Aika: Perjantai 20.11.2015 klo 13-14.30

Nauhoite: https://connect.funet.fi/p6kfjwkhvxg/ 

Osallistujat: Aija Kaitera HY, Anu Herala TTL, Anneli Vartio TTL, Eeva-Maria Suojärvi Xamk, Fredrik Finnberg CSC, Hanna-Mari Puuska CSC, Heli Peltola LAMK, Janne Jämsen Aalto, Jenni Kokko JY,  Johanna Viljanen TurkuAMK, Jukka Haapamäki OKM, Jukka Rantasaari TY, Liisa Hallikainen LY, Maria von Hertzen Arcada, Marja Pernu Lapin amk, Mikko Kuru TaY, Milja Nevalainen Uniarts, Minna Karvonen SeAMK, Neea Salo OAMK,   Pekka Harjula HUMAK, Pekka Lylykorpi TaY, Raili Toivio OY, Raimo Körkkö OY, Riitta-Liisa Karjalainen KAMK, Sirpa Riikkinen LUT, Soile Tapio HY, Tampereen yliopiston ryhmä, Tarja Laakkonen Laurea, Tiina Kenttälä-Koivumäki TAMK, Tiina Suikkanen TY, Toni Niittymäki TAMK, Virpi Miettinen OY

Asiat

1.Julkaisutiedonkeruumuutokset

Muutokset 2015

1. • Huom. Tiedonkeruukäsikirja 2015 (yliopistot) lukittu:  YO 3.3. Julkaisutiedonkeruu

     •  Julkaisun avainsanat uusi vapaaehtoinen tieto
     • Tekijän ORCID-tunniste uusi vapaaehtoinen tieto (VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta toimitetuille tiedoille)
     • Julkaisutyypin C2 (toimitettu teos) määritelmää muutettu:
       • Aikaisemmin: Toimitetut julkaisut, joissa toimittajalla on myös omaa tieteellistä panosta, kuten laaja johdanto ja esipuhe (ei pelkkä toimitustyö)
       • Uusi määritelmä: Luokkaan merkitään pelkästään toimitustyö, ja toimittajien mahdollinen johdanto tai esipuhe merkitään kokoomateosartikkeliksi.
     • Uudet julkaisutyypitEVO-julkaisu-tieto poistuu tiedonkeruusta
       • D6 Toimitettu ammatillinen teos
       • E3 Toimitettu yleistajuinen teos
     • Joko ISSN- tai ISBN-tunnus pakollinen julkaisutyypeille A-C (aikaisemmin joko tunnus tai lehden/kustantajan nimi oli pakollinen)
     • Kustantajan nimi pakollinen tieto tieteellisille kokoomateosartikkeleille ja monografioille
     • Väitöskirjan voi raportoida myös organisaatio, johon tekijällä palvelussuhde (aikaisemmin vain tutkinnon antanut yliopisto)

Haapamäki: Yliopistojen tiedonkeruukäsikirja 2015 on lukittu, joten siihen ei tehdä enää muutoksia. Tiedonkeruukirje lähtee pian, ja siinä linkki wiki-käsikirjaan. AMK-käsikirjaa ei vielä lukittu, mutta sekin lukitaan ja laitetaan tiedoksi amk:eille lähipäivinä (taloustiedonkeruu vielä työn alla). Kommentteja ja kysymyksiä voi jättää edelleen kommenttikenttään myös 2015 ohjeistuksen osalta.

Muutokset 2016

• Julkaisun avoimen saatavuuden määritelmää muutettu ja koodisto muuttuu
  • Aikaisemmin:
    • 0=ei open access
    • 1=open access
    • 2=open access, rinnakkaistallennettu
    • 9=ei tietoa
  • Uusi koodisto:
    • 0 = Ei vastausta
    • 1 = Open access -julkaisukanavassa ilmestynyt julkaisu
    • 2 = Hybridijulkaisukanavassa ilmestynyt avoin julkaisu
• Uusia kenttiä:Koulutusalat korvataan KTPO:n ohjauksen aloilla ja ne perustuvat alayksiköihin (aikaisemmin yksittäisiin julkaisuihin)
  • Julkaisu rinnakkaistallennettu (Kyllä/Ei)
  • Rinnakkaistallennetun version verkko-osoite
• Kansallinen yhteisjulkaisu -kentät (yhteisjulkaisu sairaanhoitopiirin, tutkimuslaitoksen tai muun organisaation kanssa) poistuvat tiedonkeruusta
• Yhteisjulkaisu yrityksen kanssa uusi kerättävä tieto
• Julkaisun organisaatiokohtainen tunnus vapaaehtoisesta pakolliseksi tiedoksi
• ORCID-tunniste uusi vapaaehtoinen tieto

Haapamäki:Tutkijaohjeistus kulkee tiedonkeruukäsikirjan rinnalla, mutta aikaisemmassa syklissä kuin tiedonkeruukäsikirja. Nyt viimeistelyssä tiedonkeruuvuotta 2016 koskeva käsikirja. Muutokset vuodelle 2016 mainitaan myös OKM:n tiedonkeruukirjeessä.

Kysymys: Miten julkaisu ositetaan tieteenloille, jos useita tieteenaloja ja laitokset jakaantuvat eri tieteenaloille? Vastaus: Ositetaan sekä tekijöiden että laitosten tieteenalojen mukaan.

Kysymys: Miten julkaisun organisaatiokohtainen tunnus määritetään? Vastaus: vapaamuotoinen kenttä, organisaatio voi määrittää tunnisteet parhaaksi katsomallaan tavalla. Tunnus mahdollistaa tietojen korjaamisen jälkeenpäin VIRRAssa, eli kunkin julkaisun tunniste pitää olla uniikki. Tunniste voi olla myös esim. urn-osoite.

Puuska: XML-skeeman seuraava versio julkaistaan marras-joulukuussa, ja nämä muutokset huomioidaan siinä, sillä tietovarantoon voi siirtää vuoden 2016 alusta jo vuoden 2016 julkaisuja.

2. Muut tulossa olevat VIRTA-julkaisutietopalvelun skeemamuutokset

1. • tieteenala vapaaehtoiseksi
   • organisaatiotunnus pidemmäksi (max. 15 merkkiä, sallitut koodit viedään skeemaan)

Julkaistaan seuraavassa XML-skeemaversiossa.

3.Julkaisun organisaatiokohtaisen ID:n muoto

1. • Maksimipituus 100 merkkiä
   • Vapaamuotoinen kenttä - voi olla myös esim. urn, ellei lähdejärjestelmästä saa ID:tä
     
     

4.CSV-XML-työkalu

1. • Yleistä käytöstä, päivityksistä, csv-tiedoston muodosta

   • Demo
     
     

Fredrik Finnberg esitteli.

Työkaluun syötetään julkaisutiedonkeruun mallitiedoston mukainen csv-tiedosto ja sen avulla voi tarkistaa virheet csv-aineistossa ennen sen muuttamista xml-tiedostoksi. Tuloksena syntyy skeeman mukainen XML-tiedosto, jonka voi siirtää tietovarantoon.

Tärkeää, että tiedosto on mallitiedoston mukainen, eikä esim. sarakkeiden järjestyksiä muuteta.

Kysymys: Kelpaako tuontitapa myös 2017 jälkeen? Vastaus: Kyllä tarvittaessa. Tavoitteena, että jatkossa kaikki toisivat suoraan omassa järjestelmässä, mutta työkalua ylläpidetään niin kauan kuin tarvetta.

Vuoden 2015 mallitiedostoa ei vielä julkaistu, mutta tulossa pian. Jatkossa työkalusta julkaistaan seuraava versio, kun OKM vahvistaa kyseisen vuoden tiedonkeruumääritykset ja mallitiedosto on olemassa (yleensä kyseisen vuoden marraskuussa). Kaikkia skeeman toiminnallisuuksia (esim. tekijään kytketyt alayksiköt ja tunnisteet) ei välttämättä pystytä csv:n kautta tehtäessä toteuttamaan.

Työkalu valmistuu joulukuun aikana. Työkalu ja sen lähdekoodi julkaistaan avoimesti (esim. GitHubissa).

5. Sähköpostiosoitteet piloteilta virheraporttien lähettämistä varten

Ensi kevään pilotointiin osallistuvilta tarvitaan sähköpostiosoitteet, joihin virheraportit voidaan lähettää pilotointivaiheessa. Myöhemmässä vaiheessa virheraportit tulevat todennäköisesti extra-vipuseen. Käydään virheraportit tarkemmin läpi joulukuun yhteyshenkilökokouksessa.

6. ISSN-keskuksen datan käyttö julkaisukanavatietokannassa

Asia kesken. Ei olla vielä saatu selkeää vastausta ISSN-keskukselta aineiston jakamisesta.

7. Study groupien kirjaamiskäytännöt julkaisujen tekijöissä

TAYSista oli tullut kysymys study groupien kirjaamiskäytännöistä yliopistoilta. Julkaisun tekijöissä voi olla tutkimusryhmä ja nimiä ei välttämättä ole tekijäkentässä, mutta alaviitteessä voi olla mainittu kokoonpano.

Käytännöt vaihtelevat paljon:

JY: Kaikissa tekijöissä kirjattu ryhmä sekä lisäksi kirjattu JY:n omat tekijät

TY: Noudatamme yliopiston tutkimustietojärjestelmään kirjattavien julkaisujen kirjaamisessa samaa tekijyys-käytäntöä kuin Turun yliopistollinen keskussairaala. Vuoden 2014 julkaisutietojen osalta käytäntö on kuvattu alla. Vuoden 2015 julkaisutiedonkeruun periaatteet ovat ilmeisesti vielä lukkoon lyömättä yliopistosairaaloiden tutkimusjohtajilla. Jäsenyys study groupissa tai konsortiossa ei riitä siihen, että tulisi kirjatuksi artikkelin tekijäksi. Kirjoittajan tulee täyttää ICMJE:n 4 kriteeriä<http://www.icmje.org/recommendations/browse/roles-and-responsibilities/defining-the-role-of-authors-and-contributors.html>.Ryhmän jäseniä ei hyväksytä kirjoittajiksi, vaikka ryhmän nimi olisi mainittu kirjoittajien joukossa. Eikä myöskään ole merkitystä sillä onko ryhmä listattu kirjoittajaksi maininnalla ’on behalf of’ tai ’and’. Jos esim. on mainittu erikseen kymmenen kirjoittajaa ja sen jälkeen ryhmä, tekijöiksi kirjataan erikseen mainitut kirjoittajat. Samoin kohtelemme niitä, joiden nimi on Collaborators-listassa. Eli Turussa kirjataan vain ne, jotka on kirjoittajiksi mainitut.

TaY (kommentti): Turun käytäntö on se, johon kannattaa pyrkiä. TaY laittaa kirjallisia esimerkkejä.

OY: Sekava käytäntö.

CSC/OKM laatii ehdotuksen yhteisestä kirjaamistavasta ja laittaa sen kommenteille. Esimerkkejä voi laittaa tämän kokousmerkinnän kommentteihin.

8. Muut asiat

Käsiteltiin TaYsta (Pirjo Rauhala) tulleet kysymykset:

Kysymys: Miten julkaisua koskeva metatieto voi olla vapaaehtoinen VIRTA-tiedonsiirrossa vaikka se on pakollinen OKM:n tiedonkeruussa?

Vastaus: Kevään tiedonkeruussa pilotit todennäköisesti siirtävät 2015 datan varustettuna kaikilla OKM:n vaatimilla tiedoilla. Kun julkaisuja siirretään jatkossa pitkin vuotta (esim. 2016 julkaisuja jo tammikuusta 2016 alkaen), julkaisun voi siirtää tietovarantoon, vaikka tietyt OKM:n tiedonkeruussa pakollisia tietoja puuttuisi (esim. tieteenala). Puutteelliset tiedot voivat näkyä JUULIssa ja esim. rahoittajan palvelussa. Siinä vaiheessa, kun tehdään tiedonkeruupoiminta (maaliskuussa edellisen vuoden tiedoista), tietovarannosta poimitaan vain julkaisut, jotka täyttävät OKM-kriteerit.

Kysymys:Viime kokouksessa käytiin läpi, mitkä pilottiorganisaatioista voivat toimittaa tietovarantoon julkaisun(ko?) metatietona hankenumeron. Tulos taisi olla, ettei mitkään. Voitaisiinko palata siihen pilottiin, joka ajoittuisi ensi kesään ja jossa hankenumeroita tarvittaisiin. Mitä oli tarkoitus pilotoida?

Vastaus: Viime kokouksessa kartoitettiin yliopistojen mahdollisia tarpeita tuottaa hankenumeroita VIRTAan. Hankenumerot voidaan kuitenkin palauttaa myös rahoittajan palvelusta. Kun tutkija poimii julkaisut rahoittajan palveluun VIRTA-julkaisutietopalvelusta, ja tällöin hankenumero palautuu VIRTAan. Tätä pilotoidaan SA:n kanssa ensi kesänä. SA-pilotointi ei edellytä korkeakouluilta tässä vaiheessa erityisiä toimenpiteitä. Tutkijoita voi informoida, että 2011–15 julkaisut ovat käytettävissä palvelussa kesällä. Korkeakoulut voivat lukea VIRRAsta omien julkaisujensa hankenumeroita, mutta edellyttää korkeakoulupäässä työtä.

Jos hankenumeroita raportoitaisiin korkeakouluista, julkaisut voitaisiin saada hankeraporteille sieltä suoraan. Tämä ei kuitenkaan tässä vaiheessa ajankohtainen.

Kysymys: Onko mahdollista ennakoida, millaisia virheraportit tulevat olemaan. Esimerkkinä usean organisaation yhteisjulkaisut. Millä tavoin virheraportteja jatkossa käytetään, jotta yhteisjulkaisujen metatiedot saadaan yhdenmukaisiksi. Miten yhdenmukaisiksi ne on tarpeen saada.

Vastaus: Käsitellään seuraavassa kokouksessa.

Kootaan jatkossa VIRTA-confluenceen yleisimmin kysyttyjä kysymyksiä.

9. Tiedoksi

Kansallisen ORCID-yhteistyöryhmän perustaminen. Ks. tiedote ja ilmoittautumisohjeet.

Ryhmä perustettu TUHA-verkoston alle. Puheenjohtaja Aija Kaitera (HY), sihteeri Anne Björklund (CSC). Avoin kaikille kiinnostuneille. Tarkoitus keskustella käyttöönotosta ja jakaa kokemuksia. Tarkoitus saada myös mm. rahoittajia ja kustantajia mukaan.

Kaitera: Tervetuloa mukaan kaikki kiinnostuneet. Ensimmäinen kokous (10.12.2015 klo 9-11) valmisteilla. Henkilö- ja roolirekisterien asiantuntijat erityisesti kiinnostavia yhteistyötahoja.

10.Seuraavat kokoukset

Pe 11.12 klo 13–14.30

Aiheita voi ehdottaa tänne: VIRTA-julkaisuyhteyshenkilöt - kokous 11.12.2015

Kysymyksiä voi laittaa virta-julkaisut@postit.csc.fi