Aika: Perjantai 15.12.2017 klo 13-14.30
ACP: https://connect.funet.fi/virta-julkaisu/
Nauhoite: https://connect.funet.fi/p4tc4hwg4f4/ JUSTUS-asiat kohdasta 50:35 ->
Ohjeita osallistumiseen:
- Avaa selaimesta ACP-huone: https://connect.funet.fi/virta-julkaisu
- Kirjaudu sisään vieraana ”As a Guest” (oma nimi +organisaatio)
- Kommentit/puheenvuorot mieluiten suullisina, tarvittaessa chat-ruutuun
- Suositellaan kuulokkeiden tms. käyttöä, mikäli aiot käyttää mikrofonia
- Kaiun/kohinan välttämiseksi mikrofoni mykistettynä muulloin kuin oman puheenvuoron aikana
- Kokous nauhoitetaan ja nauhoite julkaistaan tällä sivulla
Kaikki kommentit ja kysymykset asialistaan/muistioon liittyen voi laittaa osoitteeseen virta-julkaisut@postit.csc.fi
JUSTUS-asiat osoitteeseen justus@csc.fi
MUISTIO
1.Ajankohtaisia asioita
- VIRTA-tietojen hyödyntäminen Suomen Akatemian hankeraportoinnissa
- Organisaatioiden huomioita
- TaY esitteli omia havaintojaan
- Huomiona mm. että listalla oli myös julkaisuja, jotka löytyvät kyllä järjestelmistä, mutta jotka jostain syystä tallennettu kuitenkin käsin.
- Myös Jyväskylän yliopistolla ollut vastaavanlaisia havaintoja.
- Esimerkiksi kaksiosaisten otsikkojen ja erikoismerkkien kohdalla kirjoitustavassa on voinut olla vaihtelua, mikä voi selittää sitä, ettei ole haettu Virrasta. Lisäksi on syötetty sellaisia julkaisuja käsin, jotka ovat ilmestyneet Virta-tiedonsiirron jälkeen tai joita ei vielä ole julkaistu.
- Johtopäätöksenä voidaan todeta, että hakutoiminnallisuutta voisi mahdollisesti parantaa. Lisäksi ohjeistusta ja viestintää voisi lisätä, jotta tutkijat olisivat paremmin tietoisia toiminnallisuudesta.
- Kommentoitiin myös, että tutkimusrahoituksen asiantuntijoiden olisi myös hyvä tietää toiminnallisuudesta, jotta hekin voisivat viestiä asiasta tutkijoille.
- TaY esitteli omia havaintojaan
- Organisaatioiden huomioita
- MUISTUTUKSENA: Yhteyshenkilöille on luotu wiki-sivu, johon kootaan
- Yhteyshenkilölista (tai yhteydenottosähköposti/palveluosoite) organisaatioiden välistä yhteydenpitoa ja tietojen korjaamista varten (mm. ristiriitaiset julkaisutyyppiluokitukset)
- tiedonjakoa siitä, miten ja kuinka usein tietoja päivitetään
- Organisaatiot kirjoittavat sivun kommenttikenttään tarvittavat tiedot (Organisaation nimi; Yhteydenotto-osoite tai yhteyshenkilö; vapaavalintaiset tiedot tietojen latausrytmistä ja -tahdista), josta virta-julkaisutietopalvelu -tiimi poimii ne taulukkoon. Anonyymi kommentointi ei ole mahdollista, joten kommentointi edellyttää kirjautumista EduuniID:llä. Vaihtoehtoisesti tiedot voi lähettää VIRTA-tiimille (virta-julkaisut@postit.csc.fi)
- Taidealan julkaisut VIRTAan
- Aikataulusuunnitelma: viedään tuotantoon tammikuun alussa
- Tiedonkeruuohjeet Tiedonkeruun käsikirjassa 3.2.4 Julkaisutiedonkeruun tietosisältö: Taidealan julkaisut (F)
- Tehty samalla pohjalla kuin A-E ja G -julkaisutyypit, eli mukana myös kenttiä, joita ei ole raportoida taidealan julkaisuiden osalta. Tällä hetkellä kentät merkitty oranssilla. Tulossa myös selvyyden vuoksi teksti "ei kerätä taidealan julkaisuilta" tms.
- Käsikirjaversiota voi vielä kommentoida kommenttikenttään, ja korjaillaan jos on jotain täsmennettävää.
- F-julkaisut voi edelleen toimittaa myös KOTA:n kautta lukumäärätietoina 4.1.9 AMK Julkaisutiedonkeruu: Julkaisutyypit F, H ja I ja 4.2.10 YO Julkaisutiedonkeruu: Julkaisutyypit F, H ja I
- H & I-julkaisut KOTAn kautta
- Julkaisutiedonkeruun 2017 aikataulu ja ohjeita
- Jos samaa julkaisua on toimitettu eri vuosina eri julkaisutyypeillä, OKM katsoo läpi ristiriitaisuudet ja tuottaa listan jäädytysdataan tehtävistä muutoksista. Lista toimitetaan organisaatioille.
- Jos samaa julkaisua on toimitettu eri vuosina eri julkaisutyypeillä, OKM katsoo läpi ristiriitaisuudet ja tuottaa listan jäädytysdataan tehtävistä muutoksista. Lista toimitetaan organisaatioille.
- Joonas Nikkanen (CSC) VIRTA-julkaisutietopalvelun projektipäällikkö vuoden 2018 alusta
2. CSV-työkalu vuodelle 2018 (Olli Eskola)
- Päivitykset työkaluun tehty
- Muistutuksena:
- Yhdessä tiedostossa vain yhden vuoden julkaisuja
- Jos julkaisun organisaatiokohtainen tunnus on tyhjä, csv-työkalu generoi tunnisteen. Tunniste voi kuitenkin olla sama kuin aiemmin luodussa tiedostossa, mikä aiheuttaa ongelmia VIRTA-päässä, kun lataus luulee julkaisuja samaksi. → Tutkimusorganisaation kannattaa antaa CSV-tiedostoon itse tunnisteet.
- voi esimerkiksi luoda excelissä oman id:n julkaisuille
- Viime kokouksessa todettiin, ettei CSV-työkalua tarvita taidealan julkaisuille.
- Ei ilmennyt tarvetta myöskään tässä kokouksessa.
- Ei ilmennyt tarvetta myöskään tässä kokouksessa.
3. Alayksikkökoodistojen keruu & VIRTA-tarkistukset
- Alayksikkökoodit toimitetaan jatkossa KOTA-järjestelmän kautta. ks. Tiedonkeruun käsikirja AMK / YO
- Yksikkökoodistoja voi päivittää pitkin vuotta, mutta ne toimitetaan viimeistää keruuvuotta seuraavan tammikuun aikana (2017 koodistot viimeistään 31.1.2018)
- KOTAan raportoidut koodistot viedään OPH:n koodistopalveluun, jossa koodi on muotoa organisaatiotunnus_vuosi_alayksikkökoodi
- Alayksikkökoodistojen huomioiminen VIRTA-julkaisutietopalvelussa:
- VIRTA-tietovarannossa tarkistetaan, löytyvätkö julkaisulle raportoidut alayksikkökoodit kyseisen organisaation ko. vuodelle raportoimasta koodistosta
- Alayksikköjen tarkistuksia tehdään VIRTA-julkaisutietopalvelussa vasta tammikuun jälkeen (kun vuoden 2017 koodistot toimitettu)
- Puuttuvat tai vääränmuotoiset alayksikkökoodit näkyvät extra-vipusen virheraporteilla
- Jos yksikkötietoja raportoidaan jo aikaisemmin, ne eivät näy vielä tarkistuksissa, mutta ne viedään OPH:n koodistopalveluun, josta niitä hyödynnettään mm. JUULIssa
- Alayksikköjen käytöstä:
- Alayksiköihin liittyy ohjauksen ala, joten niitä voidaan käyttää julkaisun ohjauksen alan määrittelyyn
- Raportointia kehitetään ja alayksikköjen kautta päästään tarkemmalle tasolle
- Otetaan myös Justuksessa huomioon heti kun ovat OPH: koodistopalvelussa.
4. Projektisuunnitelma vuodelle 2018
- Hanna-Mari Puuska esitteli
- VIRTA-julkaisutietopalvelun työsuunnitelma 2018
Muut asiat
- TUHA- Julkaisutiedonkeruun yhteistyöryhmälle etsitään puheenjohtajaa
- ryhmä käsittelee mm. julkaisutiedonkeruun usein kysyttyjä kysymyksiä
- CSC tukee fasilitoinnissa (Walter Rydman)
- Walter järjestää ryhmän ensimmäisen kokouksen 2018
Tiedoksi
- Bibliometriikkaseminaarin (8.12.2017) esitykset
- kehitysehdotuksia tulevia seminaareja silmällä pitäen voi laittaa CSC:lle tai OKM:lle
Kevään kokousajat
Ehdotukset:
pe 26.1.2018 kello 13:00-14:30
pe 16.2.2018 kello 13:00-14:30
pe 16.3.2018 kello 13:00-14:30
pe 20.4.2018 kello 13:00-14:30
pe 25.5.2018 kello 13:00-14:30
OK. Joonas Nikkanen lähettää yhteyshenkilölistalle kalenterikutsun.
JUSTUS-palvelun ajankohtaisia kello 14:30->
Asialista
- Ajankohtaista
- Kiitos käyttäjäkyselyyn vastanneille!
- Tuotantopuolelle tehty päivityksiä joulukuussa, korjattu mm.:
- Tieteenalan valintaan liittyvä ongelma IE 11 selaimella
- Pitäisi toimia nyt selaimesta riippumatta
- Alayksikkökentän näkymiseen liittyvä ongelma muokatessa
- Vielä osittain korjattavien asioiden listalla
- Tieteenalan valintaan liittyvä ongelma IE 11 selaimella
- Tieteenaloilta puuttuvat järjestysnumerot korjattu skriptillä julkaisutietoihin 14.12.
- Korjattu myös vanhoille julkaisuille.
- Ei vaikutusta julkaisutietojen muuhun sisältöön tai esim. IDhen
- Tämä selittänyt suurimman osan Juuliin siirtymättömistä julkaisutiedoista, mikäli vielä siirtymättömiä, niin ilmoitukset julkaisuID mukana osoitteeseen justus@csc.fi
- Ilmenneitä kysymyksiä:
- Kevytraportoinnin tilanne
- Ominaisuus edelleen kehityksessä, mm. julkaisun tila –koodi ja alayksikkötieto puuttuvat
- Tavoite saada kuntoon ensi vuoden alussa
- Kenttien näkyminen syöttölomakkeella
- Epärelevantteja kenttiä piilotettu tietyillä julkaisuille, mutta joitakin kenttiä on toivuttu takaisin
- Toteutus ensi vuoden alussa
- Julkaisun tila -1 ja hyväksyjän näkymä
- -1 –tilaan asetetut julkaisut jäävät nyt palveluun näkyviin
- Tavoite, että nämä poistuisivat näkymästä kokonaan
- Kehitys yhteydessä myös ”-1” tietojen poistamiseen Virrasta
- Tuplatallennukset pyydetään asettamaan -1 tilaan, jotta JUSTUS-tiimi voi poistaa nämä kannasta
- Organisaatiotiedot joutuu lisäämään muokatessa
- Alayksikkötieto nollaantuu nyt käyttöliittymässä ja joudutaan lisäämässä muokkaustilanteessa uudelleen
- Korjauslistalla.
- Kevytraportoinnin tilanne
- Projektisuunnitelma vuodelle 2018
- Joonas Nikkanen esittelee
- JUSTUS-kehityssuunnitelma
- alkuvuoden tärkeitä: kevytraportointi (.csv), taidealan julkaisut (F-julkaisut), käyttöliittymäparannukset
- Kysymys: H ja I julkaisut JUSTUKSEEN?
- Nyt kerätään lukumäärätietoja KOTA:n kautta. Ei toistaiseksi muutoksia tähän.
- Tiedoksi
- Helmikuun alussa tilaisuus, jossa suunnitellaan JUSTUS-Theseus integraatiota. Ajankohta/paikka sekä ohjelma tarkentuu viim. tammikuun alkupuoliskolla.
- JUSTUS-kokoukset jatkuvat samalla kaavalla ensi vuonna, eli VIRTA-julkaisutietopalvelun yhteyshenkilökokousten jälkeen.