oikeuteen 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kun tämä aika on kulunut eikä valitusta ole tehty, päätös on lainvoimainen.

Asiallisesti ottaen päätösmenettely rinnastuu oikaisuvaatimuksen tekemiseen työntekijän päätöksestä. Hallintolain 49 a §:n perusteella oikaisuvaatimusta koskevia säännöksiä sovelletaan, jos virkamiehen tai työntekijän päättämä asia on ennen muutoksenhakua saatettava asianomaisen viranomaisen käsiteltäväksi. Asian käsittelyyn sovelletaan muutoinkin hallintolain säännöksiä.

6.1.2 Menettely: voidaanko tieto antaa pyydetyllä tavalla

Julkisuuslain 14 §:ssä säädetään vain mahdollisuudesta saada päätös asiakirjan tai asiakirjassa olevan tiedon antamisesta. Tällaisia päätöksiä ovat ainakin päätös siitä, sovelletaanko korkeakoulun hallussa olevaan asiakirjaan ylipäätään julkisuuslakia tai voidaanko asiakirjasta antaa tieto salassapidon estämättä. Julkisuuslain 16.1 §:n mukaan tieto asiakirjan julkisesta sisällöstä on annettava pyydetyllä tavalla, jollei pyynnön noudattaminen asiakirjojen suuren määrän tai asiakirjan kopioinnin vaikeuden tai muun niihin verrattavan syyn vuoksi aiheuta kohtuutonta haittaa virkatoiminnalle. Julkisuuslain 16.3 §:n mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jos henkilötietojen suojaa koskevat vaatimukset täyttyvät eikä laissa ole kielletty luovutusta. Tiedon antaminen opintotietorekisterin henkilötietoja sisältävistä, julkisista asiakirjoista ei aina ole mahdollista pyydetyllä tavalla. Laki ei siis velvoita antamaan valituskelpoista päätöstä henkilötietojen luovuttamisen muodosta, jos pyydetty henkilötieto on mahdollista antaa suullisesti taikka antamalla asiakirja viranomaisen luona nähtäväksi ja jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi, vaikka tietojen pyytäjä haluaisi tiedot vain kirjallisessa muodossa.

6.1.3 Tietojen pyytäjän henkilöllisyyden varmistaminen

Kun henkilö itse pyytää tietoja, joiden saamisen oikeus perustuu hänen asemaansa (kyse henkilön omista tiedoista, asianosaisjulkisuus tai henkilötietojen henkilökohtainen tai siihen rinnastettava tavanomainen yksityinen käyttötarkoitus), hänen on osoitettava henkilöllisyytensä. Julkisissa tiedoissa kyse on useimmiten siitä, että tiedon saa antaa kenelle vain suullisesti (myös puhelimitse) tai näyttämällä, mutta tiedon luovuttaminen paperimuodossa tai sähköisesti edellyttää vastaanottajan oikeutta käsitellä tällaisia henkilötietoja. Tällainen tieto on esimerkiksi opiskelijan tenttiarvosana tai opintosuoritusote. Tällaista tietoa kysyttäessä suullisesti kysyjän henkilöllisyydestä ei siis tarvitse varmistua, mutta jos tietoa halutaan otteena, jäljennöksenä tai sähköisesti, kysyjän henkilöllisyys pitää selvittää sen arvioimiseksi, onko hänellä oikeus saada tieto tässä muodossa.

Puhelin- ja sähköpostitiedusteluissa riittää, jos soitto tulee siitä numerosta ja sähköposti on lähetetty siitä sähköpostiosoitteesta, minkä hakija on hakulomakkeella ilmoittanut tai opiskelija on ilmoittanut opintotietorekisteriin yhteystiedoikseen. Muussa tapauksessa hakijalta voidaan pyytää selvitystä henkilöllisyydestä. Luotettava selvitys ei ole, että hakijaa esimerkiksi pyydetään puhelimessa kertomaan henkilötunnuksensa. Jos soitto tulee eri numerosta kuin henkilön yhteystiedokseen ilmoittamasta, häntä on syytä pyytää lähettämään pyyntönsä sähköpostitse yhteystiedokseen ilmoittamastaan sähköpostiosoitteesta tai pyytää tulemaan käymään.

Salassa pidettäviä tietoja tai arkaluonteisia henkilötietoja ei pidä kertoa puhelimessa, koska kysyjän henkilöllisyydestä on mahdoton varmistua luotettavasti. Tietoturvan vuoksi salassa pidettäviä tietoja tai arkaluonteisia henkilötietoja ei myöskään pidä lähettää suojaamattomassa sähköpostissa. Salassa pidettäviä tietoja tai arkaluonteisia henkilötietoja koskeva tietopyyntö on syytä ohjeistaa tekemään kirjallisesti (sähköpostitse tai kirjeitse) tai henkilökohtaisesti. Riittävä varmistus on, jos tieto lähetetään postitse osoitettuna sille henkilölle, jolla asemansa perusteella on oikeus tiedon saamiseen (esim. jäljennös hakijan valintakoesuorituksesta hakijan nimellä hakijan postiosoitteeseen) tai suojatulla sähköpostilla siihen sähköpostiosoitteeseen, jonka hakija on ilmoittanut yhteystiedokseen.

6.1.4 Valtuutuksen käyttö tietopyynnöissä

Jos henkilötietoja sisältävää kopiota tai tulostetta tai tietoja sähköisessä muodossa tai asianosaisjulkisuuden piiriin kuuluvaa salassa pidettävää asiakirjaa pyytää hakijan tai opiskelijan puolesta joku muu kuin henkilö itse, esim. hakijan tai opiskelijan vanhempi, tietojen pyytäjän on esitettävä valtakirja tai muulla luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan hakijaa (HallintoL 12.1 §). Muu luotettava tapa osoittaa valtuutus voi olla esimerkiksi opiskelijan tai hakijan (päämiehen) puhelimitse tai korkeakoulussa käydessään antama suullinen valtuutus tai sähköpostitse annettu valtuutus. Suullisesti annetusta valtuutuksesta on tehtävä merkintä asiakirjaan, esimerkiksi asiakirjapyyntöön. Jos valtuutuksen olemassaolosta, pätevyydestä tai laajuudesta on epäselvyyttä, korkeakoulun pitää pyytää oma-aloitteisesti lisätietoja opiskelijalta tai hakijalta.

6.1.5 Tietojen antamisesta perittävät maksut

Maksuista on säädetty JulkL 34 §:ssä. Tiedon saaminen viranomaisen asiakirjasta on maksutonta, kun tietoja asiakirjasta annetaan suullisesti tai asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi ja jäljennettäväksi tai lähetetään sähköisessä muodossa sähköpostin välityksellä. Tiedon saamisesta voidaan kuitenkin periä maksu, jos asiakirjan esille hakeminen aiheuttaa erityisiä kustannuksia, koska asiakirja ei ole ollut yksilöitävissä ja löydettävissä asiakirjaluokittelun eikä asiakirjan tunnisteen avulla tai sähköisen rekisterin hakutoimintojen avulla.

Asiakirjasta annettavista paperikopioista ja tulosteista voidaan periä kustannuksia vastaava maksu. Korkeakoulun on määriteltävä ennakolta kopion ja tulosteen antamisesta perittävät maksut, jotka voidaan määritellä erikseen tavanomaisia asiakirjapyyntöjä ja erikseen erityisiä toimenpiteitä vaativia asiakirjapyyntöjä varten. Maksut on julkaistava yleisessä tietoverkossa, ellei julkaisemista ole pidettävä ilmeisen tarpeettomana.

Jos maksuvelvollinen katsoo, että määrättäessä maksua tiedon saamisesta on tapahtunut virhe, hän voi vaatia maksun oikaisua maksun määränneeltä korkeakoululta kuuden kuukauden kuluessa maksun määräämisestä. Oikaisuvaatimuksesta annettuun päätökseen saadaan hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen. Hallinto-oikeuden päätökseen ei saa valittamalla hakea muutosta.

FAKTA 8 ASIAKIRJASTA TIEDON ANTAMINEN VOI EDELLYTTÄÄ PÄÄTÖSTÄ

 

Tiedon asiakirjasta antaa se korkeakoulun työntekijä, jonka tehtäviin se on määrätty tai jolle se aseman ja tehtävien vuoksi muutoin kuuluu. Julkisesta asiakirjasta tieto on annettava viivytyksettä, viimeistään kahden viikon kuluessa.

 

Salassa pidettävien tietojen ja erityisesti arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on syytä keskittää korkeakoulussa tietyille henkilöille, jotka tuntevat henkilötietojen käsittelyä koskevat vaatimukset. Jos tietoa asiakirjasta ei voida antaa, pyytäjällä on oikeus saada asiasta korkeakoulun päätös.

 

6.2 Päätöksen tekeminen rekisteritietojen tarkastamisesta


Rekisteritietojen antamisesta rekisteröidylle ei tehdä erillistä päätöstä, kun rekisteröidy pyytää saada tarkastaa tietonsa. Jos rekisterinpitäjä ei anna rekisteröidyn pyytämiä tietoja, rekisterinpitäjän on annettava rekisteröidylle kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee kieltäytymisen syy (HeTiL 28.2 §). Tarkastusoikeuden rajoitukset (perusteet olla antamatta rekisteritietoja) on lueteltu HeTiL 27 §:ssä. Laissa säädetyt rajoitukset (esim. tiedon antaminen saattaisi vahingoittaa valtion turvallisuutta) eivät yleensä tule kyseeseen korkeakoulujen toiminnassa. Poikkeuksena voidaan kuitenkin pitää hakijalle tai opiskelijalle tehtyä psykologista testiä. Oikeuskäytännössä (KHO 2110/11.9.2003) on katsottu, että henkilölle tehdyn psykologisen testin antamisesta jäljennöksenä voisi aiheutua HeTiL 27.1 §:n 2 kohdassa tarkoitetuin tavoin vakavaa vaaraa muiden testattavien oikeuksille, koska henkilö tällöin voisi harjoitella testistä suoriutumista. Hakijalla tai opiskelijalla on oikeus tutustua tekemäänsä testiin henkilökohtaisella käynnillä rekisterinpitäjän luona ja oikeus saada jäljennös testin perusteella annetusta lausunnosta, mutta ei oikeus saada jäljennöstä itse testisuorituksestaan. Kun henkilö pyytää tietoa tekemästään psykologisesta testistä julkisuuslain nojalla, hänellä on samat oikeudet ja niiden rajoitukset.

Kun rekisteröidylle on annettu kieltäytymistodistus, hän voi halutessaan saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

6.3 Päätöksen ja rekisterimerkinnän korjaaminen[1]

Korkeakoulun on huolehdittava siitä, ettei virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita henkilötietoja käsitellä (virheettömyysvaatimus, HeTiL 9.2 §).

Korkeakoulun arkistointisäännössä tulee ottaa kantaa siihen, kuinka kauan järjestelmässä olevia tietoja säilytetään (esim. tallennettu opintosuoritus, kuten arvosteltu tenttivastauspaperi, voidaan hävittää 6 kuukauden jälkeen, mutta tieto hyväksytystä opintosuorituksesta arvosanoineen säilytetään toistaiseksi). Korkeakoulun toiminnassa noudatetaan arkistolakia (831/1994). Arkistonmuodostajan, korkeakoulun, on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi (ArkistoL 8 §).

Valmistuneiden perus- ja suoritustiedot tulee säilyttää rekisterissä, vaikka aktiivista yhteyttä korkeakouluun ei enää ole. Erityisesti ne tiedot, jotka korkeakoulun tulee lain mukaan rekisterinpitäjänä tallettaa kansalliseen tietovarantoon (VIRTA), on säilytettävä myös korkeakoulun omassa rekisterissä. Tiedot valmistuneiden suorituksista ja tutkinnoista eivät ole henkilötietolain tarkoittamia vanhentuneita tietoja. Valmistuneiden yhteystiedot sen sijaan voivat muuttua vanhentuneiksi, koska niitä ei enää säännönmukaisesti päivitetä. Valmistuneiden yhteystietoja opintotietorekisterissä ei siten tule luovuttaa eikä käyttää korkeakoulun toiminnassa muuhun kuin esim. henkilön ajantasaisten osoitetietojen selvittämiseksi väestötietorekisteristä. Valmistuneiden osoitetietoja voidaan ylläpitää esim. korkeakoulun alumnirekisterissä niiden osalta, jotka ovat antaneet suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn tähän tarkoitukseen.

Korkeakoulun tulee poistaa henkilörekisteristä välittömästi vanhentunut tai virheellinen tieto ja estää virheellisen tiedon leviäminen (HeTiL 29 §). Jos rekisterimerkintä on sen perusteena olevan virheellisen päätöksen mukainen, täytyy virheellinen päätös korjata ensin. Rekisterimerkintää ei tällöin voi yleensä poistaa tai oikaista henkilötietolain perusteella ennen kuin itse päätös on oikaistu muussa laissa säädetyssä menettelyssä (esim. hallintolaki 50§-53 § päätöksen korjaaminen). Hallintolaissa virheet jaetaan kirjoitus- ja asiavirheisiin. Korjaamisen edellytykset ja menettely korjaamisessa eroavat eri virhetyypeissä.

Korkeakoulun on korjattava päätöksessä oleva kirjoitus- tai laskuvirhe taikka muu niihin verrattava selvä virhe (kirjoitusvirhe), jollei korjaaminen johda asianosaiselle kohtuuttomaan tulokseen eikä virhe ole aiheutunut asianosaisen omasta menettelystä. Opiskelijalle on varattava tilaisuus tulla kuulluksi ennen kirjoitusvirheen korjaamista, jollei se ole tarpeetonta. Tarpeetonta kuuleminen on ainakin, kun virheen korjaaminen perustuu opiskelijan omaan vaatimukseen tai korjaaminen tapahtuu selvästi opiskelijalle myönteiseen suuntaan (esim. liian alhaiseksi merkitty arvosanaa korotetaan). Kirjoitusvirhe voidaan kuitenkin korjata myös opiskelijalle haitalliseen suuntaan, jolloin opiskelijalle on yleensä aina varattava tilaisuus tulla kuulluksi.

Korkeakoulu voi korjata päätöksessä olevan asiavirheen jos: päätös perustuu selvästi virheelliseen tai puutteelliseen selvitykseen; päätös perustuu ilmeisen väärään lain soveltamiseen; päätöstä tehtäessä on tapahtunut menettelyvirhe; tai asiaan on tullut sellaista uutta selvitystä, joka voi olennaisesti vaikuttaa päätökseen (asiavirhe). Uuden selvityksen perusteella päätös voidaan korjata vain asianosaisen eduksi. Muutoinkin asiavirheen johdosta päätös voidaan korjata asianosaisen haitaksi vain asianosaisen suostumuksella, jollei virhe ole ilmeinen ja aiheutunut asianosaisen omasta menettelystä. Asianosaisen omalla menettelyllä tarkoitetaan vilppiä tai huolimattomuutta, esimerkiksi puutteellisten tietojen antamista hakemuksessa.

Päätöksen korjaamista (asia- tai kirjoitusvirhe) koskeva asia tulee saattaa vireille 5 vuoden kuluessa päätöksen tekemisestä. Jos kysymyksessä on asiavirhe (esim. menettelyvirhe), joka päätetään korjata, niin vanha päätös poistetaan ja asia ratkaistaan uudestaan. Kirjoitusvirhe korjataan antamalla opiskelijalle virheellisen toimituskirjan sijaan korjattu toimituskirja. Toimituskirjalla tarkoitetaan sitä yleensä allekirjoitettua dokumenttia, josta ilmenee päätöksen sisältö. Virheellinen tutkintotodistus tulee korvata uudella tutkintotodistuksella. Rekisterimerkintä poistetaan tai korjataan vastaamaan korjattua päätöstä. Rekisterimerkinnän oikaisemiseen johtaneesta päätöksen oikaisemisesta/muuttamisesta tulee tallentaa perustiedot (alkuperäinen päätös ja antaja, uusi päätös ja antaja).

Jos rekisterimerkinnän perusteena oleva päätös on virheetön, mutta rekisteriin on esimerkiksi näppäilyvirheen takia tullut virheellinen tieto, rekisterimerkintä puolestaan korjataan HeTiL 29 §:n perusteella (tiedon korjaaminen). Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Opintotietorekisteristä ei toisaalta saa poistaa rekisteröidyn pyynnöstäkään korkeakoulun toiminnan kannalta tarpeellisia, virheettömiä ja vanhentumattomia tietoja, kuten tietoja hyväksytyistä opintosuorituksista. Korkeakoulu tarvitsee tiedot tehdyistä suorituksista, vaikka yksittäinen opiskelija ei kokisi jotain suoritusta tarpeelliseksi tai kokisi sen suorastaan haitalliseksi. Saman opintojakson/kurssin arvosanan korottaminen on peruste korvata aiempi merkintä uudella. Jos opiskelijan pyyntöön tiedon korjaamisesta ei voida suostua, opiskelijalle tulee antaa kirjallinen todistus perusteluineen kieltäytymisestä[2]. Opiskelija voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi (HeTiL 29 §).

Esimerkki (kirjoitusvirhe päätöksessä) Opettaja merkitsee opiskelijan tentistä saaman pistemäärän arvosanan laskennassa käyttämäänsä taulukkoon virheellisesti ja ilmoittaa sen perusteella liian korkean arvosanan rekisteröitäväksi. Itse arvosanapäätöksessä on silloin kirjoitusvirhe, joka on korjattava. Rekisterimerkintää ei voi korjata ennen kuin arvosanapäätös on korjattu. Koska arvosanan korjaaminen vaikuttaa opiskelijalle haitalliseen suuntaan, hänelle varataan mahdollisuus antaa kirjallisesti näkemyksensä korjauksesta ennen kuin arvosana korjataan opettajan tuloslistaan ja rekisteriin. Kohtuuttomuutta arvioitaessa merkitystä on lähinnä kuluneella ajalla. Jos opiskelija on esimerkiksi ehtinyt valmistua ja saada tutkintotodistuksen, niin yksittäisen kurssin arvosanan korjaaminen pitkän ajan kuluttua voi johtaa kohtuuttomaan lopputulokseen.

Esimerkki (asiavirhe päätöksessä) Opettaja on arvostellut lapsensa kurssisuosituksen ja arvosana on merkitty rekisteriin. Opettaja on esteellinen arvostelemaan lapsensa kurssisuoritusta korkeakoulussa. Päätöstä tehtäessä on tapahtunut siis menettelyvirhe. Korkeakoulussa asia huomataan jälkikäteen. Päätös korjattaisiin poistamalla arvosana ja antamalla suoritus uudestaan arvosteltavaksi toiselle opettajalle. Asianosainen asiassa on opiskelija. Vaikka opiskelija olisi ollut tietoinen siitä, että hänen tenttinsä tarkastaa hänen vanhempansa, niin se ei välttämättä tarkoita sitä, että virhe olisi aiheutunut opiskelijan omasta menettelystä. Vastuu esteellisyytensä toteamisesta on opettajalla. Päätöstä ei todennäköisesti voida korjata ilman opiskelijan suostumusta.

Esimerkki: (asiavirhe päätöksessä) opiskelijalle on merkitty opintotietojärjestelmään opintokokonaisuuden ”yksinkertainen” keskiarvo (=arvosanojen summa jaettuna opintojaksojen lukumäärällä), kun olisi pitänyt laskea opintopisteillä painotettu keskiarvo (=(summa: opintojakson opintopisteet * arvosana) jaettuna opintojaksojen opintopisteiden summalla), koska laskijalla on ollut väärä käsitys käytettävästä laskukaavasta. Virheellinen lasku tulee ensin oikaista asiavirheenä ja vasta sitten tehdä muutos opintotietorekisteriin. Asiavirheen voi korjata opiskelijan eduksi ilman hänen suostumustaan, mutta opiskelijan vahingoksi korjaamiseen vaaditaan opiskelijan suostumus, koska virhe ei ole aiheutunut opiskelijan omasta menettelystä.

Esimerkki: (ei virhettä) Opiskelija pyytää huonolla arvosanalla suorittamansa kurssisuorituksen poistamista, koska se laskee hänen kaikkien suoritustensa keskiarvoa eikä hän tarvitse suoritusta tutkintoonsa. Jos suoritusmerkintä on oikein, sitä ei tule poistaa. Opiskelijalle annetaan kieltäytymisestä kirjallinen todistus ja opiskelija voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Esimerkki: (päätöksessä ei asia- eikä kirjoitusvirhettä, mutta rekisterissä virheellinen tieto) Tenttituloslistassa opiskelijalle on merkitty arvosanaksi 3, mutta rekisteriin on vahingossa syötetty arvosana 5. Virheellinen merkintä korjataan oma-aloitteisesti tai opiskelijan vaatimuksesta ilman erillistä päätöstä. Pelkän rekisterimerkinnän korjaamiseen ei tarvita opiskelijan suostumusta, korjattiinpa merkintä opiskelijan eduksi tai haitaksi. Hyvän hallinnon mukaista on ilmoittaa korjaamisesta opiskelijalle, kun korjaus tehdään oma-aloitteisesti. Jos opiskelija katsoo korjauksen perusteettomaksi, hän voi vaatia henkilörekisteriin tehdyn merkinnän korjaamista. Jos korkeakoulu kieltäytyy korjaamasta oikeaa arvosanaa 3 takaisin arvosanaksi 5, opiskelijalle annetaan kieltäytymisestä kirjallinen todistus ja opiskelija voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

FAKTA 9 PÄÄTÖKSESSÄ JA REKISTERIMERKINNÄSSÄ OLEVA VIRHE VOIDAAN YLEENSÄ KORJATA

Henkilörekisteristä voi ilmetä opiskelijaa koskeva virheellinen tieto. Korkeakoulussa on tärkeää erottaa, että onko kysymys päätöksen tekemisen yhteydessä tapahtuneesta virheestä vai onko virhe vain rekisterimerkinnässä. Päätöksessä olevan virheen korjaaminen tapahtuu hallintolaissa säädetyllä tavalla. Henkilörekisterissä oleva virheellinen tieto korjataan henkilötietolaissa säädetyin edellytyksin.




[1] Rekisterimerkinnän korjaamisesta ks. myös tietosuojavaltuutetun opas ”Henkilörekisteriin talletetun tiedon korjaaminen”, saatavilla verkosta osoitteessa <http://www.tietosuoja.fi/material/attachments/tietosuojavaltuutettu/tietosuojavaltuutetuntoimisto/oppaat/6JfpmoUoh/Henkilorekisteriin_tallennetun_tiedon_korjaaminen.pdf> 12.5.2017.

[2] Tietosuojavaltuutetun sivustolla osoitteessa http://www.tietosuoja.fi/fi/index/materiaalia/lomakkeet/tarkastuspyyntojakorjaamisvaatimus.html on lomakepohja käytettäväksi tähän tarkoitukseen.12.5.2017.

  • No labels