VIRTA-julkaisuyhteyshenkilöt - kokous 2.6.2017

Aika: Perjantai 2.6.2017 klo 13-14.30

ACP: https://connect.funet.fi/virta-julkaisu/

Nauhoite: https://connect.funet.fi/p60xpptdwvy/

Ohjeita osallistumiseen:

-          Avaa selaimesta ACP-huone: https://connect.funet.fi/virta-julkaisu

-          Kirjaudu sisään vieraana ”As a Guest” (oma nimi +organisaatio)

-          Kommentit/puheenvuorot mieluiten suullisina, tarvittaessa chat-ruutuun

-          Suositellaan kuulokkeiden tms. käyttöä, mikäli aiot käyttää mikrofonia

-          Kaiun/kohinan välttämiseksi mikrofoni mykistettynä muulloin kuin oman puheenvuoron aikana

-          Kokous nauhoitetaan ja nauhoite julkaistaan tällä sivulla.

Muistio

Asiat

1.Tilannekatsaus

Päivitettyjen tietojen julkaiseminen Vipusessa

• https://vipunen.fi/fi-fi/yliopisto/Sivut/Julkaisut.aspx
• https://vipunen.fi/fi-fi/amk/Sivut/Julkaisut.aspx
• https://vipunen.fi/fi-fi/kkyhteiset/Sivut/Julkaisut.aspx
  
  
• Jos huomaa vielä virheitä oman organisaation kohdalla, voi olla yhteydessä virta-julkaisut@postit.csc.fi

Kommentti: TTY: Voisiko aikataulua ja tietojen päivittymistä selventää vielä hieman? Nyt on ollut epäselvää, mitkä tiedot ovat ajan tasalla (Virta vs Vipunen vs Extra-Vipunen vs Juuli)

Tietojen päivittyminen:

• tästä tekeillä kuvallinen esitys

2. JUFO-tasojen tunnistusprosessi

Jufo-idt nyt extra-vipusessa (excel-tiedosto)

• Tarkoitus viedä tulevaisuudessa myös tilanneraporteille suodattimeksi

Jatkettiin viime yhteyshenkilökokouksessa esiin nousseita JUFO-asioita

• CSC ja TSV kokous ma 29.5. VIRTAn päättelysäännöistä
  
  • yhteenveto kokouksesta Anna-Sofia Ruth, TSV / Olli Eskola, CSC
  • Anna-Sofia Ruth: esitys
  • Jufo-tunnistus -kaaviot confluencessa
  • palautetta ja kommentteja saa laittaa
  • pohdittavaksi: Voidaanko organisaatioiden itse ilmoittamia jufoID:tä hyödyntää automaattisen päättelyn tukena? – Vaikuttaa siltä, että moni organisaatio tarkistaa julkaisukanavat manuaalisesti etukäteen joka tapauksessa.
    
    • JY: Toteutettu muutaman vuoden ajan yksinkertaisessa muodossa jufo-päättelyä, koska sekä yliopisto että yksittäiset laitokset ovat halunneet mahdollisimman aikaisessa vaiheessa nähdä jufo-luokan, ja tiedon saanti vuoden kuluttua tuntuu pitkältä. Voisi olla sellaiselle kansalliselle palvelulle käyttöä, että vaikka julkaisua ei raportoitaisi VIRTAan asti, voisi syöttää julkaisun merkitsevät metatiedot ja niitä vastaan palvelu antaisi todennäköisen jufo-kanavan.
      
      • CSC: käytännössä VIRTA on tällainen palvelu. Tiedot tunnistetaan automaattisesti ja ovat luettavissa extra-vipusesta (jatkossa), JUULIsta sekä REST-rajapinnan kautta
    • JY: Konferenssien lyhenteistä: Voi olla vaikea saada yksikäsitteiseksi, voi tulla monta konferenssia, jolla samat lyhenteet
      • Ruth: Lyhenteet eivät ole yksilöiviä, mutta koska ovat lyhyempiä, niin on pienempi mahdollisuus, että niissä on kirjoitusvirheitä / erilaisia kirjoitusasuja.
    • JY: Jufo-tasot tulleet extra-vipuseen, mutta tulevatko tipotelleen JUULIin?
      
      • Kyllä pitäisi mennä suoraan JUULIinkin, jos julkaisu ei ole tilassa -1 tai 0.
      • JY: Kysymys liittyy siis tapaukseen, jossa on poistettuun konferenssiin liittyvä julkaisu vuodelta 2016 (konferenssi aiemmin tasolla 1). Julkaisun tiedoissa ei näy jufoluokkaa, mutta julkaisu näkyy konferenssin tiedoissa, ja konferenssilla näkyy jufo-luokka 1. (http://juuli.fi/Record/0278582416) Mitä sanotaan tutkijalle, jolla tällainen tilanne - jos tiedot näyttävät, että olisi tasolla 1, mutta ko. konferenssi kuitenkin poistettu jufosta, eikä ole vielä selvää korvaako mahdollinen kustantajatieto sen myöhemmin? On hyvä, että aiemmissa julkaisuissa näkyy konferenssin jufotaso, mutta pitäisi saada merkittyä, jos uudet julkaisut eivät enää saa tätä tasoa, kun konferenssi on poistettu. Juulin vanha versio näyttänyt jufotasot /vuosi.
      • CSC: JUULI on kopio VIRTAn tietosisällöstä, eli JUULIssa ei täydennetä enää tietoja. VIRTAn päässä prosessi menee niin, että jos jufotasoa päivitetään, xml pitää luoda uusiksi ja JUULI hakee sitten päivityspäivämäärän perusteella. CSC ottaa havainnon huomioon ja tarkistaa prosessin. 
      • JY: Konferenssithan poistettiin hyvän aikaa ennen kuin julkaisut raportoitiin. Eli tämä vain varmistuksena, että onhan tilanne JUULIn kannalta selkeä.
      • Ruth: VIRTAssa ymmärtääkseni ei-aktiivisetkin kanavat, eli onko sekaannukset vaara?
      • JY: Voisi olla hyvä, että historiatietokin näkyisi JUULIssa - voi olla kiinnostava tieto, jos ollut aiemmin korkea jufotaso. Pitäisi kuitenkin erotella, mihin asti tietty kanava ollut käytössä. 
      • --> asia selvittelyyn
    • Puuska: Millä mekanismilla ne korkeakoulut, jotka tunnistavat jufo-tasoja itse, hoitavat tunnistuksen?
      • TaY: kirjastossa tarkistuksen yhteydessä käsin, suunnitelmissa saada automatisoitua
        
        
• Korkeakoulu ei tällä hetkellä saa virheilmoitusta jos sen ilmoittama jufo-id on eri kuin VIRTAn generoima -> Onko tarve tällaiselle ilmoitukselle?
  • Toteutus esim.: annetaan kk:n ilmoittama jufo-id olla, etsitään VIRTAssa myös jufo -id, jos ei matchaa, ilmoitus latausraportilla tai extravipusessa..
  • olisi hyvä indikaattori molempiin päihin
  • liittyy myös jonkin verran keskusteluun, halutaanko JUULIin näkyviin jufoluokkien historiatiedot
  • teknisesti on mahdollista ja kehitettävissä
  • CSC:llä mietitään ratkaisuja, jatketaan syksyn yhteyshenkilökokouksissa
    
    
• Viime kokouksessa esitetty kysymys: Jos konferenssin julkaisusarja löytyy julkaisukanavatietokannasta, mutta ISSN-tunnus ei näy itse konferenssijulkaisussa, kuuluuko tietueeseen kuitenkin lisätä tietokannassa näkyvä tunnus?
  • TSV toivoo yhteistä keskustelua asian linjaamiseksi
  • Tällä hetkellä epävirallinen ohjeistus on ollut, että pyydetään merkitsemään vain julkaisun "tosiasialliset" tiedot.
  • Ei käsitelty.

3. Taidealan julkaisujen raportoiminen VIRTAan

esittelijä: Walter Rydman, CSC

Infoa ja taustaa: Taidejulkaisut-alatyöryhmä & Keskusteltu tammikuun kokouksessa kohdassa 4.

Keskusteltu siitä, mitä tietoja taidealan julkaisuista kerätään VIRTA-tiedonkeruussa. Lähtökohtana tieteellisen julkaisun malli.

Taidenalan julkaisun elementit -taulukko raportoitavista tiedoista.

• Pohdintaan: Mikä on roolin paikka tietomallissa? Esim. julkaisuun liitettävä vai organisaation tekijään liitettävä ominaisuus?
• Työryhmän jatko: kokous tulossa vielä rooli-luettelosta
• VIRTAan luodaan uusia elementtejä, joista suurin osa vapaaehtoisia. Huolehditaan siitä, ettei uudet lisäykset riko olemassa olevia toteutuksia.
• CSC:llä tietomallin luonnostelua, tuodaan yhteyshenkilökokoukseen syksyllä
  
  
• Kysymys, Arcada: Tuleeko JUSTUS-palvelulle myös tuki ilmoittaa nämät teokset?
  • Aikataulutettu Justuksessa loppuvuodelle, siten että 2017 vuoden tiedot voi viedä takautuvasti
• Tarkoitus on, että F-tyypin julkaisut raportoidaan 2017 tiedonkeruussa joko VIRTAn tai KOTAn kautta (eli vaihtoehdot rinnakkain)
• H ja I-julkaisut edelleen KOTAn kautta

4. Suomen Akatemia & hankenumerot

• Akatemia käyttää VIRTA-julkaisutietoja hankeraportoinnissa. On tullut kysymyksiä siitä, voisiko kk:n omiin järjestelmiin tallennetetuilla hankenumeroilla viedä tietoja Akatemian raporteille. VIRTAn puolesta tämä on mahdollista, mutta edellyttää muutoksia Akatemian puolella. Tästä keskustellaan KOTA-seminaarissa
  
  
• Korkeakoulujen on nyt siis mahdollista raportoida hankenumeroita VIRTAan. ks. XML-Skeemat -> Skeematiedostot: Esimerkkitiedostot: julkaisu_esimerkit.xml
• Jatkokehityksen kohde: rahoittajan organisaatiotunnus tällä hetkellä vapaamuotoinen tekstikenttä, tavoitteena koodiston mukainen arvo.
  
  
• JY kommentti: yhteiselle rahoittajakoodistolle voisi olla tarvetta, kaikilla rahoittajilla kun ei ole esim. y-tunnusta.
  
  
• On sovittu, että Akatemia tuo tietoja virastokoodilla 605. Tämä lisätään VIRTAn koodistoon ja viedään koodistoasia tutkimustietovarannon ohjausryhmään keskusteltavaksi
  
  
• Kysymys CSC: Kuinka moni organisaatio tallentaa omaan järjestelmäänsä hanketietoja?
  • Muutama - ainakin Lapin yliopisto, Aalto yliopisto, Tampereen teknillinen yliopisto
• Onko Akatemian lisäksi muiden rahoittajien hankenumeroita?
  • JY kommentti: Ei yhdistetty järjestelmällisesti, mutta jos julkaisuarkistossa olevassa artikkelissa on ilmoitettu EU-projektin numero, on niitä kerätty jonkin verran openAIREa varten.
  • LY kommentti: Meillä rakennerahastohankkeissa rahoittajan hankenumeroita, ei rahoittajakoodia, rahoittaja poimitaan käsin rahoituspäätöksistä
  • Jatketaan keskustelua yhteyshenkilöryhmässä ja tutkimustietovarannon ohjausrakenteissa

Muut asiat

JUSTUS- tilanne: Viimeisiä kehityksiä tehdään ennen tuotantoon siirtoa, käyttöönottowebinaari tulossa 20.6.

Tiedoksi:

Tutkimustietovarannon johtoryhmän aloituskokous 12.6.2017.

Kotaseminaari 22.-23.8.2017. VIRTA-julkaisutietopalvelu 23.8.2017 iltapäivällä.

• aiheita saa ehdottaa

Osana syksyn Kirjastoverkkopäiviä Helsingissä järjestetään 24.10. iltapäivällä julkaisutiedonkeruutyöpaja (lisätietoa tulossa myöhemmin)

Tutkimustietovarantoseminaari 30.10.2017

Syksyn kokousajat

pe 15.9.2017 klo 13-14.30

pe 13.10.2017 klo 13-14.30

pe 17.11.2017 klo 13-14.30

pe 15.12.2017 klo 13-14.30