Aika: Perjantai 16.9.2016 klo 13-14.30

ACP: https://connect.funet.fi/virta-julkaisu

Ohjeita osallistumiseen:

-          Avaa selaimesta ACP-huone: https://connect.funet.fi/virta-julkaisu

-          Kirjaudu sisään vieraana ”As a Guest” (oma nimi +organisaatio)

-          Kommentit/puheenvuorot mieluiten suullisina, tarvittaessa chat-ruutuun

-          Suositellaan kuulokkeiden tms. käyttöä, mikäli aiot käyttää mikrofonia

-          Kaiun/kohinan välttämiseksi mikrofoni mykistettynä muulloin kuin oman puheenvuoron aikana

-          Kokous nauhoitetaan ja nauhoite julkaistaan tällä sivulla.

Osallistujat: 

Fredrik Finnberg, Maaria Klemola CSC, Hanna-Mari Puuska CSC, Raine Rapo CSC,

Anneli Korhonen HAMK, Anne HY VY,  Arja Kokkonen-Metsola VY, Eeva-Maria Suojärvi XAMK, Esa Kaa ? UEF, Hanken-tiimi, Heile Tofferi VSSHP, Helena Haimi TaiY, Hellevi Hakala Metropolia, Ilkka Nokelainen LUT, Inger Måtts-Wikström Arcada, Janne Jämsen Aalto, Jenni Kokko, Juha Aittakumpu OY, Jukka Rantasaari TY, Kaisa Varis Karelia,  Katri Hollo Haaga-Helia, Krister Karlström Arcada, Liisa Hallikainen Lay, Maria Lassila-Merisalo HAMK, Maria von Hertzen Arcada, Marja Pernu Lapin AMK, Mikko Saunamäki Luke, Milja Nevalainen TaiY, Minna Karvonen SeAMK, Raimo Körkkö OY, Riitta Kokko OAMK, Riitta Ruuska JAMK, Saara Savolainen Istekki/PSSHP, Tarja Laakkonen Laurea, Tiina Kenttälä-Koivumäki TAMK, Tiina Suikkanen TY, Tua Hindersson-Söderholm Hanken, Virpi Miettinen OYK, TaY-tiimi

Ajankohtaiset asiat

1. Julkaisutiedonkeruuseminaarin ja KOTA-seminaarin 29.-31.8.2016 kuulumiset
   Keskustellaan erityisesti:

a.) Ammatillisten ja yleistajuisten julkaisujen tietojen laadun parantaminen

• Sinikka Luokkasen keskustelualoite:

“Elokuisen julkaisutiedonkeruuseminaarin jälkeen on muutamaankin kertaan tullut vastaan, että julkaisutiedonkeruuta pitää kehittää. Alla on ehdotuksemme perjantaiseen Virta-julkaisuyhteyshenkilökokoukseen liittyen ensimmäiseen asiakohtaan liittyen sekä laadun parantamiseen että tietosisältöjen laajentamiseen.

Opetus‑ ja kulttuuriministeriön julkaisutyyppiluokitus on aikansa tuote, jota on tarkennettu jatkuvasti. Se on esimerkiksi vähitellen avautunut huomioimaan toimitetut blogit sen sijaan, että edellyttäisi E-tyypin julkaisujen olevan ainoastaan painetuissa lehdissä.

Seuraava looginen askel on, että luokka I1, audiovisuaalinen aineisto, hajotetaan ja jaetaan sisällön perusteella muihin luokkiin. Jo nyt taiteelliset audiovisuaaliset aineistot laitetaan julkaisutyyppiluokkaan F. Samalla periaatteella kohdeyleisön perusteella muu audiovisuaalinen aineisto pitäisi jakaa luokkiin A–E. Tutkimustuloksia voidaan esitellä kirjoitetun artikkelin ohella audio‑ tai videomuodossa, mikä palvelisi myös esteettömyyden tarpeita.

Ammattikorkeakoulut saavat julkaisuihin perustuvaa rahoitusta julkaisutyypeistä A–F ja I. Avoimen tutkimuksen periaatteiden mukaisesti kaikista näistä rahoituksen perusteena olevista julkaisuista pitäisi kerätä ja julkaista metatiedot Juulissa.

Julkaisujen metatietojen keruussa perusperiaatteena pitää olla, että asiasta kiinnostunut voi löytää annettujen metatietojen perusteella alkuperäisen julkaisun. Ohjeistuksen yksittäisten pakollisia tietoja koskevien määräysten tulee olla vain tämän periaatteen täydennyksiä. Nyt, kun olemme siirtymässä Virta-tiedonkeruuseen, tietojen tarkistuslogiikkaa on mahdollista tehostaa. Siten julkaisujen metatietojen taso Juulissa saataisiin nousemaan.”

• Puuska: A-C –luokilla luokitukset ovat tiukempia, mm. JUFO-taso määritellään. Muilla luokilla ei toistaiseksi niin paljon pakollisia kenttiä. Viesti välitetty myös yhteyshenkilölistalle. Tämänkaltaiset aloitteet hyviä käsiteltäväksi yhdessä TUHA-julkaisutiedonkeruuryhmässä.

Keskustelu:

• • Puuska: Miten ammatillisten tai yleistajuisten julkaisujen tietoja voitaisiin parantaa? Miten ehdotetut muutokset vaikuttaisivat työmäärään?
  • Tarja Laakkonen/Laurea (chat): ISBN/ISSN voisi olla pakollinen?
  • Puuska: Kaikilla julkaisuilla ei ole, joten tätä kenttää ei teknisesti voi tehdä pakolliseksi.
  • Anneli Korhonen: Artikkeleista pitäisi olla ainakin emojukaisun nimi ja lehden numero.
  • Katri Hollo Haaga-Helia amk (chat): Nyt kun blogit hyväksytään, niillähän ei ole numeroa.
  • Korhonen (chat): Blogista päiväys.
  • Hollo (chat): Päiväys on hyvä ehdotus.
  • Liisa Hallikainen LaY (chat): Käytämme päiväystä.
  • Puuska: Käyttääkö joku korkeakoulu D-E  -luokista sellaisia pakollisia tietoja, joita OKM ei kerää pakollisina?
  • Laakkonen (chat) Ei sinänsä pakollisia.
  • Raine Rapo CSC: Perusasiat, kuten tekijöiden nimi ja lukumäärä kerätään joka tapauksessa XML-tiedostoon.
  • Laakkonen: Ei sinällään ole pakollinen, tiedot kyllä tarkistetaan jolloin lehden nimien perään kysellään jos puuttuu
  • Hollo: Ei teknisesti pakollinen, mutta en päästä läpi ilman lehden nimeä, vaan kysyn sen. Tarkistan kaikki tiedot meillä.
  • Riitta Ruuska/ JAMK: Ei pakollinen lomakkeella, mutta käytännössä lehden nimi on oltava.
  • Puuska: Lehden nimen pakollisuus ei näiden kommenttien perusteella vaikuttaisi muodostuvan ongelmaksi.
  • Hallikainen: Pureen ei voi tallentaa artikkelia ilman lehden tai emojulkaisun nimeä
  • Tiina Suikkanen, TY: Converis edellyttää myös
  • Puuska: Välitämme tämän keskustelun TUHA-yhteistyöryhmään, jossa voidaan laatia konkreettinen ehdotus siitä, millaisten tietokenttien lisääminen parhaiten palvelisi tiedonhakua ja parantaisi tietojen laatua.
  • Rapo: Uusien julkaisutietojen pakollisuudesta huomioitava, että skeemassa on tiettyjä pakollisuuksia, jotka koskevat myös mahdollisia uusia julkaisutyyppejä. Tällaisia ovat mm. tekijöiden lukumäärä ja julkaisun nimi pitää olla tiedot sisältävässä XML-tiedostossa.
  • Puuska: Tämä koskee jossain määrin myös seuraavaa kohtaa.

b.) VIRTA-julkaisutietopalvelun tietosisällön laajentaminen muihin kuin OKM-tiedonkeruukelpoisiin julkaisuihin

1. • Ks. yhteenveto suorista tiedonkeruista: Jukka Haapamäen esitys tiedonkeruuohjausyhmässä 8.9.2016
     
     
2. VIRTA-julkaisutietopalvelun tilannekatsaus

a.) Tutkimuslaitosten ja yliopistosairaaloiden vuoden 2015 julkaisutiedonkeruu päättyy 14.9.2016

• • Parhaillaan käynnissä, voimassaoloa pidennetty 16.9. saakka
  • Mukana kaikki viisi yliopistosairaalaa ja viisi tutkimuslaitosta
  • Tiedot pääosin jo toimitettu. Yhteyksien avaamisessa kestänyt pidempään kuin odotettiin, mikä pitää kevään tiedonkeruussa ottaa huomioon, kun mukaan liittyy uusia organisaatioita.
  • Ristiriitaisia julkaisutyyppiluokituksia. Esimerkkitapauksessa keväällä yliopisto luokitellut julkaisun luokkaan B1, nyt tutkimuslaitos luokkaan A1. Aikaisemmin ilmoitettu julkaisutyyppi on määräävä, eli nyt ilmoitettu ristiriitainen tieto pitää muuttaa.

b.) VIRTA-julkaisutietopalvelun raportit Extra-Vipusessa:

• • Palveluun kirjaudutaan Eduuni ID -tunnuksella. 
  • Päivitetään toistaiseksi manuaalisesti, automaattiset päivitykset tulossa. 
  • Käyttäjillä on pääsy kaikkien organisaatioiden tietoihin.
  • Tilassa 2 olevat ovat OKM:n tiedonkeruukelpoisia.
  • Raporteilta voi katsoa oman organisaationsa tietoja ja tarkistaa, ovatko ne tulleet läpi oikein.
    
    

• c.) Duplikaatti- yms. tarkistukset:
  • Puuska esitteli extra-Vipusen virhetarkistusmahdollisuuksia. Tarkastuksia voi tehdä mm. virhetyypin mukaan. Tulevaisuudessa Extra-Vipunen näyttää sen julkaisun ID:n, jolle julkaisun epäillään olevan duplikaatti. Samoin yhteisjulkaisujen ristiriitaisuustiedot tulossa. Julkaisutyypin ristiriitaisuus on ainoa pakollinen, korjattava kohta, muiden virhetyyppien korjaukset, kuten julkaisun nimen kirjoitusasun korjaus ovat vapaaehtoisia.
    Keskustelu:
    • Rapo: Jos kysyttävää, olkaa yhteydessä virta-julkaisut(at)postit.csc.fi. Palvelu on vielä uusi, joten sen tiedoissa tai toiminnassa saattaa olla vielä virheitä. Tarvittaessa, toiveestanne voidaan tehdä ad hoc –raporttejakin.
    • Puuska: Kehitysehdotukset ovat tervetulleita. Palvelu on tehty korkeakoulujen, tutkimuslaitosten ja tutkimussairaaloiden työn avuksi.
  • Tampereen yliopistosta  esimerkkitapaus, jossa toimitettu teos ja sen sisällä ollut samanniminen artikkeli oli virheellisesti tunnistettu duplikaateiksi.
    Keskustelu:
    • Puuska: Tapaus on harvinainen, mutta mahdollinen. Jos tiedot ovat muuten samat, mutta julkaisutyyppi on eri, kyseessä on kaksi eri julkaisua. Voiko käydä niin, että joskus julkaisutyypin osalta on tullut virhe esimerkiksi niin, että sama julkaisu olisi raportoitu esimerkiksi vertaisarvioiduksi ja vertaisarvioimattomaksi julkaisuksi?
    • Hallikainen: Miksei voisi? Erityisesti tyyppien tunnistamisessa on melkoista vaihtelua.
    • Puuska: Ehkäpä voitaisiin ottaa muutamat erikoistapaukset, (C2 toimitettu teos ja B2 tai A3 - artikkeli kokoomateoksessa) pois duplikaattitarkistuksista siten, että nämä voisivat olla samoin tiedoin ilman, että niistä tulisi ilmoitusta duplikaatista. Katsomme CSC:llä, miten vaikuttaisi, jos tällaisen muutokset tekisi tarkistuksiin. Mikäli se johtaisi selvien duplikaattien jäämiseen tunnistamatta, pitää miettiä toimintatapaa.

3. Jatkokehitys

a. Uusien organisaatioiden liittyminen: 

• Suositellaan mukaan liittymistä jo syksyllä, jotta käyttöä ehditään testata. Liittyminen sujuvampaa, jos ei tule liittyvien organisaatioiden sumaa keväällä.
• Tiedonsiirron ohjeet ovat Confluencessa, (linkki)
• Tietojen tuottaminen –väliotsikon alla on linkki Tiedonsiirto, josta löytyy organisaatioiden ohjeet tietojen siirtoon.
• Jotta organisaatiolle voidaan avata tiedonsiirtoyhteys, tarvitaan IP-osoite ja SSH-avaimen julkinen puolikas,
• Äänestys: Moniko uusi organisaatio olisi syksyn aikana syöttämässä tietoa?
  • UEF, Hanken, SeAMK, TaiY, Karelia-amk, LY
  • Laakkonen (chat): Kaikki riippuu siitä toteutuuko tuo AMKien palvelu 2017, mutta siitä kohta lisää
  • Puuska: Vuoden 2016 tietoja ei ehdi tuoda uuden syöttöpalvelun kautta, sillä se ei ole vielä valmis. Sen tavoiteaikataulu on touko-kesäkuussa 2017, jolloin se käy vuoden 2017 julkaisujen raportointiin.
  • Laakkonen (chat): Vanha malli tälle vuodelle ok, jos se teille käy ja uusi palvelu käyttöön 2017?
  • Puuska: Kyllä, CSV-muuntotyökalu käytössä vielä entiseen tapaan.
    
    
• Yhteyksien avaamista ym. varten suositellaan ottamaan yhteyttä CSC:hen mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ennen tietojen siirtoa. Testidataa voi tuoda, tai tehdä testin vain pienellä määrällä julkaisujaa. Ei tarvitse olla vielä valmiita tietomassoja.

b.) Tietojen siirtyminen JUULIin (11/2016)

• • VIRTAan siirretyt tiedot eivät siirry vielä automaattisesti JUULIin. Tavoiteaikataulu marraskuussa. 
  • Huomioitava, että tämän vuoksi JUULI ei vastaa enää tiedonkeruudataa tai Vipusen tietoja. 
  • JUULIn tietoja voi korjata ja mahdollista on myös täydentää tietoja vanhoilla julkaisuilla, jotka eivät enää osallistu tiedonkeruisiin.

c.) Ammattikorkeakoulujen julkaisusyöttöpalvelu (kevät 2017)

• Valmistelut aloitettu, sopimusneuvottelut käynnissä.
• Aikataulu: (sama kuin julkaisutiedonkeruuseminaarissa esitelty)
• Jos nyt liittyy, sopimuskausi alkaa joulukuusta. Sopimus tehdään aluksi kahdeksi vuodeksi: ensimmäisenä vuonna maksettavaksi tulisi liittymismaksu, toisena vuonna käyttömaksu.
• Sopimusluonnoksessa myöhemmin liittyvät maksaisivat myös liittymismaksun vuosimaksun lisäksi, jotta kehittämiskulut saadaan tasattua.
• Palvelun on tarkoitus olla käyttövalmis keväällä 2017, F-I julkaisuja voisi tuoda palvelun kautta syksyllä 2017, jonka jälkeen alettaisiin toteuttaa lisätoiminnallisuuksia (ORCID-integraatio, integraatio julkaisuarkistoihin ja HR-järjestelmiin).
• Koska mukaan tulevien organisaatioiden määrä on epävarma, emme tiedä tarkkaa aikataulua. Vuosimaksut määräytyvät organisaation tuomien julkaisujen määrän perusteella. Osallistuvien organisaatioiden kustannukset on päätetty. Mikäli organisaatioita osallistuu vähän, kehitystyö hidastuu ja aikataulu venyy.

Keskustelu:

• • • Hellevi Hakala (chat): Liittyen F-I julkaisujen metadataan täytyy kyllä näiden osalta tiedonkeruun kriteereitä tarkentaa vielä reilusti. Nyt antaa liikaa tilaa tulkinnanvaraisuuksiin.
    • Puuska: Tarkennettava ensi vuoden aikana.

• • • TaY-tiimi (chat): Mitä tarkoittaa integraatio HR-järjestelmiin siinä amkien julkaisusyöttöpalvelussa?
    • Puuska: Julkaisuja tehneiden työntekijöiden tiedot voisivat tulla palveluun suoraan laitoksen omasta henkilötietojärjestelmästä. Muutamalle AMK:lle tämä olisi kriittisen tärkeä. Onko jollakin ammattikorkeakoululla tällainen linkki henkilötietojärjestelmään jo olemassa ja mitä tietoja sieltä haetaan?
    • Laakkonen (chat): Meillä ei haeta, kaikki syötetään käsin. En tiedä, mitä LAMK ottaa järjestelmästä suoraan
    • Maria v. Hertzen Arcada (chat): Meilläkään ei haeta, vaan kaikki käsin
    • Hollo (chat): Kaikki käsin täälläkin.
    • Puuska: Toteutuksen edettyä pidetään tästä vielä erillinen etäkokous, jossa saa esittää toiveita.

• Puuska: Pirjo Rauhalalta Tampereen yliopistosta oli tullut kysymyksiä:
• "Millä keinoin julkaisutietojen keräämistä on parannettu parin viime vuoden aikana ammattikorkeakouluissa? Mitä hyötyjä on saavutettu ajatellen esim.

a.)   julkaisutietojen keräämiseen ja tarkistamiseen käytettyä työmäärää ja kustannuksia (“tehokkuusparannukset”)

b.)  julkaisutietojen saamista aiempaa ajantasaisemmin organisaation omaan käyttöön (“vaikuttavuusparannukset”)

c.)   jokin muu hyöty?"

• • Pirjo Rauhala, TaY (chat): Tarkoitan sitä että yksittäisten julkaisujen metatietojen tarkistamiseen nyt kuluva aika ja työmäärä pitäisi kyllä vähentyä.
  • Laakkonen (chat): Meillä pyydetään linkki julkaisuun tai pdf artikkelista. Auttaa löytämään oikeat tiedot
  • Puuska: Äänestys: Onko organisaatioissa tehty toimenpiteitä, jotta työmäärä olisi vähentynyt? (2 vihreää: HAMK ja TaY)
  • TaY: Ei ole kyetty vähentämään, koska kerättävän tiedon määrä ja yksityiskohtaisuus ovat lisääntyneet.
  • Laakkonen (chat): En tiedä onko meilläkään työmäärä vähentynyt, mutta tiedon laatu on meillä parantunut, toivottavasti.
  • Puuska: Tarkoitatteko tutkijoilta kuluvaa, vai tietojen tarkistukseen kuluvaa työmäärää?
  • TaY (chat): Sekä että.
  • Puuska: Tutkijoidenhan ei tarvitsisi raportoida ollenkaan, jos pystyisimme hakemaan tiedot ulkopuolelta ja lisäämään näihin tietoihin vain julkaisutyypin ja mahdolliset muut tiedot. Tällöin heidän raportointiin käyttämänsä aika vähenisi. Onko nyt joitain konkreettisia tehostamisehdotuksia?
  • TaY-tiimi (chat): Tämä verkosto ja Jennin vetämä ryhmä voisivat kartoittaa keinot, joilla tehostamista tehdään. Se että esitetään lisää julkaisutyyppejä, ei tehosta.
  • Puuska: Hyvä ajatus. Kysymykset ovat varmasti kaikille korkeakouluille yhteisiä. Kehitysehdotuksia voi esittää TUHA-ryhmälle. 
    
    

Tiedoksi

• • Ei tiedotettavia asioita.

Seuraavat kokoukset

• • Pe 7.10.2016 klo 13-14.30
  • Pe 4.11.2016 klo 13-14.30
  • Pe 2.12.2016 klo 13-14.30