Johdatus selvityksen toiseen vaiheeseen ja selvityksen tavoitteet
Aalto-yliopisto selvittää korkeakoulun opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja järjestämisen tiedonhallinnan ja digitaalisten palveluiden tietojärjestelmien pääosat ja niiden toteutusvaihtoehdot kartoittamalla nykyisiä ja kehitteillä olevia palveluita. Selvityksen toisessa vaiheessa toteutetaan jatkoanalyysi ensimmäisen vaiheen tuotosten pohjalta.
Toisen vaiheen tarkoituksena on arvioida Peppi- ja Sisu-tietojärjestelmäkokonaisuuksien kehityksen tiekarttoja puuttuvien toiminnallisuuksien osalta ja esittää arvio miltä kehityksen tilanne näyttää vuoden päästä. Selvityksen toisessa vaiheessa pyritään vastaamaan siihen kysymykseen, mitä toimintoja palvelemaan mitäkin tietojärjestelmiä voitaisiin jatkossa kehittää ja mitä tämä vaatii.
Tässä selvityksen vaiheessa Peppi- ja Sisu-tietojärjestelmäkokonaisuuksien osalta arvioidaan myös käytetyn referenssijärjestelmän ulkopuolisia toiminnallisuuksia sekä mahdollisia opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon viitearkkitehtuurin ulkopuolisia toiminnallisuuksia. Lisäksi katsausta aiempiin selvityksiin laajennetaan kuvailemalla ja määrittelemällä tunnistettuja keskeisiä kysymyksiä tarkemmin.
Selvityksen toisen vaiheen toteutus
Peppi- ja SISU-tietojärjestelmäkokonaisuuksien toiminnallisuuksien kehitys
- Selvityksen toisessa vaiheessa kuvataan Pepin ja Sisun kehityksen tiekarttoja uusien ja suunniteltujen toiminnallisuuksien osalta. Arvioinnissa on otettu huomioon myös referenssijärjestelmän ulkopuoliset toiminnallisuudet.
- Muutokset järjestelmien toteutuneiden ja suunnitteilla olevien toiminnallisuuden osalta sekä uudet referenssijärjestelmän ulkopuoliset toiminnallisuudet on kirjattu toiminnallisuuksien taulukkoon (liitteenä). Lisäksi kuvausta on täydennetty esittämällä keskeiset huomiot laadullisesti selvitysraportissa (liitteenä).
Opintohallinnon perusjärjestelmiin kohdistuvat keskeiset kysymykset ja mahdolliset tulevaisuuden tarpeet
Osana selvityksen toista vaihetta on järjestelmätoimittajien kanssa keskusteltu seuraavista opintohallinnon perusjärjestelmiin kohdistuvista keskeisistä kysymyksistä. Vastaukset keskeisiin kysymyksiin on esitelty selvityksen raportissa (liitteenä)
- Organisaatio, joka järjestelmää toimittaa
- Järjestelmän elinkaari ja laatu
- Korkeakoulun opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon viitearkkitehtuurin kehitys
- Ristiinopiskelu
- Työelämäyhteistyö
- Kansainvälinen yhteistyö
- Käyttäjähallinta
- Oppimisympäristöjen laajentuminen
- Oppimateriaalit
- Joustavat, yksilölliset opintopolut, osaamisperustainen koulutus
- Mobiilit ratkaisut
- Analytiikan ja tekoälyn hyödyntäminen
Selvityksen toisen vaiheen tulokset
Selvityksen toisen vaiheen tulokset on esitelty tämän sivun liitteenä olevassa raportissa. Toiminnallisuudet on esitelty erikseen taulukoituna.
Tietojärjestelmätoimittajien kommentit toisen vaiheen toteutuksesta
Funidata Oy
Hienoa, että Sisun ja Pepin selvityksen toinen vaihe on saatu päätökseen. Pääasiassa selvityksessä on kuvattu ekosysteemien tulevia mahdollisuuksia ja kehityssuuntia, joista muutamia haluamme vielä nostaa esille.
Näemme Funidatassa, että selvityksessä mainittu tulevaisuuden suppea perusrekisteri voisi hyvin olla Sisun ORI-palvelu, joka on modernisti rakennettu ja tarpeet täyttävä perusrekisteri. ORI-palvelu itsessään validoi ja tarkastelee tietosisällön oikeellisuutta, joka osaltaan helpottaa integroitavuutta muihin järjestelmiin, jonka tarve tulevaisuudessa on ilmeinen.
Yhteentoimivuuden osalta tärkeäksi asiaksi on nostettu roolitukset. Osana roolitusta ja sen onnistumista on toimitettavan palvelun/järjestelmän laatu ja tuki. Funidatassa tämä asia on yksi tärkeimmistä. Sisua toimitetaan korkeakouluille SaaS-palveluna yhtenä pakettina kuten selvityksessä kerrottiin. Lisäksi palvelun perustoimittamiseen sisältyy tietoturvasta ja saavutettavuudesta huolehtiminen. Sisua on sekä laatuauditoitu että tietoturva-auditoitu useaan kertaan kehitystyön aikana. Tulokset ovat olleet loistavia, mikä kertoo laadukkaasta kehitystyöstä ja testausprosessista. Saavutettavuus on otettu huomioon kehitystyön alusta lähtien ja sitä kehitetään edelleen. Funidatassa on panostettu käyttöönottojen tukeen siten, että tukea tarjotaan sekä sisällölliseen käyttöönottoon (mm. käyttöohjeiden, kuukausidemojen, asiakaskohtaisten säännöllisten kokouksien ja kyselykokouksien avulla) että tekniseen käyttöönottoon (mm. kattavilla rajapintadokumentaatioilla ja viikoittaisella integraatiokyselytunnilla).
Selvityksessä todettiin prosessien ja käyttöliittymien kehittämisen kuuluvan korkeakouluille itselleen. Funidatan näkökulmasta suurin hyöty Sisusta saadaan silloin, kun se otetaan käyttöön kokonaisuudessaan prosesseineen päivineen. Opintohallintoon liittyvien perusprosessien osalta on tehokkainta pyrkiä yhteisiin toimintaa tukeviin prosesseihin, jolloin ”hallinnollista” toimintaa saadaan tehostettua. Korkeakoulukohtaisia palveluita on syytä kehittää niihin prosesseihin ja toimintoihin, joissa tosiasiallisesti saadaan hyötyä korkeakoulukohtaisesta toimintamallista.
Jatkamme Funidatassa kehitystyötä hyvillä mielin eteenpäin kohti tulevaisuuden tarpeita!
Peppi-konsortio
Peppi-konsortio tervehtii ilolla perusjärjestelmäselvityksen toisen vaiheen lähtökohtaa, jossa on pyritty vastaamaan kysymykseen, mitä toimintoja palvelemaan mitäkin tietojärjestelmiä voitaisiin jatkossa kehittää. Tämä lähtökohta on ollut muun muassa Peppi-ekosysteemin kehittämisen kantavana ohjenuorana ekosysteemin kehittämisen alusta saakka.
Kansallinen korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon viitearkkitehtuuri (opi-viitearkkitehtuuri) on toimiva viitekehys, jonka puitteissa korkeakoulut ja korkeakouluille tietojärjestelmiä toimittavat ohjelmistotalot voivat sijoittaa suunnitteilla, rakenteilla ja käytössä olevat tietojärjestelmät osaksi laajempaa kokonaisuutta. Viitearkkitehtuurin puitteissa on niin ikään luontevaa tehdä rajauksia siitä, mitä järjestelmiä minkäkin prosessin tukena käytetään. Peppi-ekosysteemin kehittäminen alkoi tilanteessa, jossa RAKETTI-hankkeen puitteissa oli todettu, että kansallisen tason yhteistyölle tietojärjestelmien kehittämisessä ei ollut täysimittaisesti edellytyksiä; tuolloin yhteistyön pelisäännöissä rajauduttiin viitearkkitehtuurin toteuttamiseen ja palvelurajaukseen keskitetysti tuotettujen ja korkeakoululähtöisesti tuotettujen tietojärjestelmien välillä.
Kansallisesti, esimerkiksi viitearkkitehtuurin kehitystyön yhteydessä, on niin haluttaessa mahdollisuus lähteä viemään yhteiskäyttöisten tietovarantojen tavoitetta myös entistä enemmän operatiivisen toiminnan suuntaan. Tärkeää on kuitenkin huomata, että tavoitteet on mahdollista saavuttaa myös erillisjärjestelmillä, mikäli järjestelmien rajapintakysymykset aidosti halutaan ratkaista. Esimerkiksi selvityksessä esiin nostetun opetusyhteistyön / ristiinopiskelun toteuttamisessa keskiössä on paitsi keskitetty tiedonvälityspalvelu ja yhteisesti määritellyt skeemat, myös ekosysteemikohtainen joustavuus palveluiden kehittämiseksi niin opiskelijaa kuin henkilökunnan toimintaa tukien. Pepin tapauksessa kansalliseen tahtotilaan on esimerkiksi reagoitu niin, että opiskelijan hakeutuminen toisen korkeakoulun opiskelijaksi tapahtuu hops-suunnittelun tai toteutuksille ilmoittautumisen kautta täsmälleen samalla menettelyllä kuin oman korkeakoulun järjestämään opetustarjontaan. Vastaavalla menettelyllä on mahdollista toimia myös muiden palvelutarpeiden kohdalla.
Peppi-ekosysteemiä on toki mahdollista entistä vahvemmin kehittää koko korkeakoululaitoksen yhteiseksi tietojärjestelmäksi - mikä se jo perustaltaan onkin. Yhteinen tietojärjestelmä ei kuitenkaan ole toistaiseksi esitettyjen toiminnallisten tavoitteiden näkökulmasta välttämättömyys. Yleisellä tasolla voidaan todeta, että niin toiminnallisuuksien kuin kumulatiivisten kustannustenkin näkökulmasta tilanne on jo huikeasti parempi kuin esimerkiksi 10 - 15 vuotta sitten, jolloin yhteisten koulutuksen alueen järjestelmien tavoitetta merkittävästi alettiin ajaa; yhteistyö on lisääntynyt, rinnakkaisjärjestelmien määrä on vähentynyt ja korkeakoulusektoreiden välinen - selvityksissä ja kehityshankkeissa todennettu - perusteeton rajalinja on hälventynyt.
Peppi on ollut tuotantokäytössä koulutuksen järjestäjän suunnittelutoimintojen osalta vuodesta 2013 alkaen ja koko ekosysteemin tasolla (mm. rekisteritoiminnot ja opiskelijan toiminnot) vuodesta 2016 alkaen. Järjestelmää on jatkokehitetty vuodesta 2015 alkaen siten, että myös kaksiportaisen tutkintorakenteen edellyttämät toiminnallisuudet voidaan kokonaisuudessaan hallita ekosysteemin puitteissa. Peppi-tietojärjestelmään liittyen kilpailevat järjestelmätoimittajat aloittivat vuonna 2017 mittavat oikeustoimet, joiden seurauksena ekosysteemin kehittäminen käytännössä pysähtyi noin 1,5 vuodeksi. Konsortio odottaa innolla tulevia toimintavuosia, jolloin järjestelmää päästään jälleen kehittämään ripeästi ja laadukkaasti eteenpäin korkeimman hallinto-oikeuden antamien vapauttavien päätösten jälkeen.
Peppi-konsortio keskittyy ekosysteemin jatkokehitykseen ja on valmis kansalliseen yhteistyöhön niissä kohdissa, joissa se on kansallisen tahtotilan mukaista. Konsortio ei kommentoi selvityksessä esitettyä analyysia siitä, että “molempien järjestelmien toiminnallisuuksien peitto suhteessa käytettyyn viitekehykseen on suurin piirtein sama huomioiden järjestelmien elinkaaren tilanne ja seuraavien 12 kuukauden kehitys.”
Selvityksen toisen vaiheen dokumentit