Projektisuunnitelma (Tila=hyväksytty)

Tarkastettu 08/2020 suunta hankkeen viimeiselle vuosipuoliskolle, keskeneräiset tehtävät merkitty punaisella (KV)

Versio 1.0

Muutokset: 0.9 Ohjausryhmän kokoonpano päätöksen perusteella

0.91 Valmisteltujen liitteiden linkitys, järjestelmätoimittajan hankintaa koskevan aikataulutiedon täsmennys

Päivittäjä ja päivämäärä: 0.91 Sami Hautakangas 1.12.2017

1.0 Tilan muutos ohjausryhmän kokouksen (5.12.2017) päätöksen perusteella.

1.1 Päivitetty ohjausryhmän kokouksen (18.5.2018) päätösten perusteella: hankkeen kokonaisaikataulun jatkaminen pilotoinnin osalta 2019 loppuun, järjestelmän toteutusaikataulu täsmennetään hankinnan jatkoaikataulun selvittyä.

1.2. Päivitetty ohjausryhmän kokouksen päätöksen perusteella, kun OKM myönsi hankkeelle jatkoaikaa 2020 loppuun.

1 Projektin yleiskuvaus

1.1 Projektin tausta

Opetus- ja koulutusyhteistyö sekä siihen liittyvä opiskelijoiden sujuva liikkuvuus korkeakoulujen välillä on yksi tunnistetuista korkeakoulusektorin tietojärjestelmiin kohdistuvista keskeisistä kehittämiskohteista. Yliopisto- ja ammattikorkeakoulusektorien sisällä on ollut alakohtaista yhteistyötä jo vuosien ajan, minkä lisäksi tällä alueella on tuoreitakin avauksia. Myös yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen välille on syntynyt yhteistyötä ja alueellinen yhteistyö vaikuttaa lisääntyvän seuraavien vuosien aikana merkittävästi.

Kansallisen ristiinopiskelupalvelun kehittämisen tarve perustuu siihen, että jo olemassa olevat järjestelmät toimisivat kokonaisuutena nykyistä paremmin ja tukisivat samalla korkeakoulujen välisen yhteistyön syventymistä. Lisäksi korkeakoulut ovat tunnistaneet tarpeen kehittää yhteistyön prosesseja ja yhteistä järjestelmätukea kansallisen opiskelijaliikkuvuuden saralla edelleen. Korkeakoulut ovatkin jo toteuttaneet paikallisia ristiinopiskelun tuen ratkaisuja, joita tullaan hyödyntämään myös tämän hankkeen määrittelyissä ja soveltuvin osin teknisessä toteuttamisessa.

Kansallisen Ristiinopiskelun kehittäminen-hankkeen lähtökohtana ja tavoitteena on tukea korkeakoulujen yhteistyötä opetuksessa ja opiskelussa toteuttamalla (tausta)järjestelmäriippumaton, valtakunnallinen ristiinopiskelumalli ja -järjestelmä. Lisäksi hankkeessa tullaan toteuttamaan joustavan opintojen suorittamisen mahdollistavat tenttiakvaariot sähköiseen tenttimiseen.

Hanke sai Opetus- ja kulttuuriministeriön myöntämää erityisavustusta. Päätös erityisavustuksesta liitteessä 2.

1.2 Projektin tavoitteet

Valtakunnallisessa ristiinopiskeluhankkeessa toteutetaan valtakunnallinen, korkeakouluille yhteinen ristiinopiskelun malli ja järjestelmäkokonaisuus ja tietojärjestelmäratkaisu sen tukemiseksi.

Toteuttamalla ristiinopiskeluprosesseja koskevat yhteiset toimintamallit ja järjestelmäkokonaisuus saadaan laajennettua opiskelijan opiskelumahdollisuuksia sekä sisällöllisesti että opintojen etenemisen kannalta; Opiskelijan mahdollisuus suunnitella ja suorittaa työelämävalmiuksien kannalta relevantti tutkinto lisääntyy, kun hän voi hyödyntää aiempaa laajemmin toisten korkeakoulujen tarjontaa. Samanaikaisesti opiskelijan mahdollisuudet aikatauluttaa opintonsa joustavammin lisääntyvät, kun vaihtoehtoisten opintojen tarjonta lisääntyy ja niiden suoritustavat monipuolistuvat.

Hankkeessa toteutetaan tekniset ratkaisut, jotka ovat kaikkien korkeakoulujen hyödynnettävissä taustajärjestelmistä riippumatta. Yhteentoimivuutta parantamalla rakennetaan järjestelmätuki, joko kattaa koko opiskelun tukiprosessin sekä kotikorkeakoulun että kohdekorkeakoulun ristiinopiskelun edellyttävien toimenpiteiden osalta. Näin mahdollistetaan laajentuva yhteistyö korkeakoulujen välillä ilman henkilötyövoimanlisäämistarvetta ja käsityönä tehtäviä työvaiheita.

Yksi keskeisistä tavoitteista on, että opiskelija saa järjestelmästä ajantasaisen ja oikean tiedon tarjonta- ja ilmoittautumistiedoista. Toteutuksen järjestäjän näkökulmasta on tärkeää, että opiskelija voidaan hyväksyä ja lisätä opinnoille joustavasti kunkin korkeakoulun etusijajärjestyksen mukaisesti, ja että opiskelijan tiedot siirtyvät ilmoittautumistietojen yhteydessä kohdekorkeakoulun järjestelmiin.

Lisäksi, hankekaudella laaditaan kattavat mallit, joiden avulla korkeakoulujen yhteistyön muotoja pystytään tukemaan tiiviissä yhteistyössä (yhteiset koulutukset, opetussuunnitelmayhteistyö) joustavaan valinnaisten opintojen mahdollistamiseen (opiskelijan laajentuvat mahdollisuudet valita opintoja vapaasti). Samalla luodaan eri opiskelijaliikkuvuuden mahdollistamat sopimuspohjat eri yhteistyömuodoille. Tavoitteena on samalla luopua vanhentuneista käytännöistä ja järjestelmistä. Yhteisten toimintamallien, sopimusten ja prosessien myötä korkeakoulujen välinen sisällöllinen ja hallinnollinen yhteistyö tehostuu. Hankkeen tavoitteena on, että yhteistyön tiivistymisen myötä opiskelijoiden kynnys hakeutua häntä kiinnostaviin opintoihin madaltuu tarjonnan ollessa saatavilla aiempaa helpommin.

Hankkeen osana toteutettava paikkakuntariippumaton sähköinen tenttiminen tukee opintojen suorittamisen joustavuutta merkittävästi: hankekaudella suunnitellaan uusi malli yhteiskäyttöisille Exam-tenttiakvaarioille ja tuetaan niiden käyttöönottoa. Tenttiakvaarioiden myötä opiskelijat voivat suorittaa opintoja korkeakoulu- ja paikkakuntariippumattomasti. Ammattikorkeakoulusektorilla on jo kiinnitetty huomiota kesäopintojen joustavampaan järjestämiseen, jolla pyritään tukemaan opiskelijoiden ympärivuotista opiskelua ja tarjota jatkuvasti ajantasainen tieto opinnoista ja niiden etenemisestä sekä opiskelijan kotikorkeakoulussa että kohdekorkeakoulussa.

1.3 Projektin lopputulokset

Hankkeessa toteutetaan tuki seuraaville ristiinopiskelun tuen muodoille:

1. Tiivis opetussuunnitelmatason yhteistyö

1. Valmisteluvaiheen prosessikuvaus (14.3.2017)

2. Opiskeluprosessin kuvaus (14.3.2017)

2. Opetussuunnitelmatason yhteistyö, jossa mahdollistetaan rajatulle joukolle opiskelijoita tiettyjen opintojen suorittaminen toisessa korkeakoulussa (tyypillisesti alakohtaista yhteistyötä).

3. Yhteistyö, jossa mahdollistetaan laajalle opiskelijajoukolle opintojen suorittaminen avatusta opintotarjonnasta (esim. kaikki sopimukseen kuuluvien korkeakoulujen tutkinto-opiskelijat saavat suorittaa ko. opintoja).

4. Korkeakoulu- ja paikkakuntariippumaton sähköinen tenttiminen yhteiskäyttöisissä tenttiakvaarioissa

1.4 Osapuolten vastuut ja valtuudet

Osapuolten vastuut ja valtuudet perustuvat hyväksyttyyn hankehakemukseen ja määritellään tarkemmin OKM:n päätöksen mukaisissa osatoteuttajasopimuksissa.

1.5 Menetelmät ja työkalut

Suunnittelun ja yhteistyön organisoinnin malli

Hankkeessa noudatetaan suunnittelun ja yhteistyön organisoinnin mallia, jolla mahdollistetaan kaikkien korkeakoulujen osallistuminen suunnittelun eri vaiheisiin sekä tietoisuus hankkeen etenemisestä. Ensimmäisenä tätä toimintatapaa otetaan käyttöön yleisen tason prosessikuvausten käsittelyssä ja saatujen kokemusten perusteella käytäntöä tullaan jatkamaan myös hankkeen muissa vaiheissa. Malli etenee seuraavan prosessin mukaisesti:

• Hankkeen projektiryhmä valmistelee tiettyä kokonaisuutta koskevan suunnitelman pohjamateriaalin

• Projektiryhmä valmistelee työpajan (n. 25hlöä), johon pyritään saamaan osallistumaan asiantuntijat, joiden osaaminen kattaa asian käsittelyssä tarvittavat eri näkökulmat (amk-, yo-näkökulmat ja eri taustajärjestelmät). Työpajan valmistelussa on mukana sisällön mukaan myös rinnakkaishankkeita (esim. eAMK) tai muita läheisiä viiteryhmiä (esim. Synergia-ryhmän toimijoita) tarvittavan asiantuntemuksen mukaan.

• Työpajassa käsitellään luonnosmateriaalia ja kehitetään sitä eteenpäin ja dokumentoidaan perusteluita ratkaisuille.

• Hankkeen projektiryhmä valmistelee työpajan tuotosten pohjalta seuraavan suunnitelmaversion ja järjestää webinaarin, johon voivat osallistua laajasti kaikki asiasta kiinnostuneet korkeakoulujen edustajat

• Webinaarin esittelyn ja kommenttien jälkeen hankkeen projektiryhmä kokoaa suunnitelmasta toteutusvaiheeseen menevän version.

• Hankkeen projektiryhmä viestii tilanteesta sidosryhmille ja päivittää toteutuksen pohjaksi tulevan dokumentaation lisäksi myös hankkeen wikin FAQ:ta keskustelun perusteella.

Projektiryhmän käyttämät työvälineet

Projektiryhmä hyödyntää työskentelyssä seuraavia sähköisiä työvälineitä:

• Projektin eDuuni-wikisivusto pitää sisällään käytännössä kaiken projektiin liittyvän dokumentaation projektiryhmän kokousmuistioista aikataulutukseen ja projektisuunnitelmaan. Wiki-sivusto on avoin kaikille muutamia projektiryhmän sisäisiä työskentelysivuja lukuunottamatta, ja sieltä saa kattavan kuvan projektiin liittyvistä tapahtumista sekä projektin etenemisestä.

• JIRA-työkalua käytetään ominaisuuksien määrittely- ja toteutusvaiheessa. JIRAan kirjataan toteutettavat ominaisuudet ja niiden määritykset käyttäjätarinamuodossa. Työkalun avulla projektipäällikkö (ja muu projektiryhmä) voi seurata toteutuksen etenemistä ja käydä läpi määrityksiä toteuttajan kanssa.

• Projektiin osallistuvat on liitetty Slack-ryhmään, jonka kautta päivittäinen kommunikaatio tapahtuu. Slack-viestintäpalveluun tallentuu kaikki ryhmään lähetetyt viestit, jolloin ryhmään kuuluvat saavat tietoonsa saman tiedon kerralla.

• Etäkokoukset järjestetään projektin ACP-tilassa https://connect.funet.fi/ristiinopiskelu. Projektiryhmän kokoukset järjestetään pääsääntöisesti etänä.

1.6 Dokumentointi

Projektissa tuotettava dokumentaatio tallennetaan projektin avoimelle wiki-sivustolle. Projektisuunnitelma hyväksytään ohjausryhmän toimesta syksyllä 2017 ja suunnitelmaa täsmennetään tai muutetaan tarvittaessa projektin edetessä. Wikistä löytyy ajantasaisin tieto kustakin kehittämiskohteesta, projektin aikataulusta ja tulevista tapahtumista.

Projektin aina sovitaan miten, kenelle ja mitä väylää pitkin kansalliseen arkkitehtuuriin liittyvät dokumentit jaetaan CSC:n ja korkeakoulujen kanssa. Teknisen toteutuksen osalta dokumentointisuunnitelma täsmentyy (ohjelmakoodien jakelu, rajapintakuvaukset, demoympäristö, skeemat ym.) projektin toteutusvaiheessa.

2 Projektin tehtäväkokonaisuudet, laajuus ja tuotokset

2.1 Projektin rajaukset

Hankkeen yhteisillä resursseilla ei tehdä:

• Korkeakoulujen omien järjestelmien kehitystyötä

• Yhtä yhteistä ”portaalia” ristiinopiskelulle; käyttäjät käyttävät ensisijaisesti korkeakoulujen omia järjestelmiä

• Loppukäyttäjälle näkyviä käyttöliittymiä tehdään vain erittäin rajatusti

• Yhteisen palvelun sisältämien perustietojen ja koodistojen ylläpitoa varten pääkäyttäjille

• Toimintakonseptien käytännön testaamisen edellyttämistä toiminnoista toteutetaan vain yksinkertaiset ”karvalakkiversiot”, jotka jaetaan korkeakouluille paikallista hyödyntämistä varten

• Ei siis pyritä tekemään kaikille korkeakouluille yhtenäistä ulkonäköä loppukäyttäjien palveluihin

• Yhteiseen palveluun ei tehdä lähdejärjestelmäkohtaisia tarkistuksia tai validointeja, palveluväylälle välitettävän tiedon oikeellisuuden tarkistus tulee tapahtua korkeakoulun järjestelmässä

• Esim. keskitetty palvelu välittää tiedon siitä, mitkä kohderyhmät kuuluvat tiettyyn ristiinopiskeluverkostoon, jonka perusteella korkeakoulun järjestelmässä tehdään tarvittavat tarkistukset ja rajaukset onko opiskelijalla tarvittava opiskeluoikeus.

2.2 Projektin vaiheet ja aikataulu

Projektin eri vaiheissa toteutettavat tehtävät suunnitellaan ja kirjataan JIRA-tiketöintijärjestelmään. Näin voidaan seurata myös toteutuneita tehtäviä projektiryhmän säännöllisissä kokouksissa. Ohjausryhmä käsittelee kokouksessaan toteutettuja tehtäväkokonaisuuksia ja aikataulussa pysymistä projektipäällikön esittelemänä.

Projektissa on tunnistettavia vaiheita/osioita, jotka menevät ajallisesti limittäin. Projektin ohjausryhmät ajoitetaan siten, että projektin seuraavissa vaiheissa tarvittavat päätökset voidaan tehdä hyvissä ajoin. Tunnistettuja vaiheita ja niiden arvioitu aikataulu ovat:  

Projektin suunnittelu ja määritystyö, (Q2 2017 -Q2 2018)

1. Projektisuunnitelman laatiminen

2. Kehittämispilottien periaatteiden määrittely ja pilottien kartoitus

3. Toteutussuunnittelu

1. Konseptointi, suunnittelu, määrittely

2. Kilpailutuksen valmistelu: sisältää vaatimusmäärittelyn kommentointivaiheen Hansel -puitejärjestelmätoimittajien kanssa
   

3. Kilpailutus ja toteuttajan valinta (2018: Q2: Hanselin palveluna ei tuottanut toivottua tulosta suunnitelman mukaisesti. (18.5.2018)
   

   1. Aikataulumuutos täsmennetään hankinnan jatkoaikataulutuksen yhteydessä
      

4. Exam-yhteiskäyttöisyys: alustava suunnitelma

5. Ristiinopiskelupilotit: pilotteihin osallistuvien valinta

Kehittämispilottien suunnittelu 2018 Q1-Q3

1. Pilottien käytännön etenemisen suunnittelu ja työmäärien arviointi
   

2. Ohjeiden laatiminen

Exam-yhteiskäyttöisyyden suunnittelu (2017 Q3 - 2018 Q2)

1. Yhteiskäyttöisyyteen liittyvien prosessikuvausten laatiminen ja tärkeimpien toimintoijen tunnistaminen

2. Osallistuminen Exam-yhteiskäyttöisyysominaisuuksien kehittämistyöhön.

3. Paikkakuntien/korkeakoulujen valinta yhteiskäyttöisille tenttitiloille, Exam-pilotit
   

4. Korkeakoulujen ohjeistaminen hankinnoissa

5. Tentittävien opintojen valinta

6. Ohjeiden laatiminen tenttiakvaarioihin

7. Tiloihin pääsyn varmistaminen (opiskelijat)

Toteutusvaihe (suunniteltu 2018 Q2 - 2018 Q4, siirtyy), täsmennetään hankinnan tarkemman aikataulun yhteydessä (18.5.2018)→2019 Q1-Q2

1. Toteutus määritellyn mukaisesti

2. Testaus ja korjaukset

1. Puuttuvien ja muutettavien ominaisuuksien tunnistaminen ja kirjaaminen jatkokehityskohteiksi

2. Suunnitelman laatiminen

3. Rajatun käyttöönoton valmistelu (ristiinopiskelupilotit)

4. Tietoturva-auditointi (aikataulutetaan osaksi kehitystyötä)

Viimeistelyvaihe (2019 Q1-Q2), täsmennetään hankinnan tarkemman aikataulun yhteydessä, mikäli tarpeen (18.5.2018), jatkoaikahakemuksen yhteydessä 2019 Q3- 2020 Q2, mahdollisuus kohdentaa kustannuksia myös 2020 Q3 - 2020 Q4.

1. Toteutus suunnitelman mukaisesti

2. Testaus ja korjaukset

3. Käyttöönoton valmistelu

4. Ylläpitosuunnitelman laatiminen

Exam-yhteiskäyttöisyyden pilotti, toteutus 2018 Q1 - 2019 Q2

1. Tilojen varustaminen

1. Tietokoneet ja EXAM-ohjelmisto

2. Ohjeistukset luokkiin

2. Tentittävien opintojen syöttäminen järjestelmään

3. Testaus

4. Pilotin käynnistyminen

Kehittämispilotit, toteutus 2018 Q3 - 2019 Q4 (18.5.2018)

1. Pilotit toteutetaan syksyn 2018 ja syksyn 2019 välisenä aikana

2. Pilottien aikainen tuki

3. Palautteen kerääminen ja analysointi pilottien päätyttyä

Hankkeen päättäminen 2019 Q4 (18.5.2018) → Q1/2020

1. Loppuraportti ja jatkokehityskohteiden kirjaaminen

2. Ylläpidon varmistaminen hankkeen päättymisen jälkeen

3. Pilottien päättyminen ja normaalitoimintaan siirtyminen

4. Hankkeen päättäminen ohjausryhmän toimesta

3 Kustannukset ja työmääräarviot

Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) 2/2017 antaman päätöksen mukaan hankkeelle on myönnetty erityisavustusta 1 347 000 euroa. Hankkeen kokonaisbudjetiksi arvioitiin OKM:lle lähetyssä hankehakemuksessa 2 660 223 euroa. Hankkeen budjetointi nojaa eritysavustuksen määrään sekä hakemuksenteon aikana suunnitelluun kokonaisbudjettiin, joka pitää sisällään osallistuvien korkeakoulujen omavastuuosuudet.

Projektipäällikkö vastaa taloussuunnittelusta, hankkeen etenemisen seurannasta sekä talousseurannasta ohjausryhmälle ja rahoituspäätöksessä mainituin osin ministeriölle. Hankkeen budjetti ja työmääräarviot osatoteuttajittain ovat liitteessä 2 (pääsy rajattu ohjausryhmälle).

4 Projektin organisaatio

4.1 Ohjausryhmä

Hankkeen toteuttamista ohjaamaan ja valvomaan nimetään ohjausryhmä. Ohjausryhmällä on hanketta koordinoiva ja neuvoa-antava rooli.

Ohjausryhmän tehtävänä on:

• käsitellä mahdolliset hankesuunnitelman ja kustannusarvion tarkistukset ja muutokset sekä esitellä ne sopijapuolten virallisten tahojen ja rahoittajan hyväksyttäväksi,

• seurata projektipäällikön raportoinnin pohjalta työskentelyn edistymistä tavoitteisiin ja tuloksiin nähden

• resurssien varmistaminen hankkeen käyttöön

• päättää hankkeen sisältöä, kustannuksia ja aikataulua koskevista muutoksista

• valvoa hankkeen riskien toteutumista

• päättää tulosten julkaisemisesta

• hyväksyä tulokset sekä todeta hanke loppuun suoritetuksi

• käsitellä muut hanketta koskevat tärkeät asiat.

Ohjausryhmä on päätösvaltainen, kun vähintään puolet ohjausryhmän jäsenistä on läsnä. Päätökset ohjausryhmässä tehdään yksimielisesti. Ohjausryhmä sopii kokousmenettelystään tarkemmin ensimmäisessä kokouksessaan. Päätoteuttaja huolehtii pöytäkirjan pitämisestä ohjausryhmän kokouksista. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii Mikko Markkola, Tampereen yliopisto.

Ohjausryhmän kokoonpano

4.2 Projektipäällikkö

Projektipäällikkönä toimii tietojärjestelmäpäällikkö Sami Hautakangas Tampereen yliopistosta. Projektipäällikön tehtävänä ovat:

• huolehtia hankkeen sisäisestä resursoinnista ja työnjaosta

• etenemisen seuranta (työmäärät, budjetti, tilanne ja aikataulu) ja raportointi ohjausryhmälle ja ministeriölle

• projektiryhmän työskentelyn johtaminen (mm. tehtävien suunnittelu ja aikataulutus)

• muutoksenhallinnasta huolehtiminen (poikkeamaraportointi)

• päätöksenteon valmistelu ohjausryhmälle

• riskien seuranta ja raportointi ohjausryhmälle

• toimia projektiryhmän puheenjohtajana

4.3 Projektiryhmä

Hankkeelle on nimetty säännöllisin väliajoin kokoontuva projektiryhmä, joka toteuttaa projektin käytännön työtä. Projektiryhmän kokousten ajankohdat päätetään työskentelyn edetessä. Kokouksissa käydään läpi tehtävä- ja tekijäkohtainen tilanne tarvittavilta osin sekä yhteistä sopimista vaativat ja tiedotettavat asiat. Projektiryhmässä käydään määrävälein läpi toteutettavat ja toteutetut tehtävät, aikataulut sekä mahdolliset haasteet ja muutostarpeet. Projektiryhmä tapaa pääsääntöisesti etänä ja viestii Slack-viestipalvelun avulla. Projektipäällikkö johtaa projektiryhmän toimintaa.

Projektiryhmän jäsen vastaa hänelle nimetyistä tehtäväkokonaisuuksista projektisuunnitelman ja projektin ohjauksesta vastaavien tahojen päätösten sekä laadullisten ja ajallisten tavoitteiden mukaisesti. Projektiryhmä raportointi projektipäällikölle suoritetuista tehtävistä sekä viipymättä niihin liittyvistä haasteista.

Projektiryhmän kokoonpano:

4.4 Sidosryhmät

Hankkeen primäärisidosryhmiksi (hankekauden alussa) on tunnistettu seuraavat ryhmät:

• Toiset käynnissä olevat ja käynnistyvät kehittämishankkeet

• Synergiaryhmä

• KOOtuki-ryhmä

• Ristiinopiskelu- ja EXAM-yhteiskäyttöisyys-pilotteihin osallistuvat korkeakoulut

Viestintäsuunnitelmaan (liite 3) on kirjattu viestintä- ja tiedotussykli kullekin em. sidosryhmälle. Sekundäärisidosryhmiä ovat mm. kaikki Suomen korkeakoulut, minkä vuoksi hanketta esitellään valtakunnallisissa tapahtumissa, kuten yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen opintoasiainpäivillä sekä IT-päivillä.   

5 Projektin menetelmät

5.1 Projektin työskentelymenetelmät: raportointi ja seuranta

Projektin eri vaiheissa toteutettavat tehtävät kirjataan JIRA-tiketöintijärjestelmään (pääsy rajattu projektiryhmälle ja ohjausryhmälle). Projektiryhmäläisille annetaan tehtäväkokonaisuudet, jonka toteuttamisesta kukin jäsen on vastuussa. Tehtävien toteutumista seurataan projektiryhmän kokouksissa. Projektiryhmän jäsenet raportoivat työskentelyn etemisestä projektipäällikölle, ja projektipäällikkö raportoi edelleen hankekokonaisuuden etenemisestä, aikataulusta ja budjetista ohjausryhmälle. Tehtävien toteutumista aikataulussa ja budjetissa seurataan jatkuvasti projektipäällikön toimesta sekä säännöllisesti ohjausryhmän kokouksissa.

Projektipäällikkö on velvollinen raportoimaan ohjausryhmää huomattavista tehtäväkokonaisuuksiin, aikatauluun tai budjettiin liittyvistä poikkeamista myös ohjausryhmän kokoussyklin ulkopuolella.

5.2 Työvälineet

Etäkokousvälineinä käytetään Adobe Connect -sovellusta ja päivittäiseen kommunikaatioon viestipalvelu Slackia.

Hankkeeseen liittyvät dokumentit tallennetaan eDuunin wikiin, keskeneräisiä dokumentteja työstetään Drive-kansiossa ja hankkeessa toteutettavat tehtävät kirjataan JIRA-tiketöintijärjestelmään.

6 Viestintä

Viestintäsuunnitelma liitteessä 3 ja sivulla: Viestintäsuunnitelma

7 Riskienhallinta

Riskienhallintasuunnitelma liitteessä 4 ja sivulla: Riskienhallintasuunnitelma

Projektisuunnitelman laatimisvaiheessa on tunnistettu projektiin liittyvät riskit ja laaditaan niihin liittyvät varautumissuunnitelmat. Ennen jokaista ohjausryhmän kokousta projektipäällikkö käy läpi projektin riskien toteutumis-todennäköisyysasteet ja informoi ohjausryhmää muutoksista sekä kirjaa mahdolliset uudet riskit. Ohjausryhmä päättää mahdollisesti tarvittavista torjuntatoimenpiteistä.

Ohjausryhmä käsittelee riskien toteutumista (todennäisyyksien ja vaikuttavuuden arviointi) jokaisessa kokouksessaan.

8 Muutosten hallinta

Muutokset, jotka edellyttävät osallistuvien korkeakoulujen tai ministeriön hyväksyntää, kirjataan Muutosten hallinta -dokumenttiin. Projektipäällikkö vastaa projektisuunnitelman ylläpidosta ja on velvollinen raportoimaan hankkeen toteutukseen liittyvistä aikatauluista ohjausryhmälle. Projektisuunnitelmaan kirjataan versionumerot, jotta tehtävät muutokset pysyvät tallessa.

9 Laadun hallinta

Projektin alkaessa asetetaan sekä projektin läpivientiin että tuloksiin kohdistuvat laatutavoitteet. Projektin eri vaiheissa suunnitelmille ja tuotoksille tehdään sisäisiä katselmointeja sen varmistamiseksi, että ne täyttävät asetetut laatuvaatimukset. Projektin suunnitteluvaiheessa laadunvarmistusta tehdään osallistamalla korkeakouluja työskentelyyn työpajojen ja webinaarien avulla (ks. tarkemmin luku 1.5).

Projektin läpivientiin liittyvät laatutavoitteet:

• Aikataulussa pysyminen (projekti kokonaisuudessaan)

• Aikataulussa pysyminen (tehtäväkokonaisuudet ja vaiheet)

• Työmääräarvioissa pysyminen

• Budjetissa pysyminen

• Suunnitteluvaiheessa huomioimattomien muutosten vähäinen lukumäärä

Projektin tuloksiin kohdistuvat laatutavoitteet:

• Tietosisällön oikeellisuus ja virheettömyys

• Toimintavarmuus

• Käytettävyys

Laatu varmistetaan projektissa käyttämällä yllä kuvattua muutoksenhallintamenettelyä. Lisäksi projektissa noudatetaan riskienhallintamenettelyä aiemmin tässä suunnitelmassa kuvatulla tavalla.

10 Projektin päättäminen

Ohjausryhmä päättää projektin päättämisestä. Projektin päätyttyä laaditaan loppuraportti ja arkistoidaan projektin aikana syntynyt dokumentaatio. Projektiryhmältä kerätään palaute, joka liitetään loppuraporttiin. Projekti päätetään ohjausryhmän viimeisessä kokouksessa, jossa käsitellään loppuraportti ja tarkistetaan projektin tulokset.

11 Liitteet