Kansallinen ORCID-yhteistyöryhmä - pöytäkirja

Aika ja paikka: keskiviikkona 16.3.2016 klo 10-13, Helsingin yliopisto, Unioninkatu 40 - Metsätalo, Sali 10

Etäyhteys järjestettiin konsortiosopimuksen käsittelyn ajaksi klo 10-11.

Työpajaan osallistuneet:

1. Ella Bingham, Aalto-yliopisto
2. Anne Björklund, CSC, sihteeri 
3. Kari Laalo, CSC
4. Hanna-Mari Puuska, CSC
5. Aija Kaitera, Helsingin yliopisto, puheenjohtaja
6. Marja Kokko, Jyväskylän yliopisto
7. Iris Tahvanainen, Lappeenrannan teknillinen yliopisto
8. Jani Sassali, Oulun yliopisto
9. Heli Myllyniemi, Suomen ympäristökeskus SYKE
10. Juha Nyholm, Taideyliopisto
11. Minna Liikala, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
12. Jukka Lindeman, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
13. Antti-Jussi Nygård, Tieteellisten seurain valtuuskunta
14. Jukka Rantasaari, Turun yliopisto

Tilaisuuden avaus

Yhteistyöryhmän puheenjohtaja Aija Kaitera toivotti kokouksen osallistujat tervetulleiksi ja esitteli päivän ohjelman. 

Osa I

Konsortion perustaminen

Anne Björklund ja Hanna-Mari Puuska esittelivät konsortion perustamisen tilannetta ja aikataulua.

• Konsortiosopimusneuvotteluista kiinnostuneita organisaatiota koossa nyt 20.
• CSC tulee toimimaan ns. Consortium Leaderinä ja tekee sopimuksen ORCIDin kanssa
  • Organisaatiot tekevät kukin oman sopimuksensa CSC:n kanssa konsortioon liittyäkseen.
• CSC:n ja ORCIDin välinen sopimusmalli: ORCID Consortium Member Licence Agreement
  • tällä hetkellä CSC käy läpi sopimuksen yksityiskohtia sopimusasiantuntijoidensa kanssa
  • seuraava kokous ORCDIn kanssa on 23.3.
  • muutamia huomioita:
    • CSC ei voi sitoutua ORCDIn ehdottamaan sopimusmalliin, jossa CSC tekee ensin sopimuksen ORCIDin kanssa, sillä CSC ei voi allekirjoittaa sopimusta kaikkien osapuolien puolesta
• Ehdotettu etenemismalli:
  • vaihe I: CSC tekee kunkin organisaation kanssa erikseen sopimuksen, jossa organisaatio sitoutuu liittymään kansalliseen ORCID-konsortioon ja vuosittaiseen jäsenmaksuun. Jäsenmaksun suuruus riippuu mukaan lähtevien organisaatioiden määrästä (4000 – 5000 USD)
  • vaihe II: ORCID ja CSC allekirjoittavat konsortiosopimuksen
• Yhteistyöryhmä totesi, että:
  • CSC/organisaatio-sopimusluonnos lähetettävä kierrokselle mahdollisimman nopeasti
  • jos lisää organisaatioita tulee mukaan kesken sopimuskauden, jäsenmaksun vähennys tehdään seuraavan kauden laskutuksen yhteydessä (tämä myös ORCIDin ehdottama malli)
  • keskusteltiin konsortiojäsenyysmaksusta ja sen suuruudesta ja sovittiin, että:
    • Ainakin ensimmäisenä konsortiovuotena kaikki jäsenet maksavat samansuuruisen summan organisaation koosta riippumatta
      • jos konsortiojäseniä tulee mukaan vähintään 16-20, vuosimaksu on 80 000 USD, jolloin konsortiojäsenyyden vuosimaksu per organisaatio asettuu välille 4000 USD – 5000 USD
    • Nyt tehtävään sopimukseen tulee kustannusten tasajako. (lausetta täsmennetty 30.3./Aija Kaitera/Anne Björklund)
      
• Tavoiteaikataulu:
  • CSC toimittaa organisaatiosopimuksen kommentoitavaksi organisaatioille 8.4.
  • CSC:n ja organisaatioiden väliset konsortioon liittymisen sopimukset/sitoumukset allekirjoitettu huhti/toukokuussa (6.5. mennessä)
  • CSC:n ja ORCIDin välinen sopimus 15.5.
  • Jäsenkausi alkaa 1.6.2016
• ORCID-seminaari 22.4. klo 9-15, ohjelma-aihioita:
  • (tutkimushallinnon verkoston tapaaminen on edellisenä päivänä eli 21.4.)
  • paikka: HY, MINERVA (http://www.helsinki.fi/teknos/opetustilat/keskusta/s5aminervatori/K232.html)
  • seminaariin osallistuu ORCIDin Euroopan aluejohtaja Josh Brown
    • mahdollisuus kysyä lisää konsortiosopimuksen sisällöstä ja ORCID-järjestelmästä
  • yhteistyöryhmän kommentteja:
    • saisiko muitakin caseja/etäyhteydellä esim. JISCistä, jonka malli lähimpänä meidän malliamme
    • sisältöehdotuksia:
      • teknistä asian käsittelyä: rajapinnan käyttö, yhdistämispalveluasiat
      • havainnolliset kaaviot, ominaisuudet, jotka toimivat nyt ja mitkä toimivat jatkossa
  • CSC (Hanna-Mari ja Anne) jatkavat ohjelman työstämistä ja ottavat yhteyttä mm. JISCiin.

Muita asioita

• Sovittiin, että organisaatioiden ORCIDiin liittyvä käyttäjäohjeistus kootaan keskistetysti kansallisen ORCID-yhteistyöryhmän verkkosivuille:
  • Tutkijatunniste.fi-betasivusto
• Kokouksen jälkeen CSC:lle tullut kysymys ja vastaus siihen:
  • K: Päivän seminaarissa joku kertoi minulle, että organisaation ORCID-tunnuksia voi hakea sähköpostin avulla. Osaatko neuvoa miten se tehdään?
  • V: ORCID public APIa käyttäen on mahdollista etsiä sähköpostiosoitteella. Luonnollisesti haulla voi löytää vain sellaiset ORCID iD:t, joiden sähköpostiosoite on määritelty julkiseksi. Ohje, miten haun voi tehdä APIa käyttäen (katso Example 9)
    • http://members.orcid.org/api/tutorial-searching-api-12-and-earlier
    • esimerkiksi haku julkisesta APIsta osoitteella @csc.fi tuottaa vain yhden osuman, vaikka tiedämme, että on myös muita ORCID iD:itä, joiden osoitteeksi on asetettu @csc.fi
      • iD:t, jotka eivät näy haussa, ovat piilottaneet sähköpostiosoitteensa julkisista listauksista ja hauista.
  • V/Jani Sassali:
    • Oman organisaation tutkijoiden etsiminen sähköpostitunnuksen avulla. Orcidin palvelu:
      • http://members.orcid.org/finding-orcid-record-holders-your-institution
      • sivun lopussa on lomake, jonka avulla voi kysyä kuinka paljon ORCID-tunnisteita on luotu oman organisaation sähköpostitunnuksilla
      • Käytin tätä lomaketta Oulun yliopiston osalta ja sain lukumäärän ORCID-helpparista varsin nopeasti: luku myös yllätti todella positiivisesti.

Osa II - Learning café –työpaja

Periaate: Kukin ryhmä kiertää vuorotellen neljällä eri pisteellä (aiheet alla olevassa listassa)  ja täydentää edellisen ryhmän aikaansaannosta. Workshop-osion tavoitteena on tavoitetilan kiteytys ja prosessien selkeytys.

1)      Käyttöohjeet tutkijalle,

• Pohtikaa, mitä tutkijan pitää tehdä, jotta tunnisteen saa mahdollisimman hyvin käyttöön
• Muotoilkaa muutama ytimekäs ja ymmärrettävä ohje tutkijalle käyttöönottoon

2)      Hyödyt tutkijalle

• Pohtikaa, mitä hyötyjä tutkijalle on käyttöönotosta nyt ja tulevaisuudessa
• Muotoilkaa muutama ydinviesti tutkijalle käyttöönoton hyödyistä

3)      Viestintämuodot

• Pohtikaa, millä kanavilla ja missä muodossa viestiä käyttöönotosta ja hyödyistä voisi tutkijoille välittää
• Jos jää aikaa, ideoikaa hyviä sloganeita tutkijalle suunnattuun viestintään

4)      Hyödyt organisaatioille

• Pohtikaa, mitä hyötyjä organisaatioille on käyttöönotosta nyt ja tulevaisuudessa
• Muotoilkaa muutama ydinviesti organisaatiolle käyttöönoton hyödyistä

 Kooste Learning Cafén ryhmätöistä

Työpajan alustus

1 ORCID-profiilin perustaminen

Hanna-Mari Puuska esitteli oman ORCID-profiilinsa ja opasti miten profiiliin voi lisätä tai hakea julkaisuja.

• import BibTeX (Google Shcolar)
  • tämä kirjoittaja ja tämä DOI yhdistyvät
• trusted parteja voi lisätä, esim. oman organisaation
• kun tutkija luon profiilinsa ensimmäistä kertaa:
• hakee ensin oikeat tiedot
• jos on keskitetty tiedonkeruujärjestelmä, tallennetaan tiedostoon ja siirretään tiedosto
• mikä tässä on ykkösprioriteetti
• Crossref
• Scopus, Web of Science (WoS)
• tutkijoilla on usein parikin profiilia esim. Scopuksessa
• Datacitelle voi antaa oikeuden siirtää julkaisuja ORCIDille
• palveluille pitää antaa lupa liittää tietoja
• tarpeet ovat hyvin erilaisia:
• tutkijalle on tärkeätä, että hän erottuu muista samannimisistä
• esim. affilaatioita ilmoitetaan hyvin eri tavalla (yliopisto/laitos...)
• nyt uniikki tunnus säilyisi tutkijalle läpi koko uran
• yksi tili jossa urakehitys on mukana
• tutkijoilla voi olla monta ORCID-tunnistetta
• • yhdellä sähköpostiosoitteella voi tehdä vain yhden
  • jos profiili ei ole julkinen, niin ei voi etsiä
  • oletuksena nimi ja tunniste on julkinen
• julkaisut kannattaa tuoda jostain järjestelmästä
• kv-lehdet vaativat usein tunnisteet
• editor boardit vaativat

2 Yhdistämispalvelun tilanne

Kari Laalo esitteli yhdistämispalvelun tilannetta.

• PUSH-toteutusta työstetty
• kaksi pilottia menossa:
• Taideyliopisto
• CSC
• rajapinnan rakentaminen aloitetaan organisaatioiden kanssa
• linkki yhdistämispalvelu-asioihin löytyy yhteistyöryhmän sivuilta (myös linkki demoon) 
• tietojen käsittely perustuu käyttäjän hyväksyntään
• organisaatoilta halutaan statusohje:
• esim. tietosi on nyt välitetty ja tunnus on käytettävissä huomenna
• yhdistämispalvelun toteutusta voi vielä muokata ja pilotointiin liittyvillä organisaatioilla on mahdollisuudet päästä vaikuttamaan toteutukseen

Seuraava kokous

Sovitiin, että seuraava kokous järjestetään ORCID-seminaarin yhteydessä 22.4. klo 9-11. Ennen sitä järjestetään yksi kokous tarvittaessa etäyhteydellä.