Synergiaryhmän toimintakertomus 2012 (LUONNOS)
Ryhmän toimeksianto päivitettiin 1.10.2012
RAKETTI-OPI-osahankkeen ohjausryhmä hyväksyi Synergiaryhmän päivitetyn toimeksiannon ohjausryhmän kokouksessa 1. lokakuuta 2012. Toimeksiannon mukaan korkeakoulujen asiantuntijoille suunnattu, avoin Synergiaryhmä edistää osahankkeen tavoitteiden toteuttamista tukemalla konkreettisia kehitysprojekteja ja niiden välistä yhteistyötä. Ryhmän tehtävänä on
- Tukea opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden toimialaan kuuluvia kehityshankkeita osallistumalla niissä tehtävään toiminnalliseen ja käsitteelliseen määrittelytyöhön.
- Osallistua korkeakoulujen tietomalliin kohdistuvien muutostarpeiden kartoittamiseen ja käsittelyyn opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden toimialan osalta sekä tukea kehityshankkeita tietomallin soveltamisessa.
- Toteuttaa ja organisoida ohjausryhmän antamat yksilöidyt toimeksiannot.
- Tiedottaa korkeakouluille osahankkeen etenemisestä.
- Tiedottaa ryhmän työskentelyn etenemisestä opinto- ja tietohallinnon verkostoille.
- Laatia vuosittain suunnitelma toiminnastaan ja raportoida ohjausryhmälle työskentelyn edistymisestä.
Työpajatyöskentelyn tulokset
Ryhmä kokoontui vuoden 2012 aikana neljä kertaa kaksipäiväisiin työpajoihin. Lisäksi Synergiaryhmä järjesti erillisen projektien yhteistyöpajan.
Vuoden ensimmäisessä työpajassa 13.-14.2.2012 Hämeen ammattikorkeakoululla Synergiaryhmä keskittyi korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden kokonaisarkkitehtuuriluonnoksen näkökulmasta Oppijan verkkopalvelut -projektikokonaisuuden osana valmistellun Oppijan tietomallin katselmointiin. Lisäksi Synergiaryhmä viimeisteli ja yhdenmukaisti syksyn 2011 työpajoissa aloitetut käyttäjätarinat. Jälkimmäisenä päivänä arkkitehtuuriperiaatteita käsiteltiin yhdessä Winhaajien kanssa.
Vuoden toisessa työpajassa 19.-20.4.2012 Turun yliopistolla Synergiaryhmä asetti tavoitteekseen otettaa haltuun etenevät kehitysprojektit ja niiden käyttäjätarinoiden ja muiden suunnitelmien pohjalta tunnistaa ja tunnustaa yhtymäkohdat toiminta-arkkitehtuurissa ja tietoarkkitehtuurissa. Työskentelyssä pyrittiin kehitysprojektien konkreettisia esimerkkejä hyödyntäen yhdistämään Synergiaryhmän kokonaisarkkitehtuuria varten tekemä pohjatyö kehitysprojektien suunnitelmiin päällekkäisen työn estämiseksi.
Vuoden kolmannessa työpajassa 5.-6.6.2012 Aalto-yliopistolla Synergiaryhmä luonnosteli RAKETTI-OPI-osahankkeen ja RAKETTI-VIRTA-projektin yhteisen korkeakoulukierroksen tavoitteita keille/mitä/miksi/miten -kysymykiä pohtimalla. Synergiaryhmä käsitteli myös korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden kokonaisarkkitehtuurityön jatkotoimia kokonaisuuden hallinnan ja materiaalien hyödyntämisen näkökulmista. RAKETTI-ohjausryhmän toimesta toteutettavaksi määrätyn opiskelijaksi- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelun määrittelytyön tueksi Synergiaryhmä perusti keskuudestaan työryhmän. Lisäksi Synergiaryhmä reflektoi kevään toimintatapojaan ja toiminnan tuloksia sekä suunnitteli syyskauden ohjelmansa.
Vuoden viimeisessä työpajassa 24.-25.9.2012 Tampereen yliopistolla Synergiaryhmä keskittyi ensimmäisenä päivänä korkeakoulujen tietomallin (xdw) hallintamalliin, sekä muutos- ja laajennustarpeiden käsittelyyn VIRTA- ja TIPTOP-projektien näkökulmista. Synergiaryhmä laati KOKOA-koordinaatioryhmälle ratkaisuehdotuksen käsitellyistä muutos- ja laajennustarpeista Lisäksi Synergiaryhmä antoi kommenttinsa ryhmälle pidettyyn korkeakoulukierrosvierailuiden ohjelman esittelyosuuteen. Jälkimmäisenä päivänä Synergiaryhmä tutustui OTM-projektin etenemiseen ja kommentoi ryhmätyöskentelynä opiskelijaksi-ilmoittautumispalvelun määrittelydokumnetaatiota tarvittavien tietojen, käytettyjen arvoalueiden ja koodistojen, tietomallin muutos/laajennustarpeiden sekä avointen kysymysten näkökulmista.
Projektien yhteistyöpajassa 8.8.2012 CSC:llä eri projektien edustajat kokoontuivat yhteen keskustelemaan, tavoitteenaan keskinäisen tiedotuksen varmistaminen siitä, missä eri rinnakkaisprojekteissa mennään ja mitä asioita niissä on loppuvuonna tulossa käsittelyyn. Lisäksi yhteistyöpajassa selvitettiin, mitä yhteistä sopimista ja yhteistyön muotoja jatkossa vaaditaan, jotta kaikki pysyvät tarpeellisilta osin tietoisina toistensa tekemisistä.
Etäkokoukset
Synergiaryhmä järjesti vuoden 2012 aikana kymmenen ACP-etäkokousta. Työskentelytavoista sovittiin, että Synergiaryhmä omistaa varsinaiset kokoontumisensa työpajatyöskentelylle ja käyttää etäkokoukset ajankohtaisten asioiden käsittelyyn ja Opin tilannekuvan ylläpitoon.
Synergiaryhmä päätti käsitellä jokaisessa etäkokouksessa samanmuotoisena kokonaisuutena korkeakoulujen liitäntöjä valtakunnallisiin Opintopolku-palveluihin (KSHJ-ohjausryhmän asiat, korkeakoulujen asiakaspalveluryhmän asiat, koulutustarjontatietovaranto, tiedonsiirrot korkeakouluihin ja opiskelijaksi ilmoittautuminen, KSHJ-käyttötapausten katselmointi sekä korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto).
Synergiaryhmän etäkokouksissa käsiteltiin vuoden 2012 aikana myös mm. kokonaisarkkitehtuurityötä, kehitysprojektien tilannekatsauksia, korkeakoulujen opiskelijarekisterien käytännesääntöjen kokoamistyön etenemistä, korkeakoulujen tietomallin muutos- ja laajennustarpeita, korkeakoulukierrosvierailujen etenemistä, LADOK3-yhteistyön konkretisoitumista sekä valtakunnallisten tietojärjestelmähankkeiden karttaa korkeakoulunäkökulmasta.
Synergiaryhmän alaiset työryhmät
Opiskelijaksi- ja lukuvuosi-ilmoittautumistyöryhmä
Työryhmä perustettiin 6.6.2012 työpajassa. Työryhmä kokoontui kaksipäiväiseen työpajaan Hämeenlinnan ammattikorkeakouluun 16.-17.8.2012. Työpajan ensimmäisenä päivänä työryhmä rajasi ensimmäiseksi tavoitteekseen määritellä, mitä uuden opiskelijan tietoja tulee siirtyä valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä rajapintoja pitkin ilmoittautumispalveluun ja opiskelijan ilmoittauduttua korkeakoulun omiin opiskelijatietojärjestelmiin. Tähän liittyen työpajan jälkimmäisenä päivänä ryhmä kokoontui yhdessä TIPTOP-ilmoittautumispalvelun määrittelytyöryhmän kanssa tekemään palveluiden välistä rajanvetoa päällekäisen määrittelytyön estämiseksi.
KSHJ-käyttötapausten katselmointiryhmä
KSHJ-projektissa laaditut käyttötapaukset sovittiin katselmoitavaksi OPI-osahankkeen Synergiaryhmän organisoimana. Osahankkeen ohjausryhmä nimitti katselmointiin työryhmän, joka vastaa katselmoinnin toteuttamisesta. Työryhmä kokoontui vuoden 2012 aikana kolmeen katselmointitilaisuuteen 23.3., 22.5. ja 10.10. Katselmointien tulokset on toimitettu KSHJ-projektille, joka käsittelee ja toimeenpanee oman organisaationsa puitteissa laaditut katselmointidokumentit.
Ruotsinkielisen sanaston työryhmä
Korkeakoulujen tietomallin opiskelun ja opetuksen alueen sanaston ruotsinkielisiä versioita käsittelevä ryhmä on aloittanut työskentelynsä Synergiaryhmän nimissä VIRTA-projektin organisoimana.
Integraatioryhmä
(Lisätään myöhemmin: Unknown User (korkiako@csc.fi))