Henkilötietojen käsittelyn kuvaus: Julkaisutietojen tallennuspalvelu

1 Dokumentin tarkoitus

JUSTUS - julkaisutietojen tallennuspalvelussa (jäljempänä "JUSTUS-palvelu") CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n (jäljempänä ”CSC” tai ”Toimittaja”) toimii asiakasorganisaation (jäljempänä "Tilaaja") ylläpitämään henkilörekisteriin kuuluvien henkilötietojen käsittelijänä. Tilaajan tulee kuvata henkilötietojen käsittelytoimet ja antaa Toimittajalle tarvittaessa tarkempia ohjeita henkilötietojen käsittelystä.

Tällä sivulla on kuvattu ne JUSTUS-julkaisutietojen tallennuspalvelussa tehtävät käsittelytoimet, joita Toimittaja henkilötietojen käsittelijänä tekee Tilaajan puolesta, henkilötietojen tyypit sekä käsiteltävät henkilötiedot, mikäli Tilaaja ei ole toisin ohjeistanut.

Hyväksyntä tällä sivulla kuvatuista käsittelytoimista tai dokumentti Tilaajan kuvaamista käsittelytoimista liitetään Tilaajan ja Toimittajan välisen sopimuksen tai palvelutilauksen liitteeksi.

2 Henkilötietojen tyypit ja rekisteröityjen ryhmät

Tämän tietojen käsittelyn kuvauksen hyväksyneet sopijapuolet ovat sopineet, että Toimittaja käsittelee Tilaajan puolesta JUSTUS-palvelun tuottamiseksi seuraavia Tilaajan henkilörekisteriin kuuluvia henkilötietoja.

2.1 Toimittajan käsittelemä rekisteröityjen ryhmä: Tilaajan henkilöstö julkaisujen tekijöinä

• • Toimittajan käsittelemät henkilötiedot:
    • Tilaajan oman organisaationsa henkilöstöstä JUSTUS-palvelun käyttöön toimittamat tiedot: henkilön etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, henkilön yksikkö, ORCID-tunniste ja henkilön organisaatiokohtainen yksilöivä tunniste.
    • Muista mahdollisista käsiteltävistä tiedoista sovitaan erikseen.

2.2 Toimittajan käsittelemä rekisteröityjen ryhmä: Muut henkilöt julkaisujen tekijöinä

• • Toimittajan käsittelemät henkilötiedot:
    • JUSTUS-palvelussa käsiteltävät tiedot julkaisujen tekijöistä, jotka eivät ole Tilaajan henkilöstöä: tekijän nimi.
    • Muista mahdollisista käsiteltävistä tiedoista sovitaan erikseen.

2.3 Toimittajan käsittelemä rekisteröityjen ryhmä: JUSTUS-palvelun käyttäjät

• • Toimittajan käsittelemät henkilötiedot:
    • JUSTUS-palveluun kirjaudutaan Eduuni-ID-tunnuksella, josta palveluun tallentuvat työntekijän nimi, tunniste (uid), sähköpostiosoite, organisaation domain, organisaatiotunnus ja rooli.
    • Muista mahdollisista käsiteltävistä tiedoista sovitaan erikseen.
    • Lisäksi järjestelmään tallentuu organisaatiokohtainen lokirekisteri käyttäjien suorittamista toimenpiteistä.

3 Käsittelyn luonne ja tarkoitus

Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM:n) kerää tiedot Tilaajan työntekijöiden tekemistä julkaisuista osana valtakunnallista tiedonkeruuta. Tiedonkeruu toteutetaan toimittamalla tiedot OKM:n VIRTA-julkaisutietopalveluun. VIRTA-julkaisutietopalveluun tallennetut julkaisutiedot ovat selattavissa Kansalliskirjaston ylläpitämässä Juuli-julkaisutietoportaalissa sekä OKM:n Tiedejatutkimus.fi-palvelussa.

JUSTUS-palvelu on julkaisutietojen tallennuspalvelu, jonka avulla tiedot voidaan syöttää ja tallentaa automaattisesti VIRTA-julkaisutietopalveluun.

4 Henkilötietojen käsittely

4.1 Tilaajan henkilöstö julkaisujen tekijöinä

JUSTUS-palveluun tallennetaan Tilaajan julkaisut, joissa vähintään yksi tekijä kuuluu tai on kuulunut Tilaajan henkilöstöön. Julkaisuista tallennetaan bibliografiset tiedot (julkaisun nimi, julkaisuvuosi, tekijät, lehden/sarjan/kustantajan tiedot jne.) sekä tiettyjä luokittelutietoja (tieteenala, julkaisutyyppi jne.). Kerättävät tiedot on kuvailtu VIRTA-julkaisutietopalvelun wiki-sivulla (ks. Elementtien kuvaukset (julkaisutyyppiluokitus), Elementtien kuvaukset (attribuuttipohjainen luokittelu) ja Elementtien kuvaukset (taidealan julkaisut)).

Lisäksi JUSTUS-palvelun Tilaaja voi siirtää palveluun julkaisuja tekevän henkilöstönsä tiedot (etunimi, sukunimi, sähköposti, organisaatiokohtainen yksilöivä tunniste, ORCID-tutkijatunniste ja alayksikkö) omista palveluistaan helpottamaan organisaatioiden tekijätietojen täydentämistä julkaisujen kirjaamisen yhteydessä. Palvelussa hallinnoidaan julkaisujen tekijöiden tietoja (tietojen muokkaaminen, lisääminen tai poistaminen).

Tilaaja toimii syöttämiensä tekijätietojen osalta rekisterinpitäjinä.

JUSTUS-palveluun syötettävien henkilötietojen käsittelyn perusteet määritellään Tilaajan ja Toimittajan välisessä palvelutilauksessa tai sopimuksessa.

4.2 Muut henkilöt julkaisujen tekijöinä

JUSTUS-palvelussa julkaisutietojen yhteydessä kirjataan kaikki julkaisun tekemiseen osallistuneet tekijät, jolloin on mahdollista, että Tilaaja kirjaa Palveluun myös muita kuin Tilaajan henkilöstöön kuuluvia henkilöitä julkaisun tekijätietoihin. Muiden kuin organisaatiotekijöiden tekijöiden osalta JUSTUS-palveluun tallennetaan tekijän etu- ja sukunimi.

4.3 JUSTUS-palvelun käyttäjät

4.3.1 Kirjautumistiedot

JUSTUS-palvelussa käyttäjien tunnistautumisessa käytetään Eduuni-ID identiteetin- ja käyttöoikeuksienhallintaa (Eduuni-ID). Ennen kirjautumista käyttäjä rekisteröi käyttöönsä Eduuni-ID-tunnuksen ja rekisteröinti tehdään käyttäen käyttäjän työsähköpostiosoitetta, nimeä ja organisaatiota. Eduuni-ID-palvelulla on oma tietosuojaseloste, jossa on tietoa muun muassa tietojen säilyttämisestä ja luovuttamisesta (Eduuni-ID tietosuojaseloste).

JUSTUS-palveluun välittyvät käyttäjästä Eduuni-ID-kirjautumisen yhteydessä JUSTUS-palveluun seuraavat tiedot, joita hyödynnetään eri käyttötarkoituksiin seuraavasti:

Kirjautumistietoja ei luovuteta palvelusta eteenpäin.

4.3.1 Järjestelmätiedot

JUSTUS-palvelun toimittamisesta sekä palvelun ylläpidosta ja sen käytöstä muodostuu teknisten järjestelmien tuottamaa henkilötietoa esimerkiksi lokitietoina. Näiden tietojen tarkoituksena on JUSTUS-palvelun teknisen järjestelmän ylläpidon varmistaminen ja mahdollisten virhetilanteiden selvittäminen. Järjestelmätietojen osalta Toimittaja noudattaa CSC:n asiakasrekisterin tietosuojaselostetta, jossa on määritelty muun muassa tietojen säilyttäminen ja luovuttaminen (CSC:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste).

Järjestelmätietoja ei luovuteta JUSTUS-palvelusta eteenpäin.

5 Tietojen luovuttaminen

Tilaaja päättää JUSTUS-palvelusta julkaisutietojen luovutuksesta muihin palveluihin.

Tilaajan pääkäyttäjät hyväksyvät JUSTUS-palvelusta ne omaan organisaatioonsa kuuluvien käyttäjien tallentamat julkaisut, joiden tiedot luovutetaan VIRTA-julkaisutietopalveluun. VIRTA-julkaisutietopalvelusta tietoja luovutetaan lakisääteisin perustein tai organisaatioilta kerättäviin tiedonluovutuslupiin perustuen eri järjestelmiin, jotka on kuvattu erikseen VIRTA-julkaisutietopalvelun wikisivuilla (Tietojen käsittelyn kuvaus VIRTA-julkaisutietopalvelussa).

JUSTUS-palvelussa pääkäyttäjät voivat hyväksyä julkaisutiedot luovutettavan JUSTUS-palvelusta eteenpäin Juuli-portaaliin ja tiedejatutkimus.fi-palveluun sekä osaksi opetus- ja kulttuuriministeriön vuosittaista julkaisutiedonkeruuta.

Julkaisujen tekijätiedot liittyvät aina JUSTUS-palvelussa syötettyihin julkaisuihin, ja siirtyvät julkaisutietojen mukana muihin palveluihin edellä kuvatulla tavalla.

6 Henkilötietojen käsittelyn kesto

Toimittaja käsittelee henkilötietoja Tilaajan kanssa solmitun JUSTUS-palvelua koskevan sopimuksen tai palvelutilauksen voimassaoloajan. Tilauksen tai sopimuksen päättyessä tai purkautuessa Toimittaja poistaa JUSTUS-palvelusta kuuden (6) kuukauden kuluessa palvelutilauksen päättymisestä kaikki henkilötiedot, pois lukien käyttöturvallisuuslokit, joita säilytetään viisi (5) kalenterivuotta käsittelyvuoden päättymisestä tietoturvarikkomusten varalta riippumatta JUSTUS-palvelutilauksen voimassaolosta.

VIRTA-julkaisutietopalvelussa julkaisutiedot säilyvät pysyvästi lakisääteistä opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruuta varten.

7 Käsittelytoimien kuvauksen ylläpito

JUSTUS-palvelun käsittelytoimien kuvausta ylläpidetään wikisivulla https://wiki.eduuni.fi/x/r4ARB. Mikäli Tilaaja on ohjeistanut Toimittajaa tietojen käsittelyssä toisin kuin tällä sivulla kuvattu, käsittelytoimien kuvausta ylläpidetään JUSTUS-palvelun tilaussopimuksen liitteenä.

Tietojen käsittelyn kuvaus hyväksytty tällä sivulla kuvatulla tavalla tai erillinen ohjeistus toimitettu: