KOTA-tiedonkeruussa toimitettavia tietoja käsitellään erillisissä luvuissa AMK-sektorin ja YO-sektorin osalta. KOTA:n kautta toimitettavia tietoja ovat:
- Henkilöstötiedonkeruu (AMK + YO)
- Toimipistetiedonkeruu (AMK + YO)
- Taloustiedonkeruut (AMK + YO)
- Rekrytointitiedonkeruu (AMK + YO)
- Alayksikkökoodistot (AMK + YO)
- Julkaisutiedonkeruu F, H, I -tyypit (AMK + YO)
- Tiedonkeruu sivutoimisesta henkilökunnasta (AMK)
- Opinnäytetyöt (AMK)
- Opettaja- ja henkilöstöliikkuvuus (AMK)
- Täydennyskoulutuksen tiedonkeruu (YO)
- Opettaja- ja tutkijavierailut (YO)
- Tilatiedonkeruu (YO)
- Harjoittelukoulut (YO)
CSV-tiedostot
KOTA-tiedonkeruussa tiedot toimitetaan puolipiste-eroteltuina csv-tiedostoina. Tiedoston ensimmäiselle riville tulee kenttien nimet mallitiedostossa annetussa muodossa. Mallitiedostot löytyvät viimeistään joulukuussa 2017 täältä (AMK) ja täältä (YO). Mallitiedostoissa on esimerkkirivejä, jotka kuvaavat kuvitteellisen korkeakoulun toimintaa.
Tiedoston kenttiin syötettävän tiedon muoto on kuvattu käsikirjassa kohdissa "tiedon muoto". Joissain tapauksissa yksi kerättävä tieto on jaettu tiedostossa useampaan kenttään. Kenttiä ammattikorkeakoulu ja vuosi ei ole mainittu erikseen jokaisessa tiedonkeruussa, vaikka ne kerättäisiinkin tiedostossa.
Tiedonkeruissa eri rivien määrittelevien tietojen pitää olla uniikkeja. Tiedonkeruun lataus tuottaa virheilmoituksen, mikäli tiedonkeruussa on kaikkien määrittelevien tietojen osalta identtisiä rivejä, ts. rivejä, joissa esim. ammattikorkeakoulu ja koulutusalatieto ovat identtisiä ja vain mittaritieto erilainen.
Tiedoston merkistökoodaus tunnistetaan ja pyritään muuttamaan automaattisesti UTF-8 –merkistökoodaukseen silloin kuin se on mahdollista. Valitettavasti Microsoft Excel -työkirjan tallentaminen vaaditussa merkistökoodauksessa ei onnistu suoraan Excel-ohjelmasta käsin.